Cómo escribir una solicitud de propuesta (RFP) que genere respuestas

Como especialista en marketing, tiene muchas cosas en su plato y no puede administrar todo por su cuenta. Además, algunas tareas simplemente no son posibles o prácticas de administrar manualmente. En algún momento, necesitará trabajar con otras empresas que ofrezcan herramientas o servicios para ayudarlo a hacer su trabajo de manera más eficiente. Ahí es donde entra en juego una solicitud de propuesta, lo que le permite atraer a posibles proveedores que pueden ayudarlo a lograr sus objetivos comerciales.

Si nunca antes ha escrito una solicitud de propuesta (RFP), es posible que no sepa cómo comenzar o qué debe incluir. La buena noticia es que estamos aquí para ayudar. Esta guía lo guía a través del proceso de redacción de una solicitud de propuesta exitosa que genere respuestas de los proveedores más viables. Vamos a sumergirnos.

Cómo escribir una solicitud de propuesta que genere respuestas:

¿Qué es una Solicitud de Propuesta (RFP)?

Una solicitud de propuesta o RFP es un documento que proporciona una lista de requisitos que los proveedores deben cumplir para completar un proyecto. Normalmente enviado por empresas que necesitan encontrar la solución tecnológica adecuada o un servicio profesional, sirve como una invitación abierta para que los proveedores presenten sus propuestas. Esto les permite atraer a proveedores potenciales que pueden proporcionarles las herramientas que necesitan o a quienes pueden subcontratar parte de su trabajo.

Es crucial que su solicitud de propuesta sea correcta porque detalla todos los criterios que los proveedores deben cumplir para ganar la oferta. Como tal, le permite recopilar propuestas de los proveedores más relevantes, lo que facilita la decisión sobre la adecuada para su negocio.

8 pasos para escribir una solicitud de propuesta

Entonces, si una solicitud de propuesta es tan importante, ¿cómo se escribe una? Consulte los pasos a continuación para comenzar a escribir su propia solicitud de propuesta.

1: Definir el proyecto, el alcance y el presupuesto

Comience con una definición clara de lo que es el proyecto y comprenda el papel que desempeñará el proveedor en él. En otras palabras, tenga una idea adecuada de lo que necesita del proveedor antes de poder escribir su solicitud de propuesta. Discuta lo que necesita que haga el proveedor, cómo debe hacerse y cuánto tiempo idealmente debería tomar para completarse.

Además, también deberá hablar sobre cuánto está dispuesto a gastar por el servicio o la plataforma. Esto le proporciona una base sólida para su RFP ya que sabe claramente lo que está buscando.

2: Proporcione una introducción

Ahora que tiene una idea clara de lo que está buscando, es hora de escribir una introducción que explique su proyecto y sus expectativas. La introducción debe poder ayudar a los proveedores potenciales a comprender el propósito de su RFP y lo que necesitan para ayudarlo a lograrlo. Esta también sería una buena oportunidad para explicar si enfrenta algún desafío y cómo el proveedor puede ayudarlo a superarlo.

Además de estos conceptos básicos, es posible que también desee incluir información adicional sobre su proyecto. Estos pueden ser detalles como cuándo tiene la intención de iniciar el proyecto y cuánto tiempo durará. La introducción debería ayudar a los proveedores potenciales a tener una mejor idea de sus necesidades para que puedan evaluar su capacidad para satisfacerlas.

3: Explique la historia de su empresa y proyecto

A continuación, es el momento de presentar su empresa a los proveedores. Bríndeles una breve historia de su empresa y lo que hace, así como el proyecto que está emprendiendo. Hable sobre los valores de su marca, la historia y otra información de fondo importante. Esta información debería poder ayudar a los proveedores a comprender su mercado y la situación actual de su negocio.

Tenga en cuenta que es posible que muchos de los posibles proveedores nunca antes hayan oído hablar de su empresa. Facilite que tomen una decisión informada dándoles una idea de quién es usted como marca. Luego pueden usar esta información para evaluar si son los adecuados para sus necesidades y si les gustaría trabajar con usted.

4: Describa sus requisitos

Ahora viene la parte más importante donde describe exactamente lo que necesita en un proveedor. Proporcione detalles específicos sobre los servicios o soluciones que está buscando para ayudarlo a lograr su objetivo. Asegúrese de incluir detalles como el nivel de experiencia que está buscando (en el caso de las soluciones de servicio). Para las soluciones de software, también puede incluir detalles como el nivel de acceso que necesita según el tamaño de su equipo.

Es importante ser lo más específico posible en esta sección para que los proveedores potenciales puedan saber si están ofreciendo la solución que necesita. Esto les ayudará a decidir si deben enviar una propuesta o no, permitiéndole filtrar instantáneamente sus opciones para obtener propuestas de los prospectos más adecuados.

Por ejemplo, si está buscando una agencia de marketing en redes sociales , es posible que necesite una agencia que pueda encargarse de la planificación, producción y programación de contenido. Además, es posible que incluso los necesite para administrar su comunidad en su nombre. En este caso, una agencia que no ofrece gestión comunitaria puede optar por evitar enviar una oferta, por lo que no necesita perder el tiempo revisando su propuesta.

