Las 19 mejores aplicaciones gratuitas de productividad para pequeñas empresas en 2020

Publicado: 2019-11-16

Mantenerse productivo es crucial cuando intenta administrar un negocio en crecimiento.

Como dueño y líder de un negocio, constantemente lo empujan en mil direcciones diferentes. Entre responder correos electrónicos de servicio al cliente, actualizar su tienda y promocionar sus productos, es difícil saber dónde enfocarse para asegurarse de que está dedicando su tiempo a tareas que mueven la aguja.

Las citas motivacionales pueden ser un buen complemento para inspirar la acción y ayudarlo a pasar el día, pero no son una forma eficiente de ayudarlo a hacer las cosas a largo plazo. Las mejores aplicaciones de productividad, por otro lado, aseguran que dedique su tiempo a las tareas correctas, sacando de su plato cosas que no necesita hacer y automatizando tareas que no valen el tiempo de nadie.

Para ayudarlo a comenzar, hemos elaborado esta lista de las 19 mejores aplicaciones de productividad. Tenemos dos listas para ti: las 11 mejores aplicaciones para aumentar la productividad de los emprendedores y las 8 mejores aplicaciones de productividad para las pequeñas empresas. Cada una lo ayudará a usted y/o a su equipo a aumentar su productividad en 2020. Aún mejor, todas estas aplicaciones son de uso gratuito.

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Las 11 mejores aplicaciones gratuitas para impulsar la productividad para emprendedores en 2020

Un gran lugar para comenzar cuando se trata de aumentar la productividad en toda la empresa es con su propio tiempo. Después de todo, si no está administrando su tiempo sabiamente, es probable que sea un obstáculo para otros miembros de su equipo.

Utilice estas 11 aplicaciones para aumentar la productividad de los empresarios a fin de minimizar las distracciones, administrar su tiempo de manera inteligente y asegurarse de que siempre esté trabajando en sus tareas pendientes más importantes.

1. Tiempo de rescate

La mejor aplicación gratuita de productividad para la gestión del tiempo.

RescueTime es una aplicación de administración del tiempo que rastreará y calculará cuánto tiempo dedica a diferentes tipos de tareas.

Por ejemplo, tal vez sientas que solo miras las redes sociales unos minutos al día. RescueTime puede mostrarle exactamente cuánto tiempo pasa desplazándose por sus feeds. Los resultados pueden sorprenderte y mostrarte que necesitas minimizar esa distracción.

O tal vez sientas que cortar y pegar datos de una aplicación a otra no requiere tanto esfuerzo como el que le estás dando y que vale la pena automatizarlo. RescueTime puede mostrarle cuánto tiempo ahorraría con una herramienta de automatización como Zapier.

Si siente que trabaja muchas horas pero no hace lo suficiente, RescueTime puede ayudarlo a ver y comprender dónde dedica demasiado tiempo a tareas que no tienen suficiente impacto. Esto le permite encontrar oportunidades para delegar esas tareas, automatizarlas o evitar ciertas distracciones.

2. Manténgase enfocado

La mejor aplicación de productividad gratuita para bloquear las distracciones

Si descubre que está perdiendo demasiado tiempo en las redes sociales, sitios web de noticias u otras distracciones en línea, puede usar StayFocusd, una extensión de Chrome, para bloquear completamente su acceso a esos sitios.

StayFocusd funciona al permitirle especificar cuánto tiempo está dispuesto a pasar en tipos específicos de sitios web. Entonces, si desea limitar el desplazamiento de Twitter a 10 minutos por día, puede configurarlo en StayFocusd. Cuando se acaben los 10 minutos, StayFocusd bloqueará su acceso a Twitter durante el tiempo que se lo indique.

StayFocusd también tiene una opción nuclear que le permite bloquear el acceso a todos los sitios web, oa todos menos los sitios web que necesita usar (por ejemplo, Google Docs), cuando debe concentrarse en una tarea específica. Es una gran herramienta para cuando necesitas minimizar las distracciones pero estás luchando con la fuerza de voluntad que necesitas para hacerlo por tu cuenta.

