Una guía rápida para los estatutos de proyectos

Los proyectos necesitan aprobación antes de que puedan ser ejecutados. Un acta de constitución del proyecto es un documento de planificación del proyecto que vende el proyecto a las partes interesadas y patrocinadores. Si puede demostrar su viabilidad y el retorno de la inversión, el trabajo obtendrá luz verde para seguir adelante.

Pero hay muchos elementos para cualquier carta de proyecto exitosa. Si es nuevo en la gestión de proyectos, una plantilla de acta de constitución del proyecto puede ayudarlo a asegurarse de que está alcanzando todos los puntos principales. Hemos incluido una plantilla de carta de proyecto gratuita como ejemplo de lo que debe incluir una carta de proyecto.

Entonces, ¿qué es exactamente un acta de constitución del proyecto? La siguiente guía rápida lo ayudará a comprenderlo mejor para que cuando presente su próximo proyecto tenga todo lo que necesita para lograr el éxito.

¿Qué es una carta de proyecto?

El acta de constitución del proyecto es la declaración del alcance, los objetivos y las personas que participan en un proyecto. Comienza el proceso de definición de las funciones y responsabilidades de los participantes y describe los objetivos y metas del proyecto. La carta también identifica a las principales partes interesadas y define la autoridad del director del proyecto al comienzo del plan del proyecto.

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Siga nuestra guía rápida para escribir y ejecutar su carta de gestión de proyectos a continuación.

Elementos clave de una carta de proyecto

La carta de gestión de proyectos sirve como documento de referencia. Debe definir estos tres puntos principales.

1. ¿Cuál es la esencia del proyecto? ¿Cuáles son las metas y objetivos del proyecto? ¿Cómo planea alcanzar y lograr estas metas y objetivos?
2. ¿Por qué existe este proyecto? Proporcionar una comprensión compartida del proyecto. La carta debe comunicar su valor y/o razón de ser a todas las personas que participan en ella, desde el equipo hasta el director del proyecto, las partes interesadas, los patrocinadores, etc.
3. ¿Podemos estar de acuerdo en este proyecto? El estatuto actúa como un contrato entre el patrocinador del proyecto, las partes interesadas clave y el equipo del proyecto. Al anotar las responsabilidades de cada parte involucrada en el proyecto, todos tienen claro cuáles son sus deberes.

Cómo crear un acta de constitución del proyecto

Entonces, esos son los trazos generales, y aunque una declaración de proyecto no necesita entrar en gran detalle, hay muchos más elementos clave que estas declaraciones generales. Recuerde, las secciones que se describen a continuación deben ser breves porque se refieren a documentos de planificación de proyectos más detallados, como una declaración del alcance, el presupuesto del proyecto, un plan de gestión de riesgos o una solicitud de propuesta.

1. Indique la información del proyecto

Esta primera sección en el acta de constitución de su proyecto es donde incluirá la información general de su proyecto, como su nombre, descripción y quiénes son el patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto, los miembros del equipo y las partes interesadas.

2. Definir las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto

Una función importante de un acta de constitución del proyecto es documentar quiénes son los miembros de su equipo y cuáles son sus funciones y responsabilidades. También debe identificar a las principales partes interesadas. Siempre es crucial tener en cuenta a las partes interesadas en cualquier proyecto, ya que son a ellos a quienes informará y, en cierto sentido, gestionará sus expectativas. Cuanto antes sepa quiénes son, antes podrá crear un plan productivo de gestión de partes interesadas.

3. Identificar las metas del proyecto y los objetivos del proyecto

Es importante que los gerentes de proyecto diferencien entre estos dos. Los objetivos del proyecto son los beneficios de alto nivel que el proyecto debe generar, mientras que los objetivos del proyecto son los hitos o pasos específicos que se necesitan para completarlos. Si no tiene un objetivo claro, su proyecto no dará en el blanco.

4. Presente un caso de negocios

Un acta de constitución del proyecto necesita un caso de negocios porque esencialmente establece las razones para emprender el proyecto. Ayuda a los gerentes de proyecto a explicar cuáles son las necesidades comerciales que el proyecto cumplirá y cuáles son los beneficios financieros esperados y el retorno de la inversión para las partes interesadas del proyecto. Una buena manera de vender el proyecto es tener una idea de lo bueno que traerá el proyecto a los patrocinadores y partes interesadas. Averigüe cuáles son esos beneficios y enumérelos aquí.

