Cómo crear un documento de inicio de proyecto (plantilla incluida)

Antes de que pueda iniciar un proyecto , incluso antes de que pueda planificarlo , primero debe definir el proyecto en detalle. Esto le permite al gerente del proyecto obtener la aceptación de las partes interesadas clave del proyecto y garantizar que se haya realizado toda la investigación para pasar a la fase de planificación sin contratiempos.

Es por eso que un documento de inicio de proyecto (PID) es tan importante. Para entender por qué, definamos el término y comparémoslo con otra documentación del proyecto. Exploraremos su importancia y cómo crear un documento de inicio de proyecto, incluidos todos sus componentes. Incluso puede descargar una plantilla de documento de inicio de proyecto gratuita para Word para ayudarlo a comenzar.

¿Qué es un Documento de Inicio de Proyecto (PID)?

Se utiliza un documento de iniciación del proyecto (PID) para definir el proyecto a fondo. Es similar a un acta de constitución del proyecto, pero más detallada. Se utiliza principalmente en la metodología PRINCE2, que es un acrónimo que significa Proyectos en entornos controlados. Un PID es lineal y se basa en procesos, divide un proyecto en etapas definidas y se usa principalmente en el Reino Unido.

Si bien el documento de inicio del proyecto es la última parte de la fase de inicio del proyecto, puede verse como la base del plan del proyecto que se desarrolla en la siguiente etapa. También ayuda a obtener la aceptación del proyecto por parte de las partes interesadas clave e informa al equipo del proyecto de lo que está por venir.

Un documento de iniciación del proyecto es un documento vivo que se revisa y revisa con frecuencia a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las cosas cambian y esos cambios deben reflejarse en el documento de inicio del proyecto. Es un documento increíblemente importante por esas razones y más, que abordaremos en breve.

También puede considerarse el pistoletazo de salida en la carrera por completar el proyecto. Una vez que haya trazado la pista con el documento de inicio del proyecto, necesitará el vehículo para atravesarla de manera efectiva. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que toma su PID y lo convierte en un plan de proyecto viable. Nuestro sólido diagrama de Gantt lo ayuda a planificar y programar tareas y recursos del proyecto, vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar demoras costosas e incluso filtrar la ruta crítica para identificar tareas esenciales. Una vez que su plan esté en su lugar, establezca la línea de base para capturar su esfuerzo planificado y compárelo con su esfuerzo real en tiempo real. Esto le ayuda a mantener su proyecto a tiempo y dentro de su presupuesto. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante crear un documento de inicio de proyecto?

Hay tantas maneras en que un documento de inicio de proyecto es importante. Es probablemente el documento de proyecto más importante creado durante la fase de inicio porque recopila la mayoría de los demás documentos de proyecto de esa fase. De esta forma, el documento de iniciación del proyecto asegura que el proyecto se comprende completamente antes de llevarlo a la junta del proyecto y solicitar su apoyo financiero.

Otro aspecto importante del documento de inicio del proyecto es que actúa como línea de base. Tanto la junta del proyecto como el director del proyecto pueden consultarlo y realizar un seguimiento de su progreso. Lo hacen recopilando datos sobre el proceso real y comparándolos con el documento de inicio del proyecto. También puede ayudar a identificar problemas que puedan surgir y afectar el alcance, el costo o el tiempo del proyecto.

El documento de iniciación del proyecto también es una gran herramienta para poner al día a los nuevos miembros del proyecto. Pueden aprender todo lo que necesitan saber sobre el proyecto en un solo lugar, como de qué se trata el motivo del proyecto, la justificación comercial, los riesgos, cómo se gestiona y más.

¿Qué debe incluirse en un documento de inicio de proyecto?

Hemos hablado mucho sobre qué es un documento de inicio de proyecto y por qué es importante, pero aún tenemos que entrar en detalles sobre lo que incluye. Esta podría ser la parte más importante de nuestra discusión. Aquí, describiremos las diferentes secciones del documento de inicio del proyecto y lo que hacen.

Definición del proyecto

Para comenzar, el documento de iniciación del proyecto resume brevemente el proyecto y entra en una breve descripción de lo siguiente.

