Recopilación de requisitos: una guía rápida

Imagine que está tomando la iniciativa en un nuevo proyecto de TI que implica construir un centro de llamadas desde la red hasta los servidores. El propio centro de llamadas albergará cientos de puestos de trabajo y cerrará la brecha entre el cliente y el producto.

Hay muchos requisitos para un gran proyecto como este y, como gerente de proyecto, realiza un seguimiento de todos ellos. La recopilación de requisitos es un paso en el proceso de gestión de requisitos, que consiste en recopilar, documentar y analizar los requisitos del proyecto.

Comenzaremos con una definición de recopilación de requisitos y luego veremos el proceso y las herramientas que puede usar.

¿Qué es la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos, o obtención de requisitos, es el proceso de determinar todos los requisitos de un proyecto. Hay dos tipos principales de requisitos del proyecto, requisitos comerciales y técnicos.

Los requisitos comerciales definen lo que una organización logrará con el proyecto, mientras que los requisitos técnicos explican cómo se debe ejecutar el proyecto. Se recopilan durante la fase de inicio del ciclo de vida del proyecto, pero los gerentes de proyecto deben monitorearlos a lo largo de la línea de tiempo del proyecto, ya que pueden cambiar.

El software de gestión de proyectos puede ayudar con la recopilación de requisitos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que organiza sus requisitos. Utilice nuestra vista de proyecto de lista de tareas para recopilar, priorizar y asignar los requisitos de su proyecto. Además, una vez en nuestro software, se realiza un seguimiento en tiempo real con paneles en vivo y funciones de informes. Comience con ProjectManager gratis hoy.

La recopilación y gestión de requisitos verdaderamente efectiva se inicia desde el principio del proyecto y debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo será el cronograma del proyecto?
• ¿Quién estará involucrado en el proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos para el proceso de recopilación de requisitos?
• ¿Cuál es nuestro objetivo final al comprender los requisitos de nuestro proyecto?
• ¿Cuáles son nuestros requisitos técnicos y comerciales?

Suena bastante simple, pero es increíblemente importante. Una vez que el equipo del proyecto ha recopilado los requisitos, deben compilarse en un documento de requisitos.

¿Qué es un documento de requisitos?

Se utiliza un documento de requisitos para explicar lo que se necesita del producto. Entre las cosas que define está la visión del producto y cómo se debe lograr al final del proyecto. Sin embargo, no entra en detalles sobre cómo se entregará. Es más poner el producto en contexto, como por qué se necesita el producto o qué problema está resolviendo. Los detalles de cómo hará esto no están incluidos.

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¿Por qué es importante la recopilación de requisitos?

Recuerda volver al último proyecto que administraste. ¿Cuáles fueron los riesgos que salieron a la luz? ¿Qué recursos te quedaste sin? ¿Hubo algún aumento del alcance o percances presupuestarios? Y, en general, ¿cuáles fueron los impactos de esas deficiencias en el proyecto en su conjunto?

Plazos, alcance, sobrecosto: sin una identificación adecuada de los requisitos desde el principio, todos esos elementos se verán afectados. Los problemas de diseño del producto se verán afectados y se producirán retrasos en el desarrollo. En última instancia, su producto no estará configurado para un éxito óptimo, ya que se enfrenta a un exceso de presupuesto.

Proceso de Recopilación de Requisitos

Entonces, ¿cómo reúne los requisitos de la manera más efectiva y manejable posible? Por lo general, la recopilación de requisitos se compone de unos pocos pasos discretos.

1. Designar y asignar

Lo primero es lo primero: ¿quién será la persona que les diga a todos que usted es el gerente del proyecto? Asegúrese de que esa persona entienda por qué este rol es tan importante: todos deben dirigirse a usted con todas las actualizaciones del proyecto, ya que actuará como el centro de conocimiento para el progreso del proyecto.

También querrá identificar quiénes serán las partes interesadas clave. Estas serán las personas que intercambien ideas, analicen, aprueben o nieguen las actualizaciones del proyecto. Por lo general, están compuestos por clientes, líderes de equipo, gerentes de departamento, miembros de la junta, socios comerciales o fabricantes. Tendrán más voz en el progreso del proyecto en general.

2. Solicitar requisitos y entrevista

A continuación, querrá entrevistar a todas las partes interesadas que identificó. Hágales preguntas como:

• ¿Qué hay en su lista de deseos para esta actualización de producto?
• ¿Cuál es su objetivo final para este proyecto?
• ¿Qué le gustaría que hiciera este producto que no lo haga ya?
• ¿Qué fue lo que te interesó en este producto en primer lugar?
• ¿Qué cambios lo convencerían de recomendar este producto a otros?
• ¿Qué herramientas necesitarías para que este proyecto fuera exitoso?
• ¿Cuáles son las preocupaciones que tiene para este proceso de proyecto?

