Gestión de adquisiciones de proyectos: una guía rápida

Toda empresa necesita recursos como mano de obra, materias primas, equipos y otros insumos. Su equipo utiliza recursos para ejecutar una variedad de proyectos, como la fabricación de productos o la prestación de servicios. Estos recursos deben ser comprados por su organización, y el proceso de adquisición debe planificarse y ejecutarse cuidadosamente. De eso se trata la gestión de adquisiciones.

¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de compras se refiere a todas las acciones y estrategias relacionadas con el ciclo de identificación, evaluación y selección de proveedores de insumos para la producción. Esto implica crear un plan de gestión de compras, probar la calidad, administrar los contratos de compras, ejecutar compras y cualquier otra actividad que sea necesaria para controlar cómo se realizan las compras en su organización.

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La mayoría de las personas confunden el término gestión de compras con gestión de compras, pero existe una gran diferencia que es muy importante en la gestión comercial, de fabricación y de proyectos por igual. Así es como estos dos conceptos similares difieren.

Gestión de compras frente a gestión de compras

La gestión de compras es solo una pequeña parte de la gestión de adquisiciones, que es más grande y más estratégica. La gestión de compras es simplemente el conjunto de documentos, herramientas y procedimientos que se utilizan para gestionar el proceso de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotización y órdenes de compra.

¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos?

La adquisición, en términos de gestión de proyectos, es cuando necesita comprar, alquilar o contratar algún recurso externo para cumplir con el objetivo de su proyecto. Estas relaciones, como cualquier proceso en el proyecto, necesitan gestión.

Administrar estas relaciones significa obtener la mejor calidad de los proveedores externos empleados por la empresa para ayudar a hacer negocios. Existen restricciones de gestión de proveedores que giran en torno al costo y el tiempo. La gestión de adquisiciones es una forma de manejar de manera más eficiente y productiva el proceso de abastecimiento, requisición, pedido, expedición, inspección y conciliación de adquisiciones.

Sin embargo, antes de realizar alianzas o compras, se debe responder la pregunta de si los bienes y servicios se requieren de proveedores externos. Sopesar los pros y los contras de producir los bienes o servicios internamente y contratar el entrenamiento. ¿La relación con empresas externas es necesaria y rentable a largo plazo? Una vez que se ha tomado una decisión informada, solo entonces puede avanzar con la confianza de que los pasos que está tomando son financieramente sólidos y se ajustan a su cronograma.

¿Qué es un plan de gestión de adquisiciones?

Un plan de gestión de adquisiciones describe los requisitos de adquisición, las pautas y el proceso general que seguirá una organización para un proyecto en particular. El nivel de complejidad y detalle de un plan de gestión de adquisiciones varía de una organización a otra, pero en un nivel básico, su plan de gestión de adquisiciones debe:

• Definir criterios de evaluación para la selección de proveedores
• Esquema del proceso de licitación
• Identificar la metodología de costos a utilizar.
• Incluir un análisis de costo-beneficio
• Explique por qué son necesarias las actividades de adquisición y cómo se alinean con los objetivos estratégicos de la organización.
• Establecer un cronograma para las actividades de adquisición
• Identificar a las partes interesadas en la gestión de adquisiciones
• Definir KPI para las actividades de compras
• Enumere cualquier restricción de recursos o supuestos del proyecto que puedan afectar las actividades de adquisición.
• Definir términos generales legales y de pago
• Explicar las diferentes funciones y responsabilidades de la gestión de adquisiciones.
• Incluir los costos estimados para el proyecto de adquisiciones.
• Enumere los riesgos potenciales que podrían afectar las compras y cualquier estrategia de mitigación.
• Incluya contratos de adquisición y documentación como solicitudes de compra, órdenes de compra, solicitudes de propuestas y solicitudes de cotizaciones.

Documentos de Adquisiciones

Hay varios documentos que se necesitan para el proceso de adquisición. Estos son algunos de los más importantes.

