Conceptos básicos de gestión de proyectos: definiciones, métodos y herramientas
Publicado: 2023-04-01Bienvenido a la gestión de proyectos 101. La gestión de proyectos puede parecer una disciplina desalentadora, pero una vez que comprenda los fundamentos y combine eso con algo de intuición, estará en camino de liderar proyectos exitosos, sin importar su situación.
Tal vez te hayan asignado inesperadamente para liderar un proyecto y hay un gran ascenso en juego, o tal vez seas un miembro del equipo que quiere comprender mejor su papel en el proyecto. De todos modos, le daremos una breve descripción general de los principales detalles involucrados en la gestión de proyectos para obtener información procesable.
Si necesita más ayuda con la gestión de proyectos, consulte todos nuestros recursos y herramientas de gestión de proyectos para alcanzar su máximo potencial. ProjectManager es un potente software de gestión de proyectos que pueden utilizar tanto los directores de proyectos experimentados como los principiantes y los miembros del equipo para gestionar proyectos. Comience gratis hoy.
El primer básico de la gestión de proyectos es la definición de un proyecto, lo que nos permite entender qué es la gestión de proyectos y por qué es tan importante para cualquier tipo de organización.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia de tareas que conducen hacia un objetivo singular. Los proyectos tienen límites, como el tiempo, las personas y los recursos necesarios para completar el proyecto. Todo esto depende de los resultados que desea lograr y cuándo desea lograrlos.
Esos resultados son su resultado, que produce resultados. Son todo lo que se produce o proporciona a causa del proyecto. Los entregables pueden ser tanto el resultado del proyecto en sí, como los resultados del proceso del proyecto, como el plan del proyecto, informes u otros documentos. Los proyectos se componen de plazos. Cada tarea y fase del proyecto tiene una fecha de vencimiento, lo que significa que su proyecto tiene un cronograma.
Los presupuestos también son parte de un proyecto. Necesita dinero para pagar los recursos para cumplir con las demandas del proyecto dentro del tiempo asignado. Los recursos típicos incluyen la mano de obra, los suministros de trabajo y el equipo. Un presupuesto del proyecto describe estos gastos. Ahora que hemos determinado qué es un proyecto, podemos definir la gestión de proyectos como una disciplina.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es una disciplina que consiste en utilizar metodologías, herramientas y técnicas de gestión de proyectos para gestionar el ciclo de vida del proyecto, que es un conjunto de etapas que son comunes a todo proyecto. Si bien hay varios roles de gestión de proyectos dentro de un equipo de proyecto, el gerente de proyecto generalmente está a cargo de supervisar el proceso de planificación, ejecución y seguimiento de proyectos de principio a fin.
Revisemos cuatro conceptos fundamentales de gestión de proyectos que dan forma a la disciplina de gestión de proyectos: el ciclo de vida del proyecto, la triple restricción de la gestión de proyectos, las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos y algunas de las diferentes metodologías de gestión de proyectos que puede utilizar como director de proyectos.
Ciclo de vida del proyecto
El ciclo de vida del proyecto describe las cinco fases por las que pasan todos los proyectos. Aquí hay una descripción general rápida de cada uno.
- Inicio: aquí es donde establece el alcance del proyecto, los objetivos, la organización del proyecto, su caso de negocio, sus limitaciones, quiénes son las partes interesadas, cuáles son los riesgos, los controles del proyecto, el marco de información, etc.
- Planificación: aquí es donde crea la hoja de ruta que lo llevará del punto A al punto B, lo que significa crear un cronograma de las tareas, los plazos y los recursos necesarios para completar todo a tiempo.
- Ejecución: El proyecto comienza y el plan del proyecto se pone en acción.
- Supervisión y control: para asegurarse de que el proyecto avanza según lo planeado, debe establecer mecanismos para monitorear el progreso. Si el proyecto no avanza según lo planeado, trabaje para controlar y resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas.
- Cierre: los proyectos son esfuerzos temporales, por lo que eventualmente llegan a su fin y deben cerrarse formalmente. Pero no es tan simple como producir entregables; hay papeleo para firmar, recursos para reasignar y otros cabos sueltos para atar.
