Gestión del tiempo del proyecto: estrategias, consejos y herramientas

El tiempo no está de su lado cuando se trata de la gestión de proyectos. El trabajo se acumula y los plazos se acercan rápidamente. Si bien los gerentes de proyecto no han descubierto cómo adaptar el tiempo y el espacio a sus órdenes, existen técnicas de administración del tiempo que puede usar para administrar el tiempo que dedica a las tareas.

No, no es ciencia ficción, es gestión del tiempo del proyecto . La gestión del tiempo del proyecto requiere tareas de planificación, programación, seguimiento y control a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Pero nos estamos adelantando. Empecemos desde el principio.

¿Qué es la gestión del tiempo del proyecto?

La gestión del tiempo del proyecto es el proceso de gestión de proyectos de analizar el trabajo y desarrollar un cronograma para garantizar que complete un proyecto dentro de un cronograma particular.

Hay seis pasos en la gestión del tiempo del proyecto:

1. Definir Actividades: Defina todas las tareas necesarias para producir el entregable final del proyecto.
2. Secuenciar Actividades: Establecer el orden de las tareas y entregables.
3. Estimar recursos: identifique qué recursos se necesitan (así como la cantidad) para completar tareas y producir entregables.
4. Duración estimada: averigüe cuánto tiempo llevará completar cada tarea y calcule la duración de todo el cronograma del proyecto.
5. Desarrollar el cronograma: utilizando la información anterior, cree un cronograma del proyecto.
6. Controle el cronograma: desarrolle una estrategia para mitigar el riesgo y abordar los cambios en el cronograma del proyecto cuando se ejecuta.

Los pasos anteriores de administración del tiempo requieren aportes de su equipo de proyecto, pero también de las partes interesadas y otras partes involucradas en el proyecto para ser lo más precisos posible. Su plan de gestión del tiempo del proyecto no es estático y debe revisarse y modificarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo del proyecto?

Los proyectos son intimidantes. Hay mucho que hacer, normalmente con poco tiempo o dinero para hacerlo. No hay lugar para los errores, que pueden ser costosos y consumir mucho tiempo. A las partes interesadas les gusta la certeza, y aunque no puede prometerles que todo funcionará como un reloj, ciertamente puede hacer todo lo posible para administrar el tiempo.

La gestión del tiempo del proyecto le brinda la oportunidad de dividir un proyecto en partes más manejables, como tareas. De hecho, la gestión del tiempo del proyecto funciona perfectamente con la gestión de tareas y la gestión de recursos para mantenerlo al día.

Al asignar tiempo a cada tarea en su proyecto, puede controlar la línea de tiempo del proyecto y entregar según lo programado. Ya sea con una lista de tareas pendientes o un software de gestión de proyectos más sólido, puede priorizar tareas, identificar dependencias y establecer hitos para ayudar a realizar un seguimiento del progreso.

El software de gestión de proyectos puede ayudar a gestionar todas esas partes móviles. ProjectManager es un software basado en la nube equipado con herramientas de gestión del tiempo para realizar un seguimiento del trabajo de su equipo en tiempo real. También obtiene una descripción general con un tablero en vivo e informes con un solo clic. ¡Pruebe ProjectManager gratis hoy!

Estrategias de gestión del tiempo

Hay muchas estrategias para administrar el tiempo del proyecto en los proyectos:

• Siga los seis pasos anteriores: Esto es crucial para organizar y programar su trabajo. Necesitas saber cómo estás gastando tu tiempo. Eso incluye el registro de horas para usted y su equipo.
• Vea cuánto tiempo está tomando cada tarea: compare esto con el tiempo que estimó. Si hay una discrepancia, averigüe por qué y ajuste su horario. Tal vez esa tarea deba hacerse cuando su equipo esté fresco, ya sea a primera hora del día o de la semana.
• Concéntrese en sus tareas: mantenga su lista de tareas organizada. Ya sea que esté usando una simple lista de tareas pendientes o un software de administración de proyectos, organice sus tareas por fecha de vencimiento para ver cuándo deben completarse.
• Hagas lo que hagas, no te comprometas demasiado: a veces es mejor dejar una tarea que lleva demasiado tiempo y pasar a la siguiente. Puede parecer contradictorio, pero de eso se trata la gestión del tiempo del proyecto: eficiencia.
• Use la regla 80/20: La regla 80/20 establece que el 80 por ciento de sus resultados provienen del 20 por ciento de su trabajo. Lo que eso significa es aprender a optimizar su carga de trabajo priorizando tareas y tiempo.
• Use las herramientas adecuadas de administración del tiempo del proyecto: el software de administración de proyectos puede ahorrar tiempo al optimizar y automatizar el trabajo que lo atasca durante el día.

