Definición de proyecto: el significado de un proyecto

¿Cuál es la definición de un proyecto, exactamente? Hablamos mucho sobre facetas específicas de la gestión de proyectos, pero a veces es valioso comenzar desde la raíz y profundizar en los conceptos básicos.

Para comprender completamente los conceptos de gestión de proyectos de alto nivel, es importante conocer las respuestas simples. Cuando puede recurrir a este conocimiento, los conceptos más complicados son más fáciles de dominar. Tanto si es el director del proyecto como si es una parte interesada, dé su próxima definición de proyecto teniendo en cuenta estos consejos de gestión de proyectos.

Definición del proyecto

Un proyecto es un conjunto de tareas que deben completarse para llegar a una meta o resultado particular. Según el tamaño y el alcance del proyecto, estas tareas pueden ser simples o elaboradas, pero todos los proyectos se pueden dividir en objetivos y lo que se debe hacer para alcanzarlos.

Las organizaciones y las personas gestionan proyectos con una amplia gama de objetivos. Estos pueden tomar muchas formas, desde construir un edificio hasta planificar un evento e incluso completar un determinado deber. Los minoristas, por ejemplo, pueden buscar proyectos que mejoren la forma en que rastrean el cumplimiento de pedidos. Los equipos de construcción completan proyectos cada vez que planifican y construyen algo, ¡y así sucesivamente!

7 términos clave del proyecto que debe conocer

No importa el proyecto, existen términos de proyectos universales que se utilizan independientemente del tipo de proyecto, el tamaño del proyecto o cualquier otro factor. Conozca estos siete términos como la palma de su mano y estará un paso adelante antes de que comience el proyecto:

1. Ciclo de vida del proyecto

El ciclo de vida del proyecto se refiere a las cinco fases por las que todos los proyectos deben progresar, de principio a fin. Las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto sirven como el esquema más básico que da una definición de proyecto. Estas cinco fases son iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre.

2. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto es un aspecto clave de la etapa de planificación del proyecto. En muchos sentidos, es el punto de partida. Determinar el alcance del proyecto requiere que el gerente del proyecto y su equipo establezcan metas y objetivos, detallen los entregables, creen tareas, establezcan fechas importantes y más. El alcance del proyecto define los resultados deseados y todos los factores específicos que afectarán su consecución.

3. Parte interesada

Una parte interesada se refiere a todos y cada uno de los involucrados en un proyecto. Una parte interesada puede estar involucrada en cada etapa del proyecto, o solo de cierta manera. El análisis de las partes interesadas ayuda a categorizar cómo los inversores, los miembros del equipo, los proveedores, los contratistas y más pueden afectar su proyecto.

4. Entregable

Un entregable se refiere a los resultados específicos que genera un proyecto. Los entregables pueden ser "tangibles" o "intangibles", lo que significa que pueden ser un producto físico o algo conceptual. Por lo general, los entregables son la necesidad que inspiró el proyecto en primer lugar. Si alguien contrata a un constructor para diseñar y construir un espacio de oficinas, la oficina es un producto tangible.

5. Hito

Los hitos son logros predeterminados que ayudan a seguir el progreso del proyecto. Piense en los hitos como puntos de control. Estos puntos de control se deciden antes de que comience un proyecto, por lo que el gerente del proyecto y el equipo saben cuándo están encaminados para lograr los entregables. Sin hitos, es difícil saber si el proyecto está en camino al éxito o necesita cambiar de ruta.

6. Recursos

Un recurso es cualquier cosa necesaria para completar un proyecto. En un proyecto de construcción, los materiales son un recurso fundamental. Dicho esto, otros recursos, como el tiempo, la mano de obra y el equipo, son igual de importantes. Un gerente de proyecto debe poder identificar todos los recursos del proyecto para crear un plan de recursos y administrar los recursos en consecuencia. Cuando los recursos no se contabilizan, es fácil administrarlos mal.

7. Dependencias

Las dependencias del proyecto se refieren a cómo se deben compartir y asignar los recursos dentro de un proyecto. Muchos proyectos utilizarán los mismos materiales físicos para diferentes propósitos y en diferentes etapas. Comprender esta dependencia es la única forma de garantizar que haya suficientes recursos para todos. Del mismo modo, todos los proyectos se dividen en tareas. Cuando una tarea no puede comenzar antes de que se complete otra, estas tareas comparten una dependencia.

Lo que significa trabajar en un proyecto

Ya sea el director del proyecto, un miembro del equipo o cualquier otra parte interesada del proyecto, son miembros del gran equipo del proyecto y sus acciones afectan directamente a otros miembros del equipo. Como cualquier equipo, "ganas" o "pierdes" como unidad, por lo que es increíblemente importante comunicarse y escuchar a otros miembros del equipo para coordinar esfuerzos y tener éxito. La mayoría de los contratiempos y fracasos de los proyectos son el resultado directo de una mala comunicación o falta de colaboración.

¿Por qué importa esto mientras el trabajo se esté haciendo? Trabajar en un proyecto se trata tanto de comprender el proyecto como un todo como de hacer el trabajo. La única forma de ver este panorama general es escuchando al equipo y aprendiendo unos de otros.

¿Qué es la gestión de proyectos?

El proceso de gestión de proyectos comienza con la concepción del proyecto y continúa durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto requiere un conocimiento detallado de los recursos de la empresa y cómo asignarlos para completar tareas, deberes, eventos y otros proyectos.

Una amplia gama de industrias se basa en métodos y herramientas de gestión de proyectos para ejecutar proyectos. Algunos ejemplos de estas industrias son la construcción, TI, ingeniería, marketing y publicidad. Cualquier equipo que trabaje en conjunto para alcanzar un objetivo compartido está participando en alguna forma de gestión de proyectos.

