Gestión de la calidad del proyecto: una guía rápida

Cuando administra un proyecto, la triple restricción siempre debe ser una prioridad. Pero hay una cuarta preocupación que es igual de importante, aunque a veces olvidada por algunos gerentes de proyecto a medida que avanzan en la fase de planificación del proyecto: la gestión de la calidad del proyecto.

¿Qué es la gestión de la calidad del proyecto?

La gestión de la calidad del proyecto es el proceso de definición de estándares de calidad para los entregables de un proyecto, así como las medidas de aseguramiento de la calidad para garantizar que se cumplan esos estándares. Sin embargo, la calidad puede ser una palabra difícil de alcanzar.

En la gestión de proyectos, la calidad es simplemente lo que el cliente o las partes interesadas necesitan de los entregables del proyecto. La gestión de la calidad del proyecto puede definirse simplemente como la combinación de actividades de planificación de la calidad, garantía de la calidad y control de la calidad. Los gerentes de proyecto los definen aún más para su proyecto a través de un plan de gestión de calidad.

Además de un plan de gestión de calidad, necesitará el software de gestión de proyectos adecuado. ProjectManager ofrece las mejores herramientas de planificación, programación y seguimiento de proyectos para una gestión eficaz de la calidad de los proyectos. Utilice diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios de proyectos y otras herramientas para realizar un seguimiento de las tareas del proyecto, los recursos y los resultados del proyecto en tiempo real. Comience gratis.

¿Qué es un plan de gestión de la calidad?

Un plan de gestión de calidad es un documento que ayuda a los equipos de gestión de proyectos a establecer procedimientos de planificación, control de calidad y garantía de calidad para mantener los estándares de calidad durante la ejecución y finalización de un proyecto.

Ahora, definamos los componentes de la gestión de la calidad del proyecto con más detalle.

Planeación de calidad

Primero, identifique los requisitos de calidad para los entregables de su proyecto y cómo debe gestionarse el proyecto. Acuerde cómo se documentará este proceso y cómo se entregará esa información. ¿Tendrá reuniones periódicas, correos electrónicos, etc.?

La sección de planificación de la calidad incluirá estos detalles, así como métricas para medir la calidad durante la gestión del proyecto. Esto debe incluir una lista de verificación de calidad para recopilar y organizar las marcas que debe alcanzar durante el proyecto.

Control de calidad

El control de calidad es el primer paso en la gestión de calidad del proyecto. Consiste en determinar los requisitos de calidad para los entregables del proyecto y probar, inspeccionar e informar para asegurarse de que se cumplan.

Si bien es similar al control de calidad (QA), la principal diferencia entre ellos es que el control de calidad (QA) se enfoca en mejorar los procesos para mantener los estándares de calidad y prevenir problemas, mientras que el control de calidad (QC) se enfoca en inspeccionar e identificar problemas.

La función principal del control de calidad es garantizar que se sigan las reglas y que se cumplan los estándares de calidad esperados del proyecto. Algunas formas de garantizar que se logre la calidad requerida de los entregables es a través de revisiones y pruebas por pares.

Seguro de calidad

El aseguramiento de la calidad son las actividades planificadas y sistémicas implementadas en un sistema de calidad para que se cumplan los requisitos de calidad de un producto o servicio.

Utilice el control de calidad para asegurarse de que sus procesos funcionen de hecho para que los entregables del proyecto cumplan con los requisitos de calidad. Dos formas de lograr esto son mediante el uso de una lista de verificación del proceso y una auditoría del proyecto.

Elementos clave de la gestión de la calidad del proyecto

Los gerentes de proyecto supervisan la implementación de un plan de gestión de la calidad del proyecto. La idea principal, nuevamente, es entregar un producto o servicio según las especificaciones del cliente o parte interesada. Hacerlo requiere conocer los conceptos de gestión de la calidad.

La satisfacción del cliente

Sin satisfacción del cliente, no puede haber calidad. Incluso si un entregable cumple con todos los aspectos de lo que el cliente o la parte interesada ha requerido, pero se hace de manera que el proceso en sí no fue satisfactorio, hay un problema.

Por supuesto, el entregable debe cumplir con esos requisitos, o de lo contrario el proyecto ha fallado porque el producto del proyecto y la gestión del proyecto no cumplieron con las expectativas del cliente o parte interesada.

