Órdenes de compra y el proceso de la orden de compra explicado

Gran parte de su proyecto se realizará internamente, pero es probable que también contrate a proveedores y otros para que entreguen los materiales o servicios necesarios. ¿Cómo se asegura de que los bienes sean del tipo que necesita, la cantidad acordada y el precio que cumple con sus limitaciones financieras?

Todos estos parámetros se acuerdan mediante una orden de compra. Es una forma de llegar a un acuerdo sobre los servicios externos requeridos en el proyecto para asegurarse de que pueda programarlos en su plan de proyecto.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (PO) es un contrato legalmente vinculante entre un comprador y un vendedor que detalla lo que el comprador quiere y lo que el vendedor acepta entregar. Esos detalles incluyen el precio, la cantidad, la fecha de entrega y las condiciones de pago.

Las órdenes de compra también incluyen un número de seguimiento de orden de compra. Según el tipo de sistema que utilice, esto es fundamental para realizar un seguimiento de la compra, desde el momento en que se realiza hasta el momento en que se entrega y se paga.

Las órdenes de compra se originaron como documentos en papel y todavía se usan de esta manera en muchas industrias. Sin embargo, a medida que las empresas migraron a las computadoras, la PO hizo lo mismo. Existen sistemas que agilizan el proceso de compra para ayudar a rastrear el inventario y el pago.

¿Quién crea una orden de compra?

Las empresas más grandes pueden tener un departamento de compras dedicado a supervisar las órdenes de compra. Las empresas más pequeñas pueden confiar en los gerentes de operaciones, los gerentes financieros, los gerentes de oficina o incluso en los dueños de negocios para crear la orden de compra.

Los equipos específicos pueden designar personas designadas para crear órdenes de compra. Por ejemplo, las empresas de software pueden designar gerentes de oficina para crear órdenes de compra, mientras que una empresa financiera puede designar gerentes financieros para crear órdenes de compra. La forma en que una empresa configura su proceso de compra determinará quién crea las órdenes de compra.

¿Quién aprueba las órdenes de compra?

Quién aprueba las órdenes de compra depende del proceso establecido dentro de una empresa determinada. Las empresas más grandes pueden haber desarrollado procesos de compra que consisten en aprobaciones derivadas de ubicaciones y departamentos específicos. Por ejemplo, una empresa de software puede recurrir tanto a los directores como a los directores financieros (CFO) para aprobar las órdenes de compra.

Las empresas más pequeñas pueden recurrir al CFO o al CEO para la aprobación de la orden de compra, lo que tiene el potencial de ralentizar el proceso en algunos casos.

¿Por qué usar una orden de compra?

La orden de compra deja claro exactamente lo que un comprador quiere de un vendedor. Ayuda a evitar cualquier confusión en términos de lo que quiere un comprador, cuánto, cuál será el costo, cuándo y dónde se entregará, etc. La orden de compra sirve para proteger tanto al comprador como al vendedor. Por ejemplo, si un comprador no paga según lo acordado en el pedido, o el vendedor no cumple con los detalles del pedido, puede buscar vías legales para obtener su dinero, bienes o compensación financiera.

Por supuesto, una demanda no es lo que quiere ningún gerente de proyecto. Por lo tanto, la orden de compra actúa como un documento legal para evitar tales desacuerdos al crear una comunicación clara entre ambas partes. Asegura que todos los involucrados en el proyecto estén de acuerdo con los bienes o servicios que se adquirirán.

En términos prácticos, una orden de compra simplemente ayuda a rastrear un pedido, lo cual es esencial a medida que los proyectos cambian y los recursos deben reasignarse para reflejar esos cambios.

Elementos de una orden de compra

Una orden de compra varía en detalle, pero todas comparten los siguientes elementos:

• Un número de orden de compra para identificar y rastrear el pedido
• Una fecha de orden de compra para capturar cuándo se acordó la orden
• Información del proveedor, incluido el nombre del proveedor y su contacto
• Información de contacto del comprador
• Una fecha de entrega para cuando vencen los bienes o servicios
• Método de envío, si los productos se envían a un lugar de trabajo
• Cualquier requisito para el envío.
• Artículos que se incluyen en el pedido
• El costo de cada artículo.
• El costo total de todo el envío.
• Impuestos por el total de artículos comprados
• Fecha de vencimiento del pago
• Condiciones de pago

Es posible que su negocio necesite más detalles, lo cual está bien, pero si tiene al menos la información anterior en su orden de compra, el propietario y el proveedor están protegidos por contrato. Por lo tanto, para proteger legalmente a todas las partes, es fundamental que todos los detalles de la transacción se establezcan claramente y se acuerden.

Un ejemplo de orden de compra

Echemos un vistazo a un ejemplo teórico de orden de compra para obtener una visión real de cómo funciona este proceso. Para ello, utilizaremos la plantilla de orden de compra de ProjectManager.com, que puede descargar de forma gratuita aquí. Imagine un trabajo de construcción, donde Acme Construction se da cuenta de que necesita más tableros de partículas.

Se ponen en contacto con su proveedor, Joe's Lumber, y analizan el pedido por teléfono. Al llegar a un acuerdo sobre el precio y la entrega, Acme redacta una orden de compra. Incluyen el nombre de su empresa y la información de contacto, crean un número de orden de compra, una fecha y una identificación de proveedor para Joe's.

