10 sistemas de productividad para probar que realmente funcionan

¿Quién no quiere ser más productivo?

Bueno, una forma de hacerlo es implementar un sistema de productividad. ¡Y hay muchos para elegir!

Echemos un vistazo a los 10 sistemas de productividad más populares que puede probar.

¿Qué es un sistema de productividad?

Un sistema de productividad es básicamente cualquier conjunto de estrategias, procedimientos y filosofías diseñadas para ayudar a las personas a ser más productivas.

Podría ser un conjunto simple de reglas que, si se siguen, pueden mantenerlo enfocado en la tarea, o una forma de organizar sus tareas pendientes para que sean más fáciles de lograr (o cualquier otra cosa).

Los objetivos finales de la "productividad", bajo estos sistemas, es una combinación de mejor:

• Priorización. Parte de ser más productivo es saber en qué concentrarse. Si tiene 8 horas para trabajar y 10 horas de tareas, debe averiguar qué 2 horas de tareas eliminar o delegar. De esta manera, maximiza el valor de sus 8 horas de trabajo.
• Enfoque. Los sistemas de productividad también intentan mejorar su enfoque. Si puede eliminar las distracciones y prestar atención exclusivamente a su trabajo, terminará haciendo más cosas.
• Eficiencia. Vinculados a estos conceptos, los sistemas de productividad también intentan aumentar su eficiencia general. En otras palabras, uno de tus objetivos es aumentar la velocidad a la que puedes completar las tareas de manera satisfactoria.

Sistemas de productividad que funcionan

Sin más preámbulos, echemos un vistazo a algunos de los mejores sistemas de productividad que puede seguir en 2021:

1. La lista básica de tareas pendientes.

Es un viejo, pero un goodie. ¡Y no pongas los ojos en blanco a menos que lo hayas probado!

La lista básica de tareas pendientes es un clásico por una razón. La idea es simple; desglose todos sus proyectos, metas y responsabilidades en tareas digeribles y fáciles de contar.

Cree listas de estas tareas y establezca prioridades para ellas: las prioridades A son urgentes, las prioridades B pueden esperar un par de días y las prioridades C pueden descansar en un segundo plano por un tiempo.

Este sistema puede ser difícil de mantener consistente, y no es ideal para todos los estilos de trabajo ni para todas las personas.

Sin embargo, es un excelente lugar para comenzar si nunca antes ha probado un sistema de productividad.

2. La técnica Pomodoro.

La técnica Pomodoro tiene orígenes humildes en la década de 1980, ideada por Francesco Cirillo. La idea básica es usar un temporizador para dividir su jornada laboral en sprints cortos, con descansos en el medio. Por ejemplo, puede trabajar durante 25 minutos, descansar durante 5 minutos y repetir. Después de 3 iteraciones de este ciclo, puede tomar un descanso prolongado (de 20 a 30 minutos).

Diferentes estudios han demostrado que diferentes intervalos de tiempo son “ideales”, y las preferencias individuales varían enormemente. Por lo tanto, será necesario experimentar un poco para descubrir qué patrón de trabajo enfocado y alternancia de descanso funciona mejor para usted.

Dicho esto, tomar descansos frecuentes y permanecer enfocado durante su tiempo de "concentración" es excelente para mejorar su desempeño (y mantener su moral razonablemente alta).

3. La matriz de Eisenhower.

Eisenhower Matrix no tiene consejos ni sugerencias sobre cómo trabajar de manera más eficiente. En esencia, es un sistema de priorización simple. Pero si se usa correctamente, puede ayudarlo a lograr mucho más todos los días.

La Matriz de Eisenhower a veces se denomina matriz "urgente-importante" porque clasifica la prioridad de las tareas en términos de urgencia e importancia. La urgencia de una tarea se refiere a qué tan pronto debe hacerse, mientras que su importancia es qué tan impactante es para sus objetivos a largo plazo.

Una tarea puede ser urgente, pero no importante, e importante, pero no urgente.

Una vez que haya segregado correctamente sus tareas en categorías según la urgencia y la importancia, puede concentrar todos sus esfuerzos primero en las tareas urgentes e importantes, y progresar más cada día.

4. El sistema Getting Things Done (GTD).

Iniciado originalmente por David Allen (y el tema de su popular libro del mismo título), Getting Things Done es un sistema de productividad diseñado para ayudarlo a mejorar su productividad con el tiempo.

GTD es esencialmente un proceso de 5 pasos:

El paso 1 es Capture, en el que anotará todo lo que ocupa su mente (incluidas todas sus tareas y preocupaciones actuales).

El paso 2 es Clarificar, donde puede convertir esos pensamientos caóticos en tareas y elementos de acción.

El paso 3 es Organizar, donde priorizarás las tareas según la urgencia y la importancia (¿te suena familiar?).

El paso 4 es para Reflexionar, donde puede hacer los ajustes que considere oportunos.

El paso 5 es Engage, donde puede comenzar a realizar sus tareas una por una.

GTD también alienta a los profesionales a separar las tareas en 6 áreas según el horizonte temporal:

• acciones actuales
• proyectos actuales
• áreas de enfoque
• objetivos de 1-2 años
• visiones a largo plazo
• y metas generales de vida.

5. El sistema Zen to Done (ZTD).

Creado por Leo Babauta e inspirado en GTD, el sistema Zen to Done (ZTD) sigue algunos principios similares.

ZTD se diferencia de GTD porque está más enfocado en el desarrollo personal y la optimización de hábitos, en lugar de tareas y proyectos individuales.

En ZTD, seguirá un proceso similar en GTD, esbozando todos sus pensamientos y eventualmente reduciéndolos a un puñado de "tareas más importantes" (MIT) que desea realizar cada día.

