11 consejos para corregir correos electrónicos

El correo electrónico nos permite comunicarnos, o comunicarnos mal, a la velocidad de la luz. Por eso es tan importante revisar el correo electrónico. Los errores gramaticales, los enlaces incorrectos y los archivos adjuntos faltantes indican una falta de profesionalismo, y una oración confusa puede enviar un mensaje completamente equivocado.

Una estrategia sólida de marketing por correo electrónico está en el corazón de la mayoría de las campañas de marketing digital, por lo que es importante que sus correos electrónicos siempre se vean profesionales y pulidos. Esta guía para la revisión eficaz de correos electrónicos puede ayudar, siempre y cuando siga estos consejos:

1. Tomar un descanso
2. Conozca sus errores habituales
3. Usa una herramienta de revisión
4. Consultar temas y titulares
5. Verificar nombres y pronombres
6. Leer en voz alta
7. Comprobar enlaces y archivos adjuntos
8. Verificar hechos y fechas
9. Revisa tu tono
10. Simplificar
11. traer apoyo

1. Tómate un descanso

Es difícil corregir los errores mientras todavía tienes la misma mentalidad que los creó. Tómese un breve descanso, salga a caminar o trabaje en otra cosa por un tiempo, luego regrese y vuelva a leer lo que ha escrito.

Será mucho más fácil detectar frases vagas, combinaciones de palabras confusas y errores gramaticales cuando tu cerebro esté fresco. Revise al día siguiente los mensajes importantes que se enviarán a un gran número de personas, como argumentos de venta, boletines y correos electrónicos automatizados.

2. Conoce tus errores habituales

Si conoce sus propios patrones, puede usar la función de búsqueda/cambio de su computadora, en el menú "editar" en la mayoría de los navegadores y aplicaciones, para buscarlos.

Algunos errores comunes que se convierten en hábitos incluyen:

• Doble espacio después de los períodos
• Usar modificadores innecesarios como "solo" o "más o menos" que debilitan su mensaje
• Errores tipográficos comunes, como "teh" en lugar de "the"
• Uso indebido de apóstrofes en plurales
• Confundir ciertas palabras como they/there/they're o too/to/two
• Usar demasiadas comas, o no suficientes

3. Usa una herramienta de revisión

¿Sabía que existen complementos gratuitos que pueden verificar su gramática y puntuación mientras escribe en su navegador o programa de correo electrónico? Grammarly es el más popular, y su versión gratuita es un verdadero caballo de batalla. Es como una versión ampliada del corrector ortográfico que marca todo tipo de problemas con las palabras y la puntuación.

Úselo usted mismo y recomiéndelo a su equipo, para que todas sus comunicaciones escritas parezcan profesionales y pulidas.

4. Revisa temas y titulares

Los errores en las líneas de asunto son lo último que notará al revisar, pero son lo primero que verán los lectores. Asegúrate de darle a tus líneas de asunto una segunda mirada.

Si utiliza la herramienta de marketing por correo electrónico de Constant Contact para dar formato a boletines y campañas profesionales, este consejo también se aplica a los títulos y encabezados de temas. Es probable que pase por alto los errores en los titulares, pero los clientes no.

5. Verificar nombres y pronombres

Otro punto que es fácil pasar por alto es el nombre del destinatario. Mucha gente tiene una fuerte aversión a ver su nombre mal escrito. Esto puede ser un factor decisivo, así que no dependa de su memoria: verifique con su fuente para asegurarse de que haya escrito correctamente el nombre del destinatario. Si utiliza una función de combinación de correspondencia, es importante asegurarse de que su base de datos no contenga errores en los nombres de sus contactos.

Tenga cuidado con sus suposiciones sobre los pronombres. El uso de pronombres modernos puede ser flexible. Muchas personas indican sus pronombres preferidos en las líneas de su firma de correo electrónico en estos días, por lo que puede determinar fácilmente si está hablando con ella, ellos o él. Si alguien ha declarado claramente sus preferencias de pronombres, es aconsejable honrarlos.