Ejemplos de herramientas de gestión del tiempo del proyecto

Hay muchas herramientas de software que abordan la gestión del tiempo del proyecto. Algunos de los conceptos básicos son los siguientes:

Hojas de horas

Las hojas de tiempo son una necesidad. Los equipos quieren que les paguen, y las hojas de horas agilizan el proceso de nómina mientras brindan a los gerentes de proyecto una idea de cuánto tiempo dedican sus equipos a las tareas. Al realizar un seguimiento de su desempeño, los gerentes pueden ver quién está trabajando bien y quién podría necesitar más recursos para volver al cronograma.

Informes

Para obtener más datos sobre el progreso del proyecto y el rendimiento de su equipo, utilice los informes del proyecto. La mayoría del software de gestión de proyectos tiene múltiples informes de proyectos, como informes de estado, informes de tiempo y costos. Todos proporcionan diferentes perspectivas sobre el proyecto y cómo se utiliza el tiempo.

Programar línea de base

Para realizar un seguimiento preciso de su progreso, debe establecer una línea de base. Una línea de base captura el plan de cronograma del proyecto, para que pueda comparar el plan con su progreso real. El software basado en la nube proporciona datos de seguimiento en tiempo real y le permite ver si el proyecto se está desviando.

Datos históricos

Para mantener el rumbo, necesita estimaciones de tiempo precisas. Una de las mejores maneras de investigar esto es comparar su proyecto con otros similares en el pasado. El uso de esos datos históricos le brinda una imagen más clara de cuánto tiempo podría esperar dedicar.

Consejos de gestión del tiempo

Por un lado, mantenga una lista de tareas pendientes. Suena como un paso obvio hacia la gestión del tiempo del proyecto, pero se sorprendería de cuántas personas no son intencionales cuando intentan trabajar de manera más productiva. Mantener su trabajo en trozos de papel o ensuciar su pantalla con Post-Its es una forma segura de perderse un trabajo importante.

A continuación, querrá manejar las distracciones. Esto se ha convertido en un gran problema, ya que muchos de los trabajadores están haciendo su trabajo de forma remota o desde casa. Si tiene el espacio disponible, establezca una oficina en casa en una parte aislada de su espacio vital.

Finalmente, crea un horario para ti. Ya sea que esté trabajando desde su casa o en una oficina, el bloqueo de tiempo es la mejor defensa contra la holgura en su horario. La programación de tareas en un proyecto es macro y la programación de su trabajo es micro. Juntos atan un fuerte nudo en torno al tiempo y lo aprovechan al máximo. Haga todo eso y administrará el tiempo de manera efectiva y mejorará sus habilidades de administración del tiempo.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión del tiempo del proyecto

¿Existe un software de gestión de proyectos que pueda hacer todo eso y más? Sí. ProjectManager es un software basado en la nube que ofrece datos en tiempo real para realizar un seguimiento del tiempo que se gasta, lo que le permite monitorear el progreso a medida que sucede. Pero eso es solo el comienzo de lo que ProjectManager puede hacer para ayudarlo a mantenerse al día y administrar el tiempo del proyecto de manera efectiva.

Cree planes de principio a fin en diagramas de Gantt

Organice sus tareas en el diagrama de Gantt en línea de ProjectManager. No solo puede vincular dependencias y establecer hitos, sino que también puede filtrar la ruta crítica en su proyecto. Una vez que tenga su línea de tiempo en su lugar, establezca la línea de base y su plan de horario estará bloqueado. Ahora, a medida que recopila datos en tiempo real sobre su progreso, puede compararlos con su línea de base. Sepa de inmediato si se está saliendo del programa y vuelva a encarrilarse antes de que se convierta en un problema mayor.

Realice un seguimiento del tiempo en hojas de horas sólidas

Administre su presupuesto y su tiempo con precisión con la función de hoja de tiempo segura de ProjectManager. Ahorre tiempo configurando hojas de tiempo, que pueden autocompletarse o copiar las tareas de la semana pasada si su equipo está haciendo el mismo trabajo. A medida que los equipos trabajan en sus asignaciones, los gerentes obtienen transparencia en su progreso para asegurarse de que estén dentro del cronograma. Cuando un miembro del equipo envía la hoja de tiempo, está bloqueada y protegida. Realice un seguimiento del tiempo, obtenga estimaciones más precisas y administre los costos de mano de obra en una sola función.

Administre los recursos de su equipo con facilidad

Los equipos no pueden ser productivos si tienen demasiado trabajo. Equilibrar su carga de trabajo mantiene el proyecto en movimiento a un ritmo decente y ahorra tiempo. Utilice las funciones de administración de recursos de ProjectManager, como el gráfico de carga de trabajo codificado por colores, para ver la asignación de trabajo de su equipo. Si alguien tiene demasiadas tareas, puede reasignar su trabajo directamente desde el gráfico y mantener el proyecto funcionando sin problemas.

ProjectManager es un software galardonado que utilizan decenas de miles de equipos para administrar el tiempo del proyecto y trabajar de manera más productiva. Vea por qué organizaciones tan variadas como la NASA hasta el Bank of America y Ralph Lauren usan nuestro software para cumplir con el cronograma. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.