5 pasos para el cierre del proyecto (lista de verificación incluida)

Se dedica tanto tiempo y esfuerzo a la planificación de un proyecto que a menudo se olvida que el final de un proyecto, el cierre del proyecto, es igualmente importante. Hay mucho trabajo involucrado incluso una vez que un proyecto está técnicamente completo.

Por ejemplo, hay muchas tareas que aún debe completar. Pueden ser procedimentales, pero eso no los hace menos importantes. Hay aprobaciones, firmas, pagos, todo lo cual puede parecerle un trámite burocrático, pero dígaselo al miembro del equipo que espera que le paguen.

Sin mencionar que cuando finaliza un proyecto, es probable que esté planeando otro. Por lo tanto, desea obtener soporte de transición para este cambio. Tendrás que liberar recursos, archivar documentos y no olvides reconocer el éxito del proyecto con una fiesta o algún tipo de celebración. Eso también es importante.

Nuestra plantilla de cierre de proyecto gratuita es un gran recurso para ayudarte a recordar lo que queda por hacer.

¿Qué es el cierre del proyecto?

El cierre del proyecto es la última fase de un proyecto. Es cuando el gerente del proyecto verifica que el cliente, parte interesada o cliente ha aceptado los entregables del proyecto. Si el proyecto o producto está en curso después del proyecto, se debe configurar el mantenimiento.

El gerente del proyecto también revisará todo el proyecto antes de cerrarlo, calificará el desempeño y lo comparará con la línea de base. El equipo de proyecto será parte de este proceso, ofreciendo sus observaciones y retroalimentación, las cuales se recogen en un documento de lecciones aprendidas. Esto proporciona una guía para futuros proyectos.

La importancia del cierre del proyecto va más allá de la firma de toda la documentación, el cumplimiento de los contratos con los proveedores y la liberación del equipo para participar en otros proyectos. Se asegura de que se hayan cumplido los objetivos originales del proyecto y ata los cabos sueltos, como el riesgo o los problemas que han quedado abiertos.

Pasos para cerrar un proyecto

El cierre del proyecto es la fase final de su trabajo, es el último turno del ciclo de vida del proyecto y, como cualquier otro aspecto de un proyecto, requiere un proceso. Los siguientes son cinco pasos que debe seguir para asegurarse de haber tachado todas las I y cruzado todas las T, así como de haber aprovechado al máximo la experiencia.

1. Organice una autopsia

Administrar un proyecto no se trata solo de tareas y recursos, presupuesto y plazos, es una experiencia de la que puedes aprender constantemente. Si bien debería haber estado aprendiendo a lo largo del proyecto, ahora es un buen momento para mirar hacia atrás sin la presión y las distracciones que podrían haber embotado su enfoque.

Reúna al equipo central para recibir comentarios sobre lo que funcionó y lo que no. Fomenta la honestidad. Al documentar los errores y los éxitos del proyecto, está creando un catálogo que ofrece datos históricos. Puede volver atrás y revisar la información en busca de precedentes al planificar nuevos proyectos.

Los proyectos nunca son cosas independientes, sino parte de un continuo, donde los detalles pueden variar, pero los métodos generales generalmente siguen siendo los mismos. Hay una gran cantidad de conocimiento producido después de que se cierra cualquier proyecto.

2. Papeleo completo

Como se señaló, los proyectos generan montones de documentos. Estos documentos tendrán que obtener la firma y aprobación de las partes interesadas. Todo necesita atención y debe estar firmado, que es la prueba legal de que, de hecho, estos documentos han concluido. Eso incluye cerrar todos los contratos que haya hecho con socios o proveedores internos o cualquier otro recurso con el que haya contratado.

Esto incluye abordar todos los pagos pendientes. Desea asegurarse de que se paguen todas las facturas, comisiones, tarifas, bonificaciones, lo que tenga. Completar todos los costos involucrados con el proyecto. No se hace si no se paga.

