¿Qué es un oficial de proyecto? Descripción del trabajo y salario incluidos

Los gerentes de proyecto no pueden hacerlo solos. Cuando el proyecto es más grande y más complejo, la organización a menudo emplea a alguien llamado oficial de proyecto. Esta persona tiene la tarea de ayudar a garantizar que el proyecto se entregue con éxito.

Para comprender mejor qué es un oficial de proyecto, definamos la profesión y expliquemos qué es lo que hacen en relación con el proyecto general. También compararemos y contrastaremos los roles de un oficial de proyecto con un gerente de proyecto y lo ayudaremos a elaborar una descripción del trabajo si está en el mercado para uno.

¿Qué es un oficial de proyecto?

Un oficial de proyecto asiste al director del proyecto. El puesto a veces se denomina asistente de gerente de proyecto, coordinador de proyecto o asistente de proyecto. Cualquiera que sea el nombre, las responsabilidades incluyen ayudar al director del proyecto a planificar y ejecutar proyectos estratégicos.

En cuanto a las industrias en las que un oficial de proyecto puede encontrar trabajo, varían. Cualquier gerente de proyecto que necesite asistencia para cumplir con su trabajo contratará a un oficial de proyecto, ya sea en atención médica, tecnología, fabricación o logística. Incluso encontrará oficiales de proyectos que trabajan en organizaciones sin fines de lucro y agencias gubernamentales.

Los oficiales de proyecto no trabajan exclusivamente para un gerente de proyecto en un proyecto. Dependiendo del tamaño de la organización, pueden ser responsables de muchos proyectos, un programa o una cartera. Cualquiera que sea el caso, lo mejor es utilizar un software de gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que proporciona a los directores de proyectos las herramientas que necesitan para ayudar a los directores de proyectos a planificar, gestionar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Nuestro panel de control en tiempo real brinda a los oficiales de proyecto una descripción general del progreso y el rendimiento cada vez que necesitan verificar cómo le está yendo al equipo. Pueden cambiar al tablero, que captura automáticamente datos en vivo y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer que muestran el tiempo, el costo, la carga de trabajo y mucho más. A diferencia de las herramientas livianas, no hay una configuración que consuma mucho tiempo. Es conectar y usar. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué hace un oficial de proyecto?

En general, los oficiales de proyecto manejan el trabajo pesado y se lo quitan del plato al gerente de proyecto. Esto permite que el gerente de proyecto se concentre en tareas más importantes, pero eso no significa que las responsabilidades de un oficial de proyecto sean triviales. De hecho, son cruciales para el éxito del proyecto.

Ayuda con la investigación

El trabajo crítico, como la investigación, recae en el regazo del director del proyecto. Esa investigación podría centrarse en la mejor tecnología para ejecutar y realizar un seguimiento del proyecto o podría centrarse en los requisitos de recursos para el proyecto. Esto, de nuevo, libera al director del proyecto para revisar lo que ha encontrado el oficial del proyecto y tomar una decisión ejecutiva.

Los gerentes de proyecto tienen muchos deberes y el oficial de proyecto está allí para ayudarlo según sea necesario. Esto puede significar que ayudan al administrador del proyecto a crear una propuesta de proyecto para garantizar que sea completa y convencer a los patrocinadores de que deben aprobar el proyecto.

Ensambla el plan del proyecto

Una vez que se ha aprobado un proyecto, el oficial del proyecto ayudará al director del proyecto con el plan del proyecto. El plan del proyecto es un documento importante, que cubre todo, desde organizar tareas en un cronograma viable hasta determinar qué recursos se necesitarán y crear un presupuesto.

Una vez realizada la planificación, el oficial del proyecto coordina el cronograma del proyecto con los miembros del equipo. Eso podría significar trazar su disponibilidad, vacaciones, PTO y vacaciones para que sea más fácil para un gerente de proyecto hacer asignaciones.

Ejecuta tareas administrativas

Hay deberes administrativos básicos, como tomar notas durante las reuniones para proporcionar la documentación del proyecto. También cargarán la documentación del proyecto en el software de gestión de proyectos y crearán listas de recursos y directrices para el equipo del proyecto, de acuerdo con el plan del proyecto.

