Diseño de proyectos en gestión de proyectos: una guía rápida

La fase de diseño del proyecto es el primer paso en la planificación de un proyecto. Establece el escenario para el inicio del proyecto y la fase de planificación del proyecto y documentos importantes como el acta de constitución del proyecto y el plan del proyecto.

¿Qué es el diseño de proyectos?

El diseño del proyecto es un proceso de lluvia de ideas en el que el equipo de gestión del proyecto comienza a pensar en el proyecto desde una perspectiva de alto nivel, delineando objetivos, metodologías, recursos y criterios de éxito para establecer un enfoque del proyecto que se presentará a las partes interesadas para luego comenzar con el inicio del proyecto. y fases de planificación del proyecto. En esta etapa del proyecto se toman las decisiones sobre cómo administrar y gobernar.

Luego, después de la fase de diseño del proyecto, se puede crear una propuesta de proyecto, un acta de constitución del proyecto y un plan del proyecto. Estos documentos del proyecto se utilizarán luego para gestionar la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.

Sin embargo, el pensamiento que se lleva a cabo durante el diseño del proyecto no se centra tanto en los detalles, sino que trabaja en un nivel superior en términos de gestión del proyecto. El software de planificación de proyectos puede ayudar a organizar tanto la estrategia de alto nivel como los detalles específicos del diseño de un proyecto.

ProjectManager, por ejemplo, tiene diagramas de Gantt para hacer cronogramas detallados, pero también tableros kanban para facilitar la colaboración en el aspecto estratégico del diseño del proyecto. Administre su estrategia, plan, cronograma, ejecución e informes en un software de administración de proyectos fácil de usar. Pruébalo gratis hoy.

¿Cuál es el propósito del proceso de diseño del proyecto?

El diseño del proyecto define la metodología general del proyecto que se utilizará y una descripción general del mismo. Describe los principales entregables, productos o características que se completarán. El diseño del proyecto también estima aproximadamente el presupuesto y describe cómo monitorear y evaluar el progreso. Puede haber más de un diseño presentado a las partes interesadas, quienes luego pueden elegir cuál creen que se adapta mejor a sus necesidades.

¿Por qué es importante la fase de diseño del proyecto?

El diseño del proyecto es un primer paso importante hacia un proyecto exitoso. El diseño de un proyecto es una organización estratégica de ideas, materiales y procesos con el propósito de lograr una meta. Los gerentes de proyecto confían en un buen diseño para evitar trampas y proporcionar parámetros para mantener aspectos cruciales del proyecto, como el cronograma y el presupuesto.

Proceso de diseño de proyectos: cómo diseñar un proyecto paso a paso

Hay pasos a seguir para definir los diseños del proyecto y desarrollar una estrategia de implementación. Son los pasos más importantes de un proyecto. Por lo tanto, desea involucrar a su equipo y a las partes interesadas en el proceso para asegurarse de que está cubriendo todas las bases. Tómese el tiempo para completar esta etapa a fondo.

1. Defina la visión de su proyecto

¿Cuál es su visión para el proyecto? Esto no es una esperanza de pastel en el cielo, sino una declaración de visión, que prevé un problema que necesita resolución. Eso significa aclarar la razón del proyecto. La declaración de visión es un documento formal que establece el potencial del proyecto. Se presenta a las partes interesadas para mostrar la viabilidad del proyecto y sus beneficios.

No es un documento largo y detallado. Puedes tener una visión breve e idealista en cuanto al resultado del proyecto; después de todo, así es como vendes el proyecto. Por lo tanto, pinte una imagen del éxito del proyecto y colóquelo en un contexto más amplio.

2. Indique el problema que resolverá su proyecto

Para respaldar ese documento de visión, debe identificar un problema que necesita solución. Por lo tanto, a menudo se requiere una evaluación de necesidades, para que pueda ver los obstáculos que enfrenta el negocio. Esto alineará el problema que está abordando con la organización y su estrategia. También le proporcionará los datos necesarios para diseñar una solución óptima para el problema.

Para empezar, ¿qué información estás reuniendo? ¿Qué fuentes hay para esa información y cómo la recopilará? A continuación, analice y determine los problemas que se están creando para resolver su proyecto. Recoge esos resultados en un documento.

3. Estimar los recursos del proyecto que serán necesarios

A continuación, debe reconocer los recursos necesarios para realizar el proyecto. Los recursos son cualquier cosa, desde personas hasta equipos y las instalaciones necesarias para completar el proyecto con éxito.

Una buena manera de averiguar los recursos es la misma forma en que los periodistas abordan una noticia, con las Cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. ¿A quién necesita para ejecutar el proyecto, qué herramientas de gestión de recursos se requieren, dónde se realizará el trabajo, cuándo comenzará y finalizará el proyecto y por qué se necesitan estos recursos?

4. Resuma los objetivos de su proyecto

No puede lograr sus objetivos si no los ha identificado primero. Una meta es algo al final del proyecto que es a la vez observable y medible. Un objetivo coincide con la resolución de un problema.

Cree una declaración de objetivos que explique cómo se abordan los objetivos en el proyecto. Para hacerlo bien, aplique el método SMART, que significa específico, medible, alcanzable, realista y relevante en el tiempo. Cada meta debe ser definida por estos términos.

5. Estructura tu estrategia de proyecto

Para lograr los objetivos del proyecto debe haber una estrategia en marcha. Una estrategia es un proceso para alcanzar los objetivos del proyecto dentro de las limitaciones del proyecto, como sus recursos, cronograma, presupuesto, etc. ¿Cómo se puede crear una estrategia para lograr los objetivos del proyecto?