La triple restricción
Independientemente del método que utilice para administrar un proyecto, comprender la triple restricción es clave. Todos los proyectos se llevan a cabo con ciertas limitaciones. Estos son el costo, el tiempo y el alcance. Es decir, los proyectos deben estar dentro del presupuesto, entregarse a tiempo y cumplir con el alcance acordado.
Si piensa en la restricción triple como un triángulo, entonces si está administrando el costo, el tiempo y el alcance, el triángulo es la calidad. Entonces, si está administrando el costo, el tiempo y el alcance del proyecto, entonces cumplirá con los requisitos de calidad del cliente.
Pero la triple restricción es más que eso; es como el lastre de un barco y mantiene el equilibrio del proyecto sin importar cuán agitadas estén las aguas. Por ejemplo, si necesita más dinero, tendrá que ajustar el tiempo o el alcance del proyecto. En consecuencia, si tiene poco tiempo, entonces el presupuesto o el alcance tendrán que cambiar.
Si tiene en cuenta la triple restricción mientras administra su proyecto, junto con las fases del proyecto y las herramientas de administración, entonces tiene los medios para realizar los ajustes necesarios que pueden mantener el proyecto en marcha. Es la fórmula del éxito.
Áreas de conocimiento de la gestión de proyectos
Las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos se pueden definir simplemente como categorías que describen los diferentes tipos de trabajo que realizan los directores de proyectos y los miembros del equipo para completar los proyectos con éxito. Los gerentes de proyecto deben tener mucho conocimiento en cada una de estas 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos para que puedan guiar a los equipos a través del ciclo de vida del proyecto y asegurarse de que la triple restricción esté bien equilibrada.
- Manejo del proyecto de integración
- Gestión del alcance del proyecto
- Gestión del tiempo del proyecto
- Gestión de costes del proyecto
- Gestión de la calidad del proyecto
- Gestión de Recursos Humanos de Proyectos
- Gestión de comunicaciones de proyectos
- Gestión de riesgos del proyecto
- Gestión de adquisiciones de proyectos
- Gestión de partes interesadas del proyecto
Si está interesado en este tema, puede consultar nuestro blog de áreas de conocimiento de gestión de proyectos para obtener más información sobre estos principios clave de la gestión de proyectos.
Metodologías de Gestión de Proyectos
Hay muchas formas de estructurar el proceso de un proyecto y los directores de proyecto son expertos en una o más de ellas. El más tradicional se llama Waterfall, que sigue un enfoque lineal para administrar un proyecto, dividiendo el proyecto en una secuencia muy estructurada.
Un enfoque diferente que está ganando popularidad se llama Agile, que proviene del desarrollo de software. Es un proceso que funciona en pequeñas fases o ciclos llamados "sprints" y se presta a equipos pequeños. Al igual que su nombre, el proceso acepta el cambio, es flexible y cambia continuamente de dirección de acuerdo con los comentarios de los clientes.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Cada negocio, sin fines de lucro o cualquier otro tipo de organización necesita ejecutar proyectos, lo que hace que la gestión de proyectos sea importante para cualquier organización.
La gestión eficaz de proyectos no solo significará que su equipo entregará proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también traerá otros beneficios para toda la organización, como una mayor productividad, costos reducidos, mejor liderazgo y empleados motivados.
En pocas palabras, la gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a ser más eficientes mediante la planificación y el seguimiento de las tareas, los objetivos y el rendimiento del equipo.
¿Qué es un gerente de proyecto?
Un gerente de proyecto es la persona a cargo del proyecto. Eso está claro, pero podría ser una explicación demasiado simple. El director del proyecto dirige el proyecto a través de cada fase. Eso significa que son responsables primero de vender el proyecto a las partes interesadas y luego de planificar y definir el alcance del proyecto.
¿Qué hace un gerente de proyecto?
Los gerentes de proyecto determinan todas las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto, luego secuencian esas tareas en un cronograma. A esas tareas y cronogramas se les asignan los recursos necesarios para lograr los objetivos del proyecto. Eso significa reunir un equipo, obtener las herramientas que necesitan, suministros, asegurar un sitio y cualquier recurso que sea necesario.