Alternativamente, supongamos que está buscando una herramienta de administración de redes sociales para un equipo de tres. Y desea poder planificar su contenido, programar sus publicaciones, monitorear sus comentarios y analizar los resultados, todo en un solo lugar. De esa manera, solo aquellos proveedores que puedan cumplir con los requisitos anteriores le enviarán una propuesta para que la revise, de modo que pueda filtrar sus opciones al instante.

5: Dar instrucciones de envío

Los proveedores que planean enviar una propuesta deben saber cómo responder a su solicitud de propuesta. Asegúrese de proporcionar instrucciones claras sobre la estructura que deben seguir en su propuesta, así como lo que deben incluir. Cuando todas las propuestas tienen un formato similar, le resulta más fácil procesar la información y evaluarlas.

Por ejemplo, puede solicitarles que incluyan una cierta cantidad de encabezados. O incluso puede solicitarles que proporcionen una lista de puntos debajo de cada encabezado. Además, también puede pedirles que envíen muestras de su trabajo anterior, estudios de casos y demostraciones para evaluar mejor la calidad de su trabajo o las capacidades de la plataforma.

6: Incluya sus criterios de selección

También es importante que incluya una lista detallada de los criterios con los que evaluará las propuestas. Esto les da a los proveedores una idea de cómo serán evaluados para que puedan comprender sus posibilidades de ganar la oferta. Como tal, solo los proveedores más calificados responderán a su solicitud de propuesta, lo que le facilitará la clasificación de sus opciones.

Proporcione detalles sobre sus prioridades, requisitos básicos y preferencias para que los proveedores sepan exactamente lo que está buscando y cómo posicionar sus ofertas. Por ejemplo, puede dar prioridad a las agencias que se especializan en la producción de contenido más allá de sus servicios de marketing. Los requisitos básicos podrían ser la capacidad de planificar y ejecutar campañas de marketing en redes sociales, mientras que puede preferir agencias que tengan experiencia trabajando con empresas en una determinada industria.

7: Especifique el cronograma de RFP

Además, es crucial que todos los involucrados conozcan su cronograma objetivo. ¿Cuándo espera recibir las respuestas? ¿Cuándo se anunciará el proveedor seleccionado? Asegúrese de incluir estos plazos clave para que los proveedores no tengan que seguir comunicándose con usted para obtener actualizaciones cuando no haya hecho su selección.

Además de estos, también querrá incluir la hora de inicio y la hora de finalización de su proyecto. Conocer estos plazos permitirá a los proveedores planificar sus horarios y evaluar su disponibilidad antes de elegir responder. Esto beneficia a ambas partes porque no desea terminar trabajando con un proveedor que eventualmente no podrá ayudarlo a cumplir con la fecha límite. Además, los proveedores podrán comprender si pueden adaptarse a su proyecto teniendo en cuenta su carga de trabajo actual.

Esto es particularmente importante para las RFP que buscan soluciones de servicio. Tenga en cuenta que, dependiendo de cuán detallados sean sus requisitos, deberá ajustar su cronograma en consecuencia. Si los proveedores tienen que proporcionar una propuesta muy detallada, es posible que necesiten más tiempo para planificar su respuesta.

8: Revisar, revisar y poner en marcha

Ahora que ha escrito toda la información crucial, es hora de revisar su solicitud de propuesta. Busque errores ortográficos y gramaticales, así como oraciones complicadas que pueden ser difíciles de entender. Desea parecer profesional y confiable mientras evita cualquier posibilidad de falta de comunicación.

Además de los conceptos básicos, asegúrese de estar atento a los errores que podrían ser perjudiciales para la línea de tiempo de su proyecto. Por ejemplo, un error tipográfico en su fecha límite podría resultar en la pérdida de proveedores potenciales porque no pudieron cumplirla o en un gran retraso en la recepción de sus propuestas. Alternativamente, un 0 faltante en el presupuesto de su proyecto podría significar perder proveedores potenciales que se negaron a ofertar porque el pago era demasiado bajo.

Realice las revisiones necesarias y revise la RFP para asegurarse de que sea profesional y clara. Entonces podrá finalmente publicar su solicitud de propuesta.

Mejores prácticas para escribir una RFP efectiva

Además de simplemente seguir los pasos anteriores, hay una cierta manera de asegurarse de que su RFP obtenga las respuestas que merece. Siga estas prácticas recomendadas para redactar una solicitud de propuesta eficaz.

• Manténgalo simple y fácil de entender

Para evitar la posibilidad de una mala comunicación, asegúrese de utilizar un lenguaje que sea comprensible para sus proveedores potenciales. Es posible que desee reducir la jerga de la industria y recurrir a un inglés simple sin dejar de ser profesional. Trate de evitar oraciones largas y, en su lugar, córtelas en oraciones más cortas y más pequeñas que sean más fáciles de procesar.

• Aproveche al máximo los encabezados y viñetas

Los encabezados y viñetas hacen que su RFP sea más fácil de digerir en comparación con grandes bloques de texto. Aprovéchelos al máximo para dividir su solicitud de propuesta y hacerla más escaneable.