Información de contacto del proveedor

La siguiente parte de la orden de compra es la información de contacto del proveedor o de quién Acme está haciendo la compra. A esto le sigue el lugar al que se enviarán los productos, en este caso, el lugar de trabajo. Se anota la fecha de entrega aprobada y el método de envío, que en este caso es por camión.

Detalles del pago

Lo que sigue son detalles sobre el pago, cuándo vence y si hay algún término. En este caso, el pago vence al momento de la entrega y solo después de que la persona de contacto que figura en la información de envío haya revisado y aprobado la madera.

Información de la línea de pedido

Hay una lista de los bienes, mostrando el artículo, describiéndolo, la cantidad, citando el precio unitario y luego una línea total. Para este pedido, solo hay una línea de pedido, pero puede haber varias. Los que sean, se suman después de sumar los impuestos de la compra.

Información adicional

Hay un cuadro en el que se puede añadir cualquier información adicional. Esto podría ser cómo llegar al sitio de trabajo, cómo se deben empacar los productos, etc. Para este trabajo no se necesita información adicional y la casilla se puede dejar en blanco.

Firma

Finalmente, hay un lugar para la firma del vendedor y la fecha en que se firma la orden de compra. Una vez firmado, se convierte en un contrato legalmente vinculante.

Proceso de orden de compra

El proceso de orden de compra incluye su redacción hasta la entrega. El proceso de orden de compra se divide en los siguientes pasos.

1. Creación

Una vez que se ha realizado una solicitud de compra, generalmente el equipo de compras o un administrador del proyecto genera la orden de compra.

2. Aprobación

Si todos los involucrados están de acuerdo con los artículos, la cantidad, el precio y los requisitos de entrega, el documento se aprueba con la firma del vendedor que acepta los términos.

3. Envío

La orden de compra se envía al proveedor a través del canal que haya sido aceptado. Esto se puede hacer personalmente, en papel, enviado por fax o correo electrónico, etc.

4. Entrega

El proveedor entrega los bienes descritos en la orden de compra. Esos bienes se examinan y aprueban cuando la calidad es aceptable, por ejemplo, sin defectos o elementos faltantes. Esto generalmente lo hace un administrador o gerente de adquisiciones en el sitio de trabajo.

5. Cierre

Si todo está bien con el pedido, se envía una factura de aprobación a Financiación para el procesamiento del pago. Una vez pagado, se cierra la orden de compra.

Orden de Compra vs. Factura

Es posible que haya escuchado que las órdenes de compra y las facturas se usan indistintamente, pero es importante diferenciar entre los dos. Las órdenes de compra describen los bienes y servicios que un comprador está interesado en comprar e incluyen detalles como la fecha de compra, los detalles del comprador, la información del pedido, la información de entrega, las condiciones de pago y un número de orden de compra. Los compradores envían órdenes de compra a los proveedores para ayudar a realizar un seguimiento del proceso de compra.

Las facturas, por otro lado, actúan como una solicitud de pago enviada por el vendedor al comprador tan pronto como se completa el pedido. Además de enumerar los bienes y servicios que se entregaron, también describe cuánto dinero se debe. Las facturas suelen contener un número de identificación, información del proveedor, detalles de pago y cuánto se debe.

Cuando intente diferenciar las órdenes de compra de las facturas, recuerde estas diferencias clave:

• Los compradores envían órdenes de compra a los proveedores para monitorear y controlar el proceso de compra
• Los proveedores envían facturas como una solicitud de pago oficial a los compradores una vez que se completa el pedido.

Tanto las órdenes de compra como las facturas son documentos importantes que describen los detalles de los artículos que se compran.

Cómo ProjectManager.com puede ayudar con el proceso de orden de compra

ProjectManager.com es una herramienta de gestión de proyectos galardonada que organiza el trabajo para una mayor eficiencia. El uso de nuestro software para agilizar el proceso de su orden de compra le permite generar, rastrear y cerrar sus órdenes de compra más fácilmente para que no tenga que dejar de administrar el proyecto.

Una de nuestras vistas de proyectos es el tablero kanban, que visualiza el flujo de trabajo. El tablero es una serie de columnas con tarjetas apiladas debajo que se pueden arrastrar y soltar de una columna a la siguiente a medida que avanzan en el proceso de pedido de compra.

Una vez que tenga una necesidad de adquisición, puede usar las columnas personalizables para delinear su proceso de orden de compra de cinco pasos. Cree una tarjeta para representar la orden de compra. Adjunte la orden de compra real a la tarjeta y muévala por el tablero a medida que se aprueba, entrega y cierra.

Su adquisición se puede rastrear de un vistazo para asegurarse de que se entregue a tiempo al crear una fecha de vencimiento en la tarjeta. Agregue etiquetas para designarlo a un departamento o proyecto y que sea fácil de encontrar en una búsqueda. Incluso puede asignar la tarjeta a su gerente de adquisiciones y comentar para mantener abiertas las líneas de comunicación.

ProjectManager.com es una herramienta galardonada que lo ayuda a mantenerse organizado para mejorar la productividad. Puede administrar sus compras, planificar, monitorear e informar sobre proyectos. Únase a organizaciones como la NASA, que ya utilizan nuestra herramienta para ejecutar proyectos exitosos. Pruebe esta oferta de prueba gratuita de 30 días hoy.