3. Boomerang para Gmail y Outlook

La mejor herramienta de productividad gratuita para eliminar las distracciones del correo electrónico

Si descubre que el correo electrónico es una de sus mayores fuentes de distracción, Boomerang para Gmail y Outlook puede ayudarlo. Use su función Pausa de la bandeja de entrada para evitar que lleguen nuevos correos electrónicos a su bandeja de entrada durante los momentos en que necesita concentrarse. Cuando esté listo, detenga su bandeja de entrada para permitir que ingrese su correo electrónico.

Lo bueno de Boomerang en lugar de simplemente cerrar su bandeja de entrada es que puede crear excepciones de entrega. Digamos que necesita concentrarse pero también está esperando un correo electrónico importante de su socio comercial o un inversor. Puede agregar esas direcciones de correo electrónico como excepciones para que pasen por alto su bloqueador y lleguen a su cuenta.

También puede enviar una respuesta automática a cualquier persona que le envíe un correo electrónico mientras su bandeja de entrada está en pausa para informarles que habrá una demora antes de recibir el mensaje. Esto puede ser útil para proporcionar información de contacto alternativa que las personas pueden usar si necesitan comunicarse con usted con urgencia.

4. Todoista

La mejor aplicación de productividad gratuita para la gestión de listas de tareas

Si necesita una aplicación para realizar un seguimiento de todas sus tareas pendientes, Todoist es una excelente opción. Puede usar su plan gratuito para crear hasta 80 proyectos, lo que facilita la segregación de sus tareas pendientes en tantas listas diferentes como necesite.

Por ejemplo, puede crear listas separadas para tareas del trabajo y tareas del hogar y administrar ambas listas desde la misma aplicación. O puede ser aún más granular, creando listas para el trabajo, el hogar, los mandados, el correo electrónico, proyectos específicos, objetivos a largo plazo y cualquier otra cosa que necesite categorizar en un grupo distinto.

El beneficio de Todoist es su simplicidad. Agregue una línea rápida que describa lo que necesita hacer, luego márquelo cuando esté completo. Es básicamente una réplica de una lista de tareas pendientes escrita a mano, pero que funciona dondequiera que estés y en cualquier dispositivo que estés usando en el momento en que se te ocurra una tarea pendiente.

5. Flujo Kanban

La mejor aplicación gratuita de productividad para la Técnica Pomodoro

KanbanFlow le brinda todos los beneficios de un tablero Kanban con las herramientas que necesita para completar sus tareas utilizando la Técnica Pomodoro.

Comience configurando sus carriles y agregando sus tareas. Cuando esté listo para comenzar con uno de ellos, puede hacer clic en un par de botones para iniciar un Pomodoro de 25 minutos. KanbanFlow le notifica cuándo es el momento de tomar un descanso e incluso le permite registrar ese Pomodoro en una hoja de tiempo si es necesario.

Otra característica única de KanbanFlow es que cuando pausa un temporizador antes de que se complete, le pregunta por qué lo pausó. Esto puede ser útil para descubrir qué es lo que te distrae con mayor frecuencia cuando intentas concentrarte, de modo que puedas pensar en formas de minimizar las distracciones que más te distraen.

6. Gmail

La mejor aplicación gratuita de productividad para administrar el correo electrónico

Gmail es una excelente herramienta gratuita para el correo electrónico, pero sus muchas funciones también la convierten en una excelente herramienta de productividad.

¿Sientes que estás respondiendo constantemente las mismas preguntas una y otra vez? Ahórrese el tiempo que lleva escribir las respuestas creando Respuestas enlatadas: selecciones de texto guardadas que puede agregar a cualquier correo electrónico con solo unos pocos clics.

