Inicio del proyecto: cómo comenzar bien su proyecto

Los grandes proyectos a menudo comienzan con grandes esperanzas y expectativas. Pero si la fase de iniciación del proyecto no tiene éxito, el proyecto puede desviarse del curso y dirigirse al desastre. Debe anclar su proyecto desde el principio dotándolo de estructura. Las ideas abundan, pero tener un plan de proyecto y ejecutarlo le permite actualizar esas esperanzas e ideas.

Por supuesto, hay otras fases de gestión de proyectos, pero la iniciación del proyecto es el primer paso y, a menudo, el más importante. Con una sólida fase de iniciación del proyecto, está en camino de completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Qué es la iniciación del proyecto?

El inicio del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es en este punto que se identifica la oportunidad o razón del proyecto y se desarrolla un proyecto para aprovechar esa oportunidad. También es durante esta etapa cuando las partes interesadas clave aprueban o rechazan los proyectos, por lo que deberá realizar estudios de factibilidad y un análisis de costo-beneficio para asegurarse de que el proyecto tenga valor comercial.

El inicio del proyecto es una fase ajetreada del proyecto en la que deberá planificar e investigar mucho para que la idea de su proyecto se convierta en realidad. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ofrece múltiples vistas de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros kanban y paneles de proyectos, para que pueda realizar un seguimiento de los riesgos, las tareas, el tiempo y los recursos.

¿Cuál es la importancia de la fase de inicio del proyecto?

La fase de iniciación del proyecto es importante por varias razones. La razón principal es que durante esta etapa, los gerentes de proyecto reúnen un equipo de proyecto y crean la documentación del proyecto para convencer a las partes interesadas del valor del proyecto. Una vez que estas partes interesadas del proyecto deciden seguir adelante con el proyecto, el equipo de gestión del proyecto puede continuar con las fases de planificación, ejecución y seguimiento del proyecto hasta que se complete el proyecto. Los proyectos simplemente no pueden comenzar sin una fase de inicio de gestión de proyectos adecuada.

Documentación de inicio del proyecto

Como se mencionó, la documentación de iniciación del proyecto ayuda a los proyectos a pasar de la concepción a la realidad. Estos son los documentos de inicio de proyecto más utilizados para ayudarlo a resaltar los beneficios de su proyecto y construir los fundamentos de su plan de proyecto.

Es durante esta fase que se reúne un equipo y se crea un caso de negocio para definir el proyecto en detalle.

Caso de negocio

Un caso de negocio se utiliza para explicar la razón para iniciar un proyecto. El caso de negocios muestra cómo el uso de recursos financieros y de otro tipo respalda las necesidades de una empresa. Un caso de negocios será adaptable y se ajustará al tamaño y riesgo de la propuesta del proyecto, pero estructuralmente será el mismo en todos los proyectos. No se ocupa de cuestiones técnicas, sino de las preocupaciones comerciales del proyecto y debe ser integral.

Idealmente, el caso de negocios debería ser fácil de entender, lógico y relevante. Los aspectos clave deben ser rastreados, medidos y justificados. También debe haber responsabilidad y compromiso por la entrega y los costos involucrados.

La estructura de un caso de negocio debe ser la siguiente:

• Prefacio
• Tabla de contenido
• Informe ejecutivo, que incluye qué es el proyecto, cuáles serán los resultados de ese proyecto y por qué se debe emprender
• Una introducción que explica los impulsores comerciales, el alcance del proyecto y las finanzas.
• Una estimación preliminar de costos, como un orden de magnitud aproximado
• Análisis con suposiciones y cuáles serán los costos y beneficios, incluido el riesgo.
• Conclusión señalando cuáles serán los próximos pasos
• Apéndice

Carta del proyecto

Un acta de constitución del proyecto describe el propósito del proyecto y cómo se estructurará y ejecutará. En él se detalla la visión, objetivos, alcance y entregables del proyecto. También se describen las responsabilidades del equipo del proyecto y las partes interesadas.

Este siguiente paso ayuda a identificar claramente la visión y los objetivos del proyecto. Define el alcance del proyecto y enumera los entregables.