5. Resuma el alcance del proyecto

¿Cuáles son los elementos dentro y fuera del alcance? El alcance son los límites de su proyecto, como su fecha de inicio y cuándo concluye. Entonces, ¿cuáles son los elementos incluidos en el alcance, como aquellas partes del proceso del proyecto en oposición a las tareas o acciones que quedan fuera del proceso paso a paso del proyecto? Describa los hitos y entregables clave de su proyecto. Más tarde, durante la fase de planificación, deberá crear una declaración de alcance que describa el alcance del proyecto con más profundidad.

6. Crea una línea de tiempo del proyecto

Una línea de tiempo del proyecto es una versión simplificada de la programación de su proyecto. Este cronograma del proyecto debe mostrar los entregables clave, los hitos y las etapas del proyecto para que las partes interesadas comprendan el panorama general.

7. Construya el presupuesto del proyecto

Si bien entrará en más detalles cuando cree el presupuesto del proyecto, aquí es donde desea obtener una cifra aproximada de los costos del proyecto que espera. Definir el presupuesto para el proyecto y quién tendrá la autoridad para gastar. Incluya los costos estimados para las tareas que ha definido, pero tenga en cuenta que los nuevos requisitos y tareas del proyecto requerirán un ajuste de este presupuesto.

8. Tenga en cuenta las suposiciones y restricciones clave

Es importante anotar todas las suposiciones o restricciones que pueden tener un impacto en el desarrollo o ejecución de su plan de proyecto. Tener en cuenta los supuestos clave es muy importante para la gestión de las partes interesadas, ya que establecer expectativas claras es clave para el éxito. También desea tener al menos un esquema de cómo va a lidiar con las restricciones del proyecto. Si no lo cubre ahora, tendrá que ponerse al día más tarde.

9. Registrar riesgos clave del proyecto

Identifique todos los riesgos potenciales que podrían surgir en el proyecto para que no lo tomen por sorpresa. Aquí querrá resaltar los riesgos más probables o impactantes para que las partes interesadas los conozcan desde el principio. Esto debe ser seguido por un registro de riesgos y un plan de gestión de riesgos en su plan de proyecto, donde detalle cómo resolverá esos riesgos y quién en el equipo es responsable de detectarlos y corregirlos.

10. Definir los requisitos del proyecto y los criterios de éxito

El equipo de gestión del proyecto y las partes interesadas del proyecto deben llegar a un acuerdo en términos de criterios de éxito. Los aspectos más comunes para determinar el éxito de un proyecto son los elementos de triple restricción, tiempo, costo y alcance. Pero dependiendo del proyecto, puede haber muchos requisitos del proyecto, como niveles de tolerancia al riesgo y estándares de calidad.

Ejemplo y plantilla de acta de constitución del proyecto

Escribir un acta de constitución del proyecto requiere tiempo y esfuerzo y puede ser un desafío si es nuevo en la planificación de proyectos. Pero no tiene que preocuparse, puede usar nuestra plantilla de carta de proyecto gratuita para comenzar. Úselo como un ejemplo de carta de proyecto para trabajar.

El software puede ayudarlo a organizar su charter

Incluso con la ayuda de una plantilla, un acta de constitución del proyecto requería mucho trabajo. El software de planificación de proyectos puede ayudarlo a organizar toda la información necesaria para crear una carta.

ProjectManager tiene una vista de lista dinámica que hace más que otras herramientas de software que simplemente digitalizan su lista de tareas pendientes. Adjunte archivos a cada elemento de su lista, establezca prioridades y agregue etiquetas para que sea más fácil de encontrar. Manténgase al día estableciendo fechas de vencimiento para cada artículo. Te mostramos el porcentaje completado. Construya su estatuto correctamente y a tiempo usando ProjectManager gratis hoy.

¿Cuáles son los usos de una carta de proyecto?

Hay una gran cantidad de documentos necesarios para ejecutar un proyecto. Incluso antes de comenzar, hay muchos que debe crear, desde un plan de proyecto hasta un presupuesto de proyecto y más. Todos estos documentos profundizan en los detalles de los elementos que ha descrito ampliamente en la declaración de su proyecto. Entonces, ¿por qué necesita otro documento, no es redundante?

