Cómo utilizar un registro de decisiones del proyecto para obtener resultados óptimos

Los proyectos son una serie de decisiones. Idealmente, cada decisión debe ser el resultado de una investigación exhaustiva, el asesoramiento del equipo y datos históricos. Los gerentes de proyecto usan un registro de decisiones para mantener actualizados a los interesados ​​sobre quién autorizó una decisión y cómo se tomó.

Un registro de decisiones es una herramienta de comunicación crítica que todos los gerentes de proyectos deben comprender. Puede usar software de gestión de proyectos, plantillas o simplemente un bloc de notas para realizar un seguimiento de las decisiones. Pero antes de entrar en cómo hacer uno, comprendamos mejor la definición de un registro de decisiones del proyecto.

¿Qué es un registro de decisiones?

Un registro de decisiones es un registro de decisiones que conducen a una elección que realiza durante un proyecto. Puede ser información de reuniones, un registro o un documento del proyecto; todo se recopila en un registro de decisiones y se transmite al patrocinador del proyecto.

Los problemas de comunicación son la muerte de un proyecto. Un registro de decisiones sirve como una herramienta de comunicación que brinda información de apoyo a las partes interesadas. Las decisiones no solo se toman en reuniones programadas: también se pueden tomar en reuniones informales o entre un par de miembros del equipo. Un registro de decisiones documenta toda esa información.

Un registro de decisiones, por lo tanto, es una lista de decisiones críticas que se han acordado a lo largo del proyecto. Si bien el registro de decisiones del proyecto no es utilizado por todos los involucrados en la gestión de proyectos, definitivamente ha ido ganando terreno.

¿Por qué necesita un registro de decisiones?

Las decisiones pueden hacer o deshacer un proyecto. Las partes interesadas tienen un interés personal en las decisiones que se han tomado. Así como se actualizan periódicamente con presentaciones de las partes interesadas e informes de estado, un registro de decisiones explica por qué se tomaron las decisiones y quién las autorizó.

La documentación es clave para los proyectos, y aunque el mundo de la gestión de proyectos convencional aún no haya adoptado por completo el registro de decisiones, ha utilizado la documentación exhaustiva desde siempre. La documentación ofrece datos históricos necesarios para planificar proyectos futuros y también actúa como parte de un plan de gestión de riesgos cuando se analizan decisiones.

Un registro de decisiones puede ser simplemente un recordatorio del curso de acción. Se toman muchas decisiones durante el ciclo de vida de un proyecto y, a veces, las personas del equipo del proyecto necesitan un recordatorio para evitar conflictos innecesarios. También explica quién tomó esa decisión y por qué, lo que puede ayudar a evitar que el equipo esté en desacuerdo.

Tener un registro de decisiones del proyecto que sea la única fuente de verdad, accesible para todos y fácil de compartir con las partes interesadas es esencial para ejecutar un proyecto exitoso. ProjectManager es un software basado en la nube que conecta equipos híbridos, gerentes y partes interesadas con una herramienta de gestión del trabajo en tiempo real.

Mantenga su registro de decisiones del proyecto, registro de cambios, registro de problemas, registro de riesgos, registro de acciones, registro de incursiones, registro de riesgos o cualquier registro que utilice en la vista de lista de tareas de nuestro software. Puede adjuntar archivos, compartirlos con el equipo y recibir notificaciones cuando se agreguen nuevos elementos. Únase a los más de 35 000 usuarios de todo el mundo y comience hoy mismo de forma gratuita con ProjectManager.

Elementos de un registro de decisiones

Un registro de decisiones ayuda con el análisis de cambios porque captura datos clave para la toma de decisiones. Básicamente, es como una hoja de cálculo. Cada columna señala una parte específica de la decisión. Estos son algunos de los elementos que deben incluirse en cualquier registro de decisiones:

• Nombre del proyecto: Mantiene juntas todas las decisiones tomadas en el proyecto
• Jefe de proyecto: La persona a cargo
• Número de identificación: Asigne uno a cada decisión para que sea más fácil referirse a
• Título de la decisión: Titular una decisión la diferencia de otras tomadas durante el ciclo de vida del proyecto
• Fecha: cuándo tomó la decisión y los plazos relacionados con ella
• Área: qué aspecto del proyecto está discutiendo
• Descripción: una descripción general de la decisión que ha tomado
• Justificación: El motivo de la decisión y cualquier comentario o desacuerdo citado
• Alternativas: otras opciones que discutió pero decidió rechazar
• Impacto esperado: Describa brevemente lo que cree que cambiará la decisión
• Contribuyentes: enumere a todos los que contribuyeron a la decisión
• Firma de aprobación: la firma, generalmente del gerente del proyecto

Ejemplo de registro de decisiones

Vamos a inventar un caso teórico para pasar por el proceso. Para nuestro ejemplo de registro de decisiones, contemplemos un sitio de construcción que se pregunta si usar acero o madera al enmarcar una casa trasera más pequeña en el edificio más grande.

