Grupos de procesos de gestión de proyectos: una guía rápida

Los proyectos son complicados. Hay miles de cosas que impactan constantemente en el proyecto y requieren que reasignes recursos para mantenerte encaminado.

Para cumplir con su cronograma y administrar los costos, debe recopilar y procesar los datos del proyecto en los cinco grupos de administración de proyectos del PMBOK.

¿Cuáles son los 5 grupos de procesos de gestión de proyectos del PMBOK?

Para comenzar, echemos un vistazo a los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos definidos en el Project Management Book of Knowledge (PMBOK), publicado por el Project Management Institute (PMI), el grupo comercial líder en la industria.

Los gerentes de proyecto utilizan las cinco fases de la gestión de proyectos para estructurar los proyectos y guiarlos de principio a fin. Cada una de estas fases tiene un propósito específico y los gerentes de proyecto deben controlarlas para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado. El software de administración de proyectos ayuda a los administradores de proyectos a mantenerse al tanto de cada uno de estos grupos de procesos.

Los grupos de procesos de gestión de proyectos son los siguientes.

Fase de inicio

El PMBOK define la fase de inicio del proyecto como “el proceso de reconocer formalmente que existe un nuevo proyecto o que un proyecto existente debe continuar en su próxima fase”.

En esta fase, los gerentes de proyecto discuten el valor comercial del proyecto, así como si el proyecto es factible. También explora el impacto en las partes interesadas. Si el proyecto se considera viable y valioso, se persigue. Si no es así, está abandonado.

Durante esta fase, también debe crear un caso de negocio que responda a esas preguntas. El caso de negocios incluye los costos y beneficios estimados del proyecto. También hay un estudio de factibilidad para ver si el proyecto tiene sentido para la organización y sus partes interesadas. A esto le sigue un estatuto del proyecto, que responde quién, qué y dónde del proyecto.

Hay más, por supuesto, como:

• Analisis de los interesados
• Seleccionando el equipo
• Definición de funciones y responsabilidades
• Selección de la oficina del proyecto
• Elegir las herramientas, el equipo y la infraestructura de comunicación adecuados

Una vez que el proyecto ha sido firmado y está listo para seguir adelante, hay una reunión inicial. Use una reunión inicial para que todos los miembros del equipo del proyecto estén en la misma página para que el proyecto pueda comenzar bien.

Fase de planeamiento

Una vez que se completa el inicio del proyecto y el proyecto tiene luz verde para seguir adelante, puede comenzar la fase de planificación del proyecto. El proceso de planificación es cuando las partes interesadas y el equipo del proyecto aprenden cómo lograr el resultado final del proyecto o servicio.

En este punto, documenta el plan del proyecto, así como también define los entregables y requisitos del proyecto. Usted crea un cronograma del proyecto, diseñado para administrar el tiempo, el costo, la calidad, los cambios, el riesgo y cualquier problema relacionado con el proyecto.

También aprovecha esta oportunidad para controlar los recursos, como equipos, proveedores externos, materiales y equipos. También define roles, responsabilidades y dónde se sientan los miembros del equipo en la estructura del proyecto.

También está la creación de un registro de partes interesadas. Este es un documento crucial que enumera todas las partes interesadas clave y los patrocinadores del proyecto en un proyecto. Es parte de la gestión de las partes interesadas y puede incluir cómo y cuándo actualiza a las partes interesadas del proyecto sobre el progreso del proyecto.

El director del proyecto es responsable de liderar la fase de planificación del proyecto y hacer estimaciones precisas de tiempo, presupuesto y recursos. Es en esta fase del proyecto que planifica el alcance, utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) para organizar las tareas, hacer planes de adquisición y definir los canales de comunicación y la frecuencia.

Al hacer un plan de gestión de proyectos, es útil tener un software de gestión de proyectos para organizar su trabajo. ProjectManager tiene listas de tareas robustas que hacen más que solo recopilar tareas. La vista de lista de tareas (una de las cinco vistas de proyectos diferentes que permiten que los equipos híbridos trabajen como quieran) puede establecer prioridades, adjuntar archivos, agregar descripciones, asignarse a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del estado. Pruebe ProjectManager gratis hoy.

Fase de ejecución

En este punto, está listo para crear el producto o servicio que ha planeado. Esta fase, por lo tanto, tiende a ser la más larga del proyecto. Es donde dedica la mayor parte de su energía y recursos mientras mantiene el proyecto encaminado frente a varias limitaciones del proyecto.

La fase de ejecución está profundamente conectada con la siguiente fase del proyecto, seguimiento y control. El director del proyecto tiene la tarea de realizar un seguimiento del rendimiento y el progreso para garantizar que el esfuerzo real esté alineado con el esfuerzo planificado.

Fase de Seguimiento y Control

Mientras ejecuta el plan del proyecto, el director del proyecto supervisa y controla el rendimiento para mantener el trabajo según lo programado y dentro del presupuesto. Los gerentes de proyecto miden continuamente las métricas para asegurarse de que cumplan con sus hitos.

Algunas de las tareas clave asociadas con esta fase del proyecto son:

• Verificación del alcance y control de cambios
• Control de horarios
• control de costos
• Control de calidad
• Informes de rendimiento
• Control de riesgo
• Administracion de contratos

Fase de Cierre

Entregar el entregable final a tiempo, dentro del presupuesto y dentro de las expectativas de calidad de las partes interesadas es importante, pero no es el final del proyecto. Todavía necesitas atar algunos cabos sueltos. Todas las actividades concluyen en este punto y el proyecto se cierra, lo que significa que debe firmar documentos y cumplir contratos.

Se recomienda una autopsia del proyecto. Durante una autopsia, el gerente del proyecto y el equipo revisan lo que funcionó y lo que no para aprender cómo pueden mejorar los procesos en el próximo proyecto. Lo hacen enumerando las mejores prácticas y las lecciones que han aprendido.

Luego, puede liberar a su equipo y celebrar el éxito del proyecto. La última parte puede no parecer crucial, ¡pero lo es! Mantener alta la moral del equipo mediante la validación de su arduo trabajo tendrá un impacto positivo en los proyectos futuros.

Diferencia entre los grupos de procesos de gestión de proyectos PMBOK y las áreas de conocimiento

Hemos detallado los cinco grupos de procesos en la gestión de proyectos, todos los cuales están sujetos al proceso de control en la gestión de proyectos. Para gestionar esos grupos de procesos de gestión de proyectos, debe utilizar las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos.

Las diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

Hay 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Están:

• Manejo del proyecto de integración
• Gestión del alcance del proyecto
• gestión del tiempo del proyecto
• Gestión de costes del proyecto
• Gestión de la calidad del proyecto
• Gestión de recursos del proyecto
• Gestión de comunicaciones de proyectos.
• Gestión de riesgos del proyecto
• Gestión de adquisiciones de proyectos
• Gestión de partes interesadas del proyecto

Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos no son lo mismo que los grupos de procesos de dirección de proyectos. La principal diferencia es que los grupos de procesos describen lo que debe hacer un gerente de proyecto, mientras que las áreas de conocimiento son lo que un gerente de proyecto necesita saber.

Más específicamente, las áreas de conocimiento se utilizan en todos los grupos de procesos de gestión de proyectos. Las áreas de conocimiento están formadas por procesos. Tienen insumos, herramientas, técnicas y productos. Son funciones de gestión de proyectos que ayudan a entregar proyectos exitosos.

¿Cuándo se utilizan las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos?

Las áreas de conocimiento funcionan dentro de todos los grupos de procesos de gestión de proyectos. Los grupos de procesos son donde se divide y categoriza un proyecto. Es la secuencia del proyecto de principio a fin. Puede utilizar las áreas de conocimiento a lo largo de cada etapa del proceso.

Una buena forma de entender la diferencia es que las áreas de conocimiento categorizan procesos, mientras que los grupos de procesos de gestión de proyectos son etapas o fases del proyecto. Las áreas de conocimiento no tienen una relación lógica, pero los grupos de procesos de gestión de proyectos conducen de uno a otro.

Tanto los grupos de procesos de gestión de proyectos como las áreas de conocimiento funcionan mejor juntos cuando funcionan con software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos lo ayudará a controlar los grupos de procesos y lo llevará a un proyecto exitoso.

Cómo ProjectManager ayuda con los grupos de procesos de PMBOK

ProjectManager es un software basado en la nube que brinda a los gerentes de proyecto datos más detallados para tomar mejores decisiones al tiempo que equipa a los equipos híbridos con múltiples vistas de proyectos para realizar el trabajo como prefieran. Hay características que ayudan a lo largo de cada fase del proceso. Desde almacenamiento ilimitado de archivos para un centro central de documentación al iniciar hasta revisar lo que funcionó y lo que no funcionó durante el cierre.

Comience con el pie derecho en el grupo de proceso de planificación

La planificación es uno de los grupos de procesos más complejos. Necesita una herramienta que pueda organizar sus tareas, vincular dependencias y establecer hitos. La vista de proyecto de diagrama de Gantt de ProjectManager hace eso y más. Puede filtrar por la ruta crítica en lugar de tener que realizar cálculos que consumen mucho tiempo. Luego, establezca una línea de base y haga un seguimiento del esfuerzo planificado versus el real.

Clave su fase de ejecución con diferentes vistas del proyecto

ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos. Los gerentes pueden usar la vista de Gantt o de hoja, mientras que los equipos pueden administrar su propia carga de trabajo en tableros kanban, listas de tareas y calendarios. Esto conecta equipos híbridos, sin importar dónde se encuentren. El tablero kanban visualiza el flujo de trabajo durante la fase de ejecución, lo que permite a los miembros del equipo administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints. Mientras tanto, los gerentes obtienen la transparencia necesaria para asignar recursos con precisión y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Seguir el progreso en el grupo de procesos de seguimiento y control

Durante el grupo de procesos de monitoreo y control, los datos en tiempo real son útiles. Los datos brindan a los gerentes una ventana al progreso y desempeño del proyecto. Los paneles en vivo de ProjectManager calculan métricas como la variación del proyecto, los costos y más para un informe de estado instantáneo sin tener que tomarse el tiempo para configurar la herramienta, como ocurre con otras herramientas.

ProjectManager es un software galardonado con funciones para organizar, monitorear e informar sobre su proyecto. Las funciones de generación de informes con un solo clic filtran datos detallados y se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas, y el software de administración de recursos garantiza que todos tengan lo que necesitan cuando lo necesitan para completar su trabajo. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!