Seguimiento y control de proyectos: herramientas y pasos

Los proyectos se dividen en fases para hacerlos más manejables. Todos son importantes, especialmente el seguimiento de proyectos. La supervisión y el control del proyecto es la forma en que un director de proyecto se asegura de que el plan que está implementando con el equipo del proyecto se lleve a cabo sin problemas.

El control de proyectos implica muchos pasos para monitorear minuciosamente el cronograma, los recursos y los costos del proyecto. Hay herramientas de seguimiento de proyectos, por supuesto, pero como todo en la gestión de proyectos, hay un proceso que explicaremos.

¿Qué es el seguimiento y control de proyectos?

Antes de llegar a los pasos para monitorear su proyecto, pongamos el concepto en contexto. Hay cinco fases en el proceso de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. El seguimiento y el control del proyecto ocurren en conjunto con la fase de ejecución en el ciclo de vida del proyecto.

El seguimiento y control del proyecto es una fase de la gestión del proyecto que se dedica a medir el rendimiento del proyecto y asegurarse de que cumple con lo establecido en el plan del proyecto. Los gerentes de proyecto seguirán de cerca el progreso y el desempeño del proyecto, revisarán el estado del proyecto, identificarán problemas potenciales e implementarán acciones correctivas cuando sea necesario para mantener el proyecto dentro del cronograma y el presupuesto.

Para encontrar problemas en el proyecto, necesita un software de gestión de proyectos que pueda monitorear el progreso y el rendimiento a medida que se desarrolla. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que le brinda las herramientas que necesita para monitorear y controlar proyectos en tiempo real. Los gerentes de proyecto pueden obtener una vista de alto nivel de su proyecto al cambiar al tablero en tiempo real. Recopila automáticamente datos del proyecto sobre métricas como tiempo, costo, carga de trabajo y más, que se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia del software liviano, no es necesaria una configuración que requiera mucho tiempo. Nuestro tablero está listo cuando usted lo esté. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante el seguimiento y control de proyectos?

El seguimiento y control de proyectos son tan importantes para la gestión de proyectos que es uno de los cinco procesos de gestión de proyectos. Como se señaló, el monitoreo del proyecto va de la mano con la ejecución del proyecto para garantizar que, a medida que se completan las tareas, se mantengan dentro del cronograma y el presupuesto del proyecto.

Además de mantener un proyecto a tiempo y evitar gastos excesivos, el monitoreo del proyecto también es una excelente manera de administrar el riesgo y evitar el aumento del alcance. Mediante el seguimiento de varias métricas, un gerente de proyecto puede identificar el riesgo antes cuando aparece en el proyecto como un problema. Una detección más temprana significa una mitigación más temprana. Lo mismo es cierto con la fluencia del alcance. Cuando se aplican cambios al proyecto, los procedimientos de control, como las solicitudes de cambio, pueden ayudar a evitar que tengan un impacto negativo en el cronograma.

Descuidar el seguimiento y control del proyecto es dejar su proyecto en manos del destino. Tal vez todo salga bien, tal vez no. Pero eso no es lo que se supone que debe hacer un gerente de proyecto. No solo planifican el proyecto y asignan el equipo, sino que también son responsables de asegurarse de que el equipo ejecute sus tareas de acuerdo con el cronograma del proyecto sin agregar costos innecesarios.

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Pasos de seguimiento del proyecto

Una vez que el director del proyecto ha programado tareas y ha creado un plan de proyecto que los patrocinadores del proyecto aprueban, es hora de pasar a la fase de ejecución del proyecto. Como se definió anteriormente, el seguimiento del proyecto se realiza junto con la ejecución del proyecto para asegurarse de que el proyecto se ejecute de acuerdo con el cronograma y el presupuesto. A continuación se muestran los ocho pasos que debe seguir para asegurarse de que está supervisando correctamente el proyecto.

1. Crear una línea base del alcance del proyecto

El alcance de un proyecto define las expectativas y los requisitos de las partes interesadas del proyecto. Se utiliza a lo largo del proyecto para monitorear el progreso. Una línea base del alcance del proyecto captura esas expectativas y requisitos y se puede usar para medir el esfuerzo planificado contra el esfuerzo real para garantizar que la ejecución del proyecto se alinee con el plan del proyecto. La línea de base del alcance se puede revisar y revisar durante el proyecto, pero solo a través de un proceso de control de cambios formal para evitar la alteración del alcance.

2. Hacer una línea de base del cronograma del proyecto

Cuando su programa haya sido aprobado por las partes interesadas clave, guárdelo. Eso se llama línea base del cronograma del proyecto. Eso luego se puede usar a lo largo del proyecto como una línea de base del alcance, pero en este caso, se usa para comparar su progreso real con su proceso planificado. Esto permite a los gerentes de proyecto realizar un seguimiento de la variación del proyecto y tomar medidas correctivas para volver a encarrilar el proyecto. También ayuda con la comunicación con las partes interesadas, ya que siempre están interesadas en saber si el proyecto está dentro del cronograma. Una línea base del cronograma del proyecto es otro control necesario del proyecto.