¿Tiene correos electrónicos que siempre necesita agregar a una carpeta de referencia o enviar a su contador? Cree filtros para etiquetar o reenviar automáticamente correos electrónicos de una persona específica o con una línea de asunto específica (por ejemplo, "Factura"). También puede usarlos para mantener limpia su bandeja de entrada mediante la creación de filtros para archivar o eliminar automáticamente ciertos correos electrónicos.

Puede usar uno de los muchos complementos de Gmail para crear tareas en aplicaciones de administración de proyectos como Trello o Asana, enviar correos electrónicos directamente a Slack o agregar correos electrónicos a Evernote sin salir de su bandeja de entrada. Esto facilita el procesamiento de correos electrónicos tan pronto como llegan y llevarlos a donde deben estar.

7. Evernote

La mejor aplicación de productividad gratuita para mantenerse organizado

Cada pieza de software que utiliza tiene su propio método para guardar información. Los archivos en su computadora se guardan en su disco duro. Los Documentos de Google se guardan en Google Drive. Marca las páginas web que desea guardar en su navegador y archiva los correos electrónicos que podría necesitar consultar nuevamente en las carpetas de su aplicación de correo electrónico.

¿El problema con este enfoque? Es difícil saber dónde buscar cuando necesitas encontrar algo que recuerdas haber guardado. Evernote resuelve este problema ofreciéndole una fuente central para todas las notas y documentos que necesita guardar.

Evernote te permite tomar notas a través de texto o voz en cualquier dispositivo y guardarlas en tu cuenta. Pero también puede integrarlo con Google Drive, Gmail y Outlook para guardar documentos y correos electrónicos que pueda necesitar consultar más adelante, o usar su recortador web para guardar copias completas de páginas web en su cuenta de Evernote.

Entonces, cuando necesite buscar algo que sabe que tiene, no tendrá que adivinar dónde lo guardó. Puedes buscar en tu cuenta de Evernote.

8. Último pase

La mejor aplicación de productividad gratuita para la gestión de contraseñas

Usar la misma contraseña en todos los sitios que visita es una mala idea para cualquiera, pero es particularmente problemático para los dueños de negocios que necesitan asegurarse de que los piratas informáticos no puedan ingresar a sus documentos comerciales, sitios web, bancos y programas de contabilidad.

Pero crear y recordar contraseñas únicas es una tarea en sí misma. Ahí es donde entra en juego LastPass. Con LastPass, puede generar contraseñas largas, seguras y únicas para cada sitio en el que necesite iniciar sesión. Guarda esas contraseñas en su cuenta de LastPass para que nunca tenga que recordar un inicio de sesión o restablecer su contraseña.

El plan gratuito de LastPass le permite guardar los detalles de inicio de sesión de hasta 20 cuentas, por lo que puede usarlo para proteger sus inicios de sesión para sus herramientas más importantes. O puede actualizar por solo $ 3 / mes para crear y guardar inicios de sesión seguros para todo.

9. Zapier

La mejor aplicación de productividad gratuita para automatizar tus tareas

Zapier es un conector de aplicaciones que facilita el traslado de datos de una aplicación a otra sin experiencia en codificación. Se conecta con más de 1500 aplicaciones para ayudarlo a automatizar sus flujos de trabajo.

Por ejemplo, Shopify Zaps de Zapier agregará automáticamente nuevos pedidos a una hoja de cálculo, agregará nuevos clientes a su herramienta de marketing por correo electrónico, creará tareas en su herramienta de administración de proyectos para nuevos pedidos y publicará nuevos productos en las redes sociales. Esto garantiza que estas tareas se completen, pero no requiere ningún trabajo de su parte.

Cualquier tarea rutinaria en su placa que consista en copiar y pegar datos de un sistema a otro probablemente se pueda automatizar con Zapier. Configurar estas automatizaciones toma solo unos minutos y le devolverá parte de su tiempo para concentrarse en tareas pendientes más importantes.

