¿Qué es un entregable del proyecto? Definición, ejemplos y más

Los proyectos producen entregables, que son simplemente los resultados de las actividades del proyecto. Los entregables del proyecto pueden ser grandes o pequeños, y su número también puede variar según el proyecto. Son acordados por el equipo de gestión del proyecto y las partes interesadas durante la fase de planificación del proyecto.

Otra forma de decirlo es que hay entradas y salidas en cualquier tipo de proyecto. Eso es lo que pones en el proyecto, como datos, recursos, etc., y luego lo que sale, que son los entregables. Nuevamente, esos entregables varían mucho. Por ejemplo, un entregable del proyecto puede ser un producto o servicio, o también puede ser la documentación que forma parte del cierre del proyecto.

Entregables del proyecto frente al producto

Hay una distinción entre los entregables del proyecto y del producto. Los entregables del proyecto son salidas tales como los planes del proyecto, los informes del proyecto e incluso las actas de las reuniones. Los entregables del producto, por otro lado, podrían ser hardware, software, aplicaciones móviles, contratos o incluso resultados de evaluación de pruebas.

Los entregables que los clientes y las partes interesadas esperan al final del proyecto son el producto o servicio, por supuesto, pero también hay papeleo, como se señaló. Estos documentos, una vez completados, son entregables que los clientes y las partes interesadas necesitan para evaluar el progreso o la finalización del proyecto.

Este papeleo puede incluir:

• contratos firmados
• Informes de gastos finalizados
• Otros tipos de informes de proyectos muestran cómo avanza el trabajo en comparación con las estimaciones del plan del proyecto.

Los entregables pueden variar según las especificaciones del proyecto y los requisitos de las partes interesadas. Pero todos los clientes y partes interesadas quieren entregables que envuelvan completamente el proyecto en su cierre y midan el desempeño contra las expectativas a lo largo del proyecto. Al definir los entregables del proyecto, es importante que utilice un software de planificación de proyectos como ProjectManager para crear una línea de tiempo del proyecto donde pueda visualizar fácilmente todas las tareas del proyecto, asignar trabajo y realizar un seguimiento del tiempo.

Cómo presentar entregables a las partes interesadas

Los informes de los gerentes de proyecto son los medios por los cuales estos tipos de entregables se presentan a los clientes y partes interesadas. Las diferentes partes interesadas tienen diferentes necesidades, por lo que la flexibilidad y la personalización son importantes para la elaboración de informes eficaces. Para satisfacer sus necesidades, el software de gestión de proyectos debe ser capaz de filtrar las numerosas entradas de datos para ofrecer el resultado adecuado.

Las herramientas de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y los calendarios de proyectos, pueden facilitar las presentaciones de las partes interesadas. ProjectManager tiene informes de un solo clic que capturan datos sobre la variación del proyecto, el tiempo, el costo y más. Estos informes pueden compartirse como archivos adjuntos en PDF o imprimirse según las preferencias de las partes interesadas. Mejor aún, cada informe se puede filtrar para mostrar solo los datos que las partes interesadas desean ver. No olvide, con nuestro software basado en la nube, esos informes reflejan datos en tiempo real. Si quieren obtener una vista de alto nivel, comparta el tablero en vivo con ellos. Ya está configurado en la herramienta, a diferencia de nuestros competidores, por lo que puede usarlo de inmediato. ¿Por qué no usarlo hoy tomando nuestra prueba gratuita de 30 días?

ProjectManager lo ayuda a crear los entregables del proyecto

Crear entregables para las partes interesadas es fácil con estos informes:

• Informe de estado del proyecto
• Informe de variación
• Informe de parte de horas

La compilación de informes de estado del proyecto es una excelente manera de:

1. Ilustrar a las partes interesadas cómo se está realizando el trabajo
2. Muestre qué miembros del equipo llevan las cargas más pesadas y si es necesario hacer ajustes
3. Resuma el margen de mejora a medida que avanza el proyecto o al cierre

Informe de estado

Nuestros informes de estado de proyectos son altamente personalizables, con opciones para seleccionar una amplia variedad de columnas y conjuntos de datos para recuperar exactamente la información que está buscando sobre el estado del proyecto.

