Gestión de requisitos del proyecto: una guía rápida

Cada proyecto tiene requisitos, lo que significa que cada gerente de proyecto debe estar preparado con un plan de gestión de requisitos. ¿Como funciona esto? Supongamos que su organización está construyendo un nuevo centro de distribución que, según se informa, generará cientos de nuevos puestos de trabajo. Incluirá nuevos empleados, un nuevo personal de recursos humanos y nuevos equipos.

Pero sin la perspectiva de todos los lados (sus especialistas de atención al cliente, las partes interesadas, los miembros del equipo y la base de clientes⁠), ¿cómo sabrá cuáles son los requisitos del proyecto para que ese centro de distribución sea un éxito?

Es por eso que la gestión de requisitos es una faceta importante a dominar, ya que es imprescindible para el éxito a largo plazo de un proyecto.

¿Qué son los requisitos en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, los requisitos son un grupo de tareas o condiciones que deben completarse para terminar el proyecto con éxito. Pueden incluir características del producto, calidad, servicios o incluso procesos. El propósito de estos requisitos es garantizar que los recursos y los objetivos a largo plazo de la empresa estén alineados al final del proyecto.

Tener a mano esos requisitos de gestión de proyectos es esencial para gestionar y ejecutar proyectos. ProjectManager es un software con almacenamiento de archivos ilimitado y comunicación en tiempo real, que actúa como un centro central para todos los requisitos de su proyecto. Utilice nuestra vista de lista para revisar rápidamente todos los requisitos de su proyecto, pero cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyectos puede acceder a los archivos en cualquier lugar y en cualquier momento. Si se actualizan los archivos, todos reciben una notificación por correo electrónico y alertas en la aplicación, por lo que solo hay una fuente de verdad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de requisitos del proyecto

En general, los requisitos se pueden categorizar de tres maneras: requisitos comerciales, requisitos de la solución y requisitos de las partes interesadas.

Requisitos comerciales

Los requisitos comerciales son las necesidades generales del negocio para hacer que el proyecto suceda. Los requisitos que entran en esta categoría son necesidades más fundamentales a largo plazo que se alinean con los objetivos a largo plazo de la organización.

Requisitos de la solución

Los requisitos de la solución se centran más en el producto y profundizan un poco más. Pueden ser funcionales o no funcionales y aseguran que el resultado final del producto satisfaga tanto lo que el producto necesita hacer como lo que debería hacer.

Al igual que nuestro ejemplo anterior, los requisitos de la solución pueden incluir un requisito funcional, como la implementación de las herramientas adecuadas que el equipo de ventas necesita para realizar su trabajo con el nuevo CRM. Un requisito no funcional sería si la herramienta de CRM también incluyera un calendario de marketing de contenido para ayudar al equipo de marketing, pero no es necesariamente una necesidad.

Requisitos de las partes interesadas

Los requisitos de las partes interesadas describen a su personal clave que firma los hitos, produce el trabajo, finaliza los entregables y más. Pueden ser clientes, miembros del equipo, socios comerciales o líderes clave. Se requiere un gerente de proyecto tenaz para asegurarse de que los requisitos de todas las partes interesadas involucradas estén bien equilibrados a lo largo de la totalidad del proyecto. Es esencial para una buena gestión de las partes interesadas.

¿Qué es la gestión de requisitos?

La gestión de requisitos es el proceso de documentar, analizar, rastrear, priorizar y validar los requisitos del proyecto. En términos simples, el director del proyecto debe reunir los requisitos de todas las partes interesadas para luego crear un plan de gestión de requisitos. El plan de gestión de requisitos funcionará como una guía que enumera todos los requisitos del proyecto y define las pautas y los procedimientos para cumplirlos.

Luego, una vez que comienza el proyecto, el equipo de gestión del proyecto debe asegurarse de que las actividades y los entregables del proyecto estén alineados con los requisitos del proyecto que se definieron previamente.