El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar todos estos documentos. ProjectManager actúa como un centro para todos sus archivos de proyecto. Puede rastrearlos en nuestra vista de lista, que es más que la aplicación de lista de tareas habitual. Por un lado, puede ver el porcentaje completo de cada elemento de la lista. Ahora sabe si se le ha pagado a ese contratista y si puede firmar el contrato. Incluso puede configurar notificaciones para asegurarse de que sus pagos se entreguen a tiempo. Pruébelo usted mismo con esta prueba gratuita.

3. Liberar recursos

Reúne un equipo para el proyecto y ahora debes separarlos. Es un proceso formal, y crucial, que los libera para el próximo proyecto. Cada equipo se reúne por la combinación de habilidades y experiencia que aportan a un proyecto. El proyecto determina los miembros del equipo con los que querrá trabajar, y cada proyecto será un poco diferente, lo que se reflejará en el equipo contratado para ejecutarlo.

Esto es cierto tanto para los recursos internos como para los externos. Los externos pueden ser más obvios, ya que contrató con ellos, y ese contrato tendrá una duración. Cuando termine, asegúrese de que todos estén pagados en su totalidad para que puedan firmar y marcharse. Pero los recursos internos permanecen, por lo que debe recordar que su tiempo en el proyecto también es limitado y que podría estar bloqueando los proyectos de otros equipos si no libera sus recursos una vez que el proyecto esté terminado.

4. Archivar Documentos

Hay lecciones que aprender de proyectos antiguos, por lo que se reúne con su equipo regularmente durante el proyecto y analiza el proceso después. Sin embargo, si no tiene un archivo en el que extraer los registros antiguos, cualquier conocimiento que obtenga se perderá debido a una mala organización y administración. Trabajaste duro para tener una excelente documentación del proyecto, no la pierdas.

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Antes de cerrar un proyecto, archive todos los documentos y cualquier nota y datos que puedan resultar útiles. Incluso si nunca accede a él, es necesario mantener un registro en papel del trabajo realizado en cualquier proyecto para otras personas de la organización. Esto podría incluir equipos legales, o equipos de recursos humanos, o incluso su sucesor. Nunca se sabe cuándo alguien tendrá que regresar y responder a una pregunta o querer saber cómo se resolvió un problema anterior. Considéralo como guardar provisiones para el invierno.

5. Celebra el éxito

Si te parece una tontería, entonces no estás haciendo tu trabajo. No hay nada de tonto en premiar a tu equipo para reconocer un trabajo bien hecho. Crea un cierre, que es de lo que se trata esta parte del proyecto, pero también planta una semilla que florecerá en proyectos posteriores cuando trabaje con miembros del antiguo equipo.

Lista de verificación de cierre del proyecto

Para asegurarse de cerrar su proyecto correctamente, siga esta lista de verificación de cierre de proyecto paso a paso.

1. Comience desde el principio con el documento de alcance del proyecto que creó y asegúrese de cumplir con todos los requisitos enumerados allí.
2. Asegúrese de que todos los entregables hayan sido entregados y firmados por las partes interesadas, obteniendo su aprobación y satisfacción.
3. Otros documentos del proyecto también deben estar firmados por la persona adecuada, esto incluye cualquier contrato pendiente y acuerdos con proveedores y otros contratistas.
4. Una vez que los documentos estén firmados, procéselos y pague todas las facturas y cierre cualquier contrato relacionado con el proyecto.
5. Agregue todos los documentos, incluida la finalización de todos los informes del proyecto, luego organícelos y archívelos como datos históricos para usarlos como referencia futura.
6. Utilice el papeleo recopilado para identificar y documentar las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto, incluidos los comentarios de las partes interesadas, para que no cometa los mismos errores en proyectos futuros.
7. Asigne una persona de apoyo para la transición para que guíe el proyecto después de su finalización, de modo que el cierre del proyecto sea completo.
8. Libere o reasigne los recursos del proyecto, lo que incluye su equipo y otro personal del proyecto y cualquier alquiler de equipo o sitio utilizado para el proyecto.
9. Si no ha utilizado un software de gestión de proyectos, obtenga uno, ya que ayuda a controlar no solo el ciclo de vida del proyecto, sino también el proceso de cierre del proyecto a fondo.
10. Finalmente, pero quizás lo más importante, celebre con su equipo de proyecto. Hicieron el trabajo y merecen crédito y la oportunidad de desahogarse hasta que comience el próximo proyecto.

