Técnicas de estimación de proyectos: una guía rápida

Un proyecto exitoso comienza con una estimación exitosa. Para programar adecuadamente el trabajo para ejecutar su proyecto, necesita conocer el cronograma, los costos, el alcance, el riesgo y más. Todas estas consideraciones son parte de las técnicas de estimación de proyectos.

Las técnicas de estimación son útiles para tomar decisiones sobre la viabilidad de su proyecto. Si decide seguir adelante, son esenciales para pronosticar proyectos con precisión. Definamos técnicas de estimación de proyectos, incluida una lista de verificación de lo que necesita estimación, y ofrezcamos algunas de las técnicas más populares que puede implementar.

¿Qué son las técnicas de estimación de proyectos?

Las técnicas de estimación de proyectos son herramientas que ayudan a los gerentes de proyectos a pronosticar el costo, el tiempo y otras variables relacionadas con un próximo proyecto. Estas técnicas de estimación permiten una previsión más precisa de los elementos clave de cada proyecto e incluyen coste, tiempo, alcance, riesgo, recurso y calidad. Las estimaciones de asignación de recursos tienden a usarse más en operaciones ágiles de TI.

El propósito de las técnicas de estimación de proyectos es ayudar a los clientes a comprender la inversión necesaria para entregar el proyecto. El director del proyecto tiene que vender el proyecto al cliente y convencerlo de que obtendrá un retorno de su inversión. Si se aprueba el proyecto, el gerente del proyecto necesita estas técnicas de estimación para determinar un plan factible para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Específicamente, las técnicas de estimación de proyectos incluyen un cálculo aproximado del precio, el tiempo u otros aspectos medibles del proyecto. Estas técnicas de estimación son necesarias para los clientes, las partes interesadas y el proceso de planificación del proyecto porque, sin ellas, se está adivinando. En cambio, las técnicas de estimación de proyectos le permiten calcular un número realista.

El software de gestión de proyectos puede ayudar cuando se utilizan técnicas de estimación. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que no solo lo ayuda a estimar el costo, el tiempo, los recursos y más del proyecto, sino que también tiene las funciones que necesita para planificar, monitorear e informar sobre ese proyecto. Nuestros diagramas de Gantt le permiten estimar el tiempo, el costo y los recursos para ayudarlo a crear el cronograma de su proyecto, incluida una estructura de desglose del trabajo, vinculando tareas dependientes para evitar cuellos de botella e incluso filtrando por la ruta crítica. Cuando establezca una línea de base, podrá calcular automáticamente la varianza a medida que ejecuta su proyecto para mantenerse al día. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Lista de verificación de estimación de proyectos

Hemos repasado los elementos esenciales que deberían formar parte de las técnicas de estimación de su proyecto, pero es útil saber más sobre ellos individualmente. Como se señaló anteriormente, hay seis áreas principales que deben estimarse al investigar o planificar un proyecto. Son costo, tiempo, alcance, riesgo, recurso y calidad. Veamos más de cerca cada uno de estos elementos del proyecto.

1. Costo

El costo es lo que la mayoría de la gente piensa cuando piensa en técnicas de estimación. Esto es comprensible ya que la mayoría de los proyectos se discuten en dólares y centavos. Los proyectos son una inversión y si no puede obtener un retorno de esa inversión, no ha entregado un proyecto exitoso.

Si está familiarizado con la gestión de proyectos, entonces conoce la triple restricción: costo, alcance y tiempo. Estas son las tres fuerzas principales que impactan cualquier proyecto. El costo es simplemente dinero; o no tiene suficiente para completar el proyecto o gasta demasiado y el proyecto termina costando mucho más de lo previsto. Ningún escenario es ideal.

Pronosticar con precisión cuánto costará el proyecto antes de la ejecución es importante para su cliente y las partes interesadas. Esa cifra a menudo determina si siguen adelante con el proyecto o no. También lo ayuda a administrar las expectativas de su cliente sobre el proyecto, por lo que averiguar cuánto necesitará y cuándo lo necesitará son estimaciones críticas del proyecto.

2. Tiempo

Otro pilar de la triple restricción es el tiempo. Esto se refiere a la cantidad total de tiempo que llevará completar el proyecto y las tareas que lo acompañan. Si sabe cuánto tardará su equipo en realizar sus tareas, esas tareas se pueden incluir para ofrecer una estimación de tiempo bastante precisa.

Esto es de vital importancia para el gerente del proyecto a medida que comienza a formular el plan y el cronograma del proyecto. Si bien los gerentes de proyecto quieren saber cuánto tiempo lleva un proyecto y las partes interesadas del proyecto ciertamente están interesadas en los plazos, existen otras razones por las cuales el tiempo es una estimación crucial del proyecto.

Así como el dinero dicta la financiación del proyecto, saber cuánto tiempo llevará el proyecto permite al director del proyecto programar los recursos necesarios. La coordinación de los recursos depende del cronograma desarrollado. El tiempo también informa cuándo se recibirán los entregables clave.

