Las 12 mejores plantillas de programación de proyectos para Excel

La programación de proyectos puede ser difícil, pero el software puede hacerla más manejable. Sin embargo, si no está listo para dar el salto a un software de programación de proyectos en línea, entonces las plantillas de programación de proyectos para Excel pueden ser un sustituto decente para comenzar.

ProjectManager tiene docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas que puede descargar para ayudarlo a administrar cada fase de su proyecto. Aquí hay algunas plantillas de programación de proyectos para ayudarlo a comenzar de inmediato.

Pero si está buscando un software de programación de proyectos que pueda llevarlo al siguiente nivel de programación, entonces quiere ProjectManager. Nuestro software basado en la nube puede planificar, monitorear e informar sobre el cronograma de su proyecto de principio a fin. Asegúrese de cumplir esos hitos con nuestro panel de control en tiempo real que, a diferencia de las plantillas u otro software, no requiere configuración. Comience hoy de forma gratuita.

Las mejores plantillas de programación de proyectos para Excel

Microsoft Excel no es naturalmente una buena herramienta de programación de proyectos. Sin embargo, estas plantillas de programación de proyectos gratuitas pueden ayudarlo a crear un cronograma y cumplirlo. Sin ellos, tendrá dificultades para hacer despegar su proyecto; con ellos, está en camino hacia un proyecto exitoso. Transforme sus hojas de cálculo con estas plantillas de programación de Excel.

1. Plantilla de diagrama de Gantt

Los cronogramas de proyectos se componen de tareas, muchas tareas. El paso crucial en la programación de cualquier proyecto es organizar esas tareas. Debe estimar su duración y establecer una prioridad para cada uno para que su equipo sepa qué hacer y cuándo hacerlo. Una lista de tareas puede iniciar este proceso, pero rápidamente se encontrará chocando contra una pared a menos que use un diagrama de Gantt.

Los diagramas de Gantt son herramientas visuales que toman cada tarea del proyecto y las colocan en una línea de tiempo. Puede ver cada tarea en relación con las demás, ya que se representan como barras. Nuestra plantilla de diagrama de Gantt lo ayuda a establecer fechas de inicio y finalización, muestra las dependencias entre tareas y divide las fases de su proyecto por color para diferenciar fácilmente una de otra. Es una plantilla de cronograma de proyecto ideal.

Puede analizar la creación del Gantt con su equipo, que lo ayudará a estimar mejor las duraciones. Luego, una vez que haya creado el cronograma en su Gantt, comparta el gráfico con sus partes interesadas. Proporcionará un mapa del proyecto y ayudará a orientarlos cuando los actualice regularmente durante la ejecución.

2. Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Antes de poder programar, debe saber lo que está programando. Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta que captura todos sus entregables. Es un diagrama de árbol con el entregable final en la parte superior y luego un desglose de cada entregable o tarea que lo llevó allí. Es una herramienta de programación esencial.

Nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita tiene todo lo que necesitará para ver todos los pasos necesarios para programar para completar su proyecto. Primero, haces una lista detallada de tareas dividida en las fases de tu proyecto. La segunda parte de la plantilla es el diagrama de árbol, con el proyecto en la parte superior y entregas cada vez más pequeñas debajo. Ahora ya sabe todo lo que tiene que agregar a la programación de su proyecto.

3. Plantilla de horario de trabajo

El cronograma de su proyecto es solo una colección de fechas si no lo coordina con sus recursos. Los recursos son todo lo que necesita para hacer el trabajo; esto incluye equipos, materiales y, lo que es más importante, su equipo. Organizar estos recursos para que funcionen con su cronograma y llevar el proyecto a una conclusión exitosa a tiempo es donde un cronograma de trabajo resulta útil.

Nuestra plantilla de horario de trabajo le permite reunir a todas las personas de su equipo u organización y designar dónde se encuentran (si trabajan de forma remota), incluido su horario de trabajo y de qué trabajo son responsables. Todo esto se presenta durante un período de tiempo, generalmente durante una semana o un mes.

