Declaración del alcance del proyecto: incluya estas 7 cosas

Alcance del proyecto: es un objetivo en movimiento y al que desea apuntar antes de trazar su plan de gestión del proyecto . Definido como la suma de todo el trabajo del proyecto, el alcance de su proyecto es el límite en el que existe todo su proyecto.

Pero el alcance de un proyecto no se trata solo de la gestión del trabajo. Para definirlo, deberá comprender los objetivos del proyecto, la estructura de desglose del trabajo, los requisitos, entre otras cosas. Luego, una vez que haya definido el alcance de su proyecto, puede crear una declaración de alcance.

¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?

Una declaración de alcance es un documento que define todos los elementos del alcance del proyecto, así como los supuestos, los requisitos del proyecto y los criterios de aceptación. La declaración del alcance de su proyecto actuará como la herramienta principal para que las partes interesadas y los compañeros de equipo consulten y utilicen como guía para medir con precisión el éxito del proyecto.

Una declaración del alcance del proyecto es parte del plan de gestión del alcance, un documento más grande que contiene todas las estrategias, reglas y procedimientos para administrar el alcance de su proyecto. De la misma manera, el plan de gestión del alcance es un componente importante de su plan de proyecto.

Estos tres documentos del proyecto son muy importantes para el éxito de su proyecto y, como gerente de proyecto, debe realizar un seguimiento de ellos. Para hacerlo, es importante que utilice un software de planificación de proyectos robusto como ProjectManager. ProjectManager está equipado con herramientas profesionales de planificación de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros Kanban, listas de tareas y mucho más.

Esquema de la declaración del alcance del proyecto

Ahora que sabemos qué es una declaración del alcance del proyecto, aprendamos cómo escribir este importante documento de gestión de proyectos. De manera similar a las Cinco W del periodismo: quién, qué, cuándo, dónde, por qué, para que la declaración del alcance de su proyecto se describa correctamente, debe abordar estas siete cosas:

1. Metas y objetivos del proyecto

Las metas y los objetivos del proyecto son los que definen el propósito de un proyecto. Los objetivos del proyecto son los pasos más pequeños que conducen a las metas del proyecto, que son más amplias. Comience la declaración del alcance de su proyecto explicándolos. Estas metas y objetivos también deben documentarse en un acta de constitución del proyecto.

2. Requisitos del proyecto

Los gerentes de proyecto y las partes interesadas deben llegar a un acuerdo sobre el alcance del proyecto y otros requisitos del proyecto, como la calidad esperada, el riesgo, los beneficios y el costo, entre otros.

3. Descripción del Alcance del Proyecto

Puede sonar bastante fácil, pero este es el paso más importante. Aquí es donde definirá el alcance de su proyecto, que es todo el trabajo que debe realizarse para completar el proyecto. Aquí hay algunos pasos simples para ayudarlo a definir el alcance del proyecto.

• Utilice una estructura de desglose del trabajo para visualizar todas las tareas, entregas e hitos de su proyecto.
• Enumere lo que está dentro del alcance de su proyecto y lo que está fuera del alcance. Todo lo que no está incluido en el alcance del proyecto se conoce como exclusiones del proyecto.
• Identificar las restricciones del proyecto, que son todas las limitaciones como el tiempo o el costo.
• Cree una línea base del alcance para comparar su progreso real con el alcance planificado del proyecto.

Las exclusiones y restricciones del proyecto son muy importantes porque ayudan a establecer los límites para que exista el proyecto. También gestionan las expectativas/los aportes de las partes interesadas y brindan a los miembros de su equipo algunas limitaciones creativas para trabajar.

4. Exclusiones de proyectos

Si bien es imperativo que defina los límites en torno a lo que incluye el proyecto desde el principio, también es extremadamente importante que enumere lo que este proyecto no incluye. Por ejemplo:

• Actualizaciones de aplicaciones que están planeadas para un proyecto posterior y que intencionalmente no se incluyen en este proyecto
• Acceso de cliente restringido o reprogramado a ciertas líneas de soporte/funciones de productos

5. Restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto son las que hacen que la gestión de proyectos sea un rompecabezas para resolver. Las tres limitaciones principales para gestionar cualquier proyecto suelen ser el tiempo, el dinero y el alcance, lo que se conoce como la triple limitación de la gestión de proyectos. Están interconectados, lo que significa que si tira de una palanca en 'alcance', también se moverá otra palanca en 'dinero' o 'tiempo'.

Pero existen restricciones adicionales del proyecto que pueden surgir en cualquier momento, incluido el riesgo, los recursos, la organización, el método, los clientes y más. Enumere todas las limitaciones que prevé en su proyecto, para que pueda intentar tener soluciones listas para lanzar cuando sea necesario.

6. Supuestos del proyecto

Las suposiciones de su proyecto generalmente giran en torno a las mismas cosas que terminan siendo limitaciones, incluido el tiempo, el dinero y el alcance. Por ejemplo, es en esta sección que enumerará "el equipo de desarrollo front-end estará disponible durante este período de tiempo del proyecto" o "el equipo de atención al cliente recibirá capacitación sobre nuevos productos por x tiempo". Es importante enumerarlos, ya que esto no solo le dirá a las partes interesadas clave cuáles son sus principales necesidades de recursos para que el proyecto funcione, sino que también le dará una idea rápida de dónde se encuentran sus mayores factores de riesgo.