3. Alcance

La última restricción triple es el alcance. El alcance del proyecto es simplemente todo lo que se debe hacer en el proyecto para que se entregue con éxito. En otras palabras, los gerentes de proyecto necesitan estimar cuánto trabajo está involucrado para recibir el entregable final. Al hacer esto, incluyendo qué tareas están involucradas, sabrá los materiales necesarios para ejecutar el proyecto.

El alcance encaja muy bien con el tiempo y el costo para crear la restricción triple y una base sobre la cual se debe basar cualquier técnica precisa de estimación de proyectos. De hecho, el alcance, el tiempo y el costo son tan interdependientes que son clave para administrar un proyecto.

Si, por ejemplo, un proyecto requiere más tiempo, entonces el alcance o el costo tendrán que cambiar. Lo mismo es cierto si se producen costos adicionales. Es como un acto de equilibrio con el éxito del proyecto sostenido por estas tres patas. Pero eso no significa que sean las únicas estimaciones necesarias para las técnicas de estimación.

Relacionado: Plantilla gratuita de alcance del proyecto para Word

4. Riesgo

Fuera de la triple restricción, pero no menos impactante es el riesgo del proyecto. El riesgo es cualquier cosa que no se espera que suceda y que sucede y afecta el proyecto. El riesgo puede ser malo y generalmente se considera negativo, pero hay riesgos positivos que pueden ser oportunidades.

Ya sea que desee mitigar o aprovechar un riesgo, debe estimar lo que podría ocurrir para estar preparado. Las técnicas de estimación del riesgo implican identificar lo que podría suceder y elaborar un plan para responder a ello. Es posible que esto no cubra todas las bases, pero lo coloca en una mejor posición para actuar.

Este es el comienzo de un plan de gestión de riesgos. También habrá miembros del equipo que serán responsables de identificar el riesgo y, si surge un problema, habrá miembros del equipo que sean los responsables. Eso significa que son responsables de realizar un seguimiento de su progreso a medida que se mitiga o se utiliza en beneficio del proyecto.

5. Recurso

Los recursos son todo lo que necesita para realizar el proyecto, incluido su equipo, materiales, equipo, etc. Naturalmente, los recursos también necesitan técnicas de estimación. No desea comenzar a ejecutar un proyecto sin saber cuántos subcontratistas necesitará o qué software utilizará su equipo.

La administración de recursos lo ayuda a saber qué necesita y cuándo lo necesita para que no haya demoras mientras los equipos esperan el equipo cuando trabajan en las tareas. También necesita saber quién está disponible y cuándo para que se les pueda asignar trabajo. Es importante saber a quién se le asignó qué trabajo para asegurarse de equilibrar su asignación.

Está claro que, si bien la triple restricción presenta tres de los factores más importantes para llevar un proyecto a buen término, no son los únicos. Ciertamente, los recursos son críticos. Incluso pueden ser más difíciles de estimar, ya que a menudo provienen de una variedad de vendedores, proveedores y personas externas que están fuera del control del gerente del proyecto.

6. Calidad

Finalmente, el proyecto no es un éxito a menos que se cumplan las expectativas de calidad. Puede entregar el proyecto a tiempo e incluso por debajo del presupuesto, pero si no cumple con las demandas establecidas por los clientes o las partes interesadas de su cliente, ese es un proyecto fallido.

La calidad es cumplir con ciertas normas o expectativas, según el proyecto. Puede haber restricciones ambientales o el producto tiene que funcionar como se anuncia. Cualesquiera que sean las limitaciones de calidad, pueden hacer que se invierta más tiempo y dinero en el proyecto.

Hacer una estimación precisa de qué nivel de calidad se espera informa las otras cinco estimaciones anteriores. En cierto sentido, las seis estimaciones de estos proyectos están relacionadas o, al menos, interconectadas. Independientemente de las estimaciones de calidad que realice, seguramente también afectarán su costo y tiempo, el posible alcance, el riesgo y los recursos.

Tipos de técnicas de estimación de proyectos

Ahora que entendemos lo que estamos estimando, veamos algunas de las técnicas de estimación de proyectos más populares. Es probable que los proyectos usen uno o más de estos al hacer estimaciones y cuanto más use, más probable será que sus estimaciones sean precisas.

1. Estimación de arriba hacia abajo

Las estimaciones de arriba hacia abajo son una técnica de estimación que comienza con un tiempo total para el proyecto y luego lo divide en fases, que luego se dividen en tareas. Esta es una técnica de estimación clásica que utiliza una apariencia como la estructura de descomposición del trabajo (WBS).

Esto se usa comúnmente cuando un cliente exige que el proyecto se complete dentro de un período de tiempo determinado. Esta técnica de estimación de proyectos funciona bien para este escenario, ya que tiene un bloque de tiempo y puede dividirlo en actividades para cumplir con la fecha límite.