La gestión de requisitos es una actividad continua en la que el director del proyecto debe comunicarse con las partes interesadas para mantenerse al día con los cambios realizados en los requisitos originales. Cualquier cambio en los requisitos del proyecto debe controlarse adecuadamente con una política de gestión de cambios definida.

El Plan de Gestión de Requisitos (RMP)

Es importante tener un plan de gestión de requisitos, o RMP. Este plan generalmente incluye la siguiente lista de verificación:

• Funciones y responsabilidades de las partes interesadas : ¿Se han identificado estas funciones? Para cada tarea, ¿se ha asignado un propietario para monitorear el riesgo y administrar el día a día?
• Proceso de gestión de requisitos : ¿Se han obtenido, documentado y entendido en todos los departamentos y partes interesadas?
• Defina sus tipos de requisitos : ¿Cuáles son los requisitos funcionales y no funcionales?
• Mapee sus artefactos de requisitos : esto puede incluir documentos complementarios para la revisión de las partes interesadas.
• Priorizar los requisitos : No todos los requisitos tienen la misma importancia. Si un requisito tiene muchas dependencias, se mueve más arriba en la lista para garantizar que no retrase otras tareas. Pero si es una necesidad independiente? Entonces se puede despriorizar.
• Hágalo rastreable : con mucho, uno de los principales componentes de una buena gestión de requisitos es la rastreabilidad. El seguimiento de sus requisitos brinda a las partes interesadas y a los miembros del equipo información sobre por qué existe el requisito, qué cambios se han realizado y si el requisito está completo.
• Incorpore un sistema de numeración o control de versiones : esto es para ayudar tanto a las partes interesadas como a los miembros del equipo a obtener un indicador de cuántas revisiones se han producido en cada hito y garantizar que siempre se esté trabajando en la última.
• Desarrolla un plan de comunicación : como mencionamos anteriormente, es mejor ser lo más transparente posible y documentar todo. Esto ayudará cuando llegue el momento de revisar dónde funcionó mejor el proyecto y dónde se experimentaron contratiempos. Un plan de comunicación también puede fomentar la aceptación de los empleados, así como gestionar las expectativas tanto de las partes interesadas como de los miembros del equipo.

El proceso de gestión de requisitos en 5 pasos

Enumerar sus requisitos temprano puede romper un muro de comunicación entre el usuario y el desarrollador, la parte interesada y el miembro del equipo, y la empresa y el cliente. Analicemos el proceso de recopilación de esos requisitos.

1. Obtención de requisitos

Al igual que con cualquier proyecto bien mapeado, comenzará el proceso de planificación entrevistando e investigando los requisitos y las necesidades del proyecto de otros. Esto podría ser un resumen de toda su lista de partes interesadas, el equipo de atención al cliente, los asociados de ventas y sus necesidades o sus clientes. Este proceso se denomina obtención de requisitos y es el primer paso para reunir los requisitos para su proyecto. Utilice nuestra plantilla gratuita de recopilación de requisitos para comenzar.

2. Documentación y comprensión de los requisitos

Escriba todo y documente las especificaciones del producto para que otros miembros del equipo puedan comprender el alcance del proyecto desde el principio. Esta parte del proceso se denomina documentación y comprensión de los requisitos. Cuanto más detallado puedas obtener, mejor.

3. Comuníquese temprano y con frecuencia

Haga que la documentación de sus requisitos sea fácil de traducir entre departamentos. Incluso si nunca tuvieron una reunión con usted, deben comprender claramente los requisitos y el alcance del proyecto desde el principio. Incluya notas actualizadas de las partes interesadas y reuniones internas también para que todas las personas involucradas sientan que tienen la aceptación del proyecto mientras observan cómo se desarrollan las actualizaciones.