• Sea lo más detallado posible

No se pierda los detalles importantes que podrían ayudar a los proveedores potenciales a comprender mejor su proyecto y sus requisitos. Es más probable que los proveedores respondan con la propuesta correcta cuando tienen una idea clara de lo que está buscando y qué tipo de papel desempeñarán.

Ejemplo de una solicitud de propuesta

¿Aún no está seguro de cómo debería ser su solicitud de propuesta? Echemos un vistazo a un ejemplo de cómo se ve una RFP típica para que pueda tener una mejor idea.

Solicitud de propuesta: Servicios de redes sociales para June's Vintage
16 diciembre 2022
Emitido por: June's Vintage
Persona de contacto: junio Phillips
[correo electrónico protegido]
(445)917-3069

Introducción

June's Vintage, una tienda minorista que vende ropa vintage, está aceptando propuestas para encontrar una agencia confiable que administre nuestras redes sociales en nuestro nombre.El propósito es:

• Hacer crecer nuestra comunidad de redes sociales.

• Involucrar a nuestra audiencia de forma continua.

• Mantenga una fuerte presencia de marca en las principales redes sociales (Instagram, Facebook y TikTok).

El objetivo de esta solicitud de propuesta es encontrar una agencia de redes sociales que brinde el mejor valor general y brinde resultados impresionantes.Esperamos ejecutar un proyecto de prueba durante tres meses, después de lo cual podemos decidir sobre una asociación a largo plazo.

Fondo

Nuestro negocio vintage se estableció en 2007 y desde entonces ha establecido una sólida base de clientes en todo Filadelfia.La mayoría de nuestros clientes son entusiastas de la moda local de aproximadamente entre 25 y 50 años y compran en la tienda.Sin embargo, a medida que nos expandimos a los canales de compras en línea, existe la oportunidad de extender este alcance más allá del área local.Esto ha resultado ser un desafío ya que nuestra presencia en las redes sociales es bastante limitada y carecemos del tiempo y los conocimientos para involucrar activamente a nuestra audiencia en las redes sociales.

Descripción del proyecto

Nos gustaría poder publicar e interactuar constantemente con el público en tres plataformas de redes sociales clave: Instagram, Facebook y TikTok.Como tal, estamos buscando una agencia que pueda ayudarnos con lo siguiente:

• Cree una sólida estrategia de redes sociales completa con un calendario de publicación.

• Desarrolle nuevas ideas de contenido y ocúpese de la creación de contenido de acuerdo con el calendario de publicación.

• Programe y publique publicaciones en nuestro nombre.

• Supervisar y responder a los comentarios de los clientes.

• Ejecute una campaña publicitaria de una semana para atraer nuevos seguidores/clientes.

Nuestro presupuesto es de $2,500 por mes con cierto margen de flexibilidad según el nivel de servicio que se pueda brindar.Idealmente, nos gustaría emplear una agencia que tenga experiencia trabajando con pequeñas tiendas minoristas y negocios locales.

Directrices para el envío

Todas las propuestas deben crearse utilizando el siguiente formato (las listas con viñetas serán muy apreciadas):

• Resumen ejecutivo

• Conocimiento de los negocios

• Resalte su punto de venta único

• Proporcionar experiencia relevante que lo haga calificado para el proyecto.

• Detalles de los productos y servicios propuestos

• Tenga en cuenta las herramientas de administración de redes sociales que utilizará para completar las tareas necesarias

• No cómo se compartirá el contenido con nosotros para su aprobación.

• Incluye tus tarifas

• Referencias y/o casos de estudio

• Proporcionar muestras de contenido de redes sociales creado para clientes anteriores.

• Términos y condiciones adicionales para trabajar con su agencia

Envíe su propuesta en formato .pdf a[email protected] antes del 30 de enero de 2023.

Criterios de evaluación

June's Vintage utilizará los siguientes criterios para evaluar las propuestas y seleccionar al proveedor adecuado:

• Experiencia brindando soluciones de redes sociales de servicio completo durante un mínimo de 24 meses

• Capacidad de respuesta a los requisitos destacados anteriormente

• Competitividad de las tarifas de servicio

• Testimonios de clientes anteriores/actuales

• Herramientas y tecnología utilizadas para llevar a cabo las tareas necesarias.

Cronología

June's Vintage espera completar la RFP y el proyecto de acuerdo con el siguiente cronograma:

• Emisión de solicitud de propuesta – 16 de diciembre de 2022

• Fecha límite para presentar propuestas – 30 de enero de 2023

• Fecha de selección del proveedor: 15 de febrero de 2023

• Finalización del contrato y otras discusiones del proyecto – 20 de febrero de 2023

• Fecha de inicio del proyecto: 1 de marzo de 2023

• Finalización inicial del proyecto: 31 de mayo de 2023

Primeros pasos con su primera solicitud de propuesta

Ahora que sabe exactamente cómo es una solicitud de propuesta y qué incluir en ella, es hora de escribir la suya propia. Hay muchas plantillas gratuitas disponibles en línea que pueden ayudarlo a redactar la solicitud de propuesta perfecta.