10. Google

La mejor herramienta de productividad gratuita para minimizar aplicaciones

¿Necesita convertir monedas rápidamente, averiguar qué hora es en un país que está a un océano de distancia o realizar cálculos matemáticos complejos? No necesita aplicaciones separadas para ninguna de estas tareas, solo necesita Google.

Google tiene toneladas de funciones que aparecen sobre sus resultados de búsqueda orgánicos y lo ayudan a realizar rápidamente tareas para las que de otro modo necesitaría una aplicación separada:

Escriba un cálculo en la barra de búsqueda para obtener la respuesta como resultado.
Descubra qué hora es en Australia o vea la diferencia horaria entre Australia y Nueva York.
Convierte dólares estadounidenses a euros o yenes.
Encuentra el hotel más barato en la ciudad a la que vas a viajar.
Configure un temporizador para Pomodoro o un cronómetro para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea.

Estas herramientas de búsqueda limitan la cantidad de aplicaciones que necesita tener abiertas en su pantalla y la cantidad de veces que inicia y cierra sesión en diferentes programas a lo largo del día.

11. Editor Hemingway

La mejor aplicación gratuita de productividad para una escritura clara y sin errores

Escribir requiere suficiente tiempo sin tener que preocuparse por si tiene o no errores ortográficos y gramaticales, o si lo que está escribiendo será lo suficientemente simple para que otros lo entiendan.

Hemingway Editor lo libera de esas preocupaciones al señalar los errores de ortografía y gramática, mostrarle cuáles de sus oraciones son demasiado difíciles de leer y señalar palabras y frases con alternativas más simples.

Puedes escribir directamente en Hemingway Editor o, si no quieres que te molesten con sus recomendaciones mientras escribes, pega tu texto en la herramienta para limpiar las cosas cuando termines de escribir. Es una buena manera de capturar sus pensamientos sin la distracción de tratar de hacer las cosas perfectas al mismo tiempo.

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Las 8 mejores aplicaciones gratuitas de productividad para pequeñas empresas en 2020

Una vez que haya convertido su propia gestión del tiempo en una ciencia, estará listo para comenzar a aumentar la productividad en todo su equipo.

Utilice estas ocho aplicaciones de productividad gratuitas en toda la empresa para asegurarse de que todos tengan acceso a las herramientas de marketing para pequeñas empresas que necesitan para completar su trabajo de la manera más eficiente posible.

1. Trello

La mejor aplicación de productividad gratuita para flujos de trabajo de líneas de montaje

Si está administrando proyectos que deben pasar de una persona o equipo a otro antes de que se completen, Trello es la aplicación de productividad de administración de proyectos ideal.

Con un tablero de Trello, puede crear carriles diferentes para cada paso de su proceso, mover tareas de un carril a otro a medida que se completa cada una, asignar tareas a las personas que necesitan completarlas y ver el progreso de cada tarea pendiente en un momento. mirada.

Trello es ideal para flujos de trabajo como el marketing de contenido, en el que participan escritores, editores y diseñadores gráficos, o como la contratación y el reclutamiento, donde los gerentes de recursos humanos y de contratación deben completar tareas específicas durante diferentes partes del proceso.

2. Asanas

La mejor aplicación de productividad gratuita para equipos pequeños

Si bien Trello es excelente para los flujos de trabajo de la línea de ensamblaje, el plan gratuito de Asana le brinda un poco más de flexibilidad en la forma en que su equipo elige trabajar.

La vista del tablero de Asana funciona exactamente igual que la de Trello, lo que permite que tu equipo administre tareas y proyectos en un tablero Kanban. Pero si esa vista no es adecuada para su equipo, también puede ver las tareas en una lista de tareas más tradicional o incluso en un calendario.

Otra ventaja de Asana es que puedes administrar múltiples proyectos desde una vista central. En Trello, necesitas tableros individuales para cada uno de tus flujos de trabajo, pero Asana te permite asignar tareas de cualquier proyecto a cualquier persona de tu organización desde un tablero central.