La flexibilidad de esta plantilla de cronograma de proyecto se deriva de su capacidad para adaptarse a varios cronogramas de trabajo. Existe el tradicional de 9 am a 5 pm, de lunes a viernes. Pero algunos proyectos u organizaciones están trabajando toda la semana, todo el día. Estos turnos pueden ser fijos o establecerse como rotativos. Ya sea que sus trabajadores trabajen a tiempo parcial o completo, esta plantilla de horario de trabajo lo ayudará a mantenerlos organizados.

Si usa ProjectManager, podrá hacer mucho más en términos de programación. Las plantillas solo pueden ir tan lejos. Vea cómo se ve un cronograma en el software de administración de proyectos basado en la nube. Mire el video incrustado a continuación.

4. Plantilla de seguimiento de tareas

Una vez que tenga un cronograma del proyecto y sus recursos estén organizados, comienza la verdadera diversión. Al ejecutar sus tareas, es importante contar con los medios para monitorear el progreso y asegurarse de que el progreso real cumpla con el progreso planificado. Nuestra plantilla de seguimiento de tareas le permite capturar su trabajo y lo ayuda a cumplir con el cronograma.

Esta plantilla de cronograma de proyecto sirve como más que una lista de tareas, pero menos de lo que puede hacer el software de administración de tareas. Sin embargo, la plantilla le permitirá realizar un seguimiento del estado, la prioridad, el tiempo y los recursos de su tarea. Sigue las tareas a lo largo de su ciclo de vida desde listas hasta asignadas, rescindidas o vencidas, reenviadas hasta terminadas o fallidas.

Si está buscando una herramienta más dinámica para realizar un seguimiento de sus tareas y mantenerse al día, entonces querrá actualizar a un software de gestión de proyectos en línea. Obtendrá vistas de alto nivel del progreso con un tablero y datos más detallados de las diversas funciones de informes. También querrá funciones para administrar sus recursos y editar fácilmente su programación a medida que se produzcan cambios.

5. Plantilla de registro de cambios

Lo inesperado le sucede incluso a los proyectos mejor planificados. El cronograma de su proyecto es un documento vivo que debe poder responder a las solicitudes de cambio de las partes interesadas. O bien, otras variables como el clima, miembros del equipo enfermos o problemas en su cadena de suministro pueden interrumpir su progreso. Debe tener un registro de cambios que realice un seguimiento de estos cambios.

El uso de nuestra plantilla de registro de cambios lo ayuda a identificar y seguir el cambio a medida que avanza en su proyecto. Esto asegura que nada pase desapercibido y le brinda las herramientas que necesita para controlar y administrar ese cambio. El registro de cambios proporciona visibilidad en el proceso. Asignas a alguien de tu equipo para que lo resuelva, lo que te permite establecer responsabilidades.

También puede priorizar el cambio, ya que no todos los cambios tienen la misma importancia. Luego, puede realizar un seguimiento del cambio de principio a fin. La plantilla tiene un lugar para que usted numere el cambio, cuándo se identificó por primera vez, a quién pertenece y su estado actual. Cada fila de la hoja de cálculo captura un cambio, por lo que tiene un documento ordenado para administrar el proceso.

6. Plantilla de plan de proyecto

Un cronograma de proyecto es parte del plan de proyecto más grande. Debe funcionar en el congreso con todos los demás aspectos de su proyecto, como la asignación de recursos, costos y más. El plan del proyecto incluye una gran cantidad de documentos de orientación que también informarán su cronograma, desde el caso comercial hasta el acta de constitución del proyecto.

La plantilla de plan de proyecto gratuita para Word lo ayuda a organizar todos los documentos importantes necesarios para planificar y programar un proyecto. Puede adjuntar todos los archivos pertinentes, como su estudio de factibilidad, y luego describir el alcance del proyecto. Una vez que haya completado su plan de proyecto, puede finalizar su cronograma de proyecto.

