Supuestos del proyecto: una guía rápida

Por lo general, está mal visto hacer suposiciones. Sin embargo, en la gestión de proyectos, los supuestos del proyecto son esenciales para planificar un proyecto. Pero, ¿en qué se diferencian los supuestos del proyecto de los supuestos que a menudo nos engañan en nuestra vida diaria?

Echemos un vistazo a cómo se definen los supuestos del proyecto en la gestión de proyectos y por qué son tan importantes. Luego, aprenderemos sobre un registro de supuestos del proyecto y cómo los supuestos difieren de las restricciones y el riesgo. Incluso agregaremos un ejemplo de suposición de proyecto para mayor claridad.

¿Qué son los supuestos del proyecto?

Una suposición del proyecto se usa en la planificación del proyecto para definir un factor que es verdadero, real o seguro, incluso si no hay pruebas. Tienes que suponer que hay ciertas verdades para proceder con la planificación de tu proyecto.

Eso no significa que todas las suposiciones del proyecto sean ciertas; a veces lo son y otras veces no. Por eso cuando haces una suposición de proyecto, tienes que ser muy cuidadoso y analizarlo bien.

Una suposición en la gestión de proyectos puede ser un evento o circunstancia que se espera que suceda durante el ciclo de vida del proyecto. Puedes pensar en ello como una conjetura educada. Los gerentes de proyecto generalmente tienen años de experiencia y han aprendido lecciones de proyectos anteriores. Eso le da a sus suposiciones más credibilidad que algunos novatos.

La planificación de un proyecto se basa en muchas suposiciones. Cuanto más razonables sean esas suposiciones, mejor será el proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que lo ayuda a convertir las suposiciones en un plan de proyecto viable. Nuestros diagramas de Gantt interactivos organizan sus tareas, vinculan dependencias para evitar demoras e incluso filtran por la ruta crítica. Luego puede establecer una línea de base para monitorear la variación del proyecto en tiempo real para mantenerse al día. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué son importantes los supuestos del proyecto?

Las suposiciones del proyecto son importantes porque puede avanzar sin ellas. Simplemente no hay manera de probar todo en un plan de proyecto. Estás estimando costos, duración y más. Los supuestos abren la puerta al proyecto y su planificación.

Al identificar los supuestos del proyecto, puede comprender mejor si los objetivos y las actividades del proyecto son realistas y alcanzables en el marco de tiempo que tiene. El análisis de supuestos es parte de la gestión de riesgos del proyecto.

Si analiza los supuestos de su proyecto y se demuestra que están equivocados, tendrá que revisar su plan de proyecto. Es por eso que los supuestos del proyecto deben identificarse, rastrearse y administrarse durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Creación de un registro de supuestos del proyecto

Para identificar, rastrear y administrar las suposiciones, debe crear un registro de suposiciones del proyecto. Esta es una pieza clave de datos para crear su plan de proyecto y revisarlo a lo largo del curso del proyecto.

Es durante la fase de inicio de un proyecto que un gerente de proyecto hará el registro de suposiciones. Informa la redacción del acta de constitución del proyecto. Aquí hará suposiciones de alto nivel. Durante la ejecución del proyecto se realizan suposiciones basadas en tareas que se consideran de nivel inferior.

Aunque crea el registro de suposiciones del proyecto durante una etapa temprana del proyecto, debe revisarse y revisarse periódicamente. Luego puede cerrar suposiciones falsas y continuar rastreando las activas.

Al hacer un registro de suposiciones, asegúrese de incluir lo siguiente para cada suposición.

• Se registra la suposición de fecha
• Qué categoría es, como presupuesto, programación, etc.
• Nombre y describa la suposición.
• Impacto de la suposición, como alto, medio o bajo
• Califique la incertidumbre de la suposición de alta, media a baja
• Asignar un propietario que sea responsable de la asunción
• Definir un plan de acción para mitigar el impacto si el supuesto es cierto
• Fijar fecha para la próxima revisión de supuestos
• Tenga en cuenta el estado de la suposición, como cerrado o abierto

Supuestos del proyecto frente a restricciones del proyecto

Los supuestos del proyecto son una de las muchas cosas que un gerente de proyecto debe considerar mientras trabaja en la construcción del plan del proyecto. Analicemos algunas otras cosas que un gerente de proyecto debe identificar al comienzo del proyecto para entregarlo con éxito.

Como hemos discutido, una suposición de proyecto es lo que se cree verdadero en un proyecto. Esto puede ser un evento o circunstancias que probablemente ocurran a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El gerente del proyecto puede hacer tales suposiciones sobre el proyecto porque tiene experiencia, puede investigar datos históricos y buscar el consejo de expertos.

Una restricción del proyecto es una limitación del proyecto. Esto puede ser cualquier cosa, desde el presupuesto hasta el cronograma y los recursos que se necesitarán para ejecutar el proyecto. Según el Project Management Book of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute, existen seis restricciones en los proyectos: alcance, calidad, cronograma, presupuesto, recursos y riesgo.

