Las 10 mejores estrategias de ejecución de proyectos

¿Su organización no logra cerrar las brechas entre la estrategia y la ejecución del proyecto? Esta no es una tarea fácil.

Afortunadamente, hay estrategias (¡y herramientas!) que puedes usar para superar esas brechas, y no estás solo en este desafío. Aprendamos cómo las estrategias y herramientas adecuadas pueden ayudarlo a cerrar las brechas para promover la ejecución exitosa del proyecto. Escucharemos a los expertos y revisaremos los puntos clave que los líderes de proyectos pueden poner en práctica de inmediato en sus programas y proyectos.

¿Qué es la ejecución del proyecto?

Durante los cinco grupos de procesos del ciclo de vida del proyecto, existen múltiples objetivos y resultados para cada fase. Después del inicio del proyecto y los procesos de planificación, comienza la ejecución del proyecto.

Los directores ejecutivos exitosos Ram Charan y Larry Bossidy definen la ejecución en su libro Executive: The Discipline of Getting Things Done: “La ejecución es un conjunto específico de comportamientos y técnicas que las empresas deben dominar para tener una ventaja competitiva. Es una disciplina propia”.

La ejecución del proyecto es la tercera fase del ciclo de vida del proyecto y una de las más vitales de las fases del proyecto. Durante esta fase, construirá sus entregables y los presentará a su cliente y partes interesadas clave. Esta suele ser la fase más larga del ciclo de vida del proyecto y, como era de esperar, la más exigente.

El propósito clave de la ejecución del proyecto es completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto y cumplir con los objetivos clave del proyecto. Durante esta fase, un líder de proyecto se enfoca en estos procesos clave:

• La gestión de personas
• Seguimiento de procesos
• Comunicar información a todas las partes interesadas clave, patrocinadores y miembros del equipo.

Cuando está ejecutando un proyecto, necesita administrar muchas cosas: recursos, costos, cronograma y más. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que tiene múltiples vistas de proyectos que pueden hacer esto de manera más eficiente. Cree diagramas de Gantt, asigne tareas y realice un seguimiento del progreso para compartir datos con las partes interesadas y mantener al equipo del proyecto conectado en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Pasos de ejecución del proyecto

La ejecución del proyecto, al igual que la gestión de proyectos, se divide en pasos para asegurarse de que no está descuidando nada crucial. Los ocho pasos del proyecto pueden diferir ligeramente según el proyecto y cómo funciona su organización, pero a continuación describimos los conceptos básicos.

1. Ejecutar Alcance del Proyecto

Planificó el alcance del proyecto, recopiló los requisitos y los definió mediante una estructura de desglose del trabajo. Una vez que ese alcance ha sido validado, es hora de ponerlo en acción. Esto también implica controlar el alcance, que es parte de las fases de seguimiento y control de un proyecto.

2. Administra tu equipo

Asignar tareas al equipo es solo el comienzo; necesita monitorear su trabajo y asegurarse de que estén produciendo a su máxima capacidad al monitorear su carga de trabajo y eliminar cualquier cuello de botella que pueda bloquear su progreso.

3. Hacer cambios

Esto conduce a los cambios que son necesarios para cada proyecto. No importa cuán bueno sea su plan, habrá cambios que afectarán su agenda y presupuesto. Debe monitorear el proyecto, recomendar cambios y tomar medidas correctivas para mantenerse encaminado.

4. Actualizar a las partes interesadas

Sus partes interesadas están comprometidas con el proyecto y usted necesita gestionar sus expectativas. Una forma de hacerlo es comunicarse regularmente con ellos. Administre esas comunicaciones averiguando con qué frecuencia quieren que se actualicen y cómo prefieren recibir esas actualizaciones.

5. Realizar ejercicios de formación de equipos

La ejecución adecuada solo ocurre cuando los equipos trabajan juntos. Esa colaboración implica muchas cosas, como herramientas para conectarlos, pero también confianza. Los ejercicios de creación de equipos son una forma de generar confianza, especialmente para los equipos nuevos que no tienen mucha experiencia compartida.

6. Celebra los hitos

Algunos pueden querer guardar las celebraciones hasta la entrega final, pero tener hitos, reconocerlos y recompensar al equipo durante la fase de ejecución es la forma de mantener la moral alta, lo que influye en la productividad.

7. Reúnase regularmente

Para mantener actualizadas a las partes interesadas, debe tener una imagen clara del rendimiento y el progreso del proyecto. Existen herramientas que monitorean e informan sobre el desempeño, pero también debe reunirse regularmente con el equipo del proyecto y obtener informes de estado y comentarios.

8. Cambios en los documentos

Como hemos señalado, el cambio es parte de un proyecto. Puede sentirse tentado a identificar y responder rápidamente al cambio, lo cual es importante. Pero sin documentar estos cambios en el plan del proyecto, se está preparando para tener problemas. Estos documentos de gestión de cambios ofrecen datos históricos para proyectos futuros, pero también explican acciones en el actual.

