Gestión remota de proyectos: una guía rápida con mejores prácticas

Al comienzo de la gestión de proyectos, todos trabajaban físicamente juntos. Pero la gestión del trabajo ya no está bajo un mismo techo. La gente ahora trabaja de forma remota más que nunca.

Los equipos remotos son equipos híbridos y trabajan en diferentes ubicaciones con diferentes herramientas y habilidades. ¿Cómo los gerentes de proyecto los mantienen colaborativos y productivos? Gestión remota de proyectos y software de gestión de proyectos, así es como.

¿Qué es la gestión remota de proyectos?

La gestión remota de proyectos es la forma en que los gerentes de proyectos conectan equipos remotos e híbridos y se aseguran de que todos trabajen juntos para cumplir los objetivos del proyecto. En ese sentido, no es diferente a administrar cualquier proyecto, excepto que ejecuta el proyecto de forma remota.

Administrar un equipo remoto crea desafíos únicos que los gerentes de proyectos tradicionales no necesitan considerar. Es por eso que los gerentes de proyectos remotos usan herramientas de gestión de proyectos en línea para conectar virtualmente a personas que están físicamente distantes. Los eventos recientes han demostrado que muchas industrias podrían sobrevivir, e incluso prosperar, utilizando la gestión remota de proyectos.

A diferencia de otras metodologías, la gestión remota de proyectos es flexible. No sigue un conjunto o reglas rígidas, aunque es viable tanto con enfoques tradicionales como ágiles. Incluso puede admitir una gestión de trabajo híbrida que une estilos dispares de trabajo y los hace compatibles.

ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos y datos en tiempo real que hacen que los equipos híbridos se sientan como si estuvieran trabajando juntos, sin importar dónde se encuentren. Las listas de tareas organizan el proyecto y su trabajo individual, además puede establecer la prioridad y ver el estado para saber si está a tiempo. Los equipos pueden comentar las tareas para mejorar las colaboraciones. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Beneficios de la gestión remota de proyectos

Como han demostrado los acontecimientos recientes, el beneficio de la gestión remota de proyectos es que mantiene las luces encendidas. Es decir, muchas empresas pudieron continuar en el negocio gracias a las herramientas de gestión de proyectos que las mantienen trabajando desde casa. Sin embargo, por importante que sea, existen otras ventajas en la gestión remota de proyectos.

Administración de tareas

Las herramientas de gestión remota de proyectos permiten que los equipos se apropien de su trabajo y brindan a los gerentes la transparencia para monitorear su trabajo sin interponerse en su camino. Una herramienta de planificación puede asignarles trabajo con descripciones detalladas. Luego, los equipos pueden administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints. Esto conduce a equipos más empoderados y crea buena moral, mejor retención y productividad.

Económico

Si tiene un equipo remoto, entonces ahorrará dinero en espacio de oficina y servicios públicos. Esos ahorros pueden destinarse a hacer crecer el negocio o los salarios de su equipo. Hablando de equipos, ellos también se benefician. Ya no tienen que gastar dinero en desplazamientos, ya sea transporte público o gasolina y el desgaste normal de sus automóviles.

Equilibrio trabajo-vida

Trabajar como un equipo completamente remoto o en un modelo híbrido puede levantar la moral. Un equipo feliz es un equipo productivo. Lo que sea que acuerde entre la gerencia y los empleados, seguramente beneficiará a ambos. Menos viajes significa más tiempo en casa con la familia. Esto también puede ayudarlo a reclutar talento más lejos de lo que nunca fue posible.

Informes y comentarios

La gestión de proyectos para equipos remotos sobresale en transparencia a través de mejores informes sobre el progreso y el rendimiento. La comunicación es una calle de doble sentido, y los comentarios de los equipos también son una forma poderosa de mejorar continuamente los procesos. La colaboración remota crea vínculos más fuertes y los informes permiten una mejor toma de decisiones.

Desafíos de la gestión remota de proyectos

La gestión de proyectos para equipos remotos no es una varita mágica. Hay desafíos de gestión de proyectos, y los que van más allá de la gestión de proyectos. Algunas industrias no pueden trabajar de forma remota incluso si quisieran. Pero aquellos que tienen el lujo de trabajar fuera de la estructura de una oficina aún pueden encontrar obstáculos, independientemente del método de gestión de proyectos en el que trabajen.

Colaboración

Si bien existen herramientas de colaboración que conectan a las personas, algunos sostienen que la colaboración siempre es mejor cuando los equipos están físicamente en la misma sala. Los mensajes de texto, chat y otras herramientas de mensajería carecen de matices y, a menudo, pueden ser confusos. Usar una conferencia de voz o video es una solución, pero incluso ellas no son lo mismo que un equipo trabajando codo con codo.