7. Entregables del proyecto

Enumere los entregables que los miembros de su equipo deben producir para cumplir con los objetivos comerciales. Esto puede incluir el producto en sí, manuales de instrucciones e instalación, materiales de marketing, comunicados de prensa, campañas publicitarias y más.

El esquema de la declaración del alcance de su proyecto lo ayudará a actuar como un marcador a medida que construye su declaración de alcance completa. Porque si bien es imposible predecir el futuro del proyecto a un nivel tan alto, este es el primer paso para que su proyecto se acerque lo más posible al resultado. Al comenzar con las siete declaraciones clave anteriores, puede obtener una ventaja inicial en un proyecto exitoso.

Los diagramas de Gantt son los caballos de batalla de la gestión del alcance. Sin embargo, la mayoría del software de Gantt está lamentablemente limitado en cuanto a su funcionalidad. ProjectManager tiene diagramas de Gantt en línea dinámicos que organizan, priorizan y vinculan dependencias regulares y agregan hitos. Pero a diferencia de otras herramientas, puede filtrar por la ruta crítica. Cuando establece la línea de base, puede comparar su progreso real con lo que había planeado. No hay mejor manera de monitorear el alcance del proyecto.

Plantilla de declaración del alcance del proyecto

Nuestra plantilla de alcance de proyecto gratuita es la herramienta perfecta para crear una declaración de alcance para sus proyectos. Simplemente complete los campos que acabamos de revisar y comience a administrar el trabajo.

Declaración del Alcance del Proyecto vs. Alcance del Trabajo

Hay algunas cosas con las que las declaraciones de alcance del proyecto generalmente se confunden, incluido su alcance de trabajo. Pueden sonar similares, pero estas son las principales diferencias entre estos dos.

Su ámbito de trabajo es un acuerdo de trabajo, generalmente entre el consultor y el cliente, que detalla el acuerdo de trabajo a realizar, que incluye, entre otros:

• Entregables/productos/resultados
• Línea de tiempo del proyecto
• Hitos del proyecto
• Informes para catalogar el progreso del proyecto

Si bien su alcance de trabajo puede tomar mucho tiempo para escribir, describe el proyecto en sí y no necesariamente el plan a seguir. La declaración del alcance del proyecto, a su vez, cumple esa función al detallar y trazar exactamente qué esperar con el plan del proyecto y el proyecto en sí.

Declaración del Alcance del Proyecto vs. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto

Pueden sonar similares y el resultado del proyecto puede ser similar, pero una declaración del alcance del proyecto es diferente a su plan de gestión del alcance del proyecto. Un plan de gestión del alcance del proyecto es lo que sigue a la declaración del alcance del proyecto, que detalla el proceso de gestión del alcance desde el principio hasta el final del ciclo de vida de su proyecto.

Además, ayuda a definir el trabajo que se debe realizar a lo largo del proyecto, y controla y monitorea esos procesos. También documenta y realiza un seguimiento de las fases para evitar el avance del alcance y ayuda con el cierre del proyecto, incluida una auditoría de los entregables y la evaluación del resultado del proyecto en busca de factores de éxito.

Su declaración de alcance no es tan complicada: es solo el paraguas sobre el plan de gestión del alcance de su proyecto, que actúa como una rúbrica a seguir para las partes interesadas y los miembros del equipo.

Mejores prácticas para una declaración de alcance de proyecto exitosa

Estas son las mejores prácticas a tener en cuenta al escribir la declaración del alcance de su proyecto:

• Evite el uso de lenguaje pesado. Hablará con varias personas en varios departamentos y especializaciones, así que mantenga el lenguaje consistente y claro.
• Que sea breve. Dado que este es un documento que busca la aceptación de las partes interesadas, es probable que haya que editar mucho antes de finalizarlo, y deberá ser una guía de referencia rápida para más adelante. Por lo tanto, manténgalo simple y guarde la palabrería para su plan de proyecto completo.
• Manténgase alejado de declaraciones radicales. No desea comprometer en exceso sus recursos en el proyecto incluso antes de que comience.
• Asegúrate de que responda preguntas , como:
  • ¿Cuáles son los beneficios comerciales a largo plazo?
  • ¿Qué aporta a nuestros clientes que no exista ya?
  • ¿Es esto mejor que lo que ofrecemos actualmente en el mercado?

ProjectManager y gestión del alcance del proyecto

Los lanzamientos de proyectos importantes pueden exigir tanto su tiempo como su energía. No dejes que te abrume antes del saque inicial. Para empezar, puede usar nuestro software de diagrama de Gantt para crear una EDT y obtener una visualización de los entregables, así como las tareas necesarias para completar antes de enviar la declaración del alcance de su proyecto.

Desde allí, puede probar ProjectManager y usar nuestras funciones de administración de tareas para organizar, priorizar y ordenar todas las tareas necesarias por fase del proyecto. Incluso puede pedir a otras personas que aporten información: los miembros del equipo pueden comentar directamente sobre las tareas para que la comunicación se mantenga organizada y al punto.

Controle sus recursos, tareas y entregables y más para que pueda mantener su proyecto en marcha. Con ProjectManager, puede practicar el mapeo de la línea de tiempo de su proyecto utilizando nuestro diagrama de Gantt, enumerando los entregables usando nuestra lista de tareas o herramienta kanban e invitando a los miembros del equipo a revisar la línea de tiempo antes de enviar la declaración de alcance a las partes interesadas clave. Comience su prueba gratuita de 30 días hoy.