Gestión de recursos: procesos, herramientas y técnicas

La gestión de recursos es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos. Los recursos del proyecto incluyen las materias primas, el equipo y los recursos humanos necesarios para ejecutar las tareas del proyecto, todo lo cual debe administrarse durante cualquier proyecto dado.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es el proceso de planificación, programación y asignación de recursos para completar un proyecto. Los gerentes de proyecto están a cargo de supervisar el proceso de administración de recursos de principio a fin. Para ello, necesitan utilizar herramientas y técnicas de gestión de recursos.

La administración de recursos implica la creación de planes y procesos para administrar los recursos de manera más efectiva, y puede usar hojas de cálculo, documentos, software de administración de proyectos o una combinación de los tres.

Para administrar los recursos, debe monitorear y realizar un seguimiento de su rendimiento a lo largo de su proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo con paneles en tiempo real para ayudarlo a monitorear los recursos de su proyecto. No se requiere configuración y recopilamos automáticamente seis métricas de proyectos y mostramos los datos en gráficos coloridos e intuitivos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Proceso de gestión de recursos

Como se indicó anteriormente, la gestión de recursos es un proceso continuo que comienza durante la fase de planificación del proyecto y continúa hasta el cierre del proyecto. Esto se conoce como el ciclo de vida de la gestión de recursos, que se compone de cuatro etapas que los gerentes de proyectos deben comprender para administrar adecuadamente los recursos del proyecto.

• Planificación de recursos: una vez que haya definido el alcance de su proyecto, debe estimar qué recursos se necesitan para cada tarea. No olvide contar los recursos que podrían ser necesarios para gestionar los cambios e implementar estrategias de gestión de riesgos.
• Programación de recursos: ahora que tiene los recursos del proyecto a su disposición, debe asegurarse de que esos recursos estén disponibles. Para hacerlo, simplemente deberá alinear su cronograma de recursos con el cronograma general del proyecto y tener una cadena de suministro sólida.
• Asignación de recursos: la asignación de recursos es un proceso continuo que se define simplemente como elegir los recursos correctos en el momento adecuado para lograr las tareas del proyecto. Por ejemplo, hay tareas críticas que deben priorizarse al crear la programación de recursos.

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Técnicas de gestión de recursos

Los gerentes de proyecto implementan las siguientes técnicas de administración de recursos para pronosticar, planificar, asignar, nivelar y optimizar recursos durante la ejecución de un proyecto.

1. Pronóstico de recursos

Los gerentes de proyecto deben hacer todo lo posible para estimar qué recursos se necesitan para un proyecto y cómo esos requisitos de recursos se ajustan a los planes actuales de la organización. Para hacer esto, debe definir el alcance de su proyecto para identificar todas las tareas del proyecto y sus recursos necesarios.

2. Asignación de recursos

La asignación de recursos consiste en evaluar los recursos disponibles, la capacidad, el cronograma de recursos y las tareas que deben completarse para encontrar a los miembros del equipo con las habilidades más relevantes y asegurarse de que tengan todos los recursos del proyecto que necesitan cuando los necesitan.

3. Nivelación de recursos

El propósito de la nivelación de recursos es evaluar las habilidades de los miembros de su equipo y encontrar oportunidades para una mejor asignación de recursos. Al comprender a fondo lo que los miembros de su equipo pueden ofrecer, puede asignar tareas en función de sus habilidades para maximizar la eficiencia de los recursos.

4. Utilización de recursos

La planificación cuidadosa de los recursos es tan importante como el seguimiento de los recursos. Los gerentes de proyecto deben realizar un seguimiento de la utilización de los recursos para detectar cualquier recurso que no se esté utilizando de manera eficiente. Luego, simplemente pueden reasignar esos recursos o realizar cambios en el plan de gestión de recursos.

Herramientas de gestión de recursos

Estas son las herramientas que usan los gerentes de proyecto para aplicar técnicas de administración de recursos para planificar y monitorear los recursos del proyecto.