Los oficiales de proyecto también ayudan al director del proyecto al realizar un seguimiento del progreso del equipo a medida que ejecutan sus tareas. Esto ayuda al gerente del proyecto a saber si el proyecto avanza según lo planeado o si es necesario realizar algunos ajustes en el tiempo, el costo o el alcance para volver a encarrilarse.

Supervisa los informes

La presentación de informes es otra responsabilidad de los oficiales de proyecto. Recopilarán datos y generarán informes sobre el progreso y el rendimiento del proyecto para el director del proyecto. Estos informes ayudan al gerente del proyecto a guiar el proyecto para que se complete con éxito y actualice a las partes interesadas.

Otros deberes pueden incluir probar los resultados del proyecto, participar en una autopsia para analizar qué salió bien y qué salió mal durante el proyecto para aprender de sus errores. Luego, hay otras tareas en las que un gerente de proyecto podría pedir ayuda.

Oficial de proyecto Descripción del trabajo

Ahora que entendemos qué es un oficial de proyecto y qué hace en un proyecto, la pregunta sigue siendo: ¿Necesita un oficial de proyecto? Si la respuesta es afirmativa, entonces querrá publicar una descripción del trabajo que toque todas las bases para atraer a la mejor persona para el trabajo.

La descripción del trabajo de un oficial de proyecto debe comenzar con una descripción resumida del puesto. Luego querrá enumerar todos los deberes y responsabilidades asociados con ese puesto. Es probable que existan requisitos y calificaciones que un empleador preferiría y también deberían incluirse. Luego termine con los requisitos de educación.

Para ayudarlo a publicar una descripción de trabajo para un oficial de proyecto, hemos incluido una descripción de trabajo de oficial de proyecto de muestra a continuación. Siéntase libre de editarlo para que se ajuste a su organización cuando sea necesario y córtelo y péguelo en la bolsa de trabajo de su elección.

Resumen

El oficial del proyecto informará directamente al gerente del proyecto y ayudará con todos los aspectos del proyecto desde el inicio hasta el cierre. Estarán orientados a los resultados y motivados, acostumbrados a trabajar en un entorno acelerado. El candidato ideal tendrá un historial de ayudar a los gerentes de proyectos a entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Las habilidades de gestión del tiempo son imprescindibles, además de prestar mucha atención a los detalles y ser preciso y confiable.

Deberes y responsabilidades

• Desarrollar estrategias de proyecto.
• Analizar riesgos y oportunidades.
• Organizar y motivar al equipo del proyecto.
• Llevar a cabo las tareas del proyecto según sea necesario
• Gestionar el despliegue de entregables
• Asegurar que se cumplan los plazos del proyecto
• Ejecutar la administración del proyecto.
• Proporcionar apoyo administrativo según sea necesario.
• Evaluar el desempeño del proyecto
• Determinar los cambios del proyecto
• Gestionar la documentación y los informes del proyecto.
• Haga un seguimiento del presupuesto, las actividades, el progreso, etc.
• Organizar reuniones
• Tomar notas de la reunión
• Ayudar a proporcionar recursos

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Requisitos y Calificaciones

• Habilidades de liderazgo comprobadas
• capaz de negociar
• Cinco años de experiencia relacionada
• Conocimientos en gestión de proyectos.
• Fuertes habilidades para la toma de decisiones.
• Preste atención a los detalles, precisión
• Habilidades de manejo del tiempo
• Habilidades organizativas
• Comunicación clara
• Pensamiento crítico
• Habilidades de manejo de bases de datos.
• Habilidades interpersonales

Educación

• Al menos una licenciatura en gestión de proyectos o un campo relacionado
• Preferiblemente grado avanzado
• Certificación preferida

¿Cuál es el salario promedio de un oficial de proyecto?

Los oficiales de proyecto se ganan bien la vida. Sus salarios varían según la experiencia y la ubicación. En promedio en los Estados Unidos, un oficial de proyecto puede esperar ganar $73,666. Su salario base puede ser un poco más bajo, en los altos $ 60,000, pero a menudo se incrementa con un pago adicional, como bonos, para cumplir con el salario bajo de $ 70,000 por año.

