Cómo hacer un plan de gestión del programa

Un programa es una colección de proyectos que se relacionan entre sí y, por lo tanto, se gestionan juntos para lograr la máxima eficiencia. Las ventajas de gestionar estos proyectos similares hacen que se mantengan mejor juntos que solos.

Sin embargo, eso no significa que los programas no requieran el mismo enfoque láser en la planificación que requieren los proyectos individuales. Un plan de gestión del programa funciona de manera similar a cualquier plan de proyecto en el sentido de que define políticas, procedimientos y procesos para seguir y alcanzar las metas y objetivos de su programa.

Gestión de Programas vs Gestión de Proyectos

Antes de explicar qué es un plan de gestión de programas, es importante que tengamos clara la diferencia entre la gestión de programas y la de proyectos. En muchos sentidos, son similares, excepto por una diferencia fundamental.

Esa diferencia es que, en la gestión de proyectos, su esfuerzo se dirige únicamente a producir un entregable final rápidamente, sin afectar la calidad y manteniéndose dentro del cronograma y el presupuesto acordados. La gestión de programas, sin embargo, sigue la estrella polar de crear beneficios para la organización con la sinergia de la gestión conjunta de múltiples proyectos.

Otra diferencia es que los proyectos se pueden subcontratar. La organización que ejecuta el proyecto está trabajando para una parte interesada, que puede o no ser parte de esa organización. Es probable que una empresa de bienes raíces que construya un rascacielos busque ofertas de contratistas de construcción, en lugar de ejecutar el proyecto internamente.

Sin embargo, los programas se gestionan casi siempre dentro de una organización. Es decir, el administrador del programa no es un trabajador por contrato, sino una parte del negocio más grande; y el administrador del programa está íntegramente apegado a sus metas y objetivos estratégicos.

En resumen, los proyectos son temporales y entregan un servicio o producto, y los programas son un grupo de proyectos relacionados que se gestionan colectivamente para obtener beneficios que no se pueden lograr individualmente.

¿Qué es un Plan de Gestión del Programa?

Administrar cualquier cosa requiere un plan, y esto es cierto para los programas.

Existe un plan de gestión del programa para gestionar, ejecutar y controlar el programa y sus metas y objetivos. Por lo tanto, el plan del programa, como cualquier plan, describirá la descripción general y la estrategia del programa. Para ello, el programa debe estar claramente definido y delimitado su alcance.

El plan es desarrollado por un gerente de programa, quien comprende la estrategia y los objetivos del programa. Un plan de programa se preocupa más por los beneficios que por los entregables. Sus parámetros de éxito no son los mismos que los de un proyecto, ya que no necesariamente necesita un entregable de calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Para un plan de programa, el éxito reside en cómo el programa satisface las necesidades y los beneficios de la organización.

Elementos clave de un plan de gestión del programa

Cualquier programa va a tener dependencias y restricciones. El plan del programa debe identificarlos e incluirlos en el plan. Esto incluye cómo se realizarán los beneficios del programa a través de su gestión.

Debido a que un programa es una colección de muchos proyectos, es útil incluir una hoja de ruta en el plan. Una hoja de ruta suele configurarse como una línea de tiempo en la que se señalan las tareas que componen el proyecto, con fechas de inicio y finalización. Sin embargo, dado que este es un programa, hay varios proyectos mapeados a lo largo de la línea de tiempo, lo que ayuda a crear estrategias y colaborar.

El plan incluirá la gobernanza, una estructura organizativa y el proceso utilizado para planificar, controlar y ejecutar el plan del programa. Esto incluye un cronograma, plan de comunicación, adquisición, riesgo, procedimiento de cierre y todos los demás aspectos generales de la creación de cualquier plan de proyecto.

Deberá definir los entregables clave. Incluso un programa tiene entregables, ya que está compuesto por proyectos. Los entregables pueden no ser la razón principal del programa, pero son hitos importantes que deben entenderse.

Consejos para crear un plan de gestión del programa

Al hacer un plan de gestión del programa, hay ciertas cosas que debe tener en cuenta. Tienden a ser similares a la creación de un plan de gestión de proyectos, pero se mantienen conscientes de las diferencias entre los dos. Recuerde, un plan de proyecto está dirigido hacia su entregable, pero los programas tienen un objetivo más estratégico para las PMO.