Plan de gestión de recursos

Al igual que cualquier otro aspecto de la gestión de proyectos, cuando está programando sus recursos, desea comenzar primero con un plan de recursos. Esta es la base sobre la que construirá su proceso de gestión. Haz una lista detallada de todos los recursos que crees que se necesitan para completar el proyecto. Cuanto más detallado mejor.

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Como este es un plan, querrá involucrar a otros en este proceso, ya que ciertos miembros del equipo pueden requerir recursos adicionales a los que espera. Asegúrese de incluir personal y equipo esenciales y no esenciales. Es mejor planificar los artículos y no necesitarlos en última instancia que tener que luchar para, por ejemplo, adquirir un equipo costoso en el último minuto y pagar un precio superior. La planificación de recursos, en definitiva, es planificación financiera.

Estructura de desglose de recursos (RBS)

Ahora que tiene una lista completa de los recursos necesarios para completar su proyecto, desea ordenarlos de alguna manera. Puede crear jerarquías de recursos, también conocidas como estructura de desglose de recursos (o RBS), según la organización de contratación (como una estructura de informes o jerarquía de equipo) o por geografía (como todos los equipos o equipos necesarios en Asia o África).

Estas jerarquías básicas deben incluir personal y preferiblemente todos los recursos en los que se gastarán los fondos del proyecto, pero depende de usted definir qué tipo de jerarquías son relevantes para su proyecto. Tenga en cuenta que una RBS difiere de una estructura de desglose del trabajo en un plan de proyecto típico, que define las tareas asociadas con las partes centrales de un proyecto.

Matriz de Asignación de Responsabilidades

Con sus recursos enumerados y organizados, puede comenzar a definir recursos que tengan varios niveles de responsabilidad para completar las tareas del proyecto o el proyecto en general. Esto se llama Matriz de Asignación de Responsabilidades (o RAM). Aquí es donde puede aclarar las funciones y responsabilidades de todo el proyecto.

Puede desglosar esto en quién es responsable de realizar qué tareas, quién es el propietario de esa tarea, quién puede ayudar si hay preguntas sobre la tarea y quién necesita mantenerse informado sobre el progreso de esta tarea. Muchos RAM son gráficos simples con letras codificadas que definen diferentes funciones de rendición de cuentas, basadas en el método RACI. R significa "Responsable", A es "Responsable", C es "Consultado" e I es "Informado". Puede hacerlo por individuo o rol dependiendo de las necesidades de la organización.

Histograma de recursos

Se puede usar un histograma de recursos para proporcionar una imagen de los recursos para cualquier persona en el proyecto que necesite mantenerse al tanto. Es una manera rápida y fácil de ver la asignación de sus recursos y observar si alguno está sobreasignado o subasignado. A continuación, puede gestionar rápidamente el recurso sobreasignado y reasignarlo según sea necesario a alguien cuya carga de trabajo sea más ligera. En algunas herramientas de software de gestión de proyectos, sin embargo, esto es más que una simple vista. Esta es una herramienta de programación para reasignar el trabajo en función de la disponibilidad o la sobreasignación o la subasignación.

Términos clave de gestión de recursos

Para comprender mejor la gestión de recursos para proyectos y aprender a desarrollar un plan de recursos efectivo, primero queremos desglosar los diferentes términos y procesos que a menudo se asocian con la gestión de recursos. Recuerde, los recursos pueden ser humanos o no humanos, como equipo o espacio de oficina. Es todo lo que tiene un costo requerido para completar el proyecto.

