Planificación de la gestión de proyectos: mejores prácticas y componentes clave

En el mundo del marketing digital, debe trazar su curso. Ahí es donde entra en juego un plan de proyecto integral, eficaz y eficiente.

¿Recuerda la historia de la campaña de cubos "FCK" de KFC en el Reino Unido en 2018? ¿Cuándo KFC se quedó sin pollo y convirtió este error en un triunfo de marketing? Eso no fue un feliz accidente. Fue una obra maestra cuidadosamente orquestada.

¿Lo que está en juego? Según Harvard Business Review , la friolera de 60% de las organizaciones admite no vincular efectivamente la estrategia con la ejecución.

Por suerte para usted, nuestra directora sénior de proyectos, Chloe Oman, está aquí para brindarle las mejores prácticas y los componentes clave definitivos para asegurarse de que está ejecutando cada estrategia lo mejor que pueda.

Componentes clave de un plan de proyecto efectivo

Cuando se embarca en la elaboración de un plan de proyecto, esencialmente está estableciendo las vías del tren para que siga su tren de marketing digital.

Aquí le mostramos cómo asegurarse de que sus vías estén bien construidas y que su tren no se descarrile:

1. Definir claramente sus metas y objetivos: antes de poner algo en marcha, identifique lo que está tratando de lograr. Sus objetivos deben ser INTELIGENTES: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada. En el ámbito del marketing digital, esto podría significar impulsar el tráfico, aumentar las tasas de conversión o crear conciencia de marca.

2. Alcance y requisitos detallados del proyecto: comprender la amplitud y profundidad de su proyecto es crucial. Especifique su público objetivo, los canales que utilizará y los tipos de contenido que producirá. Por ejemplo, si se dirige a profesionales ocupados, los podcasts o las publicaciones de LinkedIn pueden ser más adecuados que los artículos extensos.

3. Asignación de recursos y presupuesto: describa sus recursos disponibles, incluido el personal, las herramientas y el presupuesto. Recomendamos alinear los recursos con los objetivos estratégicos para maximizar el ROI. Asigne sabiamente y no tenga miedo de pivotar si ciertos elementos de la campaña no están haciendo su parte.

4. Preste atención a los cronogramas y las fechas límite: construya un cronograma que trace el curso de su proyecto desde el inicio hasta su finalización. El marketing digital es un panorama en constante cambio, y la agilidad es clave. Sin embargo, equilibre la velocidad con la calidad estableciendo hitos y plazos para mantener los proyectos en marcha y las partes interesadas informadas.

5. Gestión de riesgos y planificación de contingencias: según un informe de Deloitte, el 85 % de las organizaciones ágiles y resilientes capeó la tormenta durante los períodos de inestabilidad económica. Esto implica tener un plan de contingencia y adaptarse cuando ocurre lo inesperado. Identifique riesgos potenciales, como cambios de algoritmo o cambios en el comportamiento del consumidor, y formule estrategias para mitigarlos.

Las mejores prácticas para la elaboración de un completo y eficiente

Para construir un plan de proyecto que sea completo y eficiente, piense en ello como orquestar una sinfonía. Necesita los instrumentos correctos, la composición perfecta y, por supuesto, la capacidad de adaptarse a medida que se desarrolla la interpretación.

Estas son las mejores prácticas para garantizar que su plan de proyecto alcance todas las notas correctas:

Involucre a todas las partes interesadas en el proceso de planificación: obtener aportes de todas las partes interesadas, desde el genio creativo hasta el gurú analítico, garantiza que su plan tenga en cuenta diversas perspectivas y experiencia. La participación activa de las partes interesadas mejora significativamente las tasas de éxito del proyecto. Es el viejo adagio en acción: dos (o más) cabezas piensan mejor que una.

Realice un análisis exhaustivo de las necesidades: ¿Cuáles son las necesidades subyacentes que impulsan su proyecto? El análisis de factores como la demanda del mercado, los puntos débiles de los clientes y las estrategias de los competidores le brindará información valiosa.

Divida su proyecto en tareas manejables: L os proyectos complejos deben dividirse en tareas pequeñas. Este enfoque, conocido como estructura de descomposición del trabajo (EDT), es un pilar de la planificación de la gestión de proyectos. En el contexto de una campaña de marketing digital, esto podría significar segmentar su proyecto en fases como investigación, creación de contenido y distribución.

Revise y actualice periódicamente los planes del proyecto: el plan de su proyecto no es una reliquia para grabar en piedra. Es una entidad viva que respira y necesita adaptarse a los flujos y reflujos del mercado. Revisar y refinar regularmente el plan puede conducir a correcciones de rumbo que sean oportunas e informadas.

Herramientas y Software para la Planificación de Proyectos en Marketing Digital

Imagina ser un chef en una cocina de alta tecnología. Tienes todos los ingredientes, pero necesitas los utensilios y electrodomésticos adecuados para crear una obra maestra culinaria. Lo mismo ocurre con las herramientas de planificación de proyectos de marketing digital.

Las herramientas y el software adecuados pueden hacer que su proyecto pase de ser un concepto básico a una campaña ejecutada con precisión. Aquí hay un desglose de los tipos de herramientas que debe considerar:

Software de gestión de proyectos

Asana: conocida por su interfaz fácil de usar, Asana te permite organizar tareas, establecer fechas límite y asignar responsabilidades. Es como su pizarra digital, donde puede planificar todo visualmente.

Asana: planificación de la gestión de proyectos

Trello: el sistema basado en tarjetas de Trello es excelente para quienes aman organizar con Post-its pero desean una solución digital. Es flexible, intuitivo y, como señala el informe de usuario de Atlassian, ampliamente adoptado tanto por empresas como por equipos más pequeños.

