¿Cómo equilibrar con éxito el triángulo de gestión de proyectos?

Tienes una idea y quieres hacer una aplicación increíble.

¿Correcto?

Pero ver que su idea se materialice en un producto sólido requiere una estrategia, reunir el equipo adecuado y realizar una reunión inicial .

Pero aún no ha terminado. La reunión inicial implica que recién está comenzando.

Crear una aplicación móvil es un proceso largo. Si bien la sesión de alcance y la fase de descubrimiento del desarrollo de la aplicación se han enfatizado lo suficiente, la gestión eficiente del proyecto tiene un gran impacto en el éxito de un producto.

Según un estudio de PwC , un sorprendente 97 % de las organizaciones cree que la gestión de proyectos es fundamental para el rendimiento empresarial y el éxito de la organización.

Independientemente de cuán simple o compleja sea tu idea, la gestión de proyectos juega un papel fundamental en el desarrollo de aplicaciones. La gestión eficaz de proyectos garantiza que los plazos se cumplan a tiempo y que haya un flujo oportuno de entregables.

Por lo tanto, si desea mantenerse al día con su proyecto de desarrollo de aplicaciones, ya sea en términos de cronograma o de obtener la aplicación que desea, además de la comunicación regular con la agencia de desarrollo, las técnicas efectivas de gestión de proyectos son imprescindibles.

Y especialmente tu Project Manager debe cuidar el triángulo de gestión de proyectos.

¿Qué es el Triángulo de Gestión de Proyectos?

El Triángulo de Gestión de Proyectos, también conocido como el Triángulo de Hierro o la Restricción Triple de Gestión de Proyectos, define las restricciones básicas dentro de las cuales opera un proyecto, a saber, Alcance, Tiempo y Costo.

El Triángulo de Hierro, como su nombre indica , es la relación entre tres fuerzas cruciales en un proyecto. Se llama así porque no se puede cambiar un aspecto del triángulo sin afectar otras dimensiones clave.

Introducir modificaciones a cualquiera de los tres aspectos del Triángulo de Gestión de Proyectos es bastante difícil.

Por ejemplo, supongamos que eres Project Manager y tu cliente insiste en agregar más funcionalidades al producto. Aumentar el alcance del proyecto implica que aumentará el tiempo requerido para construir el producto y que eventualmente aumentará el costo de un proyecto.

Por lo tanto, para garantizar que los costos del proyecto no excedan el presupuesto y que el producto se entregue dentro del plazo con la funcionalidad adecuada, es esencial comprender la dependencia mutua de las tres restricciones.

Ignorar la Triple Restricción de la Gestión de Proyectos puede ponerlo en riesgo de tomar decisiones equivocadas y puede afectar negativamente el éxito de su proyecto.

¿Por qué es importante tener equilibrio en un triángulo de gestión de proyectos?

Tener en cuenta las restricciones triples del Triángulo de gestión de proyectos mientras encabeza un proyecto lo ayudará a adaptarse a los requisitos cambiantes al tiempo que garantiza que el proyecto se entregue a tiempo y no exceda el presupuesto.

El concepto del triángulo de gestión de proyectos encuentra su referencia en la metodología Agile , y ágil nos permite dar la bienvenida a los cambios. Realmente no podemos ignorar los cambios en el proceso de desarrollo, es probable que surjan.

Por lo tanto, la calidad del costo del tiempo de gestión de proyectos y la gestión inteligente del triángulo de hierro son cruciales. Estar preparado garantiza que cualquier cambio no afecte ni ponga en peligro todo el proyecto.

Entonces, antes de expandir el alcance o cambiar la fecha límite, debe saber cómo puede afectar su proyecto.

Para darle una idea clara y comprensión, exploremos algunos escenarios y profundicemos en las dimensiones del triángulo y midamos las consecuencias y proyectemos un análisis de triple restricción de mover el triángulo hacia una o dos dimensiones.

Alcance

El alcance se refiere a la extensión, dimensión y espectro del trabajo que debe realizarse en un proyecto. Implica todo el trabajo que debe realizarse y todos los servicios que deben proporcionarse con respecto a las funcionalidades del producto.

Aumentar el alcance del proyecto afecta el tiempo y el presupuesto. Agregar más funcionalidades o expandir las existentes requiere recursos que quizás no se hayan tenido en cuenta durante la planificación.