3. Reunir y documentar

Escribe absolutamente todo. Escribe hasta que no puedas escribir más. Registre cada una de las respuestas y cree un repositorio de fácil acceso donde otros (aprobados) puedan acceder si necesitan hacer referencia a cualquier información recopilada durante la fase de recopilación de requisitos.

Esta documentación no solo será útil al final del proyecto cuando reflexione sobre los objetivos alcanzados, las actualizaciones logradas, las funciones agregadas y los errores corregidos, sino que también servirá para ayudar a administrar las expectativas de las partes interesadas y mantener a los miembros del equipo enfocados y encaminados.

4. Enumere todas las suposiciones y requisitos

Esta es la carne del proceso. Una vez que haya documentado las metas y expectativas de todos, puede crear un plan de gestión de requisitos que sea procesable, medible y cuantificable.

Durante esta fase responderás:

• ¿Cuánto tiempo será el cronograma del proyecto? Traza tu línea de tiempo y luego traza tus requisitos en esa línea de tiempo. Esto ayudará en caso de que algunos requisitos dependan de las dependencias.
• ¿Quién estará involucrado en el proyecto? ¿Serán todos los equipos de diseño y desarrollo, o solo unos pocos seleccionados de cada uno? ¿Qué miembros del equipo estarán disponibles? ¿Qué miembros del equipo se especializan en los tipos de problemas que abordará el proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos para el proceso de recopilación de requisitos? Defina todas las suposiciones y documente todos los riesgos que puedan afectar sus requisitos. Comprenda que sus suposiciones generalmente se dividen en tres categorías: tiempo, presupuesto y alcance. Pueden variar desde asumir PTO, vacaciones y días de enfermedad, hasta asumir que las partes interesadas proporcionarán comentarios de manera oportuna.
• ¿Cuál es nuestro objetivo final al comprender los requisitos de nuestro proyecto? ¿Cuál es la meta basada en el tiempo, la meta del presupuesto y la meta del alcance? ¿Será para competir en el mercado más directamente con un competidor? ¿Será para resolver un problema del cliente o corregir un error?

Al responder todas las preguntas anteriores de manera clara y concisa, tendrá un mapa completo de sus requisitos listo para presentar a las partes interesadas.

5. Supervisar el progreso

Una vez que haya obtenido la aprobación de las partes interesadas sobre los requisitos que ha presentado, los implementará en el cronograma y el proceso del proyecto. En este punto, querrá asegurarse de tener un método para monitorear y rastrear todos sus requisitos en todos los equipos para garantizar que los factores desencadenantes del riesgo se mantengan bajos.

También querrá usar estos datos para informar el progreso del proyecto a las partes interesadas, dar retroalimentación a los gerentes de departamento y asegurarse de que el proyecto va por buen camino desde el punto de vista del tiempo, el alcance y el presupuesto.

Técnicas de recopilación de requisitos

Ahora que sabemos qué es la recopilación de requisitos y hemos explorado los pasos del proceso de recopilación de requisitos, querrá tener buenas fuentes de dónde obtenerlos. Las fuentes primarias son las partes interesadas, como clientes, usuarios, et al. Otras fuentes podrían incluir expertos, analistas e información sobre competidores.

Una vez que se han identificado las fuentes, hay una serie de técnicas que se pueden aplicar para recopilar los requisitos. Este es un proceso iterativo y ninguna técnica de recopilación de requisitos va a hacer el trabajo por sí sola. Tendrás que usar tantos como creas necesario. Estas son algunas de las principales técnicas de recopilación de requisitos.

Escenarios de casos de uso

Un caso de uso es un documento que explica cómo los usuarios realizarán tareas en su producto. Está escrito desde el punto de vista del usuario y se realiza en pasos que incluyen: quién está usando el producto, qué quiere del producto, el objetivo del usuario, los pasos que sigue para realizar su tarea y cómo responde el producto a su acción.

Lluvia de ideas

Lleve a cabo una sesión de lluvia de ideas con un grupo de participantes que pueden decir lo que quieran sobre el producto siempre que sientan que es importante. Haga que un facilitador dirija al grupo, organizando y priorizando sus respuestas. Comience explicando el objetivo de la sesión de lluvia de ideas, haga que el grupo proporcione tantas ideas como sea posible, no critique ni debata y, cuando termine, recopile toda la información.

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Mapas mentales

Los mapas mentales son otra forma de recopilar ideas. Se trata de crear un mapa mental, que comienza colocando la idea central en el centro de una página. Luego use líneas, flechas, burbujas de diálogo y diferentes colores para mostrar la conexión entre el tema central y las ideas que surgen de él. Permite un desarrollo orgánico de ideas relacionadas con su idea central. Muestra cómo se relacionan diferentes hechos.

Herramientas de recopilación de requisitos

Al final del proyecto, la capacidad de analizar y comprender el éxito o el fracaso depende completamente de las herramientas que utilice para documentar todo.