6. Lee en voz alta

Para verificar si su mensaje es claro y tiene un flujo fluido de ideas, léalo en voz alta. Inmediatamente notará cualquier torpeza o falta de claridad.

Es posible que su computadora pueda volver a leerle el mensaje; verifique el menú "editar" de la aplicación que está usando para obtener un comando de "voz". Si su aplicación tiene una función de voz, resalte el texto que desea escuchar y elija "comenzar a hablar". Mire hacia otro lado de la pantalla mientras lee y vea si sus opciones de puntuación e idioma guían a la computadora hacia el tono correcto.

7. Revisar enlaces y archivos adjuntos

La mayoría de las personas han tenido que enviar mensajes de seguimiento que dicen "Vaya, quise adjuntar este documento a ese último correo electrónico" o "Lo siento, ese enlace no funcionó, este es el correcto".

Esos son errores fáciles de cometer, pero también son fáciles de evitar si se toma el tiempo de corregirlos. Verifique manualmente cada enlace en su correo electrónico para asegurarse de que funcione y verifique que todo lo que quería adjuntar esté allí antes de enviarlo.

8. Verificar hechos y fechas

Otro error común es mezclar números en su correo electrónico. Por ejemplo, es posible que no especifique una zona horaria, olvide convertir una cantidad de euros a dólares o especifique accidentalmente una combinación de día/fecha que no existe, como decir "Viernes, 2 de junio" cuando el 2 de junio en realidad cae en un jueves

Estos son errores fáciles de cometer, pero la confusión resultante puede tomar mucho tiempo para aclararse. Si envía información incorrecta repetidamente, puede dañar la confianza de las personas en usted como fuente confiable de información.

Solo toma un momento dar un vistazo rápido a los números y fechas en su correo electrónico.

9. Revisa tu tono

El tono puede ser complicado. Lo que se lee como profesional para una persona puede parecer conciso y abrupto para otra, mientras que un mensaje destinado a ser cálido y amistoso puede parecer falso o incluso sarcástico para el lector. Estas diferencias son tanto culturales como individuales, y si ya tiene fricción con el destinatario, es posible que no se sienta inclinado a darle el beneficio de la duda.

Si no ha incluido ninguna pequeña charla en su mensaje, agregue una frase o dos. Abra y cierre su mensaje con formalidades agradables que se centren en su lector en lugar de usted mismo, como "Espero que su familia esté bien" o "Buena suerte con la presentación la próxima semana".

10. Simplifica

Una buena edición se trata de quitar cosas, como palabras adicionales u oraciones innecesarias, en lugar de agregar. Cuando revise, busque formas de simplificar y acortar su mensaje.

Más corto siempre es mejor cuando se trata de correo electrónico. La mayoría de los mensajes se pueden mejorar reduciendo el número de palabras a la mitad. Las personas están ocupadas y simplemente ignorarán los mensajes que perciban como demasiado largos. La mejor manera de mostrarle a la gente que los respetas es respetar su tiempo y atención.

Reemplace las palabras complicadas por otras simples. Acortar oraciones largas. Separar párrafos largos. Para los correos electrónicos, es mejor usar párrafos con no más de 100 palabras cada uno.

Los párrafos de una oración pueden ser poderosos.

11. Trae apoyo

Pida ayuda si está escribiendo un correo electrónico muy importante, como un argumento de venta para un cliente potencial, una negociación delicada con un proveedor o un mensaje de bienvenida que enviará a cada nuevo suscriptor durante meses.

Una segunda persona puede ver cosas en tu escritura que tú nunca verás porque siempre leerás tus palabras con el espíritu que pretendías. Si hay una manera de malinterpretar su mensaje o su tono, un segundo lector puede detectarlo.

Haz que el correo electrónico trabaje para ti

Enviar correos electrónicos profesionales es fácil con las plantillas y herramientas que proporciona Constant Contact. Seguir estos consejos de corrección de correo electrónico asegurará que su negocio siempre se vea pulido e impecable.