El registro de decisiones tendría todos los datos detallados anteriormente, como el nombre del proyecto, el nombre del gerente del proyecto, una identificación y el título podría ser algo así como "Backhouse Frame". Las personas involucradas serían, como mínimo, el director del proyecto, el arquitecto y el contratista.

La discusión podría ser sobre precio versus seguridad. Recopile estos pros y contras y agréguelos al registro de decisiones del proyecto. Explore el impacto y las alternativas, por ejemplo, cómo el acero afectaría el presupuesto y la madera podría requerir elementos estabilizadores adicionales. Es una forma de revisar las mejores prácticas y ver cuál es la más adecuada para el proyecto.

Tome una decisión, anótela en el registro y haga que el director del proyecto la firme. Luego, entregar el documento a los interesados ​​del proyecto, digamos el dueño del inmueble que contrató la obra. Esto brinda a las partes interesadas un contexto para la discusión y la decisión, así como también guía a los subcontratistas al hacer la estructura.

Cómo usar un registro de decisiones

Utilice un registro cada vez que se tome una decisión en el proyecto. Eso no significa necesariamente decisiones menores, pero cuantas más, mejor. Incluya cualquier decisión que tenga un impacto en el proyecto. Lo más probable es que las partes interesadas se molesten en algún momento y exijan saber por qué se hizo esto, aquello o lo otro. El registro de decisiones es una forma de comunicarse con ellos y también de respaldar la decisión.

Por lo tanto, un registro de decisiones del proyecto no es importante mientras lo está escribiendo, pero lo es más cuando está en condiciones de defender su decisión. Si se le cuestiona o se cuestiona una decisión, el registro está ahí para respaldarlo.

Si se revisa un registro de decisiones, debe anotarse en el registro de decisiones. Desea documentar esa decisión también. Explique por qué se tomó la decisión y por qué se cambió. Luego, actualice el registro y cree uno nuevo que refleje el cambio.

Plantillas de registro de decisiones

Puede registrar una decisión usted mismo en cualquier hoja de cálculo o incluso en una aplicación de procesamiento de texto, pero hay muchas plantillas de registro de decisiones gratuitas que lo presentan para usted si eso es más fácil. Estos son algunos de los más populares que encontramos en línea.

Plantillas de muestra

SampleTemplates tiene más de nueve plantillas de registro de decisiones diferentes para PDF y Word. Cruzan una serie de industrias diferentes, por lo que debería poder encontrar la plantilla que se ajuste a sus necesidades particulares.

Plantillas de Word en línea

WordTemplatesOnline tiene plantillas de registro de decisiones gratuitas para Excel, Word y PDF. Ofrecen una variedad de plantillas de registro diferentes para varios tipos de reuniones de negocios, como pautas y principios para planes de jubilación, una que captura decisiones y riesgos clave, otras que incluyen prioridad, estado y más.

Por supuesto, las plantillas son estáticas y no se pueden utilizar para una colaboración eficaz. En lugar de usar una plantilla de registro de decisiones, es mejor usar un software para administrar sus decisiones y realizar un seguimiento de los cambios de su proyecto.

Cómo ayuda ProjectManager con los registros de decisiones

ProjectManager es un software de administración del trabajo basado en la nube que conecta equipos híbridos y los ayuda a trabajar de manera más productiva. Con múltiples vistas de proyectos que se adaptan al estilo de trabajo de todos y datos en tiempo real para fomentar la colaboración y monitorear mejor los proyectos, ProjectManager también es una excelente manera de realizar un seguimiento de la toma de decisiones.

Utilice paneles para realizar un seguimiento de los KPI

Antes de que pueda tomar una decisión, necesita datos que le permitan comprender mejor el problema. El panel de control en tiempo real de ProjectManager y los informes de un solo clic recopilan las métricas del proyecto automáticamente. El tablero realiza un seguimiento del tiempo, el costo, la carga de trabajo y más, brindándole un informe de estado instantáneo.

Cree flujos de trabajo visuales con tableros Kanban

En lugar de usar una plantilla estática como registro de decisiones, use la vista de tablero kanban. Un tablero Kanban es una herramienta visual que muestra el flujo de trabajo. Puede configurar cada columna como una de las categorías en su registro de decisiones y las tarjetas pueden capturar los datos relevantes. Luego, puede usar la función para asignar y rastrear el progreso de ese cambio después de que haya sido autorizado.

Siga su plan en diagramas de Gantt

De hecho, puede planificar todos los cambios realizados en su proyecto con el diagrama de Gantt de ProjectManager. Simplemente cambie de la vista Kanban a la vista de diagrama de Gantt y verá el trabajo presentado en una línea de tiempo del proyecto. Ahora puede agregar dependencias, filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base para realizar un seguimiento de su esfuerzo planificado frente a su esfuerzo real.

ProjectManager es un software galardonado que conecta equipos híbridos sin importar dónde se encuentren, en qué departamento trabajen o su nivel de habilidad, y les brinda las herramientas para trabajar mejor juntos. Nuestro software de gestión del trabajo tiene herramientas de gestión de recursos, hojas de tiempo y más para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente. Únase a los equipos de la NASA, Nestlé y Siemens que ya utilizan nuestro software. Comience ahora con ProjectManager.