El gerente del proyecto también es la persona que crea el presupuesto del proyecto para pagar esos recursos. Son responsables de administrar toda la documentación y luego archivar esos documentos al final del proyecto. También administran el riesgo y monitorean el progreso del proyecto para asegurarse de que las personas trabajen sin obstáculos y dentro del cronograma y el presupuesto.
Entonces, esencialmente, cualquier cosa relacionada con el proyecto está bajo el control del gerente del proyecto. Son los líderes del proyecto y gestionan los equipos que ejecutan el plan del proyecto. Sin embargo, no son el jefe. El gerente del proyecto ha vendido la idea del proyecto a un patrocinador o parte interesada, y les informa sobre el progreso del proyecto.
Por lo tanto, un gerente de proyecto es una persona muy bien organizada, orientada a objetivos y apasionada por el proceso. Un gerente de proyecto debe trabajar bien bajo presión, brindar liderazgo y saber cómo motivar a las personas para que den lo mejor de sí. Más allá de las habilidades sociales, las habilidades de comunicación son primordiales. Y deben conocer los métodos y técnicas que ayudan a entregar proyectos con éxito.
Herramientas de gestión de proyectos
Como habrás notado, los proyectos pueden ser complicados. Usted planifica, programa y supervisa para asegurarse de que todos los elementos del proyecto funcionen sin problemas. Cuantas más herramientas tenga a mano, más manejable será el proyecto y sus tareas. El software de gestión de proyectos puede contener todas las herramientas necesarias para ayudar a los directores de proyectos y miembros del equipo con todos los aspectos de sus proyectos.
Cuando ese software de gestión de proyectos está basado en la nube, los datos y la colaboración pueden ocurrir en tiempo real, lo que proporciona una imagen más precisa del proyecto y ayuda en la toma de decisiones. Además, el software de gestión de proyectos suele contener muchas de las principales herramientas para gestionar proyectos, como las que se analizan a continuación.
Tableros
Los paneles de proyectos recopilan métricas de todas las partes del proyecto. Luego, esos números se muestran en cuadros y gráficos fáciles de leer, lo que le brinda al gerente o miembro del equipo una visión en vivo del progreso y los datos del proyecto. Los tableros también pueden ayudar en la elaboración de informes. Ejecutar un proyecto significa informar a los patrocinadores del proyecto sobre el progreso del proyecto. Los gráficos y cuadros se pueden filtrar para ofrecer solo los datos que necesita para informes específicos.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt en línea son excelentes herramientas para la planificación porque muestran su lista de tareas gráficamente en una línea de tiempo. Cada tarea tiene una fecha límite, que crea una línea que marca el inicio y el final de esa tarea. Las tareas se pueden vincular, si son dependientes.
Idealmente, puede compartir el Gantt con su equipo y realizar un seguimiento de su progreso a medida que actualizan sus estados. Con algunos diagramas de Gantt, la barra entre las fechas de inicio y finalización se completará a medida que el equipo trabaje en sus tareas y, si necesita cambiar la programación, puede simplemente arrastrar y soltar la barra para reflejar la nueva fecha de vencimiento.
Herramientas de gestión de tareas
Existen herramientas de administración de tareas que le permiten crear listas de tareas para usted y asignar tareas a los miembros del equipo. Estas tareas a veces pueden tener notas, archivos, enlaces e imágenes adjuntos relacionados con la tarea, y los miembros del equipo pueden dialogar y colaborar en el nivel de la tarea. También puede automatizar las notificaciones por correo electrónico para saber cuándo se completa una tarea y recordar a las personas los plazos inminentes.
Hojas de tiempo y herramientas de carga de trabajo
En cuanto a la gestión de las personas que trabajan en el proyecto, que puede ser un proyecto en sí mismo, existen partes de horas. Estos son documentos en línea que facilitan que cada empleado rastree y registre sus horas trabajadas, y se pueden archivar al gerente cuando estén completos para su aprobación.
Cuando se trata de administrar la carga de trabajo, las herramientas de asignación de recursos le permiten ver de un vistazo si ha asignado sus recursos correctamente en todo el proyecto para que todos trabajen y la carga de trabajo esté equilibrada. En algunos casos, también puede ejecutar informes desde su software de gestión de carga de trabajo.