Entonces, como mencionamos, incluso antes de comenzar, querrá un depósito para toda su documentación. Tal vez este sea un sistema de intercambio de archivos donde múltiples usuarios pueden acceder a todos los documentos desde el mismo servidor. O la herramienta que necesita involucra un sistema de seguimiento de tiempo que puede usar para analizar el tiempo que cada miembro del equipo dedicó a ciertas áreas de proyectos anteriores para comprender cuánto tiempo les puede llevar este.

También sería beneficioso descargar una plantilla de recopilación de requisitos para obtener una ventaja en el proceso de su proyecto. Esto ayudará a todos a alinearse con los requisitos comerciales, los requisitos del usuario y los requisitos del sistema.

Cualesquiera que sean las herramientas, asegúrese de que se pueda acceder a ellas desde múltiples ubicaciones, en múltiples computadoras, sin importar dónde esté estacionada cada persona involucrada. Querrá que sea lo más fácil posible para que todos se comuniquen, envíen actualizaciones y brinden comentarios en todos los canales.

Plantillas de recopilación de requisitos

Cualquiera que sea la técnica o combinación de las mismas para la recopilación de requisitos, deberá recopilarlos en un documento. Las plantillas son una gran herramienta para recopilar requisitos y más. ProjectManager es el centro en línea de plantillas gratuitas relacionadas con cualquier aspecto de un proyecto. Aquí hay algunos que pueden ayudarlo con la recopilación de requisitos.

Plantilla de recopilación de requisitos

La primera plantilla gratuita es nuestra plantilla de requisitos para Word. Hay una portada para distinguir la recopilación de requisitos de otros proyectos y un lugar para realizar un seguimiento de las revisiones del documento. Luego puede describir el proyecto, su propósito, alcance y cronograma. Incluso hay un espacio para que las partes interesadas capturen sus pensamientos.

Plantilla de análisis de partes interesadas

Hablando de las partes interesadas, nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel lo ayudará a identificar y administrar a sus partes interesadas. Puede utilizar esta plantilla gratuita para describir a las partes interesadas involucradas en el proyecto, cuál es su relación con el proyecto y el nivel de compromiso, lo que le ayuda a planificar cómo gestionarlas.

Plantilla de plan de proyecto

Finalmente, tendrá que tomar toda esta información y usarla para informar su plan. Nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita para Word lo ayuda a delimitar el trabajo y convertirlo en tareas manejables. También hay espacio para administrar la carga de trabajo de su equipo. La plantilla del plan del proyecto toma toda la recopilación de requisitos y la pone en práctica.

ProjectManager ayuda con los requisitos

La clave de cualquier gran proyecto es reunir todos los requisitos desde el principio. Esto requiere un método fluido de comunicación a través de todos los canales y un depósito que pueda almacenar datos durante un tiempo ilimitado. ProjectManager tiene herramientas que lo hacen no solo posible sino también fácil. Con nuestro software basado en la nube, usted y su equipo pueden alojar una cantidad ilimitada de documentos para que pueda almacenar cualquier solicitud de personas durante cualquier período de tiempo.

Planifique su proyecto en diagramas de Gantt interactivos

¿Necesita un diagrama de Gantt que sea multifuncional con un sistema de seguimiento de tiempo? Nuestro software alberga herramientas híbridas que pueden adaptarse a medida que avanza su proyecto. Nuestro Gantt hace todo por lo que los Gantt son conocidos y más. Puede filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base para realizar un seguimiento de la variación entre su esfuerzo planificado y el progreso real.

Usar múltiples vistas de proyecto

Nuestro software tiene varias vistas de proyectos, por lo que lo que planifica en Gantt se actualiza en toda la herramienta, ya sea en el tablero kanban, la lista de tareas, la hoja o la vista de calendario. Todos pueden trabajar como quieran y comunicarse en tiempo real sin importar dónde se encuentren.

Colaborativo hasta el núcleo

ProjectManager es ideal para equipos que buscan comunicarse con más transparencia en múltiples ubicaciones. Con nuestro software, puede colaborar de manera efectiva y sencilla agregando comentarios de partes interesadas clave o miembros del equipo. Además, las personas designadas pueden programar tareas y generar alertas para garantizar que los clientes se administren bien y que la línea de tiempo se mantenga intacta.

Nuestra plataforma es la única fuente de verdad para su proyecto. Las notificaciones por correo electrónico y las alertas en la aplicación lo mantienen actualizado sobre los comentarios y el progreso. Los paneles en tiempo real y los informes con un solo clic brindan los datos en vivo que necesita para tomar decisiones acertadas para entregar un proyecto exitoso.

Recopilar y gestionar los requisitos de varios equipos no es tarea fácil. Asegúrese de que los miembros del equipo y las partes interesadas estén actualizados pase lo que pase. ProjectManager es un software galardonado que ayuda a los equipos a colaborar de manera efectiva a través de múltiples canales. Comience hoy de forma gratuita.