Gestión de registros: una guía rápida

Ya sea que esté administrando un proyecto tradicional, ágil o híbrido, todos tienen una cosa en común: la documentación. Dependiendo de la metodología, la gestión de proyectos requiere mucho papeleo, por lo que la gestión de registros es tan importante.

La gestión de registros ayuda a controlar su proyecto actual y prepara el escenario para proyectos futuros. Definamos qué es la administración de registros, exploremos el rol de un administrador de registros y describamos el ciclo de vida de la administración de registros. Después de esta guía rápida, podrá administrar mejor cualquier proyecto.

¿Qué es la gestión de registros?

La gestión de registros es la creación de registros del proyecto y su mantenimiento y almacenamiento adecuados. Es un proceso sistémico que brinda a las personas acceso a los registros del proyecto para uso futuro a través de la organización, la planificación y el seguimiento a lo largo de la ejecución del proyecto. Los registros son documentos que describen los detalles que son relevantes para el proyecto y requieren seguimiento para gestionar el proyecto.

Al abordar la gestión de registros, debe determinar el tipo de información que debe registrarse, así como un proceso para registrar datos. Deberá saber cómo manejar y recopilar los registros y el período de tiempo para la retención y el almacenamiento de esos registros. También existen registros de disposición o protección que se relacionan con eventos externos.

La generación de registros de proyectos es parte del proceso de gestión de registros. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que tiene informes de un solo clic que capturan datos del proyecto en tiempo real. Genere informes de costo, tiempo y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Estos informes se comparten fácilmente con las partes interesadas y se almacenan en el software gracias a nuestro almacenamiento de archivos ilimitado. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Cómo mantener los registros del proyecto

La creación de un documento de requisitos de cumplimiento es necesaria para delinear los procedimientos que el equipo del proyecto debe seguir para asegurarse de que todos cumplan. Se necesita un plan de archivo para saber qué tipo de registros se requieren para el proyecto. Debe haber un método para recopilar documentos obsoletos en todas las fuentes de registros, así como una forma de capturar y auditar los registros. Esto incluye un sistema que puede monitorear e informar sobre los registros.

No todos los documentos del proyecto son registros. Los registros, de acuerdo con la gestión de proyectos, son documentos que se guardan para mostrar que se tomó una acción en particular. Un sistema de gestión de registros es una herramienta que le permite ordenar registros y no registros, como duplicados y borradores. Los ejemplos de registros incluyen los requisitos del proyecto, el alcance del proyecto, el cronograma, el presupuesto, los informes de progreso, los contratos, etc.

El papel del administrador de registros

El administrador de registros es un puesto de administración de proyectos, y esta persona es responsable de organizar y administrar los registros físicos y digitales relacionados con el proyecto. Los administradores de registros son responsables de administrar de manera precisa, segura y eficaz la información recibida y producida por el proyecto. No todos los proyectos tienen un administrador de registros y, en algunas organizaciones, el administrador de registros también es el administrador del proyecto. También podría caer en la ciencia de la información o el rol de gestión, gerente de TI o gerente de asuntos regulatorios o archivista.

Según el proyecto y la organización, el administrador de registros establecerá y supervisará un sistema de administración de registros. También desarrollan, mantienen, verifican y evalúan los sistemas existentes, produciendo varios informes según sea necesario para registrar exhaustivamente la gestión del proyecto.

Un administrador de registros suele ser la persona de contacto para consultas y solicitudes de información que provienen de clientes internos o externos. Son responsables de cumplir con los requisitos y reglamentos financieros, legales y administrativos. También es su responsabilidad archivar o destruir registros y asegurarse de que los registros guardados sean accesibles.

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Ciclo de vida de registros

El ciclo de vida de los registros son las etapas por las que pasa un registro a medida que se administra durante su vida útil. Hay tres etapas principales del ciclo de vida de los documentos: creación o recepción, distribución y uso y disposición. La primera fase es la reproducción o producción de datos registrados o documentados. Por ejemplo, generar un informe, un presupuesto o el alcance del proyecto.

Luego viene la etapa de distribución y uso. Una vez que se crea el registro, se distribuye interna o externamente. El registro se utilizará con frecuencia en esta etapa de su ciclo de vida y debe ser de fácil acceso. La duración de esta etapa varía según el tipo de proyecto y puede variar desde horas hasta años.

La etapa final es una disposición en la que los registros se destruyen o archivan para usarlos como datos históricos al planificar proyectos futuros que tienen un alcance similar al que acaba de completarse. En algunos casos, los períodos de retención de registros inactivos expiran, lo que indica el final de su ciclo de vida. En este punto, el administrador de registros determinará si los registros se destruyen o archivan.

Clasificación de Registros

Los registros se pueden clasificar de muchas maneras para ayudar a organizar los registros. Para nuestros propósitos, veremos tres clasificaciones de registros que se aplican a los registros físicos y digitales.

1. Registros empresariales: estos registros están relacionados con las actividades comerciales diarias y son comunes entre la mayoría de las empresas. Pueden incluir todo, desde la gestión de equipos, la participación de las partes interesadas, las compras, las ventas y los contratos.
2. Registros de la industria: los registros de este tipo también son comunes, pero solo se aplican a una industria específica. En el caso de la gestión de proyectos, son registros exclusivos de la industria que no se encontrarían en otros negocios.
3. Registros de retención legal: los registros exigidos por el asesor legal o el personal de cumplimiento y que el gobierno o la empresa deben conservar durante un cierto período de tiempo se denominan retenciones legales. Están relacionados con problemas relacionados con auditorías de cumplimiento o litigios.