Cuando surgen solicitudes de recursos adicionales, un Project Manager debe tener en cuenta muchos factores que pueden aumentar los costos del proyecto o alargar el proceso de desarrollo.

Además, tener un presupuesto ajustado y plazos estrictos le brinda poca o ninguna flexibilidad en términos de ampliar el alcance del proyecto.

Sin embargo, existe un enfoque que le permitirá agregar funcionalidades sin expandir el alcance de un proyecto.

Y ahí es donde entra en escena el concepto de MVP. Un Producto Mínimo Viable es la primera versión de un producto con un conjunto básico de características. Determina si el producto tiene o no el potencial para tener éxito.

Se lanza un MVP al mercado en el menor tiempo posible para saber si despierta el interés de los usuarios. Después de generar valiosos comentarios de los usuarios y validar con usuarios reales, se agregan nuevas funciones gradualmente.

Es una gran manera de probar las aguas. Los productos que son completamente funcionales como MVP pueden agregar gradualmente más funcionalidades. Su enfoque debe recaer esencialmente en encontrar un producto adecuado para el mercado.

El ajuste producto-mercado es la medida en que un producto satisface una fuerte demanda del mercado. Encontrar el producto adecuado para el mercado se considera el primer paso para construir una empresa exitosa.

La mayoría de las veces, muchos clientes exigen ampliar el alcance del trabajo mientras el producto está en proceso de desarrollo. Agregar nuevas funcionalidades sin hacer concesiones con respecto al tiempo y el presupuesto parece imposible.

Excepto que, en algunos casos, realmente no lo es.

La adición de una nueva funcionalidad mediante la eliminación de funciones planificadas inicialmente no afecta tanto a las restricciones triples. Al crear un nuevo producto o aplicación, es recomendable mantener el alcance al mínimo: incluir solo las funciones 'imprescindibles' y dejar las funciones 'agradables de tener'. Un MVP debe incluir solo la funcionalidad central y caracterizar la propuesta de valor. De esta manera, puede evitar desperdiciar el presupuesto en algo que los usuarios ni siquiera necesitan.

Al manejar proyectos complejos que atienden a mercados altamente competitivos, a veces agregar nuevas funciones se convierte en una necesidad. En los casos en que los cambios puedan marcar una gran diferencia para el usuario y la empresa, deben adaptarse a una comunicación abierta y honesta entre el director del proyecto y las partes interesadas clave.

Factores a tener en cuenta para los desafíos de alcance, para que no enfrente ningún problema:

• Requisitos inciertos
• Solicitudes de funciones complementarias
• Cambio de especificaciones

Hora

El plazo esperado de un proyecto se decide por un par de factores, como el alcance del trabajo, la complejidad del proyecto, la disponibilidad de los recursos y la experiencia del equipo.

Si bien las restricciones de tiempo en la gestión de proyectos implican la cantidad de tiempo que necesita para completar las tareas, el factor de velocidad mide cuánto trabajo se realiza en un período de tiempo determinado.

Dado que las personas realmente no trabajan con la misma velocidad y eficiencia todos los días, la velocidad tiende a variar entre días y semanas.

Estimar el marco de tiempo se vuelve difícil debido a los cambios en la velocidad.

Es por eso que en un entorno ágil, la metodología de trabajo scrum se considera un enfoque ideal para garantizar que el proyecto se complete en el plazo establecido.

Con una comunicación eficiente entre los miembros del equipo, Stand-ups diarios, Sprint Planning y Retrospectives, es fácil trazar un mapa de la carga de trabajo del equipo, trabajar en los obstáculos y mantener el factor de velocidad bajo control en cada paso del camino.

Idealmente, después de completar tres sprints, es fácil determinar si se requieren más recursos en el proyecto o si es necesario cambiar la fecha límite.

El tiempo es un activo muy importante, por lo tanto, para evitar demoras, debe tener en cuenta los desafíos de tiempo como:

• Retrasos internos y externos:
• demasiado optimismo
• brechas de equipo
• Demasiada presión de trabajo

Costo

La tercera dimensión clave, Costo, incluye el presupuesto del proyecto y la cantidad de miembros del equipo necesarios para entregar un producto.

Para mantener bajo control el factor costo, es aconsejable priorizar los elementos del alcance del proyecto que deben entregarse y asignar los recursos en consecuencia en todas las fases del desarrollo.