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Productividad

Como habrás adivinado, cada aspecto positivo de la gestión remota de proyectos también puede considerarse negativo. Por ejemplo, la productividad puede verse afectada cuando los equipos trabajan desde casa. Hay distracciones que simplemente no están en una oficina, como los platos, los niños, etc.

Trabajo en equipo

Crear un equipo es fácil, pero tener ese vínculo de equipo y desarrollar confianza es difícil, incluso cuando trabajan físicamente en el mismo espacio. Esto puede ser exponencialmente más difícil con equipos y clientes híbridos cuando no están juntos en persona. La creación de equipos puede ocurrir, pero puede ser más difícil y llevar más tiempo.

Reunir un equipo de proyecto remoto

Para formar un grupo, sigue estos pasos:

1. Sepa con qué tipo de estructura remota está trabajando.
2. Encuentre los candidatos adecuados. Aquellos cuyas habilidades coincidan con sus necesidades, por supuesto, pero también quiere personas que sean buenos comunicadores y respondan a las cosas rápidamente.
3. Asegúrese de que sus pautas y expectativas sean claras, desde las horas de trabajo, la frecuencia de los registros, el seguimiento del tiempo, los objetivos, quién tiene autoridad para qué, etc.
4. Manténgase comprometido con el equipo a través de reuniones virtuales, chat, etc., para que los equipos se sientan conectados.
5. Asegúrese de tener un canal confiable que todos usen para chat directo, anuncios y comentarios.
6. Tenga las herramientas de colaboración adecuadas para que el equipo del proyecto trabaje en conjunto sin importar dónde se encuentren.
7. Tenga herramientas de administración, como hojas de tiempo, para que su equipo sea responsable de cuánto tiempo dedican a las tareas.

Tipos de equipos de proyectos remotos

Hay varios tipos de equipos remotos. Tienes que decidir cuál encaja con la cultura de tu empresa y satisface las necesidades de tus empleados. En general, hay tres tipos de equipos de proyectos remotos. Son los siguientes:

Totalmente remoto

Como era de esperar por el nombre, un equipo completamente remoto es aquel en el que todos trabajan desde casa o en oficinas separadas en la región o incluso en diferentes zonas horarias.

Híbrido

El equipo híbrido es aquel en el que los miembros del equipo están distribuidos, algunos trabajando juntos en una oficina y otros desde casa o diferentes oficinas.

Flexible

Los equipos flexibles o flexibles pueden trabajar desde casa o en la oficina, así como en un espacio compartido según lo determine un acuerdo entre ellos y la gerencia.

Cómo administrar un equipo de proyecto remoto

Cuando haya reunido a su equipo de gestión de proyectos remotos y haya definido su estructura de trabajo, comenzará el verdadero trabajo.

• Lo primero que debe hacer es reunir a los equipos remotos para una reunión y establecer expectativas claras para ellos al planificar el proyecto. Con suerte, ha contratado miembros del equipo que pueden administrarse a sí mismos mientras trabajan de forma remota, pero independientemente, todos deben conocer sus roles y responsabilidades. Una matriz RACI puede ayudar.
• Cada día debe comenzar con el check-in. Las personas pueden explicar lo que han hecho y lo que esperan hacer en el transcurso del día siguiente. Este es un buen momento para asegurarse de que todos entiendan sus tareas. Las líneas de comunicación deben permanecer abiertas, pero una reunión diaria de pie es un buen lugar para comenzar.
• Si bien desea tener emprendedores, jugadores de equipo y miembros de equipo independientes que puedan administrarse a sí mismos, el proyecto aún requiere procesos para administrar el trabajo y mantener alta la productividad. Cualquiera que sea la metodología que prefiera o que sea adecuada para el proyecto está bien, pero asegúrese de que todos en el equipo sepan qué es, cómo funciona y con qué frecuencia se espera que actualicen su estado.
• Querrá apoyar a sus equipos remotos. Cuando no hay una interacción cara a cara constante como en una oficina, los miembros del equipo pueden sentirse aislados y abandonados. Eso conduce a una baja moral y miembros del equipo infelices, que no es nada que desee. Encuentre formas de mantenerse en contacto con ellos, ya sean reuniones individuales semanales u otras formas de hacerles saber que están siendo escuchados.
• Finalmente, necesita tener una herramienta híbrida de administración del trabajo que conecte a los equipos sin importar dónde se encuentren, cuál sea su nivel de habilidad o departamento para permitirles conectarse con otros y trabajar con las herramientas que desean para realizar el trabajo. Las herramientas de administración del trabajo basadas en la nube ayudan a romper las barreras de la distancia, así que busque una que sea lo suficientemente flexible para servir a los gerentes de proyectos y miembros del equipo.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos remotos

Hay muchas herramientas de gestión remota de proyectos en el mercado. Algunos son mejores que otros para conectar equipos híbridos y facilitar una gestión del trabajo más productiva. Aquí hay una lista de algunas de las mejores herramientas de gestión remota de proyectos para ayudarlo a conectar equipos híbridos para una gestión productiva del trabajo.

