Seguimiento rápido de la gestión de proyectos: cómo acelerar un cronograma

El seguimiento rápido en la gestión de proyectos es una forma de administrar el tiempo, el cronograma y las actividades. Este método rechaza las metodologías tradicionales de gestión de proyectos para trabajar de una manera que permita una ejecución más rápida del proyecto.

Pero, ¿el seguimiento rápido es adecuado para usted y su proyecto? Siga leyendo para saber exactamente qué significa acelerar un proyecto y en qué se diferencia de otras técnicas en el manejo del cronograma del proyecto y su alcance.

¿Qué es el seguimiento rápido en la gestión de proyectos?

El seguimiento rápido en la gestión de proyectos implica ejecutar actividades al mismo tiempo en lugar de secuencialmente. Esto se llama realizar en paralelo. A diferencia de una actividad que sigue a la otra, ya que la mayoría de los proyectos se realizan, el seguimiento rápido no espera a que finalice una actividad antes de que comience otra.

Algunas actividades dependen de otras y no pueden comenzar o detenerse hasta que otra comienza o termina. La vía rápida en la gestión de proyectos solo funcionará si todas las actividades pueden superponerse entre sí. Sin embargo, si las actividades del proyecto no se superponen, la vía rápida es una alternativa viable, ya que generalmente no agrega costos adicionales.

Dicho esto, reorganizar las actividades de su proyecto para acelerarlas puede aumentar el riesgo. Debido a que ahora está ejecutando todas las actividades a la vez, es posible que los gerentes de proyecto tengan que volver a trabajar en el proyecto. Es probable que reorganizar su proyecto resulte en una pérdida de tiempo y tenga que aplazar aún más su fecha límite final.

Por lo tanto, la vía rápida en la gestión de proyectos puede no ser para todos. Hay, por supuesto, otras técnicas que se pueden utilizar al ejecutar el proyecto. Un gerente de proyecto debe tomar la decisión sobre cuál de estos es mejor para el proyecto y sus partes interesadas.

¿Qué es la compresión del cronograma en la gestión de proyectos?

La compresión del cronograma en la gestión de proyectos es una técnica para acortar la duración del proyecto pero mantener el alcance del proyecto sin cambios. Se usa comúnmente para ajustar el cronograma del proyecto cuando se atrasa o cuando necesita completar un proyecto antes de lo esperado.

El seguimiento rápido es una de las técnicas utilizadas por los gerentes de proyecto cuando necesitan comprimir el cronograma. Otra técnica que usan los gerentes de proyecto se llama bloqueo de proyectos. Más sobre esto en un momento.

Cualquiera que sea la técnica que utilice, controlar su cronograma, especialmente manipularlo para hacerlo rápidamente, requerirá un software de gestión de proyectos. La mayoría de la programación de proyectos se realiza en un diagrama de Gantt.

ProjectManager tiene un diagrama de Gantt interactivo que hace más que solo organizar actividades, vincular dependencias y mostrar todo el proyecto en una línea de tiempo. Por un lado, puede filtrar por la ruta crítica, que es esencial cuando se usa la compresión de programación. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

¿Qué es Project Crashing en Project Management?

El bloqueo del proyecto es una técnica en la que se agregan más recursos al proyecto mientras se intenta no aumentar los costos en gran medida.

Estos cambios de costo y cronograma se analizan para obtener la máxima compresión por el menor costo para el proyecto. Sin embargo, colapsar agregará costos al proyecto porque implica aumentar los recursos.

El análisis de las compensaciones de costo y cronograma se basa en el costo de choque más bajo por unidad de tiempo. Esto les da a los equipos una idea de qué actividades tienen más valor sin acumular demasiados costos. Los resultados de dicho análisis se comparten como un gráfico de choque. El gráfico de bloqueo muestra las actividades que ahorran más tiempo con el menor aumento de costo.

El bloqueo del proyecto solo es viable cuando la adición de recursos completará el proyecto antes. Los recursos adicionales pueden incluir horas extra, incentivos y más. Se revisan los costos adicionales para lograr este objetivo.

Proyecto Fast Tracking vs Project Crashing

La compresión del cronograma se utiliza para acortar la duración del proyecto. Eso se puede lograr a través de dos técnicas, seguimiento rápido y bloqueo de proyectos. Ambos tienen sus pros y sus contras, así que echemos un vistazo más de cerca a ambos y veamos cómo se comparan.

El seguimiento rápido es ejecutar las actividades de su proyecto al mismo tiempo. El bloqueo del proyecto está agregando recursos. Por lo tanto, ambos pueden ayudarlo a recuperar el tiempo perdido, pero es probable que el seguimiento rápido no afecte su presupuesto, mientras que la caída del proyecto requerirá costos adicionales.

Como se señaló, existe un mayor riesgo asociado con el seguimiento rápido y más costos con la caída de un proyecto. Estas diferencias no hacen que uno sea mejor o peor que el otro. Realmente son diferentes y deben usarse por diferentes razones. En resumen, depende del proyecto.

Si elige acelerar el proyecto, asegúrese de mantener las actividades en las que está trabajando en paralelo para que sean aquellas que se encuentran en la ruta crítica. Si la ruta crítica no se puede acortar, entonces no hay posibilidad de que pueda acortar la duración del proyecto.

¿Debo acelerar el cronograma de mi proyecto?