Estimar el costo y los recursos requeridos en un proyecto no es tan fácil, especialmente cuando se trata de un proyecto complejo. Un buen Gerente de Proyecto hace estimaciones basadas en datos recopilados de proyectos similares realizados en el pasado o hace una suposición adecuada basada en la interacción detallada con el cliente.

Después de realizar la estimación inicial, la planificación del proyecto para los PM incluye el control y la gestión del presupuesto durante todo el ciclo de desarrollo.

Todo tiene una limitación, por lo tanto, aquí hay algunos factores que puede cuidar y que podrían hacer que el presupuesto del proyecto se desmorone:

• Falta de responsabilidad
• Subestimación de costos
• Aumento de los costes de personal
• retraso en el proyecto

¿Cómo equilibrar el triángulo de hierro?

El Triángulo de Hierro no existe para ayudarnos a detallar todos los elementos de la gestión de un proyecto: alcance, tiempo y costo. Más bien, continúa mostrando cómo estas restricciones están intrincadamente entrelazadas.

Administrar y equilibrar el triángulo costo-tiempo del alcance es bastante similar a hacer malabarismos y ciertamente no es fácil.

Los gerentes de proyecto dividen todo el proyecto en hitos y tareas para equilibrar el triángulo de manera efectiva. Las prioridades para el equipo están definidas y siempre hay una comunicación abierta con el cliente para cumplir con sus requisitos únicos.

El triángulo de hierro es un equilibrio de compromiso que el director del proyecto debe dominar mediante el control de variables y factores. Juntos, equilibrar la gestión del proyecto y estos tres requisitos pueden ayudar a decidir la calidad de todo el proyecto.
Por ejemplo, si un proyecto debe estar terminado en un tiempo determinado, es posible que sea necesario reducir el alcance o aumentar los costos para obligar a recursos adicionales o tiempo adicional. O, por otro lado, si un proyecto no puede superar un presupuesto, es posible que el director del proyecto tenga que estirar el tiempo para reducir el tiempo adicional utilizado.

Estas son algunas de nuestras mejores prácticas para administrar de manera efectiva las Restricciones Triples:

Talleres de descubrimiento:

Al comienzo de cada proyecto, realizamos talleres de descubrimiento de productos con nuestros clientes. Estos talleres se llevan a cabo para definir el propósito del proyecto, establecer el alcance del proyecto, delinear las funcionalidades principales y simplificar una hoja de ruta para realizar el trabajo. Brinda claridad al cliente sobre lo que debe hacerse.

Estimar:

Después de tener una comprensión integral de todos los aspectos del proyecto, proporcionamos una estimación detallada del cronograma del proyecto y el presupuesto requerido para desarrollar con éxito el producto.

Plan:

Nuestros Project Managers planifican estratégicamente las cargas de trabajo del equipo según los hitos. Al practicar el marco Scrum, mantenemos la velocidad bajo control y hay un flujo oportuno de entregables. Nos ayuda a eliminar obstáculos desde el principio y realizar el trabajo en el plazo establecido.

Equipo:

Asignamos un equipo multifuncional para garantizar que ofrecemos la mejor solución posible a tiempo y dentro del presupuesto. Un equipo multifuncional reúne a personas con diferentes conocimientos funcionales . A través de la experiencia compartida y la exploración mutua de las perspectivas de un proyecto, juntos logramos un objetivo común.

Comunicación:

En el proceso de desarrollo de productos , la comunicación abierta entre el equipo y las partes interesadas clave es crucial. Nuestro sistema de entrega garantiza actualizaciones proactivas, lo que significa que nuestro cliente nunca está a oscuras. Discutimos cualquier posible cambio en las dimensiones clave por adelantado y eso hace que el equipo se adapte a los cambios rápidamente.

Equilibrar el triángulo de hierro es una parte crucial. Según un artículo del Project Management Institute titulado ' Más allá del Triángulo de Hierro ', los gerentes de proyecto deben pensar y considerar factores blandos como las expectativas sociales (reuniones y espacio analítico) y la motivación personal. Estos factores internos son capaces de influir en los proyectos tanto como las tres limitaciones principales.

Conclusión

Si bien equilibrar el triángulo de gestión de proyectos es muy parecido a hacer malabarismos, también es un recordatorio constante de cómo cambiar una restricción tendrá un impacto en todo el proyecto.

Es una herramienta valiosa que prepara al Project Manager para pensar estratégicamente, tomar decisiones más acertadas y administrar el proyecto de manera efectiva.