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Gestión de registros físicos

Si bien la gestión de proyectos comparte con la mayoría de las industrias una transición de registros físicos a digitales, todavía hay registros físicos que deben administrarse en la mayoría de los proyectos. Si bien los archivos digitales pueden ser más fáciles de compartir y almacenar, los archivos físicos se pueden administrar de manera efectiva con los consejos de administración de archivos correctos.

Los archivos físicos ocupan espacio y pueden ser costosos. En algunos casos, debe ser selectivo con respecto a los archivos que guarda. Asegúrate de no archivar nada que sea redundante o innecesario. Para los registros que archiva, asegúrese de que sean consistentes en la forma en que los nombra. Mantenga juntos los documentos de ideas afines, como todo el papeleo para un proyecto. Esto hará que sea más fácil encontrar lo que estás buscando.

Cuando ordena sus archivos, también desea separarlos por continuos y completos. Por ejemplo, los proyectos terminados pueden ir en un cajón del archivador, mientras que los proyectos que aún están en progreso deben coleccionarse en otro. Cree subcarpetas para organizar mejor sus documentos, y no está de más hacer copias digitales de sus documentos importantes, incluso si prefiere registros físicos, solo para tener una copia de seguridad.

Gestión de registros electrónicos

Sin embargo, la mayoría de las empresas tendrán archivos digitales. ¿Cómo gestiona sus registros electrónicos? Primero, debe tener un sistema que realice copias de seguridad periódicas en caso de que haya un problema técnico que pueda eliminar o dañar sus datos. Eso incluye un plan de recuperación de desastres.

En cuanto al almacenamiento, puede mantener sus archivos en línea, casi en línea (en un sistema de gestión de documentos del departamento) o fuera de línea. En línea puede ser costoso, por supuesto, y la seguridad depende del servicio que emplee. Cuando los archivos están en línea, se puede acceder a ellos instantáneamente desde cualquier lugar donde tenga una conexión a Internet, lo cual es útil para el trabajo remoto.

El almacenamiento en línea y casi en línea puede ser un lugar seguro para guardar sus registros. El almacenamiento fuera de línea en cintas magnéticas y medios ópticos puede degradarse sin cuidado y siempre existe la amenaza de que el cambio de tecnología haga que sus archivos se vuelvan inaccesibles.

Gestión de registros e ISO

La ISO, Organización Internacional de Normalización, es una federación mundial de organismos nacionales de normalización. Es una organización no gubernamental que comprende los estándares para muchos países alrededor del mundo. La gestión de registros ISO 15489 es la primera norma mundial para la gestión de registros y se publicó en 2001 y fue adoptada por más de 50 países y en más de 15 idiomas. La revisión y consulta duró tres años y se emitió una versión revisada en 2016.

Los conceptos y principios centrales de la norma incluyen registros, sistemas de registro, políticas, responsabilidades, monitoreo y capacitación para una gestión eficaz de los registros. Se aplica a la creación, captura y gestión de registros en todo tipo de negocios y tecnologías. Está disponible para la venta en el sitio web de ISO.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de registros

Si está buscando una herramienta digital que pueda organizar, monitorear e informar sobre sus proyectos, pero que también actúe como un sistema de administración de registros ilimitado y seguro, entonces necesita ProjectManager, el software de administración de trabajo y proyectos. Nuestra herramienta en línea puede generar y almacenar los registros que necesita para administrar su proyecto y acceder a ellos cuando planifique su próximo proyecto.

Registre cronogramas y presupuestos con diagramas de Gantt en línea

Algunos de los registros más críticos para su proyecto son los planes que describen su cronograma y presupuesto. Nuestros diagramas de Gantt interactivos facilitan la organización de su trabajo, vinculan dependencias para evitar cuellos de botella y establecen una línea de base para medir la variación de su proyecto en tiempo real a medida que ejecuta el plan. Los diagramas de Gantt son fáciles de compartir con todo el equipo y muestran todo el proyecto en una línea de tiempo visual, que luego se puede guardar para obtener una guía importante al planificar su próximo proyecto.

Administrar registros en una vista de lista robusta

El diagrama de Gantt es una de las múltiples vistas de proyectos que le permiten administrar sus registros con las herramientas que desee. Hay tableros kanban, hojas y vistas de calendario. Incluso hay una vista de lista, que facilita capturar todos los registros de su proyecto, ver su estado a medida que espera el proyecto e incluso adjuntar archivos y comentarios para fomentar una mejor colaboración con los equipos tanto en la oficina como trabajando de forma remota.

Tener un centro central para los registros de su proyecto que funciona como la herramienta que está utilizando para administrar y ejecutar su proyecto lo ayuda a trabajar de manera más eficiente. Nuestra función de búsqueda global hace que sea rápido y fácil encontrar lo que está buscando por archivos, proyectos, tareas y más. Obtenga resultados en tiempo real, lo que significa que está viendo lo que está sucediendo actualmente y no una instantánea del pasado. Agregue automatización del flujo de trabajo, aprobaciones de tareas, gestión de recursos y más, haciendo de nuestro software la ventanilla única para todas sus necesidades de gestión de proyectos.

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