Herramientas de gestión de proyectos para administradores de redes sociales

Si eres como el administrador de redes sociales promedio, tienes un conjunto de habilidades y un conjunto de proyectos para combinar. Incluso cuando programa bloques de tiempo para la creación de contenido, no hay dos días iguales. Es fácil perder la noción del tiempo y los proyectos. Ahí es donde una herramienta de gestión de proyectos es útil.

Una herramienta de administración de proyectos lo ayudará a mantenerse encaminado, ordenar el desorden para sacar a la luz las tareas importantes y brindarle una base para continuar con otros proyectos. Hay muchas herramientas de gestión de proyectos por ahí. Algunos son tan simples como mantener una lista de tareas pendientes. Otros son más elaborados para acomodar proyectos complicados y múltiples partes.

En este artículo, cubriremos la gestión de proyectos para administradores de redes sociales. Si ya usa Sprout Social, obtenga más información sobre cómo puede convertirlo en su herramienta de administración de proyectos favorita.

Por qué la gestión de proyectos es necesaria para el marketing

La gestión de proyectos lo ayuda a mantenerse al día con las tareas, que van desde las diarias estándar hasta las de un proyecto único. Una buena herramienta también tiene en cuenta la colaboración en equipo. Si varios departamentos necesitan trabajar juntos en un proyecto, entonces se necesita una herramienta de gestión de proyectos para ayudar a todos a comprender cuáles son los estados de las diferentes tareas y subtareas.

En marketing y redes sociales siempre habrá proyectos en los que hay que trabajar. Las más comunes son las tareas continuas: revisiones de informes mensuales, evaluación de desempeño trimestral y resumen de cuentas anuales. Los proyectos más pequeños también pueden incluir la creación de contenido: armar una publicación de blog, hacer un gráfico con una cita de la publicación de blog y escribir los diferentes Tweets para promocionar la publicación.

El software de Sprout Social permite a los administradores de redes sociales tomar el control del proceso de gestión de proyectos. Los proyectos como la planificación de calendarios de contenido y la planificación de campañas se pueden realizar a través de Sprout. No hay necesidad de cambiar de un lado a otro o sincronizar el estado entre diferentes programas.

Cómo proyectar la gestión de un calendario de contenido

En lugar de usar una herramienta diferente para crear sus publicaciones sociales y copiar y pegar la información, use la función de calendario de Sprout. Podrá elegir entre vistas de lista, semana y mes.

Los filtros laterales lo ayudan a ver fácilmente las publicaciones solo para ciertas redes o si ya están programadas. Debido a que los borradores se pueden mostrar en el calendario, los administradores de redes sociales pueden planificar temas y redactar diferentes tipos de copias sin preocuparse de que se envíen.

Por ejemplo, sabe que deberá destacar a un miembro del personal todos los lunes en Instagram, pero aún no tiene toda la información. Mientras planifica el calendario de contenido, escriba un borrador para cada lunes con una copia de marcador de posición. De esta manera, sabrá que el tema se ha decidido pero el contenido aún no se ha finalizado.

El calendario de contenido de Sprout se comparte entre los miembros del equipo con atribuciones de autor. Esta es una ventaja para los equipos de marketing que dependen de la colaboración para planificar su contenido.

Cómo proyectar la gestión de la creación de contenido de redes sociales

Una vez que hayas planificado tu calendario, el siguiente paso es crear dicho contenido. Según sus necesidades, la creación puede llevarse a cabo en su equipo o, en algunos casos, en un equipo diferente, como el diseño.

Si las publicaciones necesitan trabajo de diseño, entonces necesitan un lugar para residir. Algunas empresas optan por carpetas de red compartidas o soluciones en la nube como Dropbox. Los equipos con menos medios para administrar pueden enviar el recurso por correo electrónico cuando esté listo. En lugar de intentar encontrar la carpeta correcta para siempre, ¿por qué no almacenar todos sus activos en un área?

La biblioteca de activos de Sprout está disponible para los planes avanzados. En él, podrá cargar activos, configurar el acceso de visibilidad entre los miembros del equipo y etiquetar cada activo. La función de etiqueta cambia las reglas del juego, especialmente para empresas con varias ubicaciones o equipos sociales más grandes.

Si varias tiendas realizan la misma venta, cargue el activo y etiquételo con el nombre de la campaña. Luego, al redactar un mensaje, podrá recuperar el activo en muchos perfiles sin buscarlo. La biblioteca de activos reduce el tiempo y la confusión.

Otra forma de administrar la creación de contenido en Sprout Social es la función de aprobación de mensajes disponible en los planes Profesional y Avanzado. Con esta característica, crea flujos de trabajo para diferentes escenarios, como capacitar a un nuevo miembro del equipo y mensajes que necesitan la aprobación del cliente.

Los mensajes se ponen en cola en la sección Necesita aprobación de las personas necesarias, donde tiene opciones para eliminarlos, aprobarlos o editarlos. Los comentarios internos y el etiquetado de otros miembros del equipo lo convierten en una función colaborativa y rica en comentarios.

Imagina que trabajas con un cliente que quiere asegurarse de que el mensaje esté a la altura de la marca. Redactas varios Tweets para la semana y los envías para su aprobación. Aprueban unos pero rechazan otros. Para los rechazados, se proporcionan explicaciones para que pueda editarlos y volver a enviarlos. Esta vista de actividad de aprobación sirve como una forma documentada de dar y recibir comentarios. Además, todos los involucrados entienden el estado de cada publicación.

