El Plan de Gestión de la Calidad en la Gestión de Proyectos

Los gerentes de proyecto saben todo sobre la triple restricción: tiempo, alcance y costo. Pero, sinceramente, debería haber una cuarta restricción: la calidad. La calidad de su trabajo puede hacer o deshacer un proyecto, razón por la cual un plan de gestión de calidad es tan importante.

Si entrega a tiempo y por debajo del presupuesto, pero la calidad no cumple con las expectativas de las partes interesadas, el proyecto no es un éxito. Exploremos el impacto que un plan de gestión de calidad puede tener en un proyecto, cómo hacer uno y veamos algunas plantillas para comenzar.

¿Qué es un plan de gestión de la calidad?

Un plan de gestión de la calidad es un documento que ayuda al director del proyecto y al equipo del proyecto a ejecutar acciones de gestión y garantía de la calidad. La calidad, en el contexto de la gestión de proyectos, es cumplir con los requisitos del proyecto y satisfacer las necesidades del cliente.

Un plan general del proyecto incluirá un plan de gestión de la calidad, que describe las actividades que aplicará a lo largo del ciclo de vida del proyecto para cumplir con sus objetivos de calidad. También describe estas actividades (y los recursos que necesita para ponerlas en práctica) en el plan de gestión de la calidad.

Es una tontería esperar calidad sin planificarla. La calidad es intencional y requiere una ejecución hábil. Un plan de gestión de la calidad es el primer paso para definir y codificar los pasos necesarios para lograr las expectativas de calidad del proyecto. Esto se hace mejor con un software de gestión de proyectos que pueda organizar y compartir el plan con el equipo del proyecto.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que tiene múltiples vistas de proyectos que le permiten crear y ejecutar su plan de gestión de calidad. Los gerentes de proyecto pueden construir el plan de calidad en diagramas de Gantt, que vinculan dependencias, agregan hitos e incluso filtran la ruta crítica. Luego, los equipos pueden ejecutar el plan en tableros kanban y listas de tareas. Cada vista de trabajo se actualiza en tiempo real para una única fuente de verdad. Comience hoy de forma gratuita.

¿Por qué es importante un plan de gestión de calidad en un proyecto?

Un plan de gestión de calidad es un componente esencial para entregar un proyecto exitoso para sus partes interesadas. Pero no es solo un proyecto el que se beneficia de un plan de gestión de la calidad. Los clientes esperan consistencia, y al tener un plan para mantener una producción de calidad para cualquier producto o servicio que esté fabricando, puede cumplir con sus expectativas de calidad de manera consistente.

La gestión de la calidad tampoco se limita al equipo del proyecto. Cuando todos en la organización entienden el plan, aumenta la eficiencia. Si bien es de suma importancia que todos los involucrados en el proceso de fabricación utilicen el plan de gestión de calidad como guía, tener a todos los departamentos familiarizados con el plan aumenta la eficiencia y crea un objetivo compartido entendido por todos.

Cuando crea un producto o servicio de calidad, los clientes se darán cuenta. El mercado es competitivo y la calidad es algo que hace que su marca se destaque. Un plan de gestión de la calidad le ayuda a ofrecer una calidad constante. Eso, a su vez, hace que los clientes sean leales a su producto o servicio. Los clientes leales conducen al valor de la marca; y eso significa rentabilidad.

Por supuesto, nadie es perfecto, que es otra razón por la que un proyecto necesita un plan de gestión de la calidad. Tener lineamientos y principios para sus procesos comerciales significa que todos saben qué hacer. Esto crea una hoja de ruta que reduce el error humano. Cuantos menos errores, menos tiempo y dinero tienes que gastar en el proyecto.

¿Quién está involucrado en la planificación, ejecución y mantenimiento de un plan de gestión de la calidad?

El director del proyecto crea un plan de gestión de la calidad, que puede buscar la orientación de algunos miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes. Hay algunos proyectos y organizaciones que pueden tener funciones específicas para un profesional de control de calidad o un experto en calidad, pero la mayoría de los planes de gestión de calidad son planificados, ejecutados y mantenidos por el director del proyecto.

Independientemente de quién sea el propietario del plan de gestión de la calidad, todos los miembros del equipo del proyecto tienen algún papel que desempeñar para asegurarse de que los entregables cumplan con las expectativas de calidad:

• El Gerente de Proyecto: El PM desarrolla el proceso de gestión de calidad para asegurarse de que todos los entregables cumplan con las expectativas de calidad.
• Miembros del equipo: El equipo es responsable de cumplir con las expectativas de calidad del plan mientras ejecutan sus tareas siguiendo los estándares diseñados por el gerente del proyecto.
• La organización: la organización estandariza los controles de calidad en todos los proyectos y se asegura de que su personal esté capacitado con las habilidades necesarias para entregar productos o servicios de calidad.
• Partes interesadas: las partes interesadas deben explicar claramente cuáles son sus expectativas de calidad y son responsables de aprobar la entrega de ese producto o servicio.
• Clientes: los clientes y usuarios deben ser consultados como partes interesadas si el proyecto está diseñado para crear un producto o servicio para los clientes.

Cómo crear un plan de gestión de calidad para un proyecto

Al hacer un plan de gestión de la calidad, primero debe identificar los componentes clave. Estos incluyen los entregables del proyecto y el proceso del proyecto. También debe determinar los estándares de calidad con los que medirá sus entregas, así como los criterios que utilizará para medir la satisfacción del cliente.