El acta de constitución del proyecto también enumera las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto e identifica a los clientes y partes interesadas del proyecto. Es en este punto que el proyecto se organiza estructuralmente, documentando el plan del proyecto y enumerando todos los riesgos, problemas y suposiciones.

Carta del equipo

Un estatuto de equipo es similar a un estatuto de proyecto, solo que se enfoca en los roles y responsabilidades de un equipo de proyecto. El propósito principal de este documento es ayudar a los equipos a comprender mejor cómo pueden trabajar juntos para lograr sus objetivos.

Documento de Inicio del Proyecto (PID)

Se utiliza un documento de inicio de proyecto cuando se gestionan proyectos con un marco PRINCE2. Un documento de iniciación del proyecto se utiliza para definir los elementos del proyecto que necesitan la aprobación de las partes interesadas, como el caso comercial, el alcance, los riesgos, los criterios de éxito y otros aspectos importantes de la iniciación del proyecto.

Pasos clave de la fase de inicio del proyecto

Como se indicó anteriormente, la fase de inicio del proyecto se puede dividir en unos pocos pasos simples. Aquí hay 5 pasos de iniciación del proyecto para comenzar la mayoría de los proyectos. Siéntase libre de ajustar este proceso de inicio de proyecto para que se ajuste mejor a las necesidades de su equipo.

1. Cree sus documentos de inicio de proyecto

Como se indicó anteriormente, los documentos de inicio del proyecto son uno de los principales resultados de esta fase. Con un acta de constitución del proyecto, un caso de negocio, un documento de iniciación del proyecto y otra documentación de respaldo del proyecto, configura su proyecto para el éxito.

2. Realizar un estudio de viabilidad

Una vez que se ha aprobado el caso comercial, el siguiente paso es realizar un estudio de factibilidad, que documenta las posibles soluciones a la oportunidad o problema comercial que se propone abordar con el proyecto. Le dirige a la forma correcta de abordar el proyecto.

Un estudio de factibilidad investiga la oportunidad y documenta lo que se requiere para completar un proyecto exitoso. También identificará cualquier otra solución, si está disponible. Los riesgos y problemas se describen en este momento, así como también cuál será la solución propuesta para cada uno si ocurren.

3. Reúna un equipo de proyecto

No se puede iniciar un proyecto sin un equipo: esta es una parte clave del desarrollo del proyecto. Entonces, luego viene la descripción del trabajo de las personas que implementarán el plan del proyecto, incluidos sus objetivos y responsabilidades.

Crear un equipo de proyecto requiere definir los roles de cada miembro lo más claramente posible para que el trabajo fluya sin problemas. Comience enumerando todas las responsabilidades de un puesto y a quién se reportará la persona en ese puesto.

Hacer un organigrama detallado puede ayudar. Al enumerar las habilidades y la experiencia necesarias para cada puesto, es más fácil ocupar ese puesto. También es útil tener en cuenta si se requieren calificaciones. Por supuesto, también se debe definir un criterio de desempeño, salario y condiciones de trabajo.

4. Obtenga la aprobación de la fase de inicio de su proyecto

Revise los documentos de inicio de su proyecto para asegurarse de que no se omitió ningún paso antes de solicitar la aprobación de las partes interesadas. También es importante revisar los riesgos que se han identificado y ver si falta algo. Compruebe si sus suposiciones y restricciones han cambiado antes de pasar a la siguiente etapa.

Solo comenzando bien un proyecto puede terminarlo con éxito. Al tener una fase completa de inicio del proyecto, define claramente el alcance y construye un gran equipo para llevar ese proyecto a una conclusión exitosa.

5. Prepare a su equipo con una reunión de lanzamiento del proyecto

Una vez que se haya aprobado el acta de constitución del proyecto, deberá celebrar una reunión de inicio del proyecto con el equipo del proyecto y el cliente del proyecto. Durante esta reunión inicial, se establecerán objetivos y expectativas comunes con respecto al alcance del proyecto, el cronograma y los entregables, entre otras cosas. Esto garantiza una transición fluida a las fases de planificación y ejecución del proyecto.