Si bien es cierto que cubrirá este terreno en un nivel granular, este es su primer paso, y hay una razón por la que es más general y viene antes que todo lo demás. Los siguientes son tres usos principales del documento:

1. Lo necesitas para autorizar tu proyecto. Este es el documento que vende el proyecto a sus partes interesadas y define en términos generales cuál será su retorno de la inversión. Es como un discurso de ascensor, por lo que tiene que vender el proyecto.
2. Sirve como un documento de ventas principal. Cuando presenta esto a las partes interesadas, ahora tienen un resumen para distribuir o presentar cuando se les acerque sobre otros proyectos, para que puedan concentrar sus recursos donde se necesitan.
3. Este es un documento que permanece con usted durante todo el ciclo de vida del proyecto. Se referirá a él en todo momento, ya sea en reuniones o para ayudar con la gestión del alcance. El estatuto actúa como una hoja de ruta sin todas las minucias que lo distraigan de otros materiales del proyecto.

Consejos para escribir una carta de gestión de proyectos

Hay un proceso para escribir un acta de constitución del proyecto, que comienza con saber cuál es la visión del proyecto. Esa declaración de visión no puede ser vaga, pero debe capturar el propósito de su proyecto, definiendo el objetivo final para el equipo del proyecto.

Visión

Una vez que tenga la visión clara, puede dividirla en partes más prácticas.

• Objetivo. Enumere de tres a cinco objetivos del proyecto, sea INTELIGENTE: específico, medible, alcanzable, realista y de duración determinada.
• Alcance. Ahora delinee los límites formales del proyecto describiendo cómo el negocio puede cambiar o alterarse por la entrega de su proyecto, también tenga en cuenta lo que es relevante para el alcance del trabajo y lo que no lo es. Así es como mantiene un mejor control del proyecto.
• Entregables. Describa cada uno de los entregables que el proyecto tiene la tarea de producir. Una vez que los haya dominado a todos, tendrá un punto de apoyo en su estatuto y estará listo para seguir adelante. Puede usar una plantilla WBS para ayudar a identificar sus entregables.

Organizar

Cuando esté construyendo una estructura para su estatuto, hay cuatro subconjuntos que necesitará identificar. Esto se hace enumerando lo siguiente:

1. Clientes/Usuarios finales. Para completar esta lista, pregúntese: ¿Qué es un cliente y/o usuario final en el contexto de este proyecto? ¿Quiénes son los clientes del proyecto? ¿Existe una persona o entidad específica responsable de aceptar los entregables del proyecto?
2. Partes interesadas. Como se señaló anteriormente, la identificación de las partes interesadas del proyecto es crucial. Son la persona o entidad dentro o fuera del proyecto con un interés clave específico en ese proyecto. Puede ser un controlador financiero que supervisa los costos o el director ejecutivo, pero quienquiera que sea, tendrá un enfoque ligeramente diferente según su función.
3. Papeles. Debe asignar las funciones y responsabilidades clave a las personas involucradas en la entrega del proyecto, desde el patrocinador del proyecto, la junta del proyecto y el gerente del proyecto. Después de cada entrada, escribe un breve resumen que define su función y cuáles son sus responsabilidades en el proyecto.
4. Estructura. Ahora necesita definir las líneas de informes entre estos diversos roles en el proyecto. Use un organigrama del proyecto para hacer esto. Diagrama la estructura de una organización y las relaciones y roles de los involucrados en el proyecto.

Los diagramas de Gantt son la herramienta tradicional de planificación de proyectos. Convierten sus tareas y plazos en líneas de tiempo visuales. ProjectManager tiene un diagrama de Gantt en línea y otras herramientas de planificación que le permiten asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Más que eso, puede filtrar la ruta crítica rápidamente y luego establecer la línea de base para comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real. Manténgase al día y manténgase dentro de su presupuesto utilizando ProjectManager.

