10 reuniones de proyecto para guiar a su equipo de gestión de proyectos

Las reuniones de proyecto a menudo se sienten como si estuvieran en el camino de su trabajo. Si no está trabajando con una agenda o no administra esas reuniones, eso puede ser cierto. Pero las reuniones son fundamentales para la planificación de proyectos y la colaboración en equipo. Es por eso que hay tantas reuniones de proyectos y cada una tiene su propio enfoque e importancia. Echemos un vistazo a 10 tipos diferentes de reuniones de gestión de proyectos y defínalos, y comenzaremos con la definición de lo que es una reunión de proyecto.

¿Qué son las reuniones de proyecto?

Una reunión de proyecto es un evento que ocurre regularmente donde algunos o todos los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas se reúnen para discutir el proyecto. Hay muchos tipos de reuniones de proyectos a lo largo del ciclo de gestión de proyectos. Algunas reuniones de gestión de proyectos se realizan a diario, mientras que otras están más separadas. Todo depende de la urgencia y el tipo de reunión que se celebre. Eso no significa que una reunión sea únicamente para compartir actualizaciones, excepto cuando se trata de las partes interesadas. Las reuniones de proyecto para equipos reúnen al grupo para resolver un problema o mejorar el progreso para cumplir con ciertas metas y expectativas. Una reunión también podría usarse para construir un mejor trabajo en equipo, lo que conduce a una mayor productividad y moral.

Tipos de reuniones de proyecto

En términos de reuniones de gestión de proyectos, hay varios tipos diferentes. Algunos comunes incluyen un informe de progreso, discutir el propósito del proyecto o generar ideas, hablar sobre los problemas que han surgido en el transcurso del proyecto y aprobar o rechazar ideas. También hay reuniones que giran en torno a las personas que asisten. Estos pueden incluir reuniones periódicas del equipo y reuniones de partes interesadas, que son más generales y solo mantienen a las partes interesadas actualizadas sobre los hitos.

Sea cual sea el tipo de reunión, el director del proyecto las dirigirá, por lo que las habilidades de comunicación son tan importantes para ese puesto. Las reuniones son más productivas con datos en tiempo real que las impulsan. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que genera informes con datos en vivo. Puede crear rápidamente un informe de estado para obtener una descripción general, un informe de progreso para ver cómo le está yendo, un informe de variación para asegurarse de que va por buen camino y mucho más. Todos los informes son personalizables, por lo que puede filtrarlos para mostrar solo los datos que desea ver. Luego puede compartirlos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

10 reuniones clave del proyecto

Las reuniones de gestión de proyectos son eventos de comunicación y la comunicación clara es lo que mantiene los proyectos en marcha. Por lo tanto, hay muchos tipos diferentes de reuniones de proyectos que se llevan a cabo repetidamente durante el ciclo de vida de un proyecto. Aquí están 10 de los más importantes.

1. Reunión de lanzamiento del proyecto

La reunión inicial puede no ser la primera reunión del proyecto, pero es la primera reunión importante. Aquí es donde se presentan al director del proyecto, el cliente y el equipo del proyecto y se expresan los objetivos del proyecto. La reunión inicial del proyecto comienza con presentaciones, revisando los antecedentes del cliente y hablando sobre el alcance del proyecto. También se analizan las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto, así como los próximos pasos.

2. Reunión de estado del proyecto

La reunión del informe de estado del proyecto es cuando los miembros del equipo brindan datos que el gerente del proyecto usa para revisar dónde se encuentra el proyecto durante un período de tiempo específico. Esto no es solo para mantener informado al gerente del proyecto, sino que también sirve para responsabilizar al equipo del proyecto. Querrá hablar sobre lo que se logró y lo que aún está pendiente, así como los próximos hitos. También querrá revisar el presupuesto, evaluar el riesgo y programar próximas reuniones para asegurarse de que todo lo discutido se haya resuelto.

3. Reunión de revisión del proyecto

Una reunión de revisión del proyecto también se denomina reunión post-mortem y se lleva a cabo una vez que se ha completado el proyecto. Ya sea que haya sido un éxito o un fracaso, una reunión de revisión es útil porque enumera lo que funcionó y lo que no funcionó. La autopsia es especialmente útil ya que brinda a los gerentes de proyecto la oportunidad de asegurarse de que esos mismos errores no vuelvan a ocurrir. La reunión comienza repitiendo los objetivos del proyecto y abriendo la discusión al equipo, a quien se le debe permitir criticar honestamente el trabajo, los obstáculos y los riesgos. También querrá hablar sobre el presupuesto, qué se usó y qué no, y por qué. Al mismo tiempo, debe haber una celebración por un proyecto exitoso.

