Alcance del Proyecto 101

Definir el alcance del proyecto es una parte fundamental del proceso de planificación del proyecto. Esto se debe a que el alcance del proyecto define los límites de lo que será y no será parte del trabajo del proyecto, lo cual es muy importante al hacer el presupuesto y el cronograma del proyecto.

Entonces, naturalmente, la gestión del alcance es un área muy importante de la gestión de proyectos y hay mucho que aprender al respecto. Pero antes de entrar en eso, comencemos con la definición del alcance del proyecto.

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto es la cantidad total de trabajo que debe realizarse para completar un proyecto. También es una de las triples limitaciones de la gestión de proyectos. Definir el alcance es parte del proceso de planificación del proyecto y ayuda a los gerentes de proyectos a determinar cuáles son los objetivos, los entregables, las tareas, los costos y los plazos del proyecto.

El alcance del proyecto generalmente se define en un documento llamado declaración del alcance, mientras que el plan de gestión del alcance explica cómo se controlará. Aprendamos acerca de estos importantes documentos de gestión de proyectos.

Enunciado del alcance del proyecto

Como se mencionó anteriormente, la declaración del alcance es el documento de gestión del proyecto que describe el alcance de un proyecto. Suele incluir los siguientes elementos:

• Metas y objetivos del proyecto: Los requisitos del proyecto o criterios de aceptación.
• Entregables del proyecto: Los resultados de las tareas del proyecto.
• Exclusiones y restricciones del proyecto: como gerente de proyecto, debe explicar qué no se puede hacer y por qué.
• Supuestos del proyecto: Algunos supuestos iniciales que tiene el equipo de gestión del proyecto antes de ejecutar el trabajo.
• Hitos del proyecto: estos marcan momentos importantes en el ciclo de vida de su proyecto, como el final de una fase.
• Línea de base del alcance: su alcance original tal como lo planeó. La línea de base del alcance le permite comparar los resultados reales con lo que está en su declaración de alcance.

La declaración del alcance es también una guía para el director del proyecto. Les ayuda a tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El cambio es una parte inevitable de cualquier proyecto, sin importar cuán completo sea su plan de proyecto, por lo que desea incluir la probabilidad de cambio en su declaración de alcance para administrarlo mejor más adelante.

Nuestra plantilla gratuita de declaración del alcance del proyecto es la herramienta perfecta para definir el alcance de su proyecto. Es fácilmente personalizable para que pueda ajustarlo a las necesidades de su proyecto. Luego, puede probar ProjectManager para obtener una experiencia sólida de administración de tareas y alcance.

Plan de Gestión del Alcance

El plan de gestión del alcance es un elemento del plan del proyecto. Incluye la declaración del alcance, así como el plan de acción que el equipo del proyecto tomará para monitorear y controlar el alcance del proyecto.

Cómo definir el alcance del proyecto

Definir el alcance del proyecto significa más que solo identificar todas las tareas, entregables, hitos y dependencias. Siga estos pasos para tener una visión más holística del alcance de su proyecto.

1. Definir metas y objetivos del proyecto

Las metas del proyecto y los objetivos del proyecto no son lo mismo. Las metas son de mayor nivel que los objetivos, que son más específicos. Deben definirse en un acta de constitución del proyecto durante la fase de inicio del proyecto.

2. Recopilar los requisitos del proyecto

Los requisitos del proyecto también se pueden encontrar en el acta de constitución del proyecto. Las partes interesadas tienen requisitos de calidad, financieros y de otro tipo para el proyecto. Esos requisitos lo ayudarán a definir qué puede y qué no puede incluirse en su alcance.

3. Exclusiones y restricciones del proyecto

Las exclusiones del proyecto se refieren a cualquier cosa que no se hará. Determinar eso es tan importante como definir el alcance. Eso le ayudará a evitar malentendidos con las partes interesadas del proyecto. También es importante tener en cuenta las restricciones importantes, como los costos, que podrían afectar el alcance del proyecto.

4. Definir tareas y entregables

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta de planificación que ayuda a los directores de proyectos a visualizar todas las tareas necesarias para completar un proyecto, organizarlas por jerarquía e identificar dependencias y entregables.