Implementación

Tienes una visión y has organizado las distintas partes de tu proyecto. Ahora tienes que desarrollar un plan para implementarlos. Hay cuatro partes en esto:

1. Plan. Si va a implementar, entonces necesita un plan de implementación. Esta es una forma de desarrollar una atmósfera de confianza para sus clientes y partes interesadas al enumerar las fases, actividades y plazos del ciclo de vida del proyecto.
2. Hitos. Los hitos marcan las fases principales del proyecto y reúnen las tareas más pequeñas en partes de trabajo más grandes. El proyecto solo debe tener algunos de ellos, por eso son hitos, pero son una forma importante de reconocer la finalización de un entregable clave.
3. dependencias. Enumere todas las dependencias clave y cuál es su importancia para el proyecto. Son tareas o actividades que están vinculadas entre sí, ya que impactarán al proyecto durante su ciclo de vida.
4. Plan de Recursos. ¿Qué recursos están involucrados en el proyecto? Desglose esta lista en mano de obra, equipo y materiales. Así es como sabrá lo que necesita antes de necesitarlo y podrá estimar su presupuesto con mayor precisión. A medida que avanza el proyecto y se introducen cambios, deberá adaptar su plan de recursos. ProjectManager presenta herramientas de administración de recursos y carga de trabajo que le permiten ver rápidamente la carga de trabajo de todos, para que pueda reasignar tareas según sea necesario. Esto evita que todos tengan exceso o falta de trabajo.

Riesgos, problemas y presupuesto

Ya casi hemos terminado, pero ningún estatuto está completo sin recopilar los posibles riesgos y problemas que pueden descarrilar un proyecto. Esto incluye suposiciones y restricciones relacionadas con el proyecto.

Un riesgo es un problema potencial que puede ocurrir o no en un proyecto. El riesgo no siempre es negativo, ya que existe el riesgo positivo, y también debe prepararse para eso.

Un problema es algo que ya ha ocurrido en el proyecto. Básicamente, el riesgo está en tiempo futuro y un problema está en tiempo presente, pero debe estar preparado para todas y cada una de las eventualidades al crear una carta de gestión de proyectos.

Finalmente, con toda la información anterior, puede esbozar una cifra aproximada de cuánto costará entregar el proyecto dentro del plazo permitido. Luego, presenta su estatuto y, una vez aprobado y firmado, comienza el verdadero trabajo.

Dé el siguiente paso en la planificación con ProjectManager

La carta sienta las bases para el proyecto. Proporciona una visión y determina dónde se colocarán todas las piezas. Es un gran marco, pero no es un plan. La carta conduce a la planificación del proyecto, y ProjectManager es el software de gestión de proyectos galardonado que necesita para gestionar su proyecto de principio a fin.

Gráficos de Gantt para la planificación

Convertir una carta en un plan requiere una herramienta que sea lo suficientemente flexible para responder y adaptarse a las muchas tareas involucradas. La vista de proyecto de diagrama de Gantt en línea toma tareas y completa una línea de tiempo del proyecto, donde las dependencias se pueden vincular para evitar cuellos de botella más adelante. Establezca hitos, edite fechas rápidamente e incluso asigne trabajo a los miembros del equipo.

Colaborar en tareas

Al asignar equipos, es fundamental que reciban instrucciones claras. Los gerentes de proyecto tienen mucho que hacer como para dedicar tiempo a la microgestión de sus equipos.

ProjectManager facilita la asignación, pero también con su almacenamiento ilimitado de archivos, puede adjuntar tantos documentos e imágenes como sea necesario para la instrucción. Los comentarios se pueden hacer a nivel de tarea, por lo que siempre hay un canal abierto entre los miembros del equipo para comunicarse y colaborar.

Informe sobre todo

Una poderosa ventana al proyecto es la función de informes, que crea informes detallados del proyecto con solo unos pocos clics. Los gerentes pueden filtrar los informes para mostrar solo lo que necesitan ver, como el progreso de la tarea o la variación del proyecto. Estos informes monitorean el proyecto para mantenerlo en marcha, pero también se pueden compartir con las partes interesadas para mantenerlos informados.

Una vez que haya escrito el acta de constitución de su proyecto y tenga la aprobación de sus partes interesadas, necesitará las herramientas adecuadas para administrar el alcance, las tareas y los recursos de su proyecto para asegurarse de que se ajuste al presupuesto y al cronograma. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que informa instantáneamente cuando se actualizan los estados, para que sepa dónde se encuentra su proyecto y cómo mantenerlo en movimiento para completarlo con éxito. Pruebe nuestro galardonado software ahora con esta prueba gratuita de 30 días.