Al igual que con los supuestos del proyecto, estas restricciones se identifican al comienzo del proyecto y crean límites en los que se ejecutará el proyecto. Por lo general, hay dos tipos de restricciones. Las restricciones comerciales son problemas de alto nivel que dependen de su organización. Es raro que estas restricciones cambien. Las restricciones técnicas son aquellas que limitan las opciones de diseño. Son fijos y los cambios en ellos afectarán el plan del proyecto.

Las diferencias son que se cree que las suposiciones son verdaderas, pero las restricciones son verdaderas. Las suposiciones tienden a ser buenas para el proyecto mientras que las restricciones no lo son. Si se demuestra que una suposición es falsa, puede ser mala para el proyecto, mientras que las restricciones falsas son buenas.

Supuestos del proyecto frente a riesgos del proyecto

Está claro que las suposiciones del proyecto significan algo que va a suceder. Puede ver el riesgo del proyecto de una manera similar. Los riesgos pueden ser buenos o malos, pero también son suposiciones. Si de hecho aparece un riesgo en el proyecto, ya no es un riesgo sino una cuestión y un problema que debe resolverse o aprovecharse.

Pero los supuestos del proyecto y el riesgo del proyecto, aunque similares, no son lo mismo. Difieren en su punto de vista. Si ocurre un riesgo, el proyecto se ve afectado ya sea positiva o negativamente. Sin embargo, si una suposición no ocurre durante el ciclo de vida del proyecto, el proyecto se ve afectado.

Ejemplos de suposiciones del proyecto

Hemos discutido los supuestos y cuán importantes son para la planificación de proyectos. Son una parte tan crítica de la planificación que necesita mantener un registro de suposiciones del proyecto. También hemos discutido cómo los supuestos del proyecto comparten puntos en común con las limitaciones y los riesgos del proyecto y cómo difieren.

Antes de terminar, exploremos algunos ejemplos. Los ejemplos de supuestos del proyecto ayudan a poner definiciones abstractas en el mundo real, que es donde existen en su proyecto. Echemos un vistazo rápido a algunas de las suposiciones que pueden ocurrir en el transcurso de la gestión de un proyecto.

Una de las suposiciones que hace es que tendrá todos los recursos que necesita para completar el proyecto dentro del plazo permitido. Eso significa, miembros del equipo capacitados, equipo, materiales, etc. Tal vez esté asumiendo que esos miembros del equipo estarán disponibles y no de vacaciones. Está asumiendo que el marco de tiempo del proyecto no ocurrirá durante un feriado importante que podría interrumpir la producción.

Podría ser algo tan aparentemente trivial como suponer que todas las partes interesadas estarán presentes en sus reuniones. Puede que esto no parezca un gran problema, pero si conoce las expectativas de sus partes interesadas, entonces no tendrá toda la información que necesita para planificar en consecuencia.

Otra suposición es que el equipo que tiene está en buen estado de funcionamiento. Debe mantenerse y estar listo para que pueda, por ejemplo, fabricar esos widgets que el mercado necesita desesperadamente. Pero si la maquinaria necesita reparación o reemplazo, no puede satisfacer esa demanda antes que sus competidores.

Ahí están tus proveedores. Si está en la construcción, debe tener los materiales en el sitio cuando esté programado. Es probable que tenga buenas relaciones con sus vendedores y proveedores. Entregarán como se esperaba. Pero si no lo hacen, es probable que el proyecto no cumpla con la fecha límite, lo que podría tener un efecto dominó que definitivamente no desea.

ProjectManager ayuda a rastrear los supuestos del proyecto

Para evitar esas suposiciones falsas, necesita un software de gestión de proyectos que pueda rastrear datos en vivo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que puede realizar un seguimiento de las suposiciones de su proyecto en tiempo real. Eso permite a los gerentes de proyecto tomar decisiones más perspicaces. Además, nuestras herramientas de gestión de riesgos lo ayudan a identificar, rastrear y mitigar el riesgo en sus proyectos.

Supervise en tiempo real con paneles en vivo

Los gerentes de proyecto deben verificar su progreso y desempeño a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Nuestros paneles en tiempo real les brindan una vista de alto nivel cuando lo desean. No se requiere configuración y nuestra herramienta recopila y calcula automáticamente seis métricas del proyecto que se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer.

Administre los recursos para cumplir con el cronograma

Supone que sus recursos funcionarán como se espera. Si nota un problema de carga de trabajo en el tablero en tiempo real, simplemente cambie al gráfico de carga de trabajo. Está codificado por colores, lo que facilita ver quién está sobreasignado y quién necesita más trabajo. Luego equilibre la carga de trabajo del equipo a partir del gráfico. Es tan simple como eso.

Nuestra herramienta también facilita ver la disponibilidad de su equipo al programar tareas, realizar un seguimiento del tiempo que dedican a esas tareas con hojas de tiempo seguras y brindarles una plataforma colaborativa para compartir archivos, comentar y trabajar mejor juntos. La única suposición de la que puede estar seguro es que ProjectManager lo ayudará a entregar un proyecto exitoso.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de los proyectos. Nuestras funciones de administración de riesgos, tareas y recursos lo ayudan a administrar mejor los proyectos. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que ya utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.