Solicitud de Información (RFI)

Este documento se utiliza para un proceso formal de recopilación de información. Está dirigido a aquellos proveedores de bienes y servicios con los que desee contratar. La RFI ayuda a los gerentes de compras a encontrar el proveedor que les entregará lo que necesitan y cuando lo necesitan por un precio con el que se sientan cómodos.

Solicitud de propuesta (RFP)

Cuando una organización busca contratar a un proveedor o contratista, envía una RFP que explica lo que quiere que se haga. Luego, el documento captura la descripción y el precio de hacer ese trabajo por parte de una variedad de entidades, donde se puede elegir una que ofrezca la mejor oferta general.

Solicitud de cotización (RFQ)

Este proceso se utiliza para solicitar a un proveedor o proveedores que presenten sus cotizaciones de precios de artículos que se utilizarán en un proyecto u otra empresa. Esto le permite al remitente comparar precios con otros proveedores potenciales que compiten por el trabajo. Es una parte esencial para tomar la decisión correcta sobre con quién contratar.

Proceso de gestión de adquisiciones

Una vez que esté listo para adquirir bienes de un proveedor, la gestión de adquisiciones del proyecto se divide en cuatro procesos.

1. Planificación de la Gestión de las Adquisiciones

Las adquisiciones se identifican por primera vez durante la fase de planificación del proyecto. Para cada contratista externo, debe haber una declaración de trabajo (SOW) que sirva como un documento que describa el trabajo que se contrata.

Antes del contrato, sin embargo, hay una solicitud de propuesta en la que varios contratistas pueden ofertar por el trabajo y el director del proyecto puede determinar a partir de sus ofertas quién obtendrá el contrato.

Estas solicitudes están bien pensadas, ya que funcionan como documentos guía a lo largo del proyecto. Cuanto más específico, mejor. Esto evita confusiones posteriores y ayuda a desarrollar planes más precisos. Este proceso se recopila en el plan de gestión de adquisiciones, que incluye documentos de requisitos, registro de riesgos, requisitos de recursos de actividad, cronograma del proyecto, estimaciones de costos de actividad y más.

Para orientar estas decisiones existen herramientas y técnicas, como el análisis make-or-buy, que ayudan a determinar si la actividad necesita un proveedor externo o se puede realizar internamente. Buscar ayuda de expertos, hacer estudios de mercado y reunirse con las partes interesadas también ayuda a guiar esta decisión.

2. Realizar adquisiciones

Después de terminar el papeleo de la primera fase, la fase de realización de adquisiciones es cuando estudias las ofertas que regresan y determinas cuál aceptar. Sin embargo, antes de decidir, debe existir un criterio para decidir qué oferta es mejor para el proyecto y se adapta a su gestión logística. Luego se firman los acuerdos y se actualiza el plan de gestión del proyecto.

Decida el ganador consultando a los postores, teniendo técnicas para evaluar las propuestas y teniendo estimaciones independientes para asegurarse de que las ofertas estén dentro del rango normal. No está de más buscar el consejo de expertos en las áreas que está contratando para conocer sus perspectivas.

También hay técnicas analíticas que puede aplicar. La publicidad es una buena manera de asegurarse de que está lanzando la red más amplia posible, para que pueda decidir en función de todos los postores potenciales. Luego están las negociaciones de adquisición que serán necesarias para modificar los contratos finales para satisfacer sus necesidades y las del contratista. Debe utilizar una orden de compra para documentar el precio, la cantidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago de los bienes/servicios que solicita. Es un documento legalmente vinculante que garantiza que usted y su proveedor estén en la misma página. Nuestra plantilla de orden de compra puede ayudarlo a crear una que se adapte a su proyecto.

3. Controlar las Adquisiciones

Una vez que se firman los contratos, la gestión de esos contratistas debe incorporarse a las responsabilidades generales de gestión. Los contratistas pueden tener un impacto negativo en los presupuestos y cronogramas, lo que puede hacer que un proyecto se desvíe o algo peor.