La desventaja de Asana es que su plan gratuito solo admite 15 miembros del equipo, por lo que si tiene un equipo más grande de personas que necesitan colaborar, deberá actualizar. Con el plan gratuito de Trello, no hay límite para la cantidad de personas que puede agregar a sus tableros.

3. Holgura

La mejor aplicación gratuita de productividad para la comunicación en tiempo real

Slack es una aplicación de chat que permite que los equipos se comuniquen entre sí en tiempo real. Los miembros individuales del equipo pueden enviarse mensajes instantáneos entre sí para conversar cuando la asincronía del correo electrónico no es lo suficientemente rápida, y los equipos completos pueden crear sus propios canales de discusión para la colaboración de todo el equipo.

Pero donde Slack realmente brilla cuando se trata de productividad es con su enorme biblioteca de aplicaciones. Puede conectar Slack a casi cualquier otra aplicación que use para hacer cosas como crear tickets de soporte a partir de discusiones de Slack, guardar archivos adjuntos directamente en Dropbox o Google Drive, o agregar tareas pendientes recibidas en Slack a su lista de tareas pendientes.

También hay aplicaciones de Slack que lo ayudan a automatizar el proceso de obtener información de sus compañeros de trabajo. Puede agregar una aplicación que recopile automáticamente actualizaciones para una reunión diaria, tome pedidos de comida para un almuerzo con servicio de catering o envíe encuestas semanales sobre el compromiso de los empleados.

Algunas de estas aplicaciones son gratuitas y otras de pago, pero la gran biblioteca de aplicaciones de Slack te ofrece muchas opciones para elegir.

4. Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

Las mejores aplicaciones gratuitas de productividad para la colaboración en tiempo real

Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google facilitan la colaboración con otros para crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. Los colaboradores pueden trabajar juntos en estos activos en tiempo real, viendo dónde otros están haciendo cambios actualmente para que nadie anule lo que está haciendo otra persona.

También puede controlar lo que otros pueden hacer con los activos que crea, dándoles permiso para ver, comentar o editar sus activos. Use el modo de sugerencia para ofrecer cambios para que el propietario del documento los acepte o los rechace, o deje comentarios cuando haya preguntas o se necesiten más explicaciones.

Lo mejor de este conjunto de herramientas es que todas las versiones históricas de los activos que crea se guardan y son accesibles. Entonces, si alguien hace cambios que no le gustan o necesita volver a una versión anterior, no solo puede ver todas las versiones anteriores, sino que también puede volver a ellas con solo unos pocos clics.

5. Google Drive

La mejor aplicación de productividad gratuita para compartir archivos y carpetas

Si bien muchas empresas usan Dropbox, Google Drive es una mejor oferta si está buscando una herramienta gratuita para compartir y almacenar archivos. El plan gratuito de Dropbox Basic le brinda solo 2 GB de almacenamiento, pero obtiene 15 GB con Google Drive (aunque ese espacio se comparte con su cuenta de Gmail, si tiene una).

Google Drive funciona de manera más natural si también usa herramientas de Google como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Los archivos que crea con estas herramientas se guardan automáticamente en Google Drive. Puede crear carpetas compartidas en Google Drive y otorgar automáticamente a cualquier persona con acceso a la carpeta el mismo acceso a los archivos dentro de esa carpeta.

La herramienta Copia de seguridad y sincronización de Google Drive también facilita la copia de seguridad automática de cualquier archivo que guarde en su computadora en su Google Drive y el acceso a esos archivos sin tener que abrir su aplicación web Google Drive. Es otra forma de obtener todo lo que necesita en una ubicación central para que no tenga que adivinar dónde se guardan los archivos.

6. Noción

La mejor aplicación gratuita de productividad para la gestión del conocimiento del equipo

Una de las mejores maneras de mantener la productividad de su equipo es asegurarse de que todos tengan fácil acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo. Esa es una hazaña difícil cuando cada equipo usa un sistema diferente para documentar y almacenar su conocimiento.