Sobreasignación de recursos

La sobreasignación simplemente significa que a una persona se le da demasiado trabajo. No pueden terminar el trabajo en el tiempo que ha programado o asignado para que se complete. Esto puede generar horas extra, lo que afecta el presupuesto, o puede bloquear e incluso descarrilar un proyecto. Es crucial que los recursos estén equilibrados, por lo que necesitará una forma de mantenerse al tanto de la carga de trabajo de su equipo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Para ver exactamente cómo el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a administrar sus recursos, mire el breve video a continuación. Funciones como diagramas de Gantt, calendarios de carga de trabajo, hojas de tiempo e informes de proyectos se combinan para simplificar su experiencia de administración de recursos. Y cuando esas funciones están en línea, todos sus datos están en tiempo real, por lo que sus actualizaciones de recursos siempre están actualizadas. Aprende más:

Dependencia de recursos

La dependencia de recursos se refiere a la teoría de que una organización debe evitar poner todos sus huevos en la canasta de un equipo. Es decir, la dependencia excesiva de un equipo para realizar el trabajo principal, especialmente si se trata de un equipo externo, puede generar bloqueos en la carga de trabajo y escasez de recursos. Desea planificar contra una dependencia poco saludable de un equipo o un recurso para realizar el trabajo.

Puede mitigar esto distribuyendo el trabajo entre múltiples recursos o teniendo planes de respaldo si los recursos del equipo planeado no están disponibles. También desea asegurarse de que sus recursos no estén bloqueados por una dependencia excesiva de uno o más recursos. Si un miembro del equipo tiene demasiadas tareas y no tiene suficiente tiempo para hacerlas, podría estar bloqueando el trabajo de otras personas.

Recuerde que no todos los recursos solo están trabajando en su proyecto, es posible que tengan otro trabajo asignado. Debe poder ver todos sus proyectos si va a administrar los recursos de manera efectiva, que es donde la nivelación de recursos es útil.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de recursos

La administración de recursos se desarrolló para administrar los recursos de su proyecto, lo que requiere visibilidad de la disponibilidad de recursos, la carga de trabajo y más. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que le brinda datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces al administrar recursos.

Planificar recursos con diagramas de Gantt interactivos

Los recursos y costos se pueden programar con tareas en nuestra vista de proyecto de diagrama de Gantt. Una vez que establezca una línea de base, también puede consultar el progreso planificado versus el real de su proyecto general para estar al tanto si hay un problema con los recursos. La barra de progreso le indica el progreso realizado en una tarea específica de acuerdo con el esfuerzo planificado. Si no está cumpliendo con su línea de base, reasigne sus recursos para mantenerse al día.

Administre la carga de trabajo y mantenga la productividad de los equipos

Su equipo es su recurso más valioso. Puede configurar la disponibilidad de su equipo, sus días laborales, vacaciones y PTO para cualquier lugar donde trabaje su equipo. Una vez que comiencen a funcionar, no querrás quemarlos o dejarlos inactivos. Nuestra página de carga de trabajo codificada por colores le permite ver de un vistazo si los miembros de su equipo están sobreasignados o subasignados. Una carga de trabajo equilibrada conduce a un equipo más productivo y feliz, y los equipos más felices son más productivos.

Realice un seguimiento de sus recursos con paneles e informes en tiempo real

Ha planificado su administración de recursos, pero a medida que ejecuta el proyecto, debe monitorear esos recursos. Si no vigila cómo utiliza los recursos, corre el riesgo de sobrepasar el presupuesto o no cumplir con los plazos. Nuestro tablero en tiempo real recopila automáticamente datos en vivo y los muestra en gráficos coloridos que trazan seis métricas de proyectos. Un clic y puede generar informes que profundizan en la carga de trabajo, el tiempo, los costos y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas como mejor le parezca.

Nuestro software lo ayuda a planificar, administrar e informar sobre los recursos del proyecto. Puede asignar y realizar un seguimiento de los costos de los recursos, ver la disponibilidad de su equipo para realizar asignaciones y monitorear todo con tableros que actúan como informes de estado instantáneos. Obtenga todo lo que necesita para administrar los recursos en un solo lugar.

Cuando está administrando recursos en un proyecto, hay muchas pelotas para mantener en el aire, y ese proceso puede volverse complicado y confuso. Sin embargo, con la herramienta en línea adecuada, puede planificar, monitorear e informar sobre sus recursos con gran control y precisión. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le brinda las herramientas que necesita para llevar su proyecto a una finalización exitosa. Pruébelo usted mismo.