2. Estimación ascendente

Esta es la inversa de la técnica de estimación anterior. En lugar de dividir la línea de tiempo en tareas, estima cada tarea y las combina en una estimación para todo el proyecto.

Este es un método más preciso, ya que el uso de tareas más pequeñas para crear un cronograma más grande le dará una mejor estimación del tiempo que le llevará completar el proyecto. El problema es que esta técnica de estimación lleva más tiempo.

3. Estimación análoga

La estimación análoga es una técnica en la que el director del proyecto observa un proyecto anterior similar y estudia sus variables para llegar a una estimación del tiempo y el costo del proyecto actual. Esta comparación funciona mejor cuando hay más datos que conducen a una mayor precisión.

Esta es una técnica de estimación de arriba hacia abajo, ya que el gerente del proyecto primero estima los costos del proyecto y luego lo divide en partes más pequeñas. Es útil usar esta técnica de estimación cuando tiene recursos de estimación limitados.

4. Estimación paramétrica

Esta es otra técnica de estimación que aprovecha los datos de proyectos anteriores. En esta técnica de estimación, hay intentos de ajustar los datos para reflejar las diferencias entre el proyecto anterior y el nuevo que está estimando.

Al tomar los detalles de un proyecto anterior y prorratearlos, el director del proyecto puede estimar el proyecto actual con mayor precisión. Esto a veces se denomina modelado paramétrico.

5. Estimación de tres puntos

A menudo, cuando se estima de abajo hacia arriba, se utilizará la estimación de tres puntos. En este caso, en lugar de estimar la duración de una sola tarea, se aplican tres estimaciones. Una es la estimación optimista, la otra es pesimista y, finalmente, la conjetura más probable. El promedio de estos se utilizará como la estimación real.

Es posible que esté familiarizado con la estimación de tres puntos si alguna vez ha utilizado la técnica de programa, evaluación y revisión (PERT). También utiliza lo que se llama un promedio ponderado como técnica de estimación para pronosticar con mayor precisión.

6. Juicio de expertos

Buscar la ayuda de expertos o personas con experiencia en la gestión del tipo de proyecto es, con mucho, la técnica de estimación más común. Ciertamente es más rápido y más fácil que hacer cálculos. Las personas tienden a confiar en otras personas que han pasado por una experiencia similar.

Es una técnica de estimación flexible en el sentido de que puede usarla para estimaciones de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. En algunos casos, los expertos y las experiencias no se alinean con su proyecto actual. Los expertos aún pueden ser útiles, pero sus opiniones deben ser atenuadas por otras técnicas de estimación.

Técnicas de Estimación y ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a convertir técnicas de estimación en planes y cronogramas de proyectos. Nuestro software ofrece datos en tiempo real para que los directores de proyectos puedan realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento a medida que sucede. El uso del software es la mejor herramienta de su arsenal para ajustar los planes cuando las estimaciones no son las adecuadas. Las técnicas de estimación son conjeturas fundamentadas, pero los datos en tiempo real son hechos.

Supervise los costos en tiempo real

Asegurarse de que sus estimaciones sean precisas y de que no gaste de más es difícil. No poder rastrear esos costos puede significar problemas para el éxito del proyecto. Es por eso que tenemos paneles en tiempo real que le brindan una vista de alto nivel del proyecto, calculando y mostrando automáticamente seis métricas, incluidos los costos. Para una inmersión más profunda, hay hojas de tiempo e informes sobre hojas de tiempo, costos y más que se pueden personalizar para enfocarse solo en lo que desea ver.

Mantenga un registro del alcance

Lo mismo ocurre con el alcance de su proyecto. Ha realizado una estimación precisa, pero ¿el proyecto la mantiene? Contamos con herramientas de gestión de recursos que le permiten realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo de proyecto. Si están sobreasignados o sub-asignados con tareas, eso podría significar problemas. Un vistazo rápido a la tabla de carga de trabajo codificada por colores y es claro para ver quién está haciendo qué. Luego puede equilibrar la carga de trabajo del gráfico para mantener la productividad de su equipo y mantenerse al día.

Las técnicas de estimación son importantes. Los gerentes de proyecto pueden usar nuestro diagrama de Gantt o la vista de hoja para planificar el proyecto y determinar los costos, el tiempo, el alcance y más. Pero una vez que el proyecto comienza, es cuando el caucho sale a la carretera. Es mejor que tenga una herramienta de gestión de proyectos que pueda monitorear en tiempo real y realizar un seguimiento de su tiempo, alcance y costo para lograr el éxito.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, monitorear e informar sobre proyectos a lo largo de su ciclo de vida. Nuestra plataforma colaborativa significa que puede compartir archivos y colaborar fácilmente, ya sea que esté en la oficina, en el campo o trabajando de forma remota. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que ya están utilizando nuestra herramienta. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.