4. Reunión de todas las manos

La asamblea general o cabildo reúne todo en la empresa. Todos los empleados están involucrados, incluidos los líderes de equipo, el equipo ejecutivo, las partes interesadas, etc. Estas reuniones son para discutir asuntos que involucrarán a toda la organización, como ingresos, estrategia, etc. Para un proyecto, esto incluye a todo el equipo del proyecto, desde el gerente del proyecto hasta las partes interesadas y todos los demás. Se pueden llevar a cabo para compartir actualizaciones, impulsar la alineación, celebrar hitos o dar paso a preguntas.

5. Reunión de planificación de Sprint

Scrum es una forma ágil de trabajar en la que los proyectos se dividen en bloques, que se denominan sprints. Estos son por lo general sólo 2-4 semanas. La reunión de planificación del sprint involucra al scrum master, al scrum product manager y al equipo scrum. Se reúnen para ver los artículos atrasados ​​y decidir cuáles de ellos se manejarán en la próxima primavera. Este es un esfuerzo colaborativo llamado ceremonia de scrum. Antes de la reunión, el scrum master y el gerente de producto revisan la capacidad del equipo, la línea de tiempo y utilizan los conocimientos de los sprints anteriores para definir el nuevo.

6. Reunión del Comité Directivo

Los comités de dirección son un tipo de gobierno que involucra a las partes interesadas que son responsables de supervisar el proyecto y brindarle apoyo. Otro término para un grupo que trabaja para ayudar a que el proyecto logre sus objetivos es una junta de partes interesadas, liderazgo sénior, grupo de trabajo del proyecto o comité de supervisión del proyecto. La frecuencia de las reuniones de compromiso de dirección varía según el proyecto, aunque generalmente ocurrirá después de que se haya alcanzado un hito.

7. Reunión de partes interesadas

La reunión de partes interesadas se utiliza para presentar a las partes interesadas en un proyecto entre sí. Se utiliza para obtener aceptación y también define los objetivos del proyecto. También es un momento en el que se pueden realizar entrevistas con las partes interesadas para obtener información sobre sus objetivos y perspectivas, cómo desean recibir actualizaciones y más. Los gerentes de proyecto también se reunirán con las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto para mantenerlos actualizados sobre el progreso.

8. Reunión de planificación de contingencia

Un plan de contingencia es un escenario hipotético si el proyecto tiene problemas que requieren cambiar su alcance, cronograma o presupuesto. Estos problemas pueden ser ambientales, técnicos, etc. Esto significa que una reunión de planificación de contingencia es una oportunidad para intercambiar ideas con el equipo del proyecto y las partes interesadas relevantes para identificar los riesgos y, si los ofrecen, cómo responder a ellos. A continuación, querrá determinar la gravedad y la probabilidad de que ocurran esos riesgos y cómo podrían afectar el proyecto. Esto llevará al director del proyecto a crear un plan de contingencia.

9. Reunión de la Junta de Control de Cambios

El tablero de control de cambios está configurado para revisar las solicitudes de cambio que ocurren en un proyecto. Luego son evaluados y aprobados, diferidos o denegados. Este proceso ocurre durante una reunión de la junta de control de cambios. Sin embargo, si el equipo del proyecto y el patrocinador ya han notado la importancia del cambio, es poco probable que la junta de control de cambios vaya en contra de su sugerencia en su reunión.

10. Reunión Scrum diaria

Cada día del sprint se lleva a cabo una reunión diaria de scrum. Estas reuniones suelen tener lugar en el mismo lugar y hora, aunque lo ideal sería que esa hora fuera el comienzo del día para establecer el trabajo a seguir. Las reuniones diarias de scrum son cortas, no duran más de 15 minutos, para mantener la conversación relevante. La reunión, también llamada reunión diaria de pie, incluye a los miembros comprometidos del equipo que están haciendo el spring, el scrum master y, en la mayoría de los casos, el propietario del producto. Estas no son reuniones para resolver problemas, sino que responden a tres preguntas: ¿qué se hizo ayer? ¿Qué hay que hacer hoy? ¿Hay algún impedimento?