• Propósito: El motivo del proyecto, ya sea un nuevo producto, llenar un nicho de mercado, etc.
• Metas y objetivos: defina las metas, los resultados a largo plazo y los objetivos, los resultados a corto plazo del proyecto.
• Criterios de éxito: Explique cómo medirá el proyecto para determinar si tiene éxito o no.
• Suposiciones y restricciones: enumere lo que asume que es cierto y lo que ha demostrado que es cierto en términos de lo que puede afectar el proyecto.

Caso de negocio

El caso de negocio es el documento que justifica el proyecto. Es similar a lo que se discute en la definición del proyecto, pero entra en mayor detalle. Definirá cosas tales como los beneficios del proyecto, su costo y riesgo, etc.

Alcance del proyecto

Aquí es donde describe todo lo que debe hacerse para completar el proyecto, incluida la definición de sus objetivos, restricciones y gestión del flujo de trabajo.

Presupuesto del proyecto

Aquí es donde hará la estimación más precisa posible de los costos del proyecto. Esto se hace a través de una serie de técnicas diferentes, ya que desea estar lo más cerca posible del costo real para evitar perder dinero. Por lo tanto, use opiniones de expertos, datos históricos y divida el proyecto en tareas y calcule los costos asociados con esas tareas para obtener su presupuesto.

Línea de tiempo del proyecto

Tener todos sus entregables, actividades y tareas enumeradas lo ayudará a programar el proyecto. Cada tarea debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización. Luego querrá colocar las tareas en una línea de tiempo visual para que pueda ver todo el proyecto presentado en una página.

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Desglose del proyecto

Para evitar pasar por alto accidentalmente una tarea en la línea de tiempo de su proyecto, use una estructura de descomposición del trabajo. Este es un gráfico de árbol jerárquico con el entregable final en la parte superior y todos los demás entregables que lo llevan allí ramificándose desde allí. Conocer todos sus entregables lo ayudará a determinar todas las tareas necesarias para producirlos.

Plan de recursos

Los recursos son todas las cosas que necesita para ejecutar el proyecto, lo que incluye su equipo, equipo, materiales, etc. Este documento enumerará todos esos recursos, cuánto de cada uno necesita y cuándo los necesitará. Este esfuerzo será coordinado para ser lo más eficiente posible.

Plan de Riesgos

El riesgo es inherente a todos los proyectos, ya sea positivo o negativo, y debe tenerse en cuenta. El plan de riesgos identificará estos riesgos y qué hacer con ellos si se convierten en problemas en el proyecto. Querrá asignar a un miembro del equipo para que les responda y establezca una prioridad, un impacto y una probabilidad de ocurrencia.

Plan de gestión del cambio

El cambio es otro factor dado en un proyecto, que es donde entra en juego el plan de gestión del cambio. Crea un proceso para administrar esos cambios para que puedan ser revisados ​​y aprobados o rechazados. Si se aprueba, el plan también detallará cómo se comunicará e implementará el cambio en el proyecto.

Funciones y responsabilidades del equipo del proyecto

Este documento definirá los roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto. También explicará a quién informar y quién en el equipo responderá cualquier pregunta que pueda tener el miembro del equipo. Esto se comunicará claramente a todos antes de iniciar el proyecto.

Controles de proyecto

Para mantener los proyectos a tiempo, los gerentes deben monitorear su progreso y desempeño. Los controles del proyecto se utilizan para garantizar que el proyecto se alinee con su plan y presupuesto, se desempeñe como se espera y cumpla con los estándares de calidad.

Plan de comunicación

Los interesados ​​deben mantenerse informados, pero no es necesario que se metan en la maleza del proyecto. El plan de comunicación define quién necesita saber qué, con qué frecuencia deben actualizarse y cuál es su método preferido para obtener datos. El plan de comunicación también puede incorporar mantener informados a todos los miembros del equipo del proyecto.

Plantilla de documento de inicio de proyecto

Para que no tenga que crear uno desde cero, hemos incluido una plantilla de documento de inicio de proyecto gratuita para Word. Describe todas las diversas secciones que definimos anteriormente y es completamente personalizable para que pueda agregar o eliminar secciones como mejor le parezca. Adjuntar toda su documentación de respaldo hará que esta plantilla de iniciación de proyecto gratuita sea invaluable.