Por lo tanto, las actualizaciones periódicas de estado son necesarias para revisar los acuerdos de los contratistas, obtener actualizaciones de progreso y revisar el desempeño del trabajo para asegurarse de que los contratistas cumplan con los requisitos descritos en sus contratos. Aunque contrate a contratistas porque son expertos en lo que hacen, aún necesita monitorear y hacer un seguimiento de su trabajo para asegurarse de que se desarrolle según lo planeado.

Lo mejor es contratar un sistema de control de cambios y realizar revisiones periódicas del desempeño de las adquisiciones, incluidas inspecciones y auditorías para asegurarse de que el trabajo va bien. Los informes de desempeño también ayudan a mantener informados a los gerentes. Debe existir un sistema de pago, así como un sistema de administración de reclamos y de gestión de registros. Las órdenes de trabajo deben incluir todos los detalles sobre el trabajo que realizan los contratistas para facilitar el control del desempeño.

4. Cerrar adquisiciones

Así como hay un proceso para iniciar la adquisición, se necesita uno para finalizarlo. Lo que constituye un trabajo completado debe detallarse en el acuerdo inicial con el contratista para que no haya confusión de ninguna de las partes sobre cuándo se realiza el trabajo.

El seguro y la fianza también suelen requerir una liberación formal de responsabilidad. Esto asegura que no haya cambios pendientes relacionados con el valor y la fecha de finalización del contrato.

Las auditorías de adquisiciones ayudan con este proceso, además de tener negociaciones de adquisiciones estructuradas. También se necesitará un sistema de gestión de registros para gestionar todo el papeleo que estará involucrado en esta etapa del proceso de adquisición.

¿Cuál es el papel del Gerente de Proyecto en las Adquisiciones?

El gerente del proyecto está involucrado con las adquisiciones, al igual que con cualquier otro aspecto que controle en el proceso de gestión del proyecto. Sin embargo, este es un proceso que pueden no poseer con la misma autoridad que otras partes del proyecto.

Si bien el gerente del proyecto tiene la autoridad para hacer acuerdos con los contratistas en nombre de la empresa, el gerente del proyecto a menudo no es la persona que administra ese contrato una vez establecido. De todos modos, es importante que el gerente del proyecto esté al tanto.

Eso significa conocer los seis procesos dentro de las áreas de conocimiento de gestión de adquisiciones de proyectos como se describe en el Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK). El primero es el plan de compras y adquisiciones, es decir, determinar qué recursos externos se necesitan para el proyecto. El director del proyecto tiene control sobre esto, ya que tiene más conocimientos sobre las necesidades generales del proyecto.

La contratación de planes es la creación de requisitos para cualquier producto o servicio que se necesite, incluido lo que las empresas ofrecen estos productos o servicios. Solicitan las respuestas de los vendedores reduciendo las empresas a un puñado y luego seleccionando a los vendedores, lo que suele ser competencia del departamento de compras.

La administración de contratos es la gestión del contrato con el proveedor. El gerente de proyecto trabaja diariamente con el gerente de cuenta del proveedor. Cuando se cumple el contrato, hay cierre del contrato. Esto generalmente lo maneja el departamento de compras.

Cómo ProjectManager puede ayudar con las adquisiciones

Al igual que cualquier parte de un proyecto, contar con las herramientas adecuadas puede hacer que las adquisiciones de gestión de proyectos sean más efectivas. ProjectManager ofrece un diagrama de Gantt en línea que le permite planificar el contrato de sus adquisiciones, anotando cuándo comienzan y cuándo finalizarán. Las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente y puede realizar un seguimiento del progreso de sus contratistas para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del cronograma. El diagrama de Gantt también puede ayudar con la programación de materiales si es necesario incorporarlos en un momento determinado del proyecto.

Debido a que ProjectManager está en línea, todas las actualizaciones de estado, incluidos los pagos de adquisiciones, se reflejan instantáneamente en el tablero en tiempo real. El tablero en tiempo real luego toma esos números y procesa esos datos, que se entregan en gráficos y cuadros fáciles de leer. Ahora puede ver si el proyecto va por buen camino y administrar cualquier adquisición que se haya realizado para el proyecto.

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