6. Establecer la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Una oficina de gestión de proyectos es un espacio físico en la oficina o lugar de trabajo donde se encuentran el director del proyecto y el personal de apoyo durante el proyecto. Alberga la infraestructura de comunicaciones y cualquier tecnología necesaria para el proyecto.

Lo primero que debe hacer es averiguar dónde debe estar la oficina del proyecto y luego asegurarse de que la infraestructura esté configurada correctamente con las herramientas y el equipo de PMO correctos.

Ahora es el momento de delinear las funciones y responsabilidades de las personas en la oficina de proyectos y determinar los estándares y procesos adecuados. En este punto, la oficina de proyectos puede brindar servicios a los proyectos bajo su cuidado.

Plantillas de gestión de proyectos para ayudar con la fase de inicio del proyecto

Hemos creado docenas de plantillas de gestión de proyectos para ayudarlo a ahorrar tiempo al producir la documentación de inicio de su proyecto. Éstos son algunos de ellos.

Plantilla de caso de negocio

El caso de negocios es una de las principales herramientas para mostrar a las partes interesadas del proyecto que los beneficios de su proyecto superan sus posibles riesgos o limitaciones. Un buen caso de negocios es fundamental para hacer que los proyectos pasen de ser ideas a completarse.

Plantilla de carta de proyecto

El acta de constitución del proyecto es el paso inicial hacia la creación de un plan de gestión del proyecto completamente desarrollado. Esta plantilla lo ayuda a recopilar información importante para crear fácilmente un acta de constitución del proyecto.

Plantilla de constitución del equipo

Un estatuto del equipo ayuda a los gerentes de proyectos a brindar claridad a los miembros de su equipo sobre cómo está estructurado el equipo y cuáles son sus roles y responsabilidades, lo cual es clave para el éxito en la gestión del equipo.

Plantilla de hoja de ruta del proyecto

Esta plantilla de hoja de ruta del proyecto lo ayuda a crear fácilmente una línea de tiempo visual que se puede incluir como parte de los documentos de inicio de su proyecto. Esta es una manera fácil de compartir rápidamente la línea de tiempo de su proyecto desde una vista de alto nivel.

Uso de ProjectManager más allá de la iniciación del proyecto

Ahora que ha terminado la fase de inicio del proyecto, es hora de hacer su plan de proyecto. Pruebe ProjectManager, nuestro galardonado software de gestión de proyectos. Tendrá acceso a un conjunto de herramientas poderosas que pueden ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre proyectos.

Diagramas de Gantt para planes

Utilice nuestros diagramas de Gantt en línea para hacer la transición de su proyecto desde el inicio hasta la fase de planificación. Mapee sus tareas y vincule las tareas que tienen dependencias. Establezca plazos y asigne tareas a los miembros del equipo para que todos conozcan sus responsabilidades en el proyecto. Incluso puede agregar comentarios y archivos adjuntos a las tareas para que los miembros del equipo tengan todo lo que necesitan para comenzar.

Herramientas de gestión de recursos para mantener el proyecto en marcha

Si un miembro del equipo está enfermo o sobrecargado, los gerentes incluso tienen el poder de reasignar tareas y redistribuir la carga de trabajo con solo hacer clic en un botón con nuestras herramientas de administración de recursos. Estas potentes funciones ayudan a garantizar que todo el trabajo que hizo en las fases de iniciación se haga realidad.

contenido relacionado

• El mejor software de gestión de proyectos para 2023
• Guía de gestión de proyectos
• Grupos de procesos de gestión de proyectos: una guía rápida
• La triple restricción en la gestión de proyectos: tiempo, alcance y costo
• Las 10 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (PMBOK)

Hay mucho que planificar y monitorear al iniciar un proyecto. Un software de gestión de proyectos en línea como ProjectManager ofrece herramientas de planificación y seguimiento como diagramas de Gantt, paneles en tiempo real y listas de tareas para gestionar un proyecto desde el inicio hasta el cierre. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo con sus proyectos al realizar esta prueba gratuita de 30 días.