Documento de Inicio del Proyecto vs. Plan del Proyecto

El documento de iniciación del proyecto puede parecerse mucho a un plan de proyecto. Como veremos cuando lo dividamos en varios componentes, hay algunos elementos que son iguales. Por ejemplo, ambos tendrán un cronograma del proyecto, tratarán con los recursos y un presupuesto. Pero si bien los dos son similares, no son lo mismo.

Por un lado, el documento de iniciación del proyecto es de más alto nivel que un plan de proyecto. El plan del proyecto está diseñado específicamente para delinear los pasos que llevarán un proyecto de principio a fin, lo que resultará en un entregable. Se usa más como una hoja de ruta, mientras que el documento de inicio del proyecto es una descripción detallada de todo el proyecto, incluida la razón de su existencia.

Otra diferencia entre el documento de inicio del proyecto y un plan de proyecto es que el PID es parte de PRINCE2. Es poco probable que encuentre dicha documentación en un proyecto ejecutado con otra metodología. Tome un enfoque de cascada, tendría un documento similar pero lo llama el estatuto del proyecto, que cubre gran parte del mismo terreno.

Documento de inicio del proyecto vs. resumen del proyecto

Un resumen del proyecto es similar a un documento de iniciación del proyecto en términos de alcance, pero difiere nuevamente en términos de detalles. Mientras que el PID obtiene información de la junta del proyecto, que tomará la decisión de aprobar o no el proyecto, un resumen del proyecto es una breve descripción de los elementos clave del proyecto.

El director del proyecto o líder del proyecto crea el documento de inicio del proyecto. Por lo general, comenzarán a crear el PID después de que se haya realizado y acordado el resumen del proyecto. En cierto sentido, inicia el documento de iniciación del proyecto. Eso evita tener que hacer mucho trabajo detallado que es rechazado por la junta del proyecto o las partes interesadas.

ProjectManager lo ayuda a administrar el proyecto

Las plantillas son geniales, pero son documentos estáticos que requieren actualizaciones manuales. Cuando estás gestionando un proyecto, quieres eficiencia. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que le brinda todas las funciones que necesita para pasar de la fase de inicio del proyecto a la ejecución, el seguimiento y el control. Nuestro almacenamiento de archivos ilimitado le brinda un centro central para guardar todos los documentos de apoyo del proyecto desde su documento de inicio del proyecto para que estén siempre a mano. Pero eso es solo el comienzo de lo que nuestro software puede hacer por usted.

Supervise su proyecto con paneles en tiempo real

Una vez que se ejecuta un proyecto, los gerentes están profundamente involucrados en monitorear y controlar ese proyecto para garantizar que esté alineado con el cronograma y el presupuesto del proyecto. Los paneles de proyectos en tiempo real brindan una descripción general de alto nivel del progreso y el rendimiento de los proyectos. Capturan datos en vivo y los muestran en gráficos y tablas fáciles de leer que muestran el tiempo, el costo, la carga de trabajo y más. A diferencia de las herramientas livianas, no se requiere configuración. Está listo cuando tú lo estés.

Mantenga la productividad de los equipos con las funciones de gestión de recursos

Una forma de asegurarse de mantener el rumbo es administrar los recursos. Su recurso más importante, por supuesto, es el equipo del proyecto. Puede guardar su disponibilidad, incluidos PTO y días festivos globales, para que sea más fácil asignarles tareas. Luego use el gráfico de carga de trabajo codificado por colores para asegurarse de que nadie esté sobreasignado. Si algunos lo son, simplemente reasigna los recursos directamente desde el gráfico para equilibrar su carga de trabajo y mantenerlos trabajando a plena capacidad y productivos.

Hay muchas otras funciones que ayudan con la gestión de tareas, como nuestras múltiples vistas de proyectos que permiten a los miembros del equipo trabajar con las herramientas que desean y funciones de gestión de riesgos que identifican y rastrean los problemas hasta que se mitigan. Los flujos de trabajo automatizados agregan eficiencia y la configuración de aprobación de tareas garantiza que solo se entregue calidad. Un documento de iniciativa de proyecto configura el proyecto para que tenga éxito y ProjectManager se asegura de que así sea.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos sin importar dónde se encuentren o cuándo trabajen. Comparta archivos, comente a nivel de tarea y más para fomentar una mejor colaboración. Únase a equipos de empresas como Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para ejecutar proyectos con éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.