Lista de metas y objetivos

Dicho esto, lo primero que debe hacer cualquiera que haga un plan es definir lo que está tratando de lograr. Enumere las metas y objetivos para asegurarse de que su plan se mantenga dentro de esos parámetros. No puedes lograr tus objetivos si no están claros.

Por eso, la comunicación, como en todos los proyectos, es primordial. Sin un canal designado, una frecuencia y unos destinatarios determinados, a quién van dirigidos tus mensajes, va a haber problemas.

Planificar la Comunicación

La comunicación incluye mantener actualizados a los interesados. En el caso de los programas, las partes interesadas son aquellos en su organización, generalmente a nivel ejecutivo, que desean ver el retorno de su inversión reflejado en los informes de su programa. El plan del programa debe delinear esas comunicaciones, con qué frecuencia y con qué materiales, incluida la definición de sus expectativas.

hacer una línea de tiempo

A continuación, tendrá que lidiar con la línea de tiempo y el alcance de todos los proyectos de su programa. Esto significa su presupuesto general y cómo reina en el alcance de su programa. Vas a tener que encontrar un equilibrio entre esos dos aspectos del programa. Si bien no tiene un cronograma que termine con un entregable de calidad, sí tiene una serie de plazos más pequeños inherentes a cada proyecto que debe administrarse en su plan de programa.

Incluya a sus partes interesadas

Asegúrese de planificar no solo con las partes interesadas sino también con su equipo. La transparencia es importante. El equipo está en la primera línea de su proyecto y le proporcionarán datos valiosos a través de su participación y observación. A su vez, desea que conozcan el plan del programa, para que puedan tomar decisiones informadas cuando se vean obligados a actuar.

Una vez que se haya reunido con las partes interesadas y los equipos responsables de ejecutar los diversos proyectos, tendrá una visión macro y micro del proyecto. Esto informará su plan de programa a medida que lo finalice.

Cómo ayuda ProjectManager con los planes de gestión de programas

No olvide que toda esta planificación puede ser facilitada por una herramienta de gestión de programas en línea, como ProjectManager. Nuestra herramienta en línea se asegura de que tenga la información más actualizada para tomar mejores decisiones basadas en datos.

Administrar un programa es difícil, pero es aún más difícil si salta de un proyecto a otro para recopilar datos. Con nuestra vista Resumen de proyectos, obtiene una lista de todos los proyectos de su programa. Verá el título del proyecto, quién lo gestiona, el equipo que lo ejecuta y el estado. Desde esta vista de alto nivel puede administrar su programa.

Crear paneles de programas personalizados

Desde la vista Resumen de proyectos, también puede organizar y agrupar sus proyectos. Cuando selecciona ciertos proyectos y los agrupa en una carpeta, puede filtrar por este grupo en el Panel de información general, que muestra seis gráficos que rastrean las métricas del programa, como la salud, la carga de trabajo y el progreso. Con esta vista de alto nivel del progreso y el rendimiento de su programa, puede detectar problemas y realizar cambios para ajustar la eficacia de su programa.

Seguimiento de sus proyectos con una hoja de ruta

Otra herramienta poderosa es la hoja de ruta del programa, que recopila todos los proyectos en su programa y los muestra en una línea de tiempo de diagrama de Gantt. Puede ver todos sus programas hasta el nivel de tarea en un solo lugar y cómo se relacionan entre sí y si hay alguna dependencia. Pero esta no es una vista estática. Filtre por asignado, gerente de proyecto o cliente, vea la duración, las fechas planificadas de inicio y finalización y más. Muestre las métricas clave de las partes interesadas durante las presentaciones.

Para hacer coincidir los recursos con la capacidad de su programa, contamos con una sólida administración de recursos para todo su programa. Las funciones lo ayudan a rastrear, administrar e informar sobre los recursos en su programa. Nuestra página de carga de trabajo le brinda las herramientas para equilibrar la carga de trabajo de sus equipos para aumentar la productividad.

ProjectManager es una herramienta en línea galardonada que ayuda a los programas a organizarse para maximizar su rentabilidad. Nuestro panel de control en tiempo real, las hojas de ruta dinámicas y los informes con un solo clic le brindan las herramientas para administrar, rastrear e informar sobre el progreso y el rendimiento para mantener su programa alineado con los objetivos estratégicos generales. Vea cómo podemos ayudarlo con el plan de administración de su programa al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.