Plantillas gratuitas para ayudar con el cierre del proyecto

Hay mucho de lo que hacer un seguimiento cuando estás cerrando un proyecto. No desea perderse ningún paso crítico y dejar algunos documentos sin firmar o no discutir las lecciones aprendidas para evitar los mismos errores en el próximo proyecto. ProjectManager es un gran software, pero también el principal sitio en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Eso incluye docenas de plantillas gratuitas. Aquí hay algunos para ayudarlo a hacer todas las pequeñas cosas necesarias para el cierre adecuado del proyecto.

Plantilla de cierre de proyecto

Todo lo que necesita capturar al cerrar un proyecto se describe en nuestra plantilla de cierre de proyecto gratuita para Word. Puede asegurarse de que las partes interesadas hayan firmado cada documento, que se haya pagado a los contratistas y se hayan cerrado sus contratos y que su equipo haya sido liberado del proyecto, para que puedan comenzar con el siguiente.

Plantilla de lecciones aprendidas

Se requiere mucho trabajo administrativo para cerrar un proyecto, pero también debe ser un momento de reflexión. Nuestra plantilla gratuita de lecciones aprendidas para Excel es una gran herramienta para capturar las victorias y los problemas que han surgido a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Describes lo que sucedió, cómo impactó el proyecto y qué harás de manera diferente en proyectos futuros para evitar repetir esos errores. Es un documento clásico de cierre de proyecto.

Plantilla de elementos de acción

La plantilla de elementos de acción gratuitos para Excel es un excelente lugar para tomar las lecciones aprendidas que recopiló en la plantilla anterior y convertirlas en un plan. Una vez que vea los errores que cometió en el pasado, puede formular un plan de acción para no repetirlos. Esta plantilla gratuita le permite crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, agregar prioridad para que sepa cuál va primero e incluso proporcionar fechas límite y realizar un seguimiento del estado.

Su proyecto está cerrado. ¡Use ProjectManager para el próximo!

Ahora sabemos que el cierre adecuado del proyecto lo ayudará a comenzar su próximo proyecto con el pie derecho. Si planifica y administra sus proyectos en un software de administración de proyectos centralizado, como ProjectManager, tendrá acceso a todos sus proyectos anteriores.

De esa manera, cuando esté planificando un nuevo proyecto, puede revisar rápidamente documentos, tareas, comentarios y plantillas antiguos en el sistema. También simplifica la incorporación para el próximo proyecto, ya que los miembros del equipo ya deberían estar en el sistema.

Crear informes para la posteridad

El software de informes automatizado puede ser de gran ayuda durante este proceso. ProjectManager permite a los administradores crear informes con un solo clic. Esto incluye informes como informes de hojas de horas, para que pueda ver rápidamente las horas trabajadas por un miembro del equipo durante la vida del proyecto. También puede crear más informes específicos para las partes interesadas, como informes de estado, informes de variación o informes de plan de proyecto. Todo está automatizado en nuestro software de administración de proyectos, lo que lo ayuda a llegar al final del proyecto aún más rápido.

Ahorrar tiempo y tener una ventaja inicial cuando comienza un nuevo proyecto es la forma efectiva de reducir el tiempo y los costos. ProjectManager agiliza el proyecto para usted de principio a fin.

Parte de cerrar un proyecto es poder planificarlo y ejecutarlo. Ahí es donde entra ProjectManager. Como software basado en la nube, le permite a usted y a su equipo obtener datos en tiempo real al monitorear e informar sobre el proyecto. Además, su documentación es más accesible y segura. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días.