Gestión de compras: una guía práctica con las mejores prácticas

La gestión de compras es fundamental para mantener una organización bien abastecida. Desde las órdenes de compra hasta la gestión de inventario, debe haber un proceso para mantener a los equipos equipados con los suministros necesarios.

¿Cómo gestionan el procesamiento de las órdenes de compra? Echemos un vistazo a los entresijos de un departamento de compras y algunas de las mejores prácticas a seguir al comprar inventario.

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el proceso de adquisición de artículos de proveedores externos. Es la gestión de compras, recepción, revisión y aprobación de órdenes de compra. La gestión de compras también incluye gestionar la relación con el proveedor.

La parte relacional de la gestión de compras es uno de los aspectos más importantes del proceso. Si bien cada paso en el proceso de compra es importante, sin una buena relación de trabajo, surgirán problemas. Cuanto mejor sea la relación entre la empresa y el proveedor, más fluida será la compra.

Hay que considerar la gestión de compras como algo más que comprar bienes y servicios. El proceso de compra ha incluido la investigación de materiales y fuentes, asegurándose de que los entregables lleguen a tiempo, inspeccionándolos para verificar su calidad y una gestión y contabilidad exhaustivas del inventario.

ProjectManager es un software de administración del trabajo basado en la nube que le permite administrar sus compras en múltiples vistas, como tableros, listas y diagramas de Gantt, y realiza un seguimiento de sus compras en tiempo real. Un tablero en vivo captura varias métricas, como el tiempo y los costos, y calcula automáticamente los datos para ayudarlo a monitorear su adquisición. ¡Prueba ProjectManager hoy!

Beneficios de la Gestión de Compras

El dinero es el resultado final, y no prestar atención a estos aspectos de la gestión de compras tendrá un impacto negativo en el resultado final de una empresa. La gestión de compras lo ayudará con la gestión de adquisiciones al recopilar documentación para demostrar que sus ganancias son más altas de lo que está gastando.

• Costos más bajos: los costos más bajos son el mayor beneficio que una empresa puede obtener de la gestión de compras. Esto incluye administrar su departamento de adquisiciones de manera más eficiente al obtener los mejores precios y términos. El departamento de compras también puede aprovechar las garantías y los descuentos que, de lo contrario, podrían pasar desapercibidos.
• Riesgo reducido: la gestión de compras puede reducir el riesgo y mantener segura su cadena de suministro. Los riesgos se comparten con los proveedores y, potencialmente, podría transferir los riesgos a los proveedores que pueden manejarlos. El departamento de compras también puede identificar suministros clave y garantizar que la cadena de suministro sea segura.
• Software: la tecnología puede contribuir aún más a su gestión de compras mediante el uso de software que identifique los problemas de la cadena de suministro y aumente la eficiencia.
• Gestión de la cadena de suministro: La cadena de suministro es el flujo de bienes y servicios. La gestión de la cadena de suministro ayuda a las empresas a optimizar sus actividades del lado del suministro para ayudar a dar a los clientes el máximo valor. Esto les permite obtener una ventaja competitiva en el mercado, lo que conduce a un negocio más viable.
• Gestión de inventario: la gestión de inventario consiste en controlar y supervisar las compras de una empresa. La gestión de compras lo ayuda a personalizar las aprobaciones para mejorar el stock de inventario al optimizar los procesos de control de inventario. Esto conduce a una mayor eficiencia y menores costos. La gestión de inventario Kanban es una forma de controlar esto.
• Gestión de relaciones con proveedores (SRM): las relaciones son clave para la gestión de compras. Es una forma de encontrar beneficios tanto para la empresa como para los proveedores. Cuando los proveedores trabajan con empresas e invierten en relaciones a largo plazo, ambos resultan ganadores. Por lo tanto, la gestión de estas relaciones es fundamental. Los sistemas de gestión de compras mejoran las relaciones con los proveedores mediante el seguimiento y la conexión de su empresa con datos de existencias de inventario en tiempo real.
• Gestión de calidad: la calidad también se beneficia al establecer niveles de rendimiento objetivo para la calidad y realizar un seguimiento de ellos para asegurarse de que se cumplan. Métricas como la durabilidad y la puntualidad de la entrega pueden mejorar la calidad general de los productos.

Relacionado: Plantilla de orden de compra gratis

Pasos del ciclo de compras

A lo largo del ciclo de compra, las empresas determinarán los requisitos, investigarán a los proveedores, realizarán análisis de valor, tendrán un proceso de revisión, monitorearán y evaluarán el pedido y más.

Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente.

1. Crear una solicitud de compra

La solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para comprar bienes o servicios. La solicitud de compra puede ser para operaciones comerciales o de fabricación. La solicitud de compra incluye el nombre y departamento de la persona que solicita los bienes o servicios, fecha de la solicitud, productos o servicios solicitados, descripción del artículo, cantidad y precio.