Comprenda sus suposiciones

Si comprende sus suposiciones dentro de su proyecto, puede equilibrar mejor los requisitos internos. Las suposiciones generalmente se envuelven en torno a tres cosas: tiempo, presupuesto y alcance. Las suposiciones al administrar sus requisitos pueden verse así:

• Olvidarse de tener en cuenta las vacaciones, el PTO y la licencia por enfermedad
• No considerar si las herramientas están operativas o necesitan reparación
• Asumir que las partes interesadas proporcionarán retroalimentación durante los hitos de manera oportuna

4. Supervisar y realizar un seguimiento de los requisitos

A lo largo de la totalidad de su proyecto, asegúrese de monitorear y realizar un seguimiento de sus requisitos en todos los niveles del equipo, asegurándose de que el riesgo se mantenga bajo en cada fase. También podrá usar estos datos para asegurarse de que el proyecto va por buen camino desde el punto de vista del tiempo, el alcance y el presupuesto, de modo que pueda informar sus hallazgos a las partes interesadas clave cuando llegue el momento de revisar los hitos.

5. Gestión de requisitos durante la ejecución del proyecto

Los requisitos no suelen gestionarse desde un departamento de una organización; se gestionan desde la planificación estratégica hasta la gestión de carteras, la gestión de programas, la gestión de proyectos y los departamentos de mejora continua.

Los beneficios de administrar sus requisitos a lo largo de todo el proyecto son cinco: ayuda a reducir costos, puede mejorar la calidad del proyecto, ayuda a disminuir el tiempo que lleva completar el proyecto, reduce los riesgos y puede hacer que su plan de gestión del alcance sea efectivo.

¿Cómo me aseguro de que se han cumplido los requisitos?

Es importante que revise el proyecto con las partes interesadas en cada hito y también al final. Realice una revisión post-mortem en la que repase las preguntas de la entrevista y la lista de verificación de cierre del proyecto para recopilar la información final. También puede agregar preguntas adicionales para obtener nueva información. Esto puede incluir:

• ¿Sintió que el proceso del proyecto transcurrió sin problemas? ¿Si o no?
• ¿Qué se podría haber mejorado durante este proceso del proyecto?
• ¿Qué aprendiste de este proceso de proyecto?
• ¿Qué recomiendas que incluyamos en proyectos en el futuro?

Al final del proyecto, todo se trata de trazabilidad. Si puede revisar un requisito y ver todos los cambios por los que pasó y cómo se completó, usted y su equipo pueden evaluar si fue o no una solución genuina. También puede saber si tiene algún requisito no funcional relacionado.

Comprender el resultado del proyecto y sus requisitos gira en torno a la gestión de la trazabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto para que pueda revisarlo a fondo a partir de entonces.

ProjectManager ayuda con la gestión de requisitos

La clave de cualquier gran proyecto es minimizar las sorpresas. Con la gestión de requisitos, el objetivo es precisamente ese: crear un entorno en el que la comunicación sea el nombre del juego y todos estén en sintonía, por lo que las sorpresas son limitadas. ProjectManager tiene herramientas que lo hacen no solo posible sino simple.

Con nuestros diagramas de Gantt basados ​​en la nube, usted y su equipo pueden ver todo el plan del proyecto desde una sola vista, incluidas todas sus dependencias. ¿Necesita editar un requisito? Nuestros diagramas de Gantt son fáciles de editar y pueden adaptarse a cualquier cambio, haciéndolos rastreables.

ProjectManager es ideal para equipos que buscan comunicarse con más transparencia en todos los ámbitos. Con múltiples vistas como diagramas de Gantt, tableros kanban y listas de tareas, puede colaborar fácilmente presentando comentarios de partes interesadas clave o miembros del equipo. Además, cuando un miembro del equipo actualiza una tarea, se envían notificaciones a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Gestionar los requisitos de varios equipos no es tarea fácil. Confirme que todos los involucrados en su proyecto están en la misma página, pase lo que pase. ProjectManager es un software galardonado que se compromete a ayudar a los equipos a colaborar de manera efectiva en múltiples plataformas. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.