Desafíos de ejecución de proyectos

Hay más problemas de los que hemos descrito, ya que las cosas pueden salir mal o desviarse del plan del proyecto. Es por eso que el monitoreo y el seguimiento durante la ejecución son tan importantes. Aquí hay algunos problemas comunes a tener en cuenta.

La fluencia del alcance es cuando el alcance del proyecto va más allá de sus objetivos originales. Esto puede suceder debido a que las partes interesadas desean cambios, problemas de la cadena de suministro y más. Es su trabajo revisar cada cambio y priorizarlos o ignorarlos en consecuencia.

Tener un equipo de confianza requiere que todos sean responsables de su trabajo. Sin responsabilidad, tendrá largas demoras y mayores costos. Hacer que su equipo rinda cuentas es parte de la gestión exitosa de su equipo.

Debería haber desarrollado un plan de gestión de riesgos durante la fase de planificación y será útil a medida que ejecuta el proyecto. Esto le permite identificar los problemas a medida que surgen y responder a ellos rápidamente.

Brechas de ejecución

Las organizaciones que implementan una estrategia ejecutiva para convertir los objetivos estratégicos en valor comercial descubrirán el "sistema más grande" para el éxito: los ejecutivos de C-suite, la gerencia media, el gerente de proyecto y el equipo de proyecto.

A principios de este año, se publicó otro libro llamado Filling Execution Gaps de Todd Williams. El libro de Williams va un paso más allá para identificar claramente "seis brechas de ejecución" para cerrar y lograr el éxito repetible del proyecto.

Según el último PMI Pulse of the Profession 2017, "C-suite continúa enfocándose en gran medida en unir la formulación y ejecución de estrategias y abordar la tecnología y la interrupción del negocio". La investigación de Williams revela las lagunas que nos hemos estado perdiendo.

La investigación de Williams identifica seis brechas principales que impiden la ejecución exitosa del proyecto:

• Ausencia de entendimiento común
• Patrocinadores ejecutivos desconectados
• Desalineación con los objetivos estratégicos
• Mala gestión del cambio
• Gobierno corporativo ineficaz
• Liderazgo mediocre

La realidad es que arreglar cada brecha individualmente no es la solución. El verdadero desafío es encontrar soluciones, desarrollar planes de acción e implementar estrategias para corregir las seis brechas. Según Williams, no es ciencia espacial, pero comprender cómo cada brecha afecta las iniciativas de su programa es clave para la fase más crítica de su proyecto: la ejecución.

Cerrar la brecha de ejecución

Hay dos piezas para cerrar la brecha:

• Alinear las metas y objetivos del plan estratégico con un plan de implementación
• Ejecutar en el programa y proyecto la entrega de resultados que cumplan con esos objetivos

Cerrar esa brecha de ejecución, también conocida como brecha de estrategia, es uno de los desafíos más frustrantes que enfrentan los líderes empresariales en la actualidad. La brecha de ejecución es una brecha percibida entre las estrategias y expectativas de una empresa y su capacidad para cumplir esos objetivos y poner las ideas en acción.

Plantilla del plan de ejecución del proyecto

Si está buscando una plantilla de ejecución de proyecto, tenemos una plantilla de plan de acción gratuita para Excel que describe los pasos de acción que debe seguir. Enumera quién está asignado a la tarea, la fecha límite, qué recursos se necesitan y más. Es un documento estático, pero si no está listo para actualizarse al software de administración de proyectos, lo encontrará útil.

Consejos estratégicos para mejorar la ejecución de proyectos

Revisemos algunas estrategias para promover la ejecución exitosa de proyectos.

1. Comience con el fin en mente

Es una buena idea considerar alinear su estrategia con los resultados finales proyectados. Un gran problema al pasar del concepto a la implementación es simplemente la falta de metas y objetivos claramente definidos. Los ejecutivos que no pueden definir lo que quieren lograr difícilmente pueden esperar que los líderes de proyecto entiendan su estrategia y lideren sus proyectos con algún nivel de contribución significativa.

2. Obtenga la aceptación de su equipo central

Un proyecto bien definido ayuda a obtener la aceptación de su equipo y las partes interesadas. Explicar la visión detrás de las decisiones estratégicas le da a este equipo central una comprensión más profunda de cómo su conocimiento y trabajo contribuirán al conjunto más amplio. El uso de software de gestión de proyectos colaborativos es una forma ideal de mantener a todos trabajando en equipo mientras se mantienen los objetivos principales a la vista.