5. Hacer un plan de gestión de recursos

Ahora que ha identificado las tareas de su proyecto, es hora de determinar qué recursos se necesitarán para ejecutarlas. Esto incluye miembros del equipo, equipos y materiales. Deberá asignar esos recursos para realizar cada tarea en el alcance de su proyecto. Calcule estos costos y agréguelos al presupuesto de su proyecto.

6. Proceso de control de cambios

El alcance del proyecto puede verse afectado negativamente cuando los cambios, como los nuevos requisitos del proyecto, pasan desapercibidos. Eso es porque crean trabajo adicional que no se contabiliza. Eso se llama desplazamiento del alcance. Para evitarlo, debe cambiar los procedimientos de control, como las solicitudes de cambio, para que el equipo del proyecto pueda ajustar el plan de gestión del alcance.

Ahora que ha definido el alcance de su proyecto, ha completado el primer paso en el proceso de gestión del alcance.

Proceso de gestión del alcance del proyecto

La gestión del alcance es una de las áreas más críticas de la gestión de proyectos porque gestionar un proyecto es realmente gestionar su alcance. Esto se debe a que la gestión del alcance consiste en lograr los objetivos del proyecto dentro del tiempo y el presupuesto aprobados por las partes interesadas. Pero esas decisiones no son necesariamente vinculantes. Las cosas cambian, por supuesto, pero debe asegurarse de que esos cambios estén alineados con los objetivos del proyecto de las partes interesadas.

Administrar el alcance significa desde el principio que usted y las partes interesadas tienen una línea clara de comunicación. Tienes que conocer su visión para saber lo que esperan de un proyecto. De esa manera, cuando ocurra un cambio, puede dirigirlo para cumplir con los objetivos del proyecto mientras mantiene el proyecto en general en el buen camino. Pero eso es solo el comienzo.

Para administrar el alcance del proyecto, debe hacer cinco cosas:

1. Definir el Alcance del Proyecto
2. Escriba una declaración de alcance
3. Crear un plan de gestión del alcance
4. Definir una línea base de alcance para controlar el alcance
5. Supervise y controle el alcance de su proyecto durante el ciclo de vida del proyecto

Consejo profesional: la gestión del alcance se define como un área de conocimiento de gestión de proyectos por el instituto de gestión de proyectos (PMI).

Cómo administrar el alcance del proyecto con ProjectManager

ProjectManager tiene un grupo de herramientas para ayudar a los gerentes a rastrear el alcance de su proyecto. Lo primero y más importante, desde la perspectiva de un gerente de proyecto, es nuestro diagrama de Gantt en línea. Utilice nuestro diagrama de Gantt para crear un plan de proyecto, donde todas sus tareas con alcance se programan con asignatarios y fechas límite. Además, nuestros diagramas de Gantt cuentan con barras de progreso que se actualizan en tiempo real a medida que los miembros del equipo completan sus tareas, para que tenga la máxima transparencia.

Funciones de administración de tareas para hacer el trabajo

ProjectManager viene con tres vistas diferentes para trabajar en tareas. El Gantt, que mencionamos, tableros kanban y listas de tareas. Las tres vistas se pueden usar para trabajar en el mismo proyecto, lo que significa que los miembros del equipo pueden trabajar en las tareas del proyecto a su manera. Esta flexibilidad mejora la productividad en todo el equipo, asegurándose de evitar el temido aumento del alcance.

Tableros de proyectos para un mejor seguimiento

Los tableros son su mejor amigo cuando intenta detectar el avance del alcance. Nuestro panel de control de proyectos en tiempo real le brinda una visión en vivo de las métricas críticas de su proyecto. Estos datos en vivo le permiten detectar cuellos de botella y problemas más rápido de lo que hubiera creído posible. Además, todo se muestra en gráficos simples que se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas o los miembros del equipo.

La mejor manera de administrar el alcance de un proyecto es tener una herramienta de administración de proyectos en línea que le brinde datos en tiempo real para que pueda actuar cuando surjan problemas y antes de que se conviertan en problemas. ProjectManager está basado en la nube, por lo que cuando su equipo actualice sus estatuas, desde cualquier lugar y en cualquier momento, esa información se actualiza de inmediato y puede monitorear el progreso de su proyecto con mayor precisión. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días.