Considere los precedentes y mire hacia atrás en proyectos similares del pasado y lo que podrían haber mostrado en términos de los pros y los contras de sus estrategias aplicadas. Las mejores prácticas para la gestión de proyectos siempre son una buena base y luego construyen una estrategia de forma incremental, creando un camino hacia el éxito.

6. Preparar un Plan de Contingencia

Cualquier gerente de proyecto sabe que muy pocas cosas suceden según lo planeado. Debe haber un plan de respaldo para responder rápida y correctamente a los problemas a medida que surgen en un proyecto. Por lo tanto, esto debe incluirse en el diseño de su proyecto.

Busque los riesgos negativos inherentes al proyecto. Están integrados en varios lugares, como equipos, que pueden carecer de habilidades, tener ausencias inevitables, rotación, etc. Los horarios pueden estar plagados de retrasos. El alcance podría haber sido mal definido. Los costos se subestiman o los fondos se agotan. Tenga un plan para abordar estos riesgos.

7. Establecer un Plan de Evaluación

Un proyecto siempre debe estar en evaluación. Un plan de evaluación lo ayudará a monitorear el proyecto y tal vez incluso lo avise cuando comience a desviarse del camino. Utilice este plan para analizar los componentes del proyecto, los resultados y los impactos.

Los resultados son cambios medibles, mientras que los impactos son qué tan bien se están logrando las metas del proyecto. Por lo tanto, el plan de evaluación es un documento detallado que define los criterios para determinar la eficacia y eficiencia del proyecto mediante el seguimiento del progreso en todos los aspectos del proyecto.

8. Estime los costos y cree un presupuesto del proyecto

El presupuesto describe los recursos financieros que impulsan el proyecto. Un presupuesto asignará un costo a cada uno de los requerimientos del proyecto. Crear un presupuesto de proyecto significa formalizar los recursos financieros que se destinarán al proyecto. Esto comienza con la elección de una forma de estimar costos, identificar impactos e informar sobre la evaluación.

9. Crear una propuesta de proyecto

Todo esto conduce a una propuesta de proyecto para explicar por qué se debe ejecutar el proyecto y cuáles son sus beneficios. Se resumen los pasos anteriores, redactando la visión del proyecto y una breve descripción del problema del que habla. Luego establezca los objetivos del proyecto y describa la estrategia que se utilizará para lograr esos objetivos.

Ejemplo de diseño de proyecto

Los directores de proyectos utilizan herramientas de gestión de proyectos, como diagramas de Gantt, para estructurar el diseño de sus proyectos. Aquí hay un ejemplo de diseño de proyecto simple que muestra cómo las ideas de diseño de proyecto se agregan a esta herramienta de planificación de proyectos.

Para este ejemplo de diseño de proyecto, echemos un vistazo a un proyecto de construcción. Como puede ver en la imagen a continuación, durante la fase de diseño del proyecto, los gerentes de proyecto pueden usar diagramas de Gantt para agregar las principales tareas y entregables, así como para construir la estructura de desglose del trabajo de un proyecto para delinear las fases de la ejecución del proyecto.

Los diagramas de Gantt de ProjectManager tienen dos partes principales. En el lado izquierdo hay una hoja de cálculo que permite a los administradores de proyectos ingresar información que se usará para generar automáticamente una línea de tiempo del proyecto en el lado derecho. Esta línea de tiempo no solo mostrará las tareas del proyecto, sino también los hitos, las dependencias de las tareas y las fechas de vencimiento de los entregables del proyecto.

Qué puede hacer ProjectManager para ayudarlo a diseñar su proyecto

Diseñar un proyecto requiere mucho trabajo, pero el uso de herramientas de gestión de proyectos facilita el proceso de creación de un esquema que detalla estas diversas partes del proyecto. Además de usar diagramas de Gantt para organizar sus ideas de diseño de proyectos en una línea de tiempo del proyecto, también puede usar tableros kanban para administrar el flujo de trabajo usando ProjectManager.

Planificar flujos de trabajo con tableros Kanban

ProjectManager tiene una función kanban que se creó para visualizar los flujos de trabajo. La fase de diseño del proyecto implica la colaboración entre los miembros del equipo de gestión del proyecto que necesitarán compartir archivos y comunicarse en tiempo real, lo que se puede lograr con los tableros kanban de ProjectManager que permiten a los equipos del proyecto comunicarse y estructurar mejor el diseño del proyecto.

Es fácil ver cómo este proceso puede servirle a lo largo del diseño del proyecto, a medida que recopila más documentos para definir su proyecto. Luego, una vez que ejecute lo correcto, puede usar los paneles en tiempo real de ProjectManager para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Seguimiento de proyectos con paneles en tiempo real

Los paneles en tiempo real de ProjectManager ayudan a los administradores de proyectos a realizar un seguimiento de los costos, los plazos y el progreso del proyecto una vez que el diseño del proyecto se convierte en realidad. Estos potentes paneles se pueden utilizar para realizar un seguimiento de varios proyectos en una cartera.

Solo un software de gestión de proyectos robusto puede manejar todos los datos necesarios para un buen diseño de proyecto. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que tiene características, como el diagrama de Gantt en línea, para ayudar a programar, así como otras, para ayudar con el presupuesto y la asignación de recursos. Vea cómo puede ayudarlo con esta prueba gratuita de 30 días.