Cómo realizar un seguimiento de la disponibilidad de recursos en la gestión de proyectos

Los proyectos se planifican y programan, pero eso es solo el preámbulo del trabajo real. Ejecutar proyectos para cumplir con los plazos sin gastar demasiado el presupuesto requiere que un gerente de proyecto comprenda la disponibilidad de recursos. Es parte del proceso más amplio de gestión de recursos.

Los recursos son todo lo que se utiliza para entregar tareas del proyecto, incluidos materiales, equipos, mano de obra y más. Hablaremos sobre los diferentes tipos de recursos de proyectos, por qué son tan importantes para la gestión de proyectos y cómo el software de gestión de recursos le ayuda a gestionar la disponibilidad de recursos.

¿Qué es la disponibilidad de recursos?

La disponibilidad de recursos es comprender lo que necesita para ejecutar un proyecto, cuándo lo necesita y en qué circunstancias. Ser capaz de coordinar los recursos que necesita para entregar su proyecto es clave para un proyecto exitoso que cumpla con su fecha límite y se mantenga dentro de su presupuesto.

Averiguar cómo distribuir y asignar recursos es parte de cualquier plan eficaz de gestión de recursos. Primero, un gerente de proyecto necesita saber qué recursos se necesitan para el proyecto. Esto es más fácil dicho que hecho.

Luego, debes conocer todos los recursos, desde las herramientas que usará tu equipo hasta el equipo que armarás. Una vez que tenga una lista completa de recursos, debe ensamblarlos como piezas de un rompecabezas para que se ajusten a su horario para que se entreguen cuando los necesite. De lo contrario, habrá costosos retrasos.

El software de gestión de proyectos con herramientas de gestión de recursos es esencial para planificar y programar sus recursos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con potentes diagramas de Gantt que pueden organizar sus recursos y conectarlos con las tareas de su proyecto. Puede vincular los cuatro tipos de dependencias para evitar retrasos e incluso filtrar la ruta crítica para ayudar a priorizar el trabajo. Cuando establece una línea de base, captura su plan de recursos y puede realizar un seguimiento en tiempo real, comparando el esfuerzo planificado con el esfuerzo real. Conozca la disponibilidad de sus recursos y manténgase al día. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de recursos del proyecto

La lista de recursos del proyecto es casi interminable, pero se pueden dividir en dos categorías, tangibles e intangibles. Los recursos tangibles son el significado material, las personas, los lugares y las cosas. Los recursos intangibles no son materiales, como la energía, la moral, el tiempo, la información, etc.

Eso no significa que esta dicotomía defina todos los recursos del proyecto. Hay algunos que son más difíciles de clasificar, por ejemplo, el dinero. Es tangible porque puedes sostenerlo en tu mano y contarlo. Pero también es intangible en el sentido de que su valor depende del estado que lo emitió.

Por lo tanto, los recursos del proyecto requieren un poco más de detalle para definirlos adecuadamente. Al administrar un proyecto, es útil observar los recursos divididos en estas siete categorías: personas, información, materiales, herramientas, energía, capital y tiempo. Definamos cada uno de estos términos y proporcionemos un ejemplo para ilustrarlo para una mejor comprensión.

Gente

Estos son sus recursos humanos, como los equipos que reúne para ejecutar el proyecto. Las personas, se ha dicho, son su recurso más valioso. Hay una razón para esto. Sin su equipo, las otras seis categorías de recursos están inertes. Puede tener todo el dinero del mundo y un gran conjunto de herramientas, pero sin un equipo, todo lo que tiene es un sitio de trabajo estéril. Tómese el tiempo para reunir un equipo con las habilidades y la experiencia que necesita para lograr sus objetivos.

Información

El conocimiento que usted y su equipo tienen para completar el proyecto también es un recurso. Ya sea que tenga que capacitarlos o que lleguen al proyecto con esas habilidades ya aprendidas, esa información es invaluable para el éxito del proyecto. La información puede ser todo, desde saber cómo usar las herramientas requeridas para ejecutar las tareas hasta comprender los procesos y metodologías del proyecto. La información es flexible y los equipos también deben serlo. A medida que las cosas cambian, todos deben adaptarse rápidamente.

Materiales

Los materiales son fáciles de entender ya que son tangibles. Estos objetos se utilizan en la ejecución del proyecto y pueden ser cualquier cosa, desde ladrillos y mortero si estás en la construcción hasta papel y lápices si estás trabajando en un entorno más abstracto. Pero por lo general, los materiales están relacionados con proyectos más concretos, como la construcción o la fabricación. Estas industrias tienen que lidiar con la gestión de la cadena de suministro y el abastecimiento de materiales, lo que agrega otra capa a la disponibilidad de recursos.

Herramientas

Las herramientas son otro recurso tangible. Sin embargo, se utilizan durante todo el ciclo de vida de un proyecto y no estrictamente durante la fase de ejecución. Las herramientas abarcan toda la gama, desde herramientas de construcción y fabricación, como martillos y maquinaria pesada, hasta hardware y software. Las computadoras se utilizan para casi cualquier proyecto, mientras que el software empleado se adapta más al tipo de proyecto que es. Cualquiera que sea el caso, las herramientas son recursos necesarios para cualquier proyecto y su disponibilidad es clave para lograr el éxito del proyecto.