Es por eso que implementar el control de calidad significa gestionar tanto los procesos como las personas. Reúnase con su cliente o parte interesada regularmente para mantenerlos al tanto del progreso del proyecto. Obtén sus comentarios y asegúrate de ser completamente transparente para evitar que surjan problemas más adelante.

Prevención sobre inspección

La calidad no viene gratis. El costo de la calidad (COQ) es el dinero que se gasta en lidiar con los problemas durante el proyecto, y luego después del proyecto, para solucionar cualquier falla. Estos se dividen en dos categorías: costo de conformidad y costo de no conformidad.

El costo de la conformidad puede considerarse un costo preventivo. Estos costos están relacionados principalmente con la capacitación, el proceso de documentación, el equipo necesario y el tiempo requerido para lograr la calidad adecuada. Otros costos relacionados con esto pueden incluir pruebas, pérdida de pruebas destructivas e inspecciones.

El costo de la no conformidad se refiere a los costos de fallas internas. Estos consisten en reelaborar algo o incluso desecharlo por completo. Otros costos pueden provenir de responsabilidades, trabajo de garantía y negocios perdidos.

Mejora continua

El concepto de gestión de proyectos de calidad es un esfuerzo continuo para abordar las mejoras de los entregables a lo largo del tiempo. Ya sea a través de cambios pequeños e incrementales o grandes, la oportunidad de identificar y abordar el cambio siempre está presente.

Aplicar este concepto también significa monitorear y documentar constantemente cualquier problema que surja, para que luego pueda usar las lecciones aprendidas al administrar proyectos futuros. De esta manera, ejecutará un proyecto más eficiente y probablemente no repetirá los errores.

Herramientas tradicionales de gestión de calidad de proyectos

Estos gráficos de gestión de proyectos se utilizan comúnmente para la gestión de la calidad de los proyectos.

• Diagramas de red del proyecto: los diagramas de red del proyecto permiten a los administradores de proyectos mapear las tareas y entregas del proyecto. Esto ayuda a comprender las actividades requeridas para cada entregable del proyecto, lo que ayuda en gran medida a garantizar la calidad en cada paso.
• Diagramas de afinidad: los diagramas de afinidad ayudan a los equipos de proyectos a agrupar ideas, información y datos sobre los entregables y productos del proyecto. Esto ayuda a los equipos a comprender mejor los diferentes requisitos de calidad que deben tener en cuenta.
• Diagramas matriciales: existen diferentes diagramas matriciales que se pueden utilizar para establecer relaciones entre entregables y estándares de calidad. Son una excelente manera de organizar la información de gestión de calidad del proyecto.
• Gráficos de programas de decisiones de procesos: estos gráficos se utilizan para identificar qué podría salir mal en un plan. En la gestión de la calidad de los proyectos, ayudan a los equipos de proyectos a evitar problemas y a crear contramedidas si los procedimientos de control de calidad fallan.
• Diagramas de interrelación: los diagramas de interrelación permiten a los equipos de gestión de calidad del proyecto comprender las diferentes relaciones de causa y efecto entre los factores que afectan la calidad de los entregables del proyecto.

Si bien estos gráficos son una buena alternativa para administrar la calidad del proyecto, usar un software de administración de proyectos como ProjectManager es una alternativa mucho mejor para los gerentes de proyectos y los miembros del equipo.

ProjectManager ofrece herramientas dinámicas como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y mucho más para que los equipos de proyectos puedan estar al tanto de la planificación, la garantía y el control de la calidad. Además de eso, ProjectManager está completamente en línea, por lo que puede colaborar con los miembros del equipo en cualquier lugar y en cualquier momento.

Uso de ProjectManager para administrar la calidad

Gestionar el proceso de calidad del proyecto implica muchas cosas, como establecer objetivos de calidad para que los cumpla su equipo, definir cómo medir esos objetivos de calidad e informar sobre ellos. Las herramientas de gestión de proyectos como ProjectManager pueden resultar útiles con esto.

ProjectManager tiene diagramas de Gantt en línea que simplifican las tareas de programación y supervisión relacionadas con la gestión de la calidad. Con ProjectManager, puede cargar una lista de tareas o una hoja de cálculo, que luego se completa instantáneamente en una línea de tiempo.

Nuestro diagrama de Gantt en línea también puede proporcionar una excelente plataforma de colaboración para su equipo. Por lo general, cada tarea puede vincularse a documentos de respaldo, imágenes y otros archivos, así como también ofrecer un diálogo donde los miembros del equipo pueden hablar sobre la tarea y resolver cualquier problema que surja.

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