También deberá enumerar las actividades de control de calidad, los estándares de calidad del proceso, las expectativas de las partes interesadas, las actividades de garantía de calidad y crear entregables de calidad. Una vez hecho esto, el plan de gestión de la calidad sigue estos cuatro pasos:

1. Plan de Desarrollo del Plan de Gestión de la Calidad

Aquí es donde usted identifica los objetivos de calidad de sus clientes investigándolos y entrevistándolos. Querrá que expresen sus necesidades de manera clara y objetiva. Luego, observará los estándares profesionales en torno a su producto o servicio, como los legales, ambientales, económicos, de códigos, de seguridad y de salud.

El plan de gestión de la calidad deberá encontrar un equilibrio entre lo que los clientes quieren y su costo, cronograma y estándares profesionales. A partir de ahí, puede comenzar a desarrollar un plan y procesos para lograr sus objetivos de calidad dentro de las limitaciones de su proyecto.

A continuación, querrá desarrollar umbrales de medición de rendimiento para asegurarse de que todos estén de acuerdo en que se han cumplido los objetivos de calidad. Los clientes tendrán que estar de acuerdo con todos los objetivos de calidad y medidas de calidad.

2. Ejecutar el Plan de Gestión de la Calidad

Ahora que tiene un plan, es hora de ponerlo en acción. Ejecutar las tareas de acuerdo con el plan y los estándares de gestión de la calidad aprobados. La comunicación es esencial durante esta fase, para poder responder rápidamente a las dinámicas cambiantes del proyecto. Documente todo y explórelos en una reunión de lecciones aprendidas después de la finalización del proyecto.

3. Realice controles de calidad

Para asegurarse de cumplir con los objetivos de calidad, es imperativo realizar controles de calidad, como revisiones técnicas, supervisión de la gestión y verificación de que se cumplen los estándares de calidad. Compárelos con los objetivos de calidad de sus clientes. Los gerentes de proyecto informarán estos hallazgos a las partes interesadas en reuniones periódicas. La mejora continua es el objetivo de este proceso.

4. Tome medidas correctivas

Si, durante el monitoreo de la calidad en su proyecto, detecta anomalías, es necesario que responda para que el proyecto vuelva a su línea base de calidad. Documente estos cambios, ya que dichas mejoras en la calidad podrían alterar el plan de gestión de la calidad, los procedimientos y la asignación de recursos.

Plantillas gratuitas para ayudarlo a administrar la calidad

Los planes de gestión de la calidad son complicados. Necesita planificar, monitorear e informar sobre el progreso, todo mientras es lo suficientemente flexible para hacer cambios rápidos cuando sean necesarios. ProjectManager tiene docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas que puede usar de forma gratuita. Aquí hay algunos relacionados con la gestión de la calidad:

Plantilla de gráfico RACI

La plantilla de gráfico RACI gratuita para Excel es una herramienta que ayuda a garantizar que todas las partes interesadas estén actualizadas y trabajen para lograr los objetivos comunes del proyecto. Esta plantilla gratuita le permite identificar las funciones y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto.

Plantilla de plan de gestión de proyectos

El plan de gestión de calidad es parte de su plan de proyecto más grande. La plantilla de plan de gestión gratuita de ProjectManager para Word lo ayuda a analizar todo el proyecto, incluida la parte de gestión de calidad. Luego, puede programar y asignar tareas a su equipo.

Plantilla de registro de riesgos

Hay riesgos inherentes a cada proyecto, y si surgen esos problemas, pueden afectar la calidad de su trabajo. Es por eso que necesita un mecanismo para identificarlos y rastrearlos. La plantilla de registro de riesgos gratuita de ProjectManager para Excel tiene todo lo que necesita para definir el riesgo, determinar su prioridad y cuál podría ser el impacto potencial en el proyecto. Si establece su respuesta al riesgo de antemano, es más probable que lo resuelva antes de que afecte su proyecto.

Cómo ProjectManager ayuda con la planificación de la gestión de calidad

Si bien las plantillas son una buena herramienta, palidecen en comparación con el software de gestión de proyectos. El mayor problema es que las plantillas son documentos estáticos que requieren mucho trabajo para actualizar. ProjectManager es un software basado en la nube que ofrece datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz y una acción más rápida para mantener su proyecto en marcha.

Obtenga múltiples vistas de proyectos

A los gerentes les encantan los diagramas de Gantt, pero no son ideales para los equipos. ProjectManager viene con múltiples herramientas de proyecto que permiten a los equipos trabajar como quieren. Tenemos diagramas de Gantt, vistas de hojas, tableros kanban, vistas de calendario y tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo. Todas las vistas del proyecto se actualizan en tiempo real, por lo que no importa en qué esté trabajando, verá la vista más actual.

Utilice la automatización para controlar la calidad

Los gerentes pueden personalizar los flujos de trabajo y establecer disparadores para automatizar el trabajo rutinario. Esto libera a los miembros del equipo para que puedan concentrarse en brindar calidad. También puede controlar el estado de las tareas con aprobaciones de tareas para asegurarse de que solo avance la calidad en la producción. Usted autoriza a quién se asegurará de que la tarea cumpla con las expectativas de calidad.

Supervise la calidad en tiempo real

Para realizar un seguimiento de la calidad y detectar cualquier problema rápidamente, necesita datos en tiempo real. El tablero en vivo de ProjectManager recopila datos en tiempo real y calcula los números por usted, que se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer. Para obtener más detalles, utilice la función de informes con un solo clic. Filtre todos nuestros informes para mostrar lo que desea ver, luego compártalos fácilmente con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

ProjectManager es un software de administración de proyectos y trabajo galardonado que lo ayuda a planificar, monitorear e informar sobre cada aspecto de su proyecto. Cree planes de gestión de calidad, asigne equipos, supervise su progreso e informe a las partes interesadas para gestionar sus expectativas. También obtiene funciones de administración de tareas y recursos. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que ofrecen calidad con nuestra herramienta y comience hoy mismo de forma gratuita.