¿Qué hace un gerente de proyecto?

Un gerente de proyecto es más que un simple gerente, en el sentido tradicional. Esta persona es el líder del equipo del proyecto y supervisa todos los aspectos del proyecto, de principio a fin. El gerente del proyecto generalmente redactará el plan del proyecto, realizará reuniones de equipo, asignará tareas y realizará pruebas de control de calidad para garantizar que todo funcione sin problemas. Sin embargo, un gerente de proyecto no puede llevar todo el proyecto a la espalda. Una de sus funciones clave, de hecho, es saber confiar diversas responsabilidades a los miembros del equipo.

Con la ayuda de su equipo, los gerentes de proyecto crearán cronogramas y presupuestos de proyectos. También crearán informes de proyectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Como puede ver, sus responsabilidades están muy extendidas, pero eso no significa que se extiendan demasiado. Idealmente, un gerente de proyecto crea los cimientos del proyecto, como los cimientos de una casa. Luego designan a otras personas para terminar cada habitación.

Definición de proyecto: mejores prácticas para la gestión de proyectos

Independientemente del proyecto, el tamaño del equipo o cualquier otra cosa, existen prácticas que aumentan exponencialmente las posibilidades de éxito. Tan vital como es alcanzar los objetivos y lograr los resultados, es igualmente importante crear una cultura positiva dentro del proyecto. Estos cinco consejos pueden parecer simples, pero marcan la diferencia del mundo:

Establecer registros de equipo regulares

Es fácil reunirse con el equipo "según sea necesario", pero una vez que comienza un proyecto, se vuelve más difícil encontrar tiempo en la agenda de todos. En su lugar, programe reuniones periódicas incluso antes de que comience un proyecto. Estas reuniones sirven como registros en los que los miembros del equipo pueden intercambiar actualizaciones, expresar inquietudes, hacer preguntas, hacer ajustes y hacer cualquier otra cosa que puedan necesitar. Cuando estos registros ya están integrados en el cronograma, nadie está esperando para reunirse hasta que haya un contratiempo o un problema.

Delegar

Parte de lo que da definición a un proyecto es saber delegar. Ya sean los gerentes de proyecto o un miembro del equipo, lo más probable es que necesiten ayuda con una tarea en algún momento. Ahora bien, esto no significa simplemente pasar la tarea a otra persona. Lo que significa es que cada miembro del equipo tiene las mismas responsabilidades. En cambio, los mejores gerentes de proyecto saben cómo ceder algo de control y delegar en los miembros del equipo.

Conoce el Equipo

Todos los miembros del equipo de gestión del proyecto deben estar familiarizados con las fortalezas, debilidades y especialidades de los demás. Por ejemplo, si un miembro del equipo necesita información de un departamento diferente, debe saber exactamente a quién preguntar. Esta familiaridad reduce el tiempo perdido. Es especialmente importante que un gerente de proyecto conozca muy bien a su equipo.

Cuando el miembro del proyecto sabe estas cosas, puede tomar decisiones que aprovechen las fortalezas de los miembros de su equipo, no sus debilidades. Conocer al equipo es un gran aspecto de la creación de una cultura positiva dentro de un proyecto, ya que celebra las habilidades de todos.

Celebre hitos

Hablando de cultura positiva, nunca subestimes el poder de tomarte un momento para marcar el cumplimiento de un hito. Alcanzar uno significa que el equipo ha logrado un progreso significativo y que el proyecto aún está en marcha. Como mínimo, es importante anunciar el logro de hitos durante los registros del equipo. Esto mantiene a todos en la misma página y mejora la eficacia del equipo.

Elija herramientas superiores de PM

La gestión de proyectos es un trabajo extremadamente complejo. Sin las herramientas adecuadas, es fácil cometer errores, desorganizarse e incluso no completar el proyecto. La mejor manera de proteger su proyecto de estos errores es elegir herramientas que simplifiquen todo el proceso.

El mejor software de gestión de proyectos hace precisamente eso. El uso de software de gestión de proyectos libera todo el potencial de su equipo y del proyecto y lleva el resultado final a nuevas alturas. La clave es encontrar un software de gestión de proyectos intuitivo y fácil de usar que no comprometa la funcionalidad.

Cómo ProjectManager facilita la gestión de proyectos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que hace que la gestión de proyectos sea más fácil que nunca. Nuestro software basado en la nube permite que todo el equipo trabaje en el proyecto mientras está en el campo o mientras viaja, y nuestra interfaz moderna combina la funcionalidad con una navegación fácil de usar. Esto significa que no perderá más tiempo tratando de familiarizarse con una nueva herramienta y más tiempo perfeccionando la definición de su proyecto.

Plan en diagramas de Gantt

Planifique sus proyectos de principio a fin con la poderosa función de diagrama de Gantt de ProjectManager, que le permite mapear las tareas del proyecto en fases. Incluso puede crear dependencias y establecer hitos. Además, puede importar archivos de Excel y archivos de Microsoft Project, por lo que cambiar a nuestro software es sencillo.

Seguimiento en Paneles de proyectos

A medida que el equipo del proyecto avanza con las tareas, los gerentes de proyecto pueden realizar un seguimiento de cada actualización de estado en nuestro panel de control en tiempo real que puede personalizar para mostrar las métricas más importantes. Se realiza un seguimiento de cada cambio en una tarea y se actualizan automáticamente los cuadros y gráficos coloridos y fáciles de leer. ¡Mantener un ojo en el progreso de su proyecto nunca ha sido tan fácil!

Obtenga todas estas características y más cuando use ProjectManager. Todas estas herramientas están disponibles en nuestro software para ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre su proyecto en tiempo real. ¡Vea lo que puede hacer por usted tomando esta prueba gratuita de 30 días!