2. Aprobación del presupuesto

El presupuesto es el dinero asignado que se utiliza para comprar bienes o servicios. El presupuesto asegura que haya suficiente dinero destinado al artículo. Cuando se ha elaborado un presupuesto para la compra, se debe presentar a los gerentes con autoridad para aprobar la compra.

3. Cree una RFP

La solicitud de propuesta describe el trabajo y solicita ofertas de proveedores para bienes o servicios relacionados con la propuesta. No todos los procesos de gestión de compras incluyen una RFP, pero son una buena manera de estandarizar la relación con los proveedores y obtener el mejor precio por la máxima calidad.

4. Selección de proveedores

Después de recibir las RFP, deberá seleccionar un proveedor. Tener un cuadro de mando de selección de proveedores puede ayudarlo a reducir sus opciones al detallar las características, la alineación estratégica, las políticas comerciales y cualquier restricción con la que trabajará o no. Una vez que tenga un proveedor adecuado que responda a su RFP con costo, tiempo y calidad que cumpla con sus criterios, puede negociar, lo que lo llevará al siguiente paso.

5. Crear una orden de compra

Una vez que tenga un proveedor que acepte sus términos, es hora de crear una orden de compra (PO). La orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La empresa se compromete a realizar una compra al proveedor tal como se indica en la orden de compra. La orden de compra la crea la empresa, se realiza antes de la compra, establece lo que se necesita e incluye detalles de pago propuestos.

6. Aprobación de facturas

Después de verificar la orden de compra para asegurarse de que coincida con su RFP y cualquier otro documento relacionado con la compra, como solicitudes de compra, recibos, etc., y de definir cualquier excepción para asegurarse de que no falte información vital, puede traer la orden de compra para gestionar la obtención de las aprobaciones necesarias.

7. Aprobación del contrato

Un contrato con un proveedor puede ser a largo plazo o para un número determinado de suministros. De cualquier manera, debe revisar el contrato y asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Lo mejor es tener un contrato estandarizado para agilizar este proceso. Antes de aprobar, revíselo cuidadosamente, ya que una vez firmado, este es un documento legalmente vinculante.

Estrategias de compra y mejores prácticas

Tener una estrategia de compra lo ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables. Hay una serie de estrategias de compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios.

Una es la adquisición de una sola fuente, que es cuando una empresa contrata una sola fuente para la adquisición. Esto requiere un proveedor con excelente servicio que se dedique a la relación. En su mayoría, encontrará este tipo de estrategia al comprar suministros de oficina.

Un ciclo de compras es cuando una empresa hace un pedido a un grupo de proveedores regulares, pero subcontrata compras ad-hoc más grandes. Las subastas de adquisiciones se utilizan en proyectos a corto plazo para obtener el mejor precio. Sin embargo, al tratar con proveedores, existen varias estrategias básicas que se aplican a todas las mejores prácticas de adquisición.

Finalmente, puede trabajar con proveedores que le brinden los mejores términos y precios y construir una relación sólida. Los métodos de calidad total (TQM) requieren que los proveedores proporcionen una calidad cada vez mejor. Pero no importa cuál elija, se debe aplicar un programa de gestión de riesgos cuando se trata de cualquier cadena de suministro.

Cómo ayuda ProjectManager con la gestión de compras

ProjectManager es un software que ayuda a agilizar los procesos de gestión del trabajo mientras conecta equipos híbridos sin importar dónde se encuentren o el nivel de habilidad que tengan. Los compradores pueden monitorear su inventario y conectarse con los proveedores en la herramienta para compartir documentos de compra y facturación. Las notificaciones se pueden configurar para mantener a todos actualizados y evitar demoras costosas.

Obtenga transparencia en la producción con tableros Kanban

Obtenga transparencia en su fabricación para asegurarse de que sus equipos tengan todos los recursos que necesitan para seguir trabajando a plena capacidad con tableros kanban. Esta herramienta de flujo de trabajo visual permite a los gerentes ver el proceso de fabricación para que puedan ver cuándo el inventario es bajo y solicitar más suministros a sus proveedores.

Genere informes en segundos

Para una inmersión más profunda en el proceso, hay informes de un solo clic. Obtenga informes sobre hojas de tiempo, estado, tiempo, costo y mucho más. Estos informes se pueden compartir con los proveedores para mantenerlos informados y construir mejores relaciones. Todos los informes se pueden filtrar para centrarse solo en los datos que desea rastrear.

Almacene archivos ilimitados en un solo lugar

ProjectManager tiene almacenamiento de archivos ilimitado que puede ser un centro central para todos sus documentos de compras. La seguridad se puede configurar para permitir que los proveedores accedan solo a aquellas partes del software que son críticas para su trabajo, mientras que el resto de sus datos confidenciales están protegidos y seguros.

ProjectManager es un software galardonado que agiliza las compras para los fabricantes y cualquier empresa que trabaje con proveedores externos. Organice su trabajo, conecte equipos y cree una fuente de verdad para asegurarse de que todos trabajen siempre con la información más actualizada. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!