Cómo proyectar la gestión del compromiso en las redes sociales

Con más de una persona administrando las mismas cuentas, siempre existe la posibilidad de que se encuentren en el mismo mensaje. No cometas el error de responder a la misma publicación. Evite la vergüenza trabajando con una herramienta que lo ayude a administrar los mensajes entrantes.

En la bandeja de entrada de Sprout, la colaboración en equipo es suprema. Verá actividad en vivo cuando un miembro del equipo esté trabajando en un mensaje para que no haga lo mismo accidentalmente.

También puede asignar mensajes como tareas a miembros específicos del equipo. Para atención al cliente por niveles o equipos sociales divididos, esto es especialmente útil. ¿Es un mensaje para el equipo de ventas? O es para soporte? ¿Puede manejarlo el equipo de soporte de nivel 1 o debería ser otra persona? Tomar un mensaje y convertirlo en una tarea permite que los miembros del equipo se concentren más en el mensaje en cuestión que en clasificar el ruido.

Las notas internas que puede dejar por tarea o mensaje también ayudan a los equipos de soporte si los está escalando o entregando un mensaje al siguiente turno. En lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro o dejar los chats abiertos, optimice su flujo de trabajo con Sprout para mejorar la participación del cliente.

Cómo proyectar la gestión de una campaña en redes sociales

Las campañas en las redes sociales pueden ser difíciles de rastrear. Debe ejecutarlo y realizar un seguimiento junto con su actividad habitual de publicación. Sin las herramientas de planificación adecuadas, una campaña puede perderse en el ruido y no podrá comprender su impacto.

Mantenga la planificación de su proyecto de campaña en redes sociales en un solo lugar. Gran parte de una campaña se ejecuta como sus hábitos habituales de publicación e informes. Pero en lugar de los temas generales de la marca, se centra en un solo tema dentro de una limitación de tiempo. Sprout fue diseñado con campañas en mente.

La función de etiquetado en Sprout es robusta. Sigue una campaña desde la redacción hasta la gestión de mensajes y la elaboración de informes. Para empezar, deberá crear una etiqueta, probablemente con el nombre de su campaña.

Luego, cuando esté creando o haciendo borradores de marcador de posición en su calendario, asigne una etiqueta al mensaje. En la vista de calendario que mencionamos anteriormente, podrá filtrar por etiquetas para ver cuándo y dónde tiene lugar cada mensaje de campaña. De esta manera, también podrá trabajar únicamente en una campaña sin confundirse con las publicaciones regulares.

Además, utilice la biblioteca de activos que mencionamos anteriormente. Cargue los activos de la campaña y etiquételos con la campaña adecuada para que sean fáciles de encontrar durante la redacción del mensaje.

Una vez que se haya lanzado una campaña, deberá administrar sus mensajes entrantes. Tal vez incluso tenga personal de apoyo dedicado a la campaña. Etiqueta los mensajes entrantes y tu Smart Inbox filtrará para mostrar solo los mensajes etiquetados. A menudo, la conversación de la campaña se mueve rápido. No querrá perderse un mensaje porque se perdió entre la multitud de sus mensajes habituales.

Finalmente, para concluir su campaña, desea saber cómo se desempeñó. Esto significa generar informes que faciliten la presentación de sus éxitos (o fracasos). Como ya hizo el trabajo de etiquetar los mensajes salientes y entrantes, todo lo que tiene que hacer es dirigirse a la sección de informes de Sprout.

El informe de mensajes enviados le muestra el rendimiento de cada mensaje hasta el detalle más granular. Cuando exporta, puede filtrar por etiqueta para ver qué tan bien se desempeñaron esos mensajes en particular.

Si la publicidad pagada fue parte de su campaña, el informe de rendimiento pagado es lo suyo. Mostrará qué tan bien funcionaron los anuncios en ciertos intervalos de fechas y en el nivel de campaña.

Y, por último, el informe Sprout Tag muestra cómo una campaña afectó el volumen de mensajes. También encontrará otros detalles, como las palabras más comunes que se usaron con la etiqueta, un desglose por red social y cuál fue la tendencia de crecimiento en un período de tiempo.

La gestión de campañas no tiene por qué ser abrumadora. Con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas, podrá planificar y ejecutar una campaña de redes sociales en muy poco tiempo.

Comience con Sprout como herramienta de gestión de proyectos

Con todas las herramientas de gestión de proyectos que existen, las de las redes sociales son difíciles de conseguir. A menudo, las herramientas son demasiado complicadas o demasiado generalizadas para otros tipos de proyectos. La plataforma de administración todo en uno de Sprout tiene en mente a los administradores de redes sociales.

Todo, desde las aprobaciones de tareas hasta los informes, se creó para facilitar la gestión de proyectos y tareas a los administradores de redes sociales. Deje de cambiar de un software a otro y, en su lugar, tómese ese tiempo para concentrarse en el trabajo que hace mejor. Desde un equipo de marketing de una sola persona hasta la colaboración entre agencias, Sprout se adapta a sus necesidades de gestión de proyectos de redes sociales.