El rango de salario de un oficial de proyecto puede variar desde $43,000 hasta $122,000 al año. Una vez más, esto se basa en una serie de variables. Algunas de las empresas que mejor pagan a los oficiales de proyectos incluyen las fuerzas armadas de los Estados Unidos y el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.

Oficial de Proyecto vs Gerente de Proyecto

El oficial de proyectos y el gerente de proyectos trabajan juntos, pero sus trabajos son diferentes. Ya hemos discutido qué es un oficial de proyecto y la confusión es comprensible. Muchas, si no todas, las tareas enumeradas como responsabilidad de un oficial de proyecto son a menudo las mismas que las de un gerente de proyecto.

La diferencia está en el proyecto. Si el proyecto es pequeño, es probable que el gerente del proyecto haga todo lo que hace un oficial de proyecto. No hay necesidad de contratar a un oficial de proyecto. El proyecto no puede permitirse uno o el director del proyecto tiene los medios para cumplir con las funciones de ambos puestos, ya que el oficial del proyecto es en realidad un asistente.

Un gerente de proyecto es responsable del proyecto, pero el oficial de proyecto, si se emplea uno, se concentra más en las operaciones diarias del proyecto. El gerente del proyecto es un líder y delegará tareas al equipo del proyecto, incluido el oficial del proyecto. El oficial del proyecto tiene cierta autoridad, pero por lo general debe pasar por el director del proyecto, sin duda para cualquier asunto importante.

ProjectManager es ideal para los oficiales de proyecto

Cuando lo contraten como oficial de proyectos o cuando obtenga un puesto como oficial de proyectos, necesitará herramientas de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene funciones que ayudan a los responsables de proyectos a planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su trabajo. Nuestra plataforma colaborativa facilita compartir archivos y comentarios a nivel de tarea. Además, nuestro almacenamiento de archivos ilimitado convierte a nuestra herramienta en un centro de proyectos para toda la documentación, de modo que siempre esté al alcance de su mano.

Usar múltiples vistas de proyecto

Si bien el gerente del proyecto hará la planificación, los oficiales del proyecto son responsables de supervisar el proyecto para mitigar los problemas. El gerente del proyecto programará en nuestro diagrama de Gantt y luego establecerá una línea de base, lo que permite que nuestro software compare el esfuerzo planificado con el esfuerzo real. Pero Gantt es solo una de las múltiples vistas de proyectos que comparten datos actualizados en tiempo real. El responsable del proyecto puede realizar un seguimiento de los riesgos en las listas de tareas u obtener visibilidad de la carga de trabajo del equipo con los tableros kanban. También hay una vista de calendario para asegurarse de que se cumplan los hitos.

Personalice los informes para las actualizaciones de las partes interesadas

Uno de los muchos deberes de un oficial de proyecto es seguir el progreso del proyecto. Nuestro panel de control en tiempo real les brinda una vista de alto nivel, pero si desean obtener detalles más granulares, existen funciones de generación de informes fáciles de generar. Obtenga informes sobre el estado del proyecto o la cartera, la carga de trabajo y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver, ya sea que estén en la maleza para el gerente del proyecto o una descripción general más general para las presentaciones de las partes interesadas.

Esas son solo algunas de las características de nuestro software. Hay software de gestión de tareas, gestión de riesgos y gestión de recursos, como gráficos de carga de trabajo que están codificados por colores para que sean fáciles de leer y equilibrar la asignación de tareas de su equipo. Esto mantiene al equipo trabajando a plena capacidad y lo mantiene productivo. Las oficinas de proyectos obtienen las herramientas que necesitan para hacer su trabajo y demostrar su valor con nuestro software.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta equipos, ya sea que trabajen en la misma oficina o en el campo. Los datos en tiempo real mantienen a todos en la misma página. Tenga acceso a su proyecto ya sea que esté en casa, de camino al lugar de trabajo o en cualquier otro lugar. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.