A continuación se muestra un ejemplo de un informe de estado del proyecto que se puede generar con varias variables, incluida la estructura de desglose del trabajo (EDT), las fechas planificadas de inicio y finalización, las horas planificadas, el porcentaje completado, las asignaciones de tareas, las fechas de inicio y las horas reales:

Informe de variación

Los informes de variación se pueden personalizar para incluir solo tareas de resumen, porcentaje de finalización y una comparación del progreso real del proyecto con el progreso previsto:

El informe resultante muestra una comparación en paralelo de las fechas previstas de inicio y finalización, las horas previstas frente a las horas reales dedicadas y esa diferencia, y la diferencia en la duración prevista del proyecto y cuánto ha tardado realmente hasta la fecha:

Informe de parte de horas

Los informes de parte de horas brindan una vista panorámica de las horas que cada individuo trabajó en un proyecto.

También muestran:

• Asignación de tareas a los miembros del equipo y la importancia de esas tareas
• La tarifa por hora de cada individuo, y
• Muchos otros factores relacionados con los recursos, el tiempo y el costo

La hoja de horas muestra a la persona que envía la hora, la fecha de envío, cuántas horas individuales trabajó durante el período de tiempo seleccionado, su WBS y cuántas horas le quedan en el período de tiempo seleccionado:

El uso consistente de estos tres informes ayuda a mantener a su equipo a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance. Las lecciones aprendidas en las bibliotecas también pueden ser una gran herramienta para ayudar a construir sobre los éxitos y evitar la duplicación de errores en proyectos futuros.

Bibliotecas de lecciones aprendidas

Crear una biblioteca de lecciones aprendidas es una excelente manera de recopilar conclusiones de los proyectos. Es un lugar central para ver trabajos que superaron las expectativas y también trabajos que podrían haber sido mejores. Cuando comienza un nuevo proyecto, los gerentes de proyecto usan este recurso para planificar los obstáculos conocidos.

ProjectManager actúa como un centro en línea para todos los documentos de su proyecto, manteniéndolo organizado y todo al alcance de su mano, ya sea que esté en la oficina, en el campo o en casa. Utilice nuestra vista de lista para recopilar todos sus informes sobre entregables. Más que una simple lista de tareas pendientes, puede asignar, comentar y realizar un seguimiento del progreso de cada elemento. Guarde los proyectos antiguos para obtener datos históricos cuando planifique proyectos nuevos. Nuestras etiquetas personalizadas facilitan la catalogación de su trabajo para que siempre sea fácil de encontrar.

Recopile sus informes sobre entregables y todos los documentos del proyecto en la vista de lista de ProjectManager . ¡Pruébelo gratis!

Entregables del proyecto esperados antes del cierre

El desarrollo de entregables no solo ocurre durante el cierre del proyecto. Los patrocinadores de proyectos también esperan entregables durante las fases de inicio, planificación y ejecución de un proyecto. Echemos un vistazo a los tipos de entregables creados en estas fases con más detalle.

Los entregables finales describen el alcance completo del trabajo de un proyecto, mientras que los entregables creados durante las fases anteriores de un proyecto se basan en instantáneas a corto plazo de la actividad del proyecto.

Los entregables de la fase de inicio pueden incluir un acta de constitución del proyecto o un caso de negocios. Se accede a la biblioteca de lecciones aprendidas al comienzo de la fase de planificación, por lo que la información se puede utilizar de proyectos anteriores para informar mejor la planificación del próximo proyecto. El plan de comunicaciones, el plan de gestión de riesgos y problemas, el plan de gestión de cambios, los planes de adquisiciones y el cronograma general del proyecto también se crean durante la fase de planificación. Hay documentos que rodean cada uno de estos planes que informan a las partes interesadas y clientes a medida que se desarrolla el plan.

Hacer referencia al plan del proyecto es la actividad más común durante la ejecución del proyecto. Toda la actividad del proyecto se gestiona contra el plan del proyecto.

El seguimiento de la ejecución del proyecto incluye:

1. Informes de rendimiento para medir cómo va el trabajo y cómo se están desempeñando los miembros del equipo
2. Registros de riesgos y problemas para rastrear los problemas que deben abordarse, y
3. Cambie los registros que identifican los cambios realizados en el plan del proyecto y cómo están afectando al proyecto.

Las partes interesadas y los clientes pueden exigir informes y registros en cualquier momento. Estar siempre preparado es la moraleja de la historia.

Las partes interesadas y los clientes pueden solicitar entregables en cualquier momento. Ser capaz de cambiar sobre la marcha y producir lo que su cliente quiere requiere una herramienta sólida de gestión de proyectos para mantener las cosas organizadas y actualizadas. ProjectManager está todo en línea, por lo que los miembros del equipo pueden colaborar en los entregables y preparar rápidamente los mejores resultados posibles. Pruebe nuestro galardonado software con esta prueba gratuita de 30 días.