3. Estime los costos del proyecto y defina un presupuesto del proyecto

Cuanto más precisos sean los costos de su proyecto, más preciso será el presupuesto de su proyecto. Una vez que haya enviado un presupuesto y haya sido aprobado por las partes interesadas, lo último que desea hacer es solicitar más fondos para entregar el proyecto. Hay varias técnicas que puede usar para estimar con precisión los costos y planificar su presupuesto en consecuencia. Ahora, querrá monitorear todos los gastos del proyecto y usar sistemas de control de cambios para rastrear los costos del proyecto y responder a cualquier discrepancia. También puede hacer una línea de base del presupuesto para usarla para comparar los costos reales con los planificados como una forma de monitorear los gastos.

4. Utilice un registro de riesgos

Una de las cosas más importantes a tener en cuenta al monitorear un proyecto es el riesgo. Durante la fase de planificación, puede crear un registro de riesgos que recopile los riesgos que cree que podrían aparecer en el proyecto. Luego, puede anotar el impacto potencial del riesgo en el proyecto y quién es responsable de identificarlo y mitigarlo. También puede establecer prioridades para ayudar a determinar qué riesgos deben abordarse de inmediato o si pueden esperar. Mientras supervisa el proyecto, el registro de riesgos lo ayudará a mantenerse alerta ante problemas que puedan afectar el proyecto, ya sea para bien o para mal. Si se identifica un problema, puede responder con rapidez y eficacia.

5. Use un registro de cambios

El monitoreo del proyecto tiene que ver con la detección de cambios. Cuando lo haga, necesitará un registro de cambios para controlarlo. Un registro de cambios es un documento que enumera cronológicamente los cambios que se han realizado en el proyecto. Esto actúa como un resumen de los cambios que ha realizado y permite a los administradores de proyectos realizar un seguimiento y comunicar todos los cambios que se han producido. Esto también brinda a los gerentes de proyecto otra herramienta de comunicación para mantener informados a los interesados ​​del proyecto para que entiendan los cambios que ocurrieron y que se administraron adecuadamente.

6. Establecer procedimientos de control de calidad

A menudo se discute la importancia de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, pero no descuide la importancia de la calidad. Si el producto o servicio no cumple con las expectativas de calidad, es un fracaso. Los procedimientos de control de calidad aseguran que el producto o servicio sea probado y cumpla con el estándar establecido en la planificación del proyecto. También funciona para reducir los errores. Por lo tanto, establecer procedimientos de control de calidad es una parte clave de cualquier seguimiento exhaustivo del proyecto.

7. Utilice herramientas de seguimiento de proyectos

Las herramientas de seguimiento de proyectos son esenciales para el seguimiento de proyectos. El software de gestión de proyectos tiene muchas características que brindan a los gerentes de proyectos una ventana al proyecto, ya sean costos, recursos o tiempo. Hay paneles que brindan una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto, informes de estado detallados y otros tipos de informes para obtener más información e incluso funciones de administración de recursos para realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo. Asegúrese de buscar un software de gestión de proyectos que tenga estas características y esté basado en la nube para obtener datos en tiempo real para un seguimiento más detallado.

8. Crear informes de proyectos

Acabamos de mencionar los informes de proyectos, pero merecen más detalles. Los informes del proyecto proporcionan una descripción del estado actual del proyecto. Los informes de estado capturan datos para un período de tiempo específico, mientras que los informes de estado de cartera hacen lo mismo pero para múltiples proyectos. Sin embargo, hay más informes sobre la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Todos los informes son importantes para monitorear el proyecto y deben compartirse con las partes interesadas para actualizarlos sobre el proyecto.

ProjectManager es un software robusto de monitoreo de proyectos

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea con las herramientas que los administradores de proyectos necesitan para monitorear y controlar sus proyectos. Nuestro software proporciona datos en tiempo real para que vea el proyecto tal como es, no como era. Además, nuestra plataforma colaborativa mantiene a todos conectados, ya sea que estén en la oficina, en el campo o en cualquier lugar intermedio. Esto facilita la comunicación y los problemas se identifican y resuelven rápidamente para mantener el proyecto en marcha.

Informe personalizable

Los paneles son excelentes cuando necesita una descripción general de alto nivel del proyecto, pero cuando desea profundizar en los datos, use nuestros informes personalizables. Solo un par de pulsaciones de teclas generan informes sobre el estado del proyecto o la cartera, la carga de trabajo, la variación y más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Los gerentes de proyecto no solo pueden monitorear sus proyectos, sino que cada informe puede compartirse en una variedad de formatos o imprimirse para presentaciones de las partes interesadas.

Mantenga un registro de sus recursos

Monitorear sus recursos, ya sea su equipo, materiales o equipo, es una parte importante del proceso de monitoreo del proyecto. Nuestras herramientas de administración de recursos tienen un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver fácilmente quién está sobreasignado. Puede reasignar tareas de ese gráfico y equilibrar la carga de trabajo del equipo para que sigan trabajando a plena capacidad. La productividad del equipo lo ayuda a mantenerse al día. También puede usar nuestra herramienta de hoja de tiempo segura para más que optimizar la nómina, pero también para ver las horas registradas del equipo y asegurarse de que se mantengan dentro del plan del proyecto.

ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos que permiten a todos trabajar en la herramienta que prefieran. Ya sea el diagrama de Gantt, el tablero kanban, la lista de tareas o la vista de calendario, todos los datos se actualizan en tiempo real simultáneamente, lo que permite que todos trabajen juntos. También contamos con funciones de gestión de riesgos para ayudarlo a identificar y rastrear el riesgo del proyecto para evitar salirse del programa.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Nuestras muchas características de monitoreo y control significan que los gerentes de proyecto siempre están al tanto de los cambios y los administran a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.