Notion soluciona eso al facilitar que los equipos construyan bases de conocimiento internas a las que cualquier persona en el negocio puede buscar y acceder. Cree diferentes espacios de trabajo para diferentes grupos, como recursos humanos, marketing, ventas y servicio al cliente, luego búsquelos todos a la vez para encontrar rápidamente el conocimiento documentado por cualquier equipo.

Con el plan gratuito de Notion, puede agregar miembros ilimitados al equipo y crear hasta 1000 bloques de almacenamiento, lo cual es perfecto para empresas en crecimiento que desean recopilar conocimientos de la empresa desde el principio pero que no tienen grandes presupuestos.

7. Contabilidad de olas

La mejor aplicación de productividad gratuita para contabilidad empresarial simple

Wave es una herramienta de contabilidad empresarial gratuita y rica en funciones que permite a los propietarios de empresas y sus equipos financieros trabajar juntos para realizar un seguimiento de las ventas, las facturas, los gastos y las ganancias.

Con el plan gratuito de Wave, obtiene transacciones de cuentas bancarias, facturación y escaneo de recibos ilimitados, lo que facilita recopilar y consolidar todos los gastos e ingresos de su empresa. Agregue las tarjetas de crédito comerciales de sus empleados para capturar sus gastos y pídales que envíen imágenes de recibos usando la aplicación móvil de Wave.

También puede aceptar pagos a través de Wave (aunque se aplican tarifas de transacción) y convertir pagos automáticamente en monedas extranjeras. Finalmente, agregue sus contadores y tenedores de libros a su sistema para que todos trabajen con los mismos datos y establezca permisos para asegurarse de que todos vean solo lo que usted quiere que vean.

8. Aplicación en la nube

La mejor aplicación de productividad gratuita para compartir capturas de pantalla

Las capturas de pantalla son útiles para comunicarse con claridad tanto interna como externamente, pero compartir capturas de pantalla puede ser una carga. CloudApp hace que sea fácil capturar y compartir capturas de pantalla y videos cortos y compartirlos con cualquier persona que necesite a través de un enlace web. Ayuda a los dueños de negocios a proporcionar instrucciones claras y visuales a sus empleados, y a que los empleados proporcionen lo mismo a los clientes.

Para utilizar CloudApp gratis en tu negocio, cada empleado que lo necesite deberá crear su propia cuenta gratuita. Si bien esto no mantendrá todas las capturas de pantalla de su empresa en el mismo lugar, puede compartirlas fácilmente entre sí a través de enlaces que pueden protegerse con contraseña si muestran información segura.

Elegir las aplicaciones de productividad adecuadas para usted y su empresa

Si bien tener las aplicaciones de productividad adecuadas puede ayudarlo a mantenerse enfocado en las tareas que mueven la aguja, tener demasiadas aplicaciones puede convertirse en una pérdida de productividad.

Entonces, antes de comenzar a descargar aplicaciones y enviarlas a sus equipos, tómese un tiempo para determinar cuáles son sus mayores obstáculos para ser más productivo.

¿Son las distracciones su mayor barrera para la productividad? Si es así, herramientas como RescueTime, StayFocusd, Boomerang y KanbanFlow podrían ayudar.

¿Está sufriendo la productividad general de su negocio porque las personas no están seguras de cuáles son sus prioridades o porque no pueden encontrar lo que necesitan para avanzar? Si es así, configure sus equipos con aplicaciones como Trello, Asana, Google Drive o Notion.

¿Tiene dificultades para colaborar de manera eficiente? Herramientas como Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive y Wave Accounting pueden proporcionar la solución perfecta.

¿Tienes dificultades para comunicarte con claridad? Prueba Hemingway Editor y CloudApp. O si tiene dificultades para recordar demasiada información, confíe en herramientas como Evernote, Todoist o LastPass.

Determine la causa raíz de su productividad imperfecta y habrá dado el primer paso hacia una mayor productividad en 2020.