3. Los líderes de proyecto logran que sus proyectos crucen la línea de meta

Para asegurarse de que las estrategias se pongan en marcha, asegúrese de tener el talento con las habilidades adecuadas de liderazgo de proyectos para administrar el proyecto. La inteligencia emocional y la autoconciencia continúan siendo conjuntos de habilidades esenciales para los líderes de proyectos.

4. Construya un equipo de alto rendimiento

Trate de construir un equipo altamente calificado que pueda ayudar a definir las estrategias y alineaciones correctas para sus programas y proyectos. Los líderes de proyecto que pueden alinear su visión y trabajar con sus equipos entregarán con éxito programas y proyectos clave, y la alineación de la visión y la estrategia con la implementación lo ayudará a cerrar esas brechas.

5. Supervisar el progreso y el desempeño a través de la rendición de cuentas

La implementación de cualquier estrategia implica reuniones para discutir los diversos proyectos y programas que se requieren. Las reuniones son fundamentales para ayudar a reunir el enfoque en esta fase para hacer lo siguiente:

• Gestionar personas
• Seguir procesos
• Comunicar información a todas las partes interesadas clave, patrocinadores y miembros del equipo.

Las reuniones son una excelente manera de consolidar acuerdos, documentar elementos procesables, identificar riesgos/problemas y responsabilizar a su equipo de seguir adelante para producir resultados.

Mantenga la línea de comunicación abierta durante todo el proyecto. Asegúrese de hacer un seguimiento antes, durante y después de las reuniones con respecto a los elementos de acción, los problemas y los riesgos pendientes. Evite la microgestión y ajuste su estilo de liderazgo según la situación y el miembro del equipo.

Más plantillas de gestión de proyectos para ayudar con la ejecución de proyectos

Ha visto nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel, pero esa es solo una de las docenas de plantillas de proyectos que ofrecemos. Hay plantillas gratuitas para cada fase de su proyecto, incluida la fase de ejecución. Aquí hay algunos para ayudar con la ejecución.

Plantilla de panel de proyecto

Parte de la ejecución de un proyecto es asegurarse de que cumpla con sus restricciones de cronograma y presupuesto. Nuestra plantilla de tablero de proyecto gratuita para Excel rastrea métricas como tareas, carga de trabajo, costos y más. Por supuesto, debe ingresar los datos, pero si no está utilizando un software de gestión de proyectos basado en la nube, es su mejor opción.

Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

Otra forma de asegurarse de que sus tareas se desarrollen según lo planeado es con nuestra plantilla de seguimiento de tareas de proyecto gratuita para Excel. Le permite comparar el esfuerzo planificado con el efecto real para que pueda detectar cualquier anomalía y resolverla rápidamente. Es una excelente herramienta de administración de tareas que también se puede usar como lista de verificación de tareas, seguimiento de proyectos y plantilla de análisis de tareas.

Plantilla de parte de horas

Otra parte importante de la fase de ejecución es la gestión de su equipo. Nuestra plantilla de hoja de tiempo gratuita para Excel le permite realizar un seguimiento de su tiempo en el trabajo, calculando el costo por hora, las vacaciones y las horas extra. Realice un seguimiento de cuánto tiempo dedican a sus tareas y obtenga otra vista del proyecto para ayudarlo a mantenerlo encaminado.

Uso de ProjectManager para la ejecución de proyectos

La estrategia y la teoría solo lo llevarán hasta cierto punto en lo que respecta a la ejecución: necesita las herramientas adecuadas para garantizar que el plan de su proyecto se convierta en un éxito. ProjectManager tiene un poderoso conjunto de herramientas para ayudarlo a ejecutar su plan de proyecto.

Seguimiento de la ejecución del proyecto en tiempo real

Obtenga una vista de alto nivel de su proyecto con paneles en tiempo real. No se requiere configuración como con otro software ligero. Nuestra herramienta recopila y calcula automáticamente datos en vivo y los muestra en gráficos coloridos. Vea seis métricas de proyectos que supervisan el progreso y el rendimiento, desde el tiempo y el costo hasta la carga de trabajo y el estado.

Administre las tareas de manera más efectiva

El tablero permite a los gerentes monitorear el proyecto mientras que nuestras herramientas de administración de tareas ayudan a los miembros del equipo a ejecutar las tareas diarias. Nuestro galardonado software tiene varias vistas de proyectos, incluida una vista de lista en la que los miembros del equipo pueden ver todas las tareas asignadas, la prioridad de las tareas y la fecha de vencimiento. Es fácil actualizar el progreso, agregar comentarios y adjuntar tareas de archivos para que todo el trabajo se mantenga centrado en el proyecto. La transparencia es clave para una buena ejecución, y ProjectManager la tiene con creces.

Si está buscando una herramienta que lo ayude a implementar estas estrategias a medida que ejecuta su proyecto, está ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube ofrece datos en tiempo real, para que pueda ver lo que sucede a medida que sucede. Pruébelo gratis con esta prueba de 30 días.