Gerente de proyecto

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que facilita la gestión remota de proyectos con datos en tiempo real, intercambio de archivos, comentarios a nivel de tarea y la capacidad de etiquetar a cualquier miembro del equipo del proyecto e involucrarlo en la conversación. Puede asignar tareas y administrar notificaciones por correo electrónico y también en la herramienta para mantener a todos informados.

Múltiples formas de trabajar

Hay múltiples vistas de proyectos que permiten a todos trabajar como quieran. Los gerentes pueden crear planes estructurados por adelantado con herramientas de planificación de proyectos, como un diagrama de Gantt en línea que filtra la ruta crítica y establece líneas de base para que, cuando se ejecute el proyecto, se pueda realizar un seguimiento del esfuerzo planificado frente al real. Luego, los planes de Gantt se pueden compartir con las partes interesadas y con todo el equipo.

Potentes funciones de colaboración en equipo

Los equipos pueden trabajar en listas de tareas que hacen más que recopilar trabajo. Muestran prioridad, estado, pueden adjuntar archivos a tareas, agregar comentarios y mucho más. También hay tableros kanban para visualizar el flujo de trabajo y una vista de calendario. Todas las vistas del proyecto se actualizan simultáneamente para que nadie trabaje nunca con datos antiguos.

Datos en tiempo real

Los gerentes de proyecto pueden monitorear el progreso y el desempeño sin importar dónde o cuándo estén trabajando sus equipos. Los tableros en tiempo real no requieren una configuración oportuna. Recopilan automáticamente los datos del proyecto, procesan los números y muestran tablas y gráficos que muestran la variación del proyecto, el costo y más. Los informes con un solo clic profundizan aún más en los datos y se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas.

Flojo

Slack es una herramienta de comunicación que conecta equipos. Puede crear canales específicos para equipos, departamentos, etc. Hay chat uno a uno, así como videoconferencias y conferencias de voz. Es una gran herramienta para mantener a todos trabajando en la misma página, incluso si nunca se han conocido en persona.

Lugar de trabajo de Google

Google Workplace es una herramienta que ayuda a los equipos a colaborar. Hay un conjunto de aplicaciones que mantienen a todos conectados, como Gmail, Google Calendar, Meet y Drive, que tiene documentos, hojas de cálculo y software de presentación gratuitos que los equipos pueden compartir y usar.

Trello

Trello es una forma de administrar proyectos y ayudar a los equipos a colaborar. Utiliza un modelo de tablero kanban para la gestión de tareas y se integra con otras aplicaciones. Si está buscando una solución solo para kanban, esta podría ser la herramienta adecuada para usted.

Mejores prácticas de gestión remota de proyectos

Algunos consejos de gestión de proyectos a tener en cuenta son que, independientemente de si se vuelve completamente remoto o híbrido, debe ser transparente al establecer los objetivos del proyecto y el proceso que utilizará. Esto mantiene a los equipos en sintonía con usted y ayuda a motivarlos. No está de más comenzar cada día con una reunión de pie cuando la agenda está claramente establecida para el próximo día laboral.

Los informes de estado son el alma de la gestión remota de proyectos. Los equipos deben mantener actualizados a los gerentes de proyectos, y los gerentes de proyectos deben poder comunicarse claramente con los equipos. Cuando los miembros del equipo no están juntos bajo el mismo techo, es fácil perder el contacto. Mantener fuertes lazos comunicativos es lo que hace que la gestión remota de proyectos funcione. Desea que los miembros del equipo sepan lo que deben hacer y los gerentes de proyecto deben permanecer abiertos a los comentarios del equipo.

Tener una fuente de verdad es fundamental para que la gestión del equipo de gestión remota de proyectos avance sin demoras costosas. Si los equipos están trabajando en un conjunto de datos y los gerentes de proyecto tienen otro, hay problemas en el horizonte. Tener una herramienta de administración de proyectos remota basada en la nube significa datos en tiempo real que se comparten en todas las vistas del proyecto para que todos trabajen con la información más actualizada.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos remoto galardonado que organiza el trabajo y facilita equipos híbridos en todo el mundo y en la empresa. Sus múltiples vistas de proyectos permiten que los equipos trabajen como quieran y los gerentes obtienen las herramientas de informes que necesitan para monitorear los recursos, el progreso y el rendimiento para mantener el proyecto en marcha. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!