Trello

Airtable: Picture Excel con esteroides. Airtable combina la estructura de las hojas de cálculo con la flexibilidad de una base de datos. Es especialmente útil para calendarios de contenido, seguimiento de campañas y análisis de datos.

Airtable para la gestión de proyectos

Herramientas de colaboración y comunicación

Tener estas herramientas en su arsenal de planificación de proyectos es como ser ese chef bien equipado listo para servir una comida impecable. Elija los que se adapten al flujo de trabajo de su equipo y estará en camino de orquestar una campaña de marketing digital exitosa.

Slack: para los equipos que prosperan con la comunicación, Slack es el enfriador de agua virtual. Su capacidad para integrarse con una plétora de otras herramientas y crear canales para diferentes temas lo hace invaluable para mantenerse conectado y sincronizado.

Slack para la comunicación

Google Workspace: cuando se trata de la edición colaborativa de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, Google Workspace es el rey. La colaboración en tiempo real es muy sencilla y es casi un hecho que las partes interesadas ya están familiarizadas con ella.

Aplicaciones de Google Workspace

Figma: si su proyecto involucra elementos de diseño, Figma es una herramienta de diseño colaborativo que permite que varios miembros del equipo trabajen en el mismo archivo de diseño simultáneamente. Piense en ello como Google Docs pero por diseño.

Figma: herramienta de gestión de proyectos

Software de seguimiento de recursos y presupuesto

Harvest: con funciones de seguimiento de tiempo y facturación, Harvest es perfecto para controlar los recursos gastados en diferentes aspectos de su proyecto y asegurarse de que tiene un presupuesto ajustado.

Herramienta de seguimiento del tiempo de cosecha

Smartsheet: si la gestión de recursos y el seguimiento del presupuesto necesitan un enfoque más centrado en el proyecto, Smartsheet ofrece un conjunto de herramientas para planificar, realizar un seguimiento e informar sobre las finanzas y los recursos del proyecto en un solo lugar.

Smartsheet: soluciones de gestión

Quickbooks: cuando necesita una contabilidad estricta con su presupuesto, QuickBooks es una solución confiable. Es particularmente útil si su proyecto implica una gestión financiera compleja.

Características de QuickBooks

Ejemplos de formatos de planes de proyectos de marketing digital

Cuando se trata de estructurar una plantilla de plan de proyecto de marketing digital, la variedad es la sal de la vida. Diferentes proyectos pueden requerir diferentes enfoques.

A continuación se presentan tres tipos comunes de planes de proyectos que han demostrado su eficacia en el marketing digital.

1. El diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son reconocidos y confiablemente eficientes. Un diagrama de Gantt es esencialmente una línea de tiempo visual que muestra la duración de las tareas y cómo se superponen.

Ejemplo: Imagine lanzar un nuevo producto y necesitar una campaña de marketing integrada. El diagrama de Gantt podría mostrar líneas de tiempo paralelas para la creación de contenido, la promoción en las redes sociales y el marketing por correo electrónico.

Es más fácil identificar hitos clave al mostrar cómo se interrelacionan estas actividades, como cuándo lanzar un video teaser o iniciar una campaña de goteo de correo electrónico.

Herramientas: Microsoft Project es un clásico para crear diagramas de Gantt, aunque TeamGantt ofrece funciones de colaboración más fáciles de usar específicamente diseñadas para diagramas de Gantt.

2. El enfoque de la lista de verificación

Una lista de verificación divide su proyecto en una serie de tareas, cada una con una casilla de verificación lista para marcar al finalizar.

Ejemplo: si está ejecutando una campaña de marketing de influencers, su lista de verificación podría incluir: identificar posibles influencers, contactar a influencers, confirmar colaboraciones, crear y compartir resúmenes de campaña, monitorear el progreso de la campaña y analizar los resultados de la campaña.

A medida que se completa cada tarea, se marca, lo que indica claramente el progreso.

Herramientas: Todoist es una herramienta simple pero poderosa para crear listas de verificación, mientras que Asana también se puede configurar para que sirva como una lista de verificación más elaborada.

3. El tablero Kanban

Inspirado en el proceso de fabricación de Toyota en la década de 1940, el Tablero Kanban es una herramienta de gestión visual que le ayuda a categorizar las tareas en columnas normalmente etiquetadas como "Por hacer", "En progreso" y "Listo".

Ejemplo: si está administrando una campaña de marketing de contenido, el tablero Kanban puede ayudarlo a realizar un seguimiento de varias piezas de contenido a medida que avanzan a través de etapas como ideación, redacción, edición y publicación. Esto asegura un flujo continuo de contenido y ayuda a identificar cuellos de botella.

Herramientas: Trello es el símbolo de los tableros Kanban, pero Jira también se usa mucho, especialmente si está adoptando metodologías ágiles.

Éxito en el marketing digital a través de la planificación de la gestión de proyectos

• Componentes clave: asegúrese de que el plan de su proyecto tenga metas y objetivos claramente definidos, y que comprenda el alcance y los requisitos.Esté atento a sus recursos y presupuesto, y establezca cronogramas y plazos realistas. Y recuerda, un buen capitán siempre tiene un plan de contingencia para lo inesperado.
• Mejores prácticas: Involucrar a todas las partes interesadas en el proceso de planificación y realizar un análisis exhaustivo de las necesidades para comprender lo que se necesita para el viaje por delante.Divida la gigantesca tarea que tiene por delante en tareas manejables y revise y actualice regularmente su plan para responder a los cambios.
• Herramientas y software: equipa tu nave con las mejores herramientas disponibles.Desde el software de gestión de proyectos como Asana y Trello hasta las herramientas de comunicación como Slack y el software de seguimiento de recursos como Harvest, es fundamental asegurarse de contar con la tecnología adecuada.