¿Qué plantillas de gestión de proyectos pueden ayudar con las reuniones de proyectos?

Las reuniones de proyecto son importantes y todas tienen un propósito en la gestión de proyectos. Para asegurarse de que su reunión se realice correctamente, tenemos algunas plantillas gratuitas que puede descargar. ProjectManager es un software de gestión de proyectos, por supuesto, pero también tiene un conjunto completo de plantillas de gestión de proyectos gratuitas para cada fase de su proyecto, incluidas estas plantillas de reuniones de gestión de proyectos.

Plantilla de actas de reuniones

Las actas de las reuniones capturan los puntos pertinentes impresos y se aseguran de que esos puntos se ejecuten después de que haya concluido la reunión de gestión del proyecto. Nuestra plantilla gratuita de actas de reuniones para Word facilita la recopilación y distribución de esta información, así como la agenda, los elementos de acción y los detalles sobre la próxima reunión.

Plantilla de informe de estado del proyecto

Cuando esté planeando una reunión de estado del proyecto, use nuestra plantilla gratuita de informe de estado del proyecto para recopilar los datos que necesita. Le ayuda a comunicarse con sus partes interesadas con información como el resumen del proyecto durante ese período de informe, la salud del proyecto e incluso una mirada a los riesgos y obstáculos que se han producido.

Plantilla de panel de proyecto

Sea cual sea la reunión del proyecto que esté teniendo, un tablero proporciona datos vitales. Los paneles ofrecen una vista de alto nivel del proyecto. El uso de nuestra plantilla de panel de control de proyecto gratuita para Excel le permite ingresar datos sobre tareas, carga de trabajo, duración de tareas y costos que luego se representan automáticamente como gráficos coloridos que son fácilmente digeribles en las reuniones de gestión de proyectos.

ProjectManager lo ayuda a administrar reuniones de proyectos

Las plantillas son útiles pero limitadas. Deben imputarse manualmente, por un lado, mientras que ProjectManager es un software en línea que actualiza los datos en tiempo real. Incluso puede programar reuniones de proyectos e invitar a su equipo a una hora y fecha específicas. Agregue archivos y otra información, e incluso configure las reuniones como recurrentes si se repiten a lo largo del proyecto. Pero eso es solo la punta del iceberg en términos de nuestro software rico en funciones.

Convierta elementos de acción en tareas

Las reuniones de gestión de proyectos son importantes, pero aún más importante es actuar sobre las conclusiones. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos que permiten a los equipos de todos los departamentos usar las herramientas con las que se sienten cómodos. Pueden capturar los elementos de acción en listas de tareas, tableros kanban o vistas de calendario. Mientras que los gerentes probablemente prefieran actualizar sus diagramas de Gantt en línea. Independientemente de la vista del proyecto que utilice, todos los datos se comparten en todo el software y se actualizan en tiempo real para que todos trabajen con la información más actualizada.

Use paneles en tiempo real

En lugar de una plantilla de tablero, nuestros tableros en tiempo real se actualizan constantemente. Procesan automáticamente los números y muestran los resultados en gráficos y cuadros fáciles de leer que controlan el tiempo, el costo y mucho más. Use el tablero en tiempo real en las reuniones del proyecto como una ayuda visual que siempre le brinda datos en vivo. A diferencia de otras herramientas de software, no se requiere una configuración oportuna. Nuestros paneles están en funcionamiento para que pueda usarlos de inmediato. El verdadero trabajo comienza una vez que abandona la reunión del proyecto. Nuestro software tiene funciones de administración de riesgos, tareas y recursos que pueden mantenerlo encaminado y productivo sin importar lo que le depare el proyecto. Nuestra plataforma colaborativa significa que todos están conectados, ya sea en otro departamento o zona horaria. Siempre pueden comentar a nivel de tarea y compartir archivos para trabajar mejor juntos.

Contenido relacionado de la reunión del proyecto

Si todavía está buscando obtener más información sobre las reuniones de gestión de proyectos, aquí hay algunos enlaces que pueden llevarlo allí. Publicamos blogs semanales, guías, videos y, por supuesto, plantillas para cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Esto es solo una muestra del contenido gratuito que encontrará en nuestro sitio.

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