Al acelerar el cronograma de un proyecto, primero debe hacerse cinco preguntas. Si responde afirmativamente a lo siguiente, significa que puede acelerar su proyecto:

1. ¿Es su horario realista, con todas las tareas y actividades identificadas?
2. ¿Conoces tus tareas dependientes?
3. ¿Puede definir los requisitos, objetivos y prioridades del proyecto?
4. ¿Estás trabajando bien con las partes interesadas?
5. ¿El proyecto cuenta con gobernanza, supervisión y gestión de problemas?

Cómo acelerar el cronograma de un proyecto

Una vez que haya determinado que su proyecto puede beneficiarse del seguimiento rápido, entonces es el momento de seguir estos siete pasos.

1. El primer paso es definir cuáles son sus objetivos y capacidades al acelerar. No puede avanzar sin una imagen clara de sus capacidades y una comprensión de la meta del proyecto.
2. A continuación, deberá identificar las dependencias de tareas en el proyecto. No puede trabajar en paralelo si tiene tareas que deben terminar o comenzar antes de que otra pueda detenerse o comenzar.
3. Luego, desea revisar el cronograma de su proyecto y ver dónde hay oportunidades para acelerar, como las actividades que se pueden realizar simultáneamente sin afectar negativamente el proyecto.
4. También querrá anotar todas las alternativas viables al horario. ¿Qué se puede ajustar y qué no se puede cambiar?
5. Con esas alternativas en mente, querrá comenzar a tomar decisiones sobre el cronograma del proyecto y qué se puede acelerar y qué no.
6. Estas decisiones no deben tomarse en el vacío. Busque el consenso de su equipo y las partes interesadas antes de seguir adelante. Desea obtener la aceptación y asegurarse de que todos estén en la misma página antes de comenzar.
7. Finalmente, como en cualquier proyecto, debe monitorear y seguir el progreso y el desempeño. A medida que surjan problemas, identifíquelos y trabaje rápidamente para resolverlos.

Beneficios del seguimiento rápido

La vía rápida no está exenta de riesgos, a los que llegaremos. De hecho, el seguimiento rápido aumentará sus posibilidades de que ocurran riesgos. Pero hay beneficios en el seguimiento rápido, o los gerentes de proyecto no recurrirían a él cuando necesitan ajustar sus cronogramas.

Una de las razones por las que los gerentes de proyecto acelerarán un proyecto es que aumenta la productividad en la utilización de recursos de programación del proyecto. Por supuesto, los proyectos acelerados lo ayudarán a recuperar el tiempo perdido o completar el proyecto antes si es necesario.

Es posible que deba finalizar el proyecto antes de lo planeado debido a que las circunstancias cambian y hacen que sea imposible cumplir con el cronograma original. También permitirá cumplir con prioridades específicas que podrían haber sido imposibles con el cronograma original.

¿Cuáles son los riesgos de acelerar un proyecto?

Acelerar un proyecto aumentará el riesgo. Las razones son obvias: ya no está trabajando en secuencia, sino todo a la vez. El trabajo en paralelo es simplemente más difícil de administrar porque está tratando de controlar todo a la vez.

Además, cuando administra todas las actividades de un proyecto a la vez, aún tiene que administrar la triple restricción para cumplir con la calidad, el alcance y mantenerse dentro del presupuesto. Eso es difícil cuando trabajas en una actividad a la vez y solo se vuelve exponencialmente más difícil a medida que aceleras.

La vía rápida requiere un cuidado especial en la planificación debido al mayor nivel de riesgo. Si no tiene cuidado, el proyecto se vuelve demasiado arriesgado para intentar acelerarlo. Cualquier beneficio que pueda lograr se verá eclipsado por cuestiones y problemas que pueden desviar el proyecto o algo peor.

¿Cómo puede ayudarlo el software de gestión de proyectos con el seguimiento rápido?

La planificación es clave para acelerar el éxito en la gestión de proyectos. No solo la planificación, sino que debe monitorear y seguir de cerca el proyecto para identificar los riesgos cuando surjan y resolverlos rápidamente. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le brinda datos en tiempo real para tomar mejores decisiones más rápidamente para ayudarlo a mantener su proyecto en marcha.

Realice un seguimiento de las métricas clave del proyecto en los paneles

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Trabaja como quieres trabajar

Sus equipos necesitan ejecutar todas las actividades a la vez, pero es poco probable que quieran usar un diagrama de Gantt. Nuestras múltiples vistas de proyectos permiten que los equipos trabajen como quieran. Con sólidas listas de tareas, tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo o un calendario que mantiene las fechas importantes al frente y al centro, los equipos pueden trabajar como quieran. Todos los datos se actualizan simultáneamente en todas las herramientas para que todos trabajen con los datos más actualizados. Esto es especialmente útil para equipos híbridos que podrían estar trabajando en diferentes ubicaciones.

Generar informes instantáneos

Nuestra plataforma colaborativa mantiene a sus equipos conectados y productivos, pero también debe actualizar a las partes interesadas. No van a necesitar la misma información granular que necesitan los equipos para ejecutar actividades, razón por la cual la función de generación de informes de ProjectManager se puede filtrar para mostrar solo los datos que las partes interesadas desean ver. Obtenga informes sobre costos, tareas, carga de trabajo y más. Todos son fáciles de compartir con las partes interesadas, ya sea que deseen un PDF o una copia impresa.

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