Plantillas de gestión de proyectos
Ofrecemos docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas para ayudarlo a ahorrar tiempo y optimizar sus proyectos. Aquí hay algunos documentos esenciales de gestión de proyectos que puede descargar de forma gratuita.
Plantilla de plan de proyecto
Un plan de proyecto es el documento que explica todo acerca de su proyecto. Desde cómo está programado hasta cómo se ejecutará y completará. Esta plantilla de plan de proyecto gratuita lo ayudará a comenzar con sus proyectos.
Plantilla de presupuesto del proyecto
Cada proyecto necesita recursos tales como personas, materiales y equipos. Estos recursos cuestan dinero, por lo que deberá estimar todos los costos de su proyecto para crear un presupuesto de proyecto. Esta plantilla gratuita es ideal para gerentes de proyectos principiantes.
Plantilla de línea de tiempo del proyecto
Es importante crear una línea de tiempo del proyecto que indique cómo se llevará a cabo el trabajo del proyecto, incluidas las fechas de inicio y finalización de todas sus tareas. Esta plantilla de línea de tiempo de proyecto gratuita lo ayuda a hacerlo.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos hace el trabajo pesado para permitir que los gerentes planifiquen, programen y realicen un seguimiento de los proyectos fácilmente de una manera mucho más rápida y eficiente que los métodos tradicionales, como la elaboración de cronogramas de proyectos a mano.
El software de gestión de proyectos se puede definir como un tipo de software que incorpora las herramientas de gestión de proyectos mencionadas anteriormente, junto con otras características como hojas de tiempo, colaboración en equipo en tiempo real o almacenamiento de archivos ilimitado, para que los gerentes y equipos de proyectos puedan realizar un seguimiento de los proyectos en una plataforma central.
Sin embargo, no todos los software de gestión de proyectos funcionan de la misma manera. Hay muchas opciones en el mercado y, aunque algunas son fáciles de usar, es posible que no proporcionen todas las herramientas de planificación, programación y seguimiento que necesita.
ProjectManager es un sólido software de gestión de proyectos que está equipado con todas las herramientas de gestión de proyectos que cualquier director de proyectos necesitaría, independientemente de su nivel de experiencia. ProjectManager es una poderosa herramienta que permite a los equipos de proyectos planificar, administrar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real y brinda a los gerentes la transparencia que necesitan para mantener a los miembros del equipo trabajando a plena capacidad.
Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de proyectos
ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a administrar todos los aspectos de sus proyectos. El software de gestión de proyectos como ProjectManager es lo que hace que la gestión de un proyecto sea manejable.
Almacenar documentos
Todo el papeleo generado durante la fase de inicio del proyecto se puede guardar en ProjectManager. De esta manera, puede recopilar todo en un solo lugar, lo que facilita encontrar lo que necesita. No se preocupe por cargar archivos e imágenes grandes, ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado.
Planificar y programar el trabajo
Cuando planifica su proyecto, ProjectManager hace el trabajo pesado. Un diagrama de Gantt en línea lo ayuda a programar asignando todas sus tareas a través de una línea de tiempo del proyecto. Ahora puede vincular dependencias, establecer hitos e incluso comenzar a asignar miembros del equipo.
Monitorear el progreso
A medida que los equipos ejecutan sus tareas, ProjectManager le brinda las herramientas para monitorear y controlar su progreso. Las funciones de administración de recursos aseguran que ningún miembro del equipo lleve toda la carga y que su carga de trabajo esté equilibrada. Además, nuestro tablero en tiempo real puede rastrear el progreso, el costo, la salud y más.
Por supuesto, hay más en la gestión de proyectos que este artículo de Project Management 101. Se vuelve profundo. Y está en constante evolución. Sin embargo, hay una constante en el ojo del huracán que es gestionar un proyecto: las herramientas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube con paneles en tiempo real, diagramas de Gantt en línea y funciones para administrar la carga de trabajo, los recursos, los cronogramas y todos los aspectos de su proyecto. ¡Vea cómo puede ayudarlo a tener éxito al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy!