10 plantillas de gestión de proyectos imprescindibles para Google Sheets

Hay muchas formas de gestionar un proyecto. Si bien el software de gestión de proyectos es el estándar de oro, hay muchas plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Google que puede descargar para planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus proyectos. Obtenga estas plantillas gratuitas de administración de proyectos para Google y tome el control de su proyecto para entregarlo con éxito.

Las mejores plantillas de gestión de proyectos para Google Sheets

Hay muchas plantillas de gestión de proyectos para Google en línea. Cubren todas las fases del proyecto a través de su ciclo de vida. Puede ser un poco intimidante buscar en una base de datos tan grande para encontrar las plantillas gratuitas de administración de proyectos para Google que sean adecuadas para usted.

Es fácil comenzar a usar estas plantillas gratuitas de administración de proyectos para Google. Simplemente haga clic en el enlace de la plantilla que desea, que luego se abrirá como un archivo de solo lectura. Ve al archivo y chica haz una copia. Ahora, tendrá una plantilla de administración de proyectos viable para Google que puede personalizar para que se ajuste a su proyecto.

1. Plantilla de presupuesto del proyecto para hojas de cálculo de Google

Un proyecto requiere financiamiento para ejecutar el plan. Sin un presupuesto, ese plan no es más que una buena idea. Pero tener un presupuesto no es tarea sencilla. Se trata de estimar con precisión todos los costos asociados con el proyecto. Si estás fuera, ese dinero puede salir de tu bolsillo.

El uso de esta plantilla gratuita de presupuesto de proyecto de Google puede ayudarlo a pronosticar mejor los costos del proyecto, lo que lo ayudará cuando presente una oferta para ese trabajo. Tiene espacio para capturar todos sus costos de mano de obra y materiales, pero también viajes, equipos y costos fijos. Puede agregar más si lo desea, ya que la plantilla de Google es totalmente personalizable.

Esta plantilla de administración de proyectos gratuita para Google no solo lo ayuda a planificar el presupuesto del proyecto, sino que también le permite realizar un seguimiento de los costos para ayudarlo a mantenerse dentro del presupuesto. Puede ver sus costos planificados y presupuestados para evaluar si va por buen camino.

A pesar de lo buenas que son las plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Google, no son una solución perfecta para gestionar su proyecto. Por un lado, son documentos estáticos que requieren actualizaciones manuales. Más que eso, son documentos independientes, separados de sus otras herramientas de gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene diagramas de Gantt robustos para no solo organizar tareas, vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas y filtrar la ruta crítica, sino también administrar sus recursos y costos en tiempo real. Una vez que haya hecho un presupuesto, establezca la línea de base para capturarlo, de modo que pueda realizar un seguimiento de sus costos planificados frente a sus costos reales en tiempo real sin tener que actualizar constantemente su hoja de Google. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

2. Plantilla de plan de acción para hojas de cálculo de Google

Un plan de acción es sólo eso, un plan de acción. Es una forma de alcanzar un objetivo. De eso se trata un proyecto. Tiene metas y objetivos y planea alcanzarlos. Use esta plantilla de plan de acción gratuita para Hojas de cálculo de Google para crear un marco pragmático para hacer eso.

Un buen plan de acción es minucioso y esta plantilla de plan de acción gratuita para Google cubre todas las bases para garantizar que alcance su objetivo de manera oportuna. Como cualquier proyecto, se divide en fases y cada fase se divide en las tareas individuales necesarias para completar esa fase con éxito.

También hay un lugar para asignar miembros del equipo a tareas específicas y agregar una fecha de inicio y una fecha de finalización para esas tareas. Puede agregar las horas planificadas para cada tarea, qué departamento es responsable del trabajo, los materiales necesarios y los costos asociados con el trabajo. Incluso hay una columna de estado para seguir el progreso.

3. Plantilla de seguimiento de tareas para hojas de cálculo de Google

Crear un plan es el primer paso, pero sin monitorear el progreso de esas tareas, su plan puede desmoronarse rápidamente. Para evitar retrasos costosos, desea realizar un seguimiento de sus tareas y asegurarse de que cumplan con el cronograma del proyecto. La plantilla de seguimiento de tareas gratuita para Google es una gran herramienta para monitorear su progreso.

Para realizar un seguimiento de las tareas, primero debe enumerarlas, lo que le permite hacer la plantilla gratuita para Hojas de cálculo de Google. Luego puede agregar a quién está asignada la tarea y cuál es su prioridad. También hay un lugar para agregar la fecha de inicio y la fecha de finalización programadas.

Toda esa información es importante, pero el verdadero poder de esta plantilla gratuita de seguimiento de tareas para Google es la columna de estado. Aquí puede mostrar si la tarea está abierta o cerrada. Dado que la plantilla de Google Sheet es personalizable, puede agregar otros estados para seguir mejor el progreso de la tarea.

4. Plantilla de estructura de desglose de trabajo para hojas de cálculo de Google

Los proyectos tienen un entregable final, que suele ser un producto o servicio. Pero a lo largo del ciclo de vida del proyecto, hay muchos entregables. Para identificar todos los entregables que componen un proyecto, puede usar esta plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita para Hojas de cálculo de Google.

Al identificar cada entregable, puede determinar las tareas que lo llevarán allí, lo que luego informará su cronograma. La plantilla WBS gratuita para Hojas de cálculo de Google es una herramienta de planificación esencial para garantizar que no descuide ninguno de los pasos necesarios para completar su proyecto.

La plantilla WBS gratuita para Google se divide en dos hojas. La primera es una hoja de cálculo en la que se pueden enumerar todas sus tareas, incluidas las dependencias, los recursos y más. Luego, la segunda hoja es un diagrama de árbol en el que el entregable final está en la parte superior y desde allí están todos los entregables que componen las cinco fases del proyecto.

5. Plantilla de lista de tareas pendientes para hojas de cálculo de Google

La gente ha entendido el poder de una lista de cosas por hacer desde que la pluma golpeó el papel. Es una de las primeras herramientas de gestión de tareas y su longevidad demuestra su valor. Solo piense, ¿hay mayor satisfacción que tachar una tarea de su lista de tareas pendientes? La plantilla de lista de tareas gratuita para Hojas de cálculo de Google trae la herramienta a la era moderna.

Esta no es una lista de tareas pendientes que anotarías en una nota adhesiva y pegarías en tu computadora. La plantilla de gestión de proyectos gratuita para Google es más dinámica. Al igual que con cualquier lista de tareas pendientes, comienza con una lista de todas las tareas que debe completar, incluidas sus fechas de inicio y finalización.

Hasta una lista de tareas pendientes común y corriente, hay una columna donde puede anotar el porcentaje completado para cada tarea e incluso su estado. Esto le permite realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de completar su trabajo de manera oportuna.

6. Plantilla de matriz RACI para hojas de cálculo de Google

Organizar proyectos los hace funcionar mejor. Todos los involucrados en el proyecto deben conocer sus funciones y responsabilidades o, de lo contrario, habrá demasiado tiempo para explicar qué hacer y no suficiente tiempo para hacerlo. El uso de una plantilla de matriz RACI gratuita para Hojas de cálculo de Google es la herramienta perfecta para que todos estén en sintonía y evitar problemas.

RACI es un acrónimo que significa responsable, responsable, consultado e informado. La matriz RACI es un gráfico que les da a todos los miembros del equipo del proyecto y sus partes interesadas uno de esos títulos. El gráfico se divide en fases en la vertical derecha y en la horizontal superior se encuentran los nombres de todos los participantes del proyecto.

Esto crea una cuadrícula o matriz y dentro de cada cuadro debajo del nombre de una persona habrá una de las letras, R, A, C o I. Por ejemplo, el gerente del proyecto será responsable del plan del proyecto y las partes interesadas clave del proyecto querrán ser informado.

7. Plantilla de plan de recursos para hojas de cálculo de Google

Los recursos son todo lo que necesita para ejecutar el proyecto, desde su equipo hasta materiales, equipos y más. Tener esos recursos en cantidades suficientes cuando los necesita es una tarea complicada y que debe planificarse en detalle. El uso de la plantilla del plan de recursos gratuito para Hojas de cálculo de Google ayudará a que su proyecto funcione mejor.

Utilice esta plantilla gratuita para que Google identifique todos los recursos del proyecto que necesitará. Luego, cada uno se enumera y, en otra columna, puede identificar el equipo y sus miembros, así como la cantidad de recursos necesarios para esa línea de pedido.

También hay una columna para capturar la tasa y luego el costo total. Ahora puede integrar el cronograma y el presupuesto de su proyecto para ayudarlo a controlar mejor los costos. Use la cuadrícula del calendario para definir cuándo se necesita cada recurso. La plantilla de Google se puede guardar y utilizar como datos históricos a medida que planifica recursos para proyectos futuros.

8. Plantilla de informe de estado para hojas de cálculo de Google

Cuando está ejecutando el proyecto, el seguimiento de su progreso y rendimiento es de vital importancia. Una herramienta en su caja de herramientas para hacer esto son los informes. Hay una variedad de informes diferentes cuando se gestiona un proyecto, pero pocos son tan completos como el informe de estado, que captura datos a lo largo de un período específico del proyecto.

Tener la plantilla de informe de estado gratuita para Google presenta todos los diversos componentes de un informe de estado para que pueda proporcionar una instantánea del proyecto que lo ayude a comprender mejor cómo está progresando y funcionando. Esto proporcionará a los gerentes de proyecto información vital sobre cómo administrar el proyecto y también brindará actualizaciones a las partes interesadas para administrar sus expectativas.

Obtenga una descripción general del proyecto, desde el progreso hasta los entregables y los hitos alcanzados. También hay una sección sobre la salud del proyecto, que incluye presupuesto, cronograma, alcance y calidad. Finalmente, hay una descripción general de la gestión de riesgos del proyecto y un lugar en el que se pueden hacer recomendaciones.

9. Plantilla de registro de riesgos para hojas de cálculo de Google

Hablando de riesgos, son parte de cada proyecto y deben gestionarse. Los riesgos pueden ser positivos y negativos, uno para aprovechar y otro para mitigar. El uso de la plantilla gratuita de registro de riesgos para Google garantiza que esté listo para responder al riesgo cuando se presente como un problema en su proyecto.

En esta plantilla gratuita de Google, tiene una columna para recopilar todos los riesgos que pueda imaginar que sucedan en el proyecto. Luego, querrá definir su impacto en el proyecto y cuál será la respuesta si, de hecho, ocurre.

Eso solo lo prepara para identificar el riesgo y resolverlo cuando surjan problemas. Pero la plantilla de gestión de proyectos de Google va más allá y define el nivel de riesgo para ayudarte a determinar la prioridad de tu respuesta. También hay un lugar para asignar a un miembro del equipo para que asuma ese riesgo y asuma la responsabilidad de la acción si aparece en el proyecto.

10. Plantilla de parte de horas para Google Sheets

Las hojas de tiempo son documentos esenciales del proyecto que garantizan que su equipo reciba una compensación justa por su trabajo. Es importante para el equipo, pero también para el director del proyecto, ya que proporciona un medio para realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que tardan en completar sus tareas. Use la plantilla gratuita de hoja de horas para Hojas de cálculo de Google para optimizar la nómina y ayudar a realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos.

Esta plantilla de administración de proyectos para Google desglosa el trabajo semana por día y agrega la fecha y la información pertinente sobre el empleado, como el nombre, el departamento, el supervisor y la tarifa por hora.

La plantilla de Google continúa mostrando la hora de inicio, el almuerzo y la hora de finalización del empleado para cada hora. Después de eso, se registran las horas trabajadas. Hay una columna para cualquier hora extra y se agrega el total de horas trabajadas. Luego se agrega esa columna para la semana del pago semanal del empleado.

Vaya más allá de las plantillas de gestión de proyectos para Hojas de cálculo de Google con ProjectManager

A pesar de lo buenas que son las plantillas de gestión de proyectos para Google, solo pueden llevarlo hasta cierto punto. Le resultará frustrante tener que agregar manualmente todos los datos a estas hojas de cálculo estáticas, que están aisladas de sus otras herramientas de proyecto. Si está buscando una forma de trabajar más eficiente y sin problemas, querrá explorar las soluciones de software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Todo lo que hace una plantilla de gestión de proyectos para Google, nuestro software lo hace mejor.

Mantenga la carga de trabajo de su equipo equilibrada

Ya combinó su plan de acción, plan de recursos, lista de tareas, presupuesto y WBS en nuestros poderosos diagramas de Gantt. Ahora, debe asegurarse de que sus equipos estén trabajando a plena capacidad sin agotarlos y amenazar la moral, lo cual es un asesino del proyecto. Nuestras funciones de administración de recursos le permiten establecer la disponibilidad de cada miembro del equipo, incluido el PTO y los días festivos globales para equipos distribuidos, luego cambiar al gráfico de carga de trabajo codificado por colores y puede ver quién está sobreasignado y quién no. Sin salir del gráfico, puede reasignar recursos para equilibrar la carga de trabajo de su equipo y mantenerlos productivos y felices.

Siga el progreso y el rendimiento en tiempo real

La planificación es sólo el comienzo de un proyecto. A continuación, viene la ejecución y el control. Eso implica tener las herramientas para monitorear lo que está haciendo su equipo. Nuestro tablero en tiempo real le brinda una vista de alto nivel del proyecto a través de varias métricas, como tiempo, costo, carga de trabajo y más, con gráficos y tablas fáciles de leer. A diferencia del software ligero de gestión de proyectos, nuestro panel de control no le hace perder el tiempo configurándolo. Simplemente cambie al tablero y estará listo para funcionar. Si necesita un análisis más detallado, utilice nuestras herramientas de informes personalizables. Son fáciles de generar y se pueden filtrar para mostrar solo lo que desea ver. Hay informes de estado y de cartera, hojas de tiempo e informes de carga de trabajo, y muchos más. Todo se puede compartir en una variedad de formatos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Esas son solo algunas de nuestras características. También tenemos múltiples vistas de proyectos más allá del diagrama de Gantt, incluidos tableros kanban, listas de tareas y más, todos actualizados juntos para que pueda trabajar de la manera que desee y aún así poder colaborar con equipos multifuncionales. También hay herramientas de gestión de tareas para ayudar con la productividad y las funciones de gestión de riesgos que gestionan los problemas. Las plantillas de gestión de proyectos de Google no pueden hacer nada de esto, y mucho menos automatizar flujos de trabajo y asignar aprobaciones de tareas para garantizar entregas de calidad.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos en cualquier lugar y en cualquier momento. Lo empoderamos para planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real con características dinámicas que le permiten un mayor control sobre sus proyectos para lograr el éxito. Únase a equipos de empresas como Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para triunfar. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.