7. Plantilla de informe de estado del proyecto

El estado del proyecto es un informe que captura dónde se encuentra el proyecto en un momento específico. Puedes ver su salud y progreso. Esto se puede usar para actualizar a las partes interesadas, pero también es un activo valioso para los gerentes de proyecto. Pueden usar el plan de estado para ver si están a tiempo.

El uso de la plantilla gratuita de informe de estado del proyecto para Excel captura todas las métricas que necesita para mantener su proyecto en marcha. Hay información general, un resumen del estado del proyecto, la salud del proyecto, una descripción general de la gestión de riesgos y recomendaciones e inquietudes. Esta plantilla gratuita es vital para entregar su proyecto a tiempo.

8. Plantilla de plan de recursos

Los recursos son una parte importante de cualquier cronograma de proyecto. Son las personas y las cosas que necesitará para completar las tareas de su proyecto. Asignarlos funciona de la mano con el cronograma de su proyecto. Necesita saber qué y cuándo necesita el recurso.

El uso de nuestra plantilla de plan de recursos gratuita para Excel lo ayuda a organizar todos sus recursos para el proyecto. Puede enumerar a todos los miembros del equipo en un lado y luego definirlos por departamento en el que están trabajando. A continuación, puede agregar su tarifa, costo y disponibilidad. Es la plantilla de programación de proyectos gratuita que necesita para realizar un seguimiento de la disponibilidad de sus recursos.

9. Plantilla de tablero de proyecto

Para asegurarse de que su cronograma esté en orden una vez que su equipo comience a ejecutarlo, debe monitorear su progreso y desempeño. El informe de estado es una de esas herramientas. Otro es un panel de control del proyecto, que mide varias métricas del proyecto y las muestra en gráficos y cuadros.

La plantilla de tablero de proyecto gratuita para Excel es una poderosa herramienta que le permite realizar un seguimiento del estado de sus tareas, la carga de trabajo de su equipo, la duración de las tareas y los costos. Sin embargo, todos esos datos deben colocarse manualmente en la plantilla y actualizarse, mientras que el software hace ese trabajo por usted.

10. Plantilla de estimación

Otra parte de la creación de un cronograma de proyecto es la estimación. Cuanto más exactamente pueda pronosticar los costos de su proyecto, más preciso será el cronograma de su proyecto. La estimación requiere recopilar datos y luego calcular esos datos para determinar cuál será el presupuesto de su proyecto, que informa el cronograma de su proyecto.

Para hacer mejores pronósticos sobre los costos del proyecto que afectarán el cronograma de su proyecto, tenemos una plantilla de estimación gratuita. Esta plantilla de programación se divide en fases del proyecto. Debajo de cada uno de estos hay una lista de tareas que tiene espacio para agregar el proveedor o contratista, los costos de mano de obra y materiales y luego un total. Cuando sume todos los costos de sus tareas, tendrá una idea clara de lo que requerirá financieramente el proyecto.

11. Plantilla de registro de riesgos

Nada puede sacarlo del cronograma más rápido que cuando surgen problemas en su proyecto. Al planificar un cronograma, debe ser consciente de los riesgos que pueden aparecer, de modo que pueda identificarlos rápidamente y resolverlos antes de que afecten negativamente al proyecto. Para eso, necesita un registro de riesgos.

Una plantilla de registro de riesgos gratuita le permite recopilar todos los problemas potenciales que podrían afectar su proyecto. Puede describir el riesgo en la columna de la izquierda, luego, en la siguiente columna, escriba cómo afectaría al proyecto. A continuación hay una columna para anotar su respuesta, el nivel de riesgo y quién es responsable de identificarlo y resolverlo.