Con el tiempo, evaluará y mejorará sus hábitos, sistemas y comportamientos, manteniéndose en las rutinas y completando sus MIT sin distracciones.

6. El sistema trifecta diario.

El sistema de productividad diario trifecta es una forma de simplificar y organizar sus objetivos de trabajo generales. La idea es concentrarse en 3 cosas principales que desea lograr cada día; puede anotarlos la noche antes del trabajo o durante la mañana.

Si haces las 3 cosas durante el día, ¡ganas! Es así de simple.

Obviamente, hay algunas debilidades en esta estrategia. No todas las tareas y objetivos tienen el mismo peso, y no todos son fáciles de cuantificar, por lo que reducirlo a "3" cosas puede ser difícil.

Sin embargo, es una excelente manera de reducir su enfoque y sentirse bien al lograr una meta diaria.

7. Diario de viñetas.

Popular entre los hipsters hace un tiempo, el bullet journal es más que un simple proyecto de arte para presumir en Instagram. Desarrollado por Ryder Carroll como una solución para mantenerse enfocado y productivo a pesar del TDAH, puede usar el diario de viñetas para lograr una mayor productividad en casi cualquier área de la vida.

El diario de viñetas generalmente se basa en la escritura a mano (y diarios literales) para organizar sus pensamientos.

Creará un índice, describirá sus objetivos y practicará el "registro rápido", que se basa en un sistema de símbolos y abreviaturas para crear una escritura y una comunicación concisas, y usted mismo creará este sistema.

Aquí hay mucho espacio para la flexibilidad y la adaptación personal. No es una solución ideal para todos, pero si te gusta la idea de escribir a mano y encuentras tus pensamientos dispersos la mayoría de las veces, podría ser perfecto.

8. El enfoque de “comerse la rana”.

No te preocupes. No estamos comiendo ranas reales en este sistema. A no ser que…

Mark Twain dijo una vez: “Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, es mejor comer primero la más grande”.

La idea general del sistema de productividad "come la rana" es organizar tus tareas y prioridades de la más difícil a la menos difícil.

Hacer lo más difícil del día primero asegurará que esté concentrado, productivo y energético al máximo cuando lo haga, y una vez que haya terminado, todo parecerá más fácil de forma predeterminada.

Es súper simple, pero funciona (al menos para algunos de nosotros).

9. El sistema de tablero Kanban.

Un tablero Kanban está diseñado para ayudarte a organizar visualmente tus tareas. Puede crear diferentes columnas para representar las diferentes etapas de un proceso determinado, como "lluvia de ideas", "preparación", "ejecución" y "seguimiento".

Luego, puede crear tarjetas para representar diferentes clientes, proyectos o tareas, y mover esas tarjetas a través de cada columna a medida que alcanza nuevos hitos.

Es ventajoso porque es visual y se puede hacer público, lo que lo hace útil para mantenerse organizado como equipo.

Sin embargo, no todas las tareas se pueden reducir fácilmente al formato de tarjeta y columna, lo que lo hace peor para tareas y proyectos abstractos.

10. El sistema de productividad de Seinfeld.

Sí, ese Seinfeld.

Según un informe, Jerry Seinfeld ayudó a promover y popularizar un sistema de productividad basado en la consistencia. La idea es sencilla.

Para animarse a escribir, Seinfeld invertía en un gran calendario de pared y ponía una X roja en cada día que lograba escribir. Con el tiempo, esto produjo un profundo efecto psicológico; construyó un hábito repetible y no se atrevió a "romper la cadena".

Cada día que contemplaba escribir, estaba motivado para lograr su objetivo, aunque solo fuera por colocar una X roja en el calendario y mantener la racha.

Hay muchas maneras en las que puedes ser creativo con este enfoque. Podrías recompensarte de una manera específica. Podría usar algo que no sea un calendario para seguir su progreso.

Pero si está interesado en hacer algo de manera consistente, hacerlo todos los días y visualizarlo y/o celebrarlo puede hacer que sea más fácil establecer ese hábito.

El valor de los sistemas de productividad

¿Por qué necesita un sistema de productividad? ¿Por qué no puedes simplemente abrocharte el cinturón y trabajar más duro?

Bueno, para ser justos, probablemente puedas trabajar más duro. Pero escribir las teclas del teclado con más fuerza y ​​pasar más horas en la oficina solo lo llevará hasta cierto punto.

Los sistemas de productividad le brindan varias ventajas, que incluyen:

• Probablemente ya estés trabajando tan duro como puedas. Entonces, ¿qué puedes hacer para trabajar mejor, realmente? Los sistemas de productividad le dan un sentido de dirección. Le brindan nuevas estrategias para probar, nuevas prioridades para seguir y nuevas metas potenciales para establecerse.
• Debido a que seguirá este sistema con regularidad, también se beneficiará de la coherencia. En lugar de comenzar la jornada laboral sin un plan y cambiando rápidamente las prioridades, tendrá algo regular para anclarse.
• Unidad del equipo. Si está administrando un equipo, los sistemas de productividad son aún más valiosos. Debido a que puede coordinar a todo el equipo en torno a un solo sistema, puede mantener a todos en la misma página, y posiblemente también fomentar una mayor colaboración.
• Métricas de éxito/fracaso. ¿Cómo sabe si está alcanzando sus objetivos de productividad? ¿Cómo puedes saber si estás haciendo las cosas bien? Los buenos sistemas de productividad tienen métricas para su éxito y fracaso que son claras; debería ser obvio si estás siguiendo el sistema correctamente y si estás haciendo avances dentro de ese sistema.

Ya sea que esté comprometido a seguir con un sistema de productividad o quiera probar varios en secuencia, una cosa es segura; es difícil saber si su sistema de productividad está funcionando.

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