12. Plantilla de presupuesto del proyecto

El presupuesto es uno de los elementos más impactantes del plan del proyecto en su programación. No puedes seguir trabajando si no estás financiado. Por lo tanto, un gerente de proyecto debe saber cuáles son los costos del proyecto antes de poder programar el trabajo para que se complete antes de la fecha límite.

Con la plantilla de presupuesto del proyecto para Excel, tiene espacio para enumerar todos los costos de mano de obra y materiales, para qué tareas se están utilizando y quién está asignado para realizar ese trabajo. También hay otras partidas, como gastos de viaje, alquiler de equipos y artículos fijos, en los que el monto se establece y no cambia. Capture el costo de su proyecto con nuestra plantilla gratuita.

ProjectManager ayuda con la programación de proyectos

Puede programar un proyecto usando estas plantillas gratuitas, sin embargo, se encontrará sobrecargado y siempre atrasado. Lo que necesita es un software de gestión de proyectos que tenga datos en tiempo real para planificar el proyecto, pero que también lo supervise a medida que se ejecuta para ayudarlo a mantenerse al día. ProjectManager está basado en la nube y lo ayuda a planificar el cronograma de su proyecto, monitorear su progreso y realizar un seguimiento del desempeño de su equipo para que pueda cumplir con sus plazos.

Planifique su horario en diagramas de Gantt interactivos

Lograr que todas las tareas, recursos y costos de su proyecto lleguen a tiempo es complicado. Los diagramas de Gantt son una excelente herramienta para organizar todas esas actividades y verlas en una línea de tiempo que muestra todo el proyecto en un solo lugar. Puede vincular dependencias para evitar retrasos e incluso filtrar por la ruta crítica. Luego establezca una línea de base y podrá realizar un seguimiento de la variación del proyecto para asegurarse de cumplir con el cronograma.

Usar múltiples vistas de proyecto

A los gerentes les encantan los diagramas de Gantt, pero los equipos no necesitan ver el cronograma del proyecto con ese nivel de detalle. Quieren saber qué tareas les han sido asignadas y cuándo vencen. Todos los datos programados en Gantt se muestran simultáneamente en nuestras otras vistas de proyectos, como la hoja, la lista de tareas, el kanban y las vistas de calendario. Hay una fuente de verdad que mantiene a todos trabajando en la misma página, pero los equipos pueden realizar un seguimiento de sus tareas en calendarios para próximas fechas importantes, listas de tareas sólidas o el flujo de trabajo visual de un kanban.

Siga el progreso de su equipo en las tareas

Como se mencionó anteriormente, puede obtener una vista de alto nivel del proyecto con nuestro panel de control en tiempo real. Sin embargo, para ver cómo progresa cada miembro del equipo en sus tareas asignadas, puede ver las hojas de horas o generar un informe de hojas de horas. Vea cuánto ha progresado su equipo en la realización de sus tareas y sepa si está cumpliendo con el cronograma o si necesita reasignar recursos para volver a la normalidad. Las hojas de tiempo son seguras y también agilizan el proceso de nómina.

Los partes de horas son solo uno de los muchos informes que puede crear con solo presionar una tecla. Obtenga informes sobre el tiempo, el costo y más para ayudarlo a cumplir con su horario. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver y luego compartirlos fácilmente con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Nuestro software no solo lo ayuda a cumplir con el cronograma, sino que también tiene administración de tareas y recursos, automatización del flujo de trabajo y mucho más. Es el único software que necesitará para administrar sus proyectos.

ProjectManager es un software galardonado que planifica, programa y controla todos los aspectos de su proyecto. Nuestra plataforma colaborativa conecta equipos híbridos y los ayuda a trabajar mejor juntos sin importar dónde, cuándo o cómo trabajen. Únase a los equipos exitosos de la NASA, Siemens y Nestles que utilizan nuestra herramienta para entregar proyectos a tiempo. Comience hoy de forma gratuita.