Energía

Es posible que muchos no incluyan la energía en una lista de recursos necesarios, pero es esencial. Energía podría significar la energía que hace funcionar las herramientas y la maquinaria utilizadas en el proyecto a una herramienta o software que hace que su equipo sea productivo. Para la mayoría de los proyectos, la energía es electricidad. Ejecuta su computadora, que es el sitio de trabajo para el desarrollo de software y más. Pero la construcción e incluso algunos proyectos de manufactura requieren otro tipo de energía, ya sea gasolina o diésel. Asegurarse de tener una fuente de energía ininterrumpida es fundamental y debe ser parte de cualquier planificación de disponibilidad de recursos.

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Dinero

Todo el mundo sabe que los proyectos están muertos en el agua si no están financiados y, sin embargo, a menudo el dinero no se incluye en los planes de disponibilidad de recursos. Pero, por supuesto, antes de que un proyecto pueda avanzar, necesita el apoyo financiero de las partes interesadas. Si no está debidamente financiado o administra mal su presupuesto, el proyecto no continuará. Con dinero, puede obtener más de casi cualquier recurso, pero sin dinero, está atascado.

Tiempo

El tiempo es un recurso que puedes administrar, pero nunca controlar. No hay tiempos de espera en la gestión de proyectos, por lo que programar con precisión sus recursos para que estén allí cuando los necesite es otro aspecto crítico de la gestión de recursos. Tener su proyecto en una línea de tiempo es una excelente manera de ver todo el proyecto de principio a fin y trabajar hacia atrás desde su fecha límite para asegurarse de que puede hacer todo en el tiempo asignado. El tiempo es universal e impacta en todos los proyectos, pero es uno de los recursos más escurridizos de esta lista.

¿Por qué es importante realizar un seguimiento de la disponibilidad de recursos?

Ser capaz de rastrear la capacidad de los recursos es clave para administrar sus recursos. Si no sabe dónde están sus recursos, entonces no podrá llevarlos a donde deben estar cuando deben estar allí. Por eso es tan importante planificar, programar y optimizar los recursos de su proyecto. De lo contrario, estará desperdiciando recursos del proyecto y eso le costará tiempo y dinero.

Hay muchas maneras de realizar un seguimiento de la disponibilidad de recursos. Tres de los métodos más comunes son la programación de recursos, la planificación de recursos y la optimización de recursos. Úselos para ayudarlo a monitorear sus recursos para que pueda aplicarlos de manera más efectiva.

Programación de recursos

La programación de recursos se utiliza para asignar recursos de manera más eficiente a tareas o proyectos. Parte de eso es programar la fecha de inicio y la fecha de finalización que necesitará para que los recursos completen el proyecto. Estas fechas se basan en la capacidad y disponibilidad de los recursos.

Planeación de recursos

La planificación de recursos consiste en identificar los recursos que necesita para un proyecto y cómo los adquirirá y asignará. Esto es cierto en la gestión de proyectos, pero también es una parte fundamental de la gestión de carteras cuando tiene que compartir recursos entre varios proyectos.

Optimización de recursos

La optimización de recursos se refiere a los métodos que aseguran que la disponibilidad de recursos humanos y no humanos coincida con el cronograma del proyecto. Algunas técnicas para lograr esto incluyen nivelación de recursos (ajuste de las fechas de inicio y finalización), nivelación de recursos (mantener los requisitos dentro del presupuesto para evitar agregar más recursos) y asignación inversa de recursos (comenzar con la última tarea o la más crítica y programar hacia atrás desde allí).

Cómo administrar la disponibilidad de sus recursos con ProjectManager

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que le brinda las herramientas para planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus recursos en tiempo real. Nuestro software tiene hojas de tiempo que le permiten realizar un seguimiento de sus costos de mano de obra y ver qué porcentaje de las tareas de su equipo se completan. También hay múltiples vistas de proyectos, como listas de tareas, tableros kanban y más, lo que permite que sus equipos trabajen como quieran mientras los gerentes obtienen transparencia en su proceso. Los gerentes pueden identificar posibles cuellos de botella y reasignar rápidamente los recursos para mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Supervise la carga de trabajo de su equipo con gráficos de carga de trabajo

Planificar y programar sus recursos es solo el primer paso; también tienes que rastrearlos. Con nuestro software, puede enumerar las habilidades y la disponibilidad de su equipo, incluido el PTO, las vacaciones y los feriados globales, lo que facilita la incorporación y la asignación de tareas en un abrir y cerrar de ojos. Cuando cambia a la página de carga de trabajo codificada por colores, puede ver de un vistazo quién está sobreasignado. Simplemente reasigna sus tareas directamente desde el gráfico para equilibrar su carga de trabajo y hacer que tus recursos sean más productivos.

Realice un seguimiento de la utilización de recursos con paneles en tiempo real

Otra herramienta para realizar un seguimiento de los recursos de su proyecto es nuestro panel de control en tiempo real. No requiere una configuración que requiere mucho tiempo, como encontrará con un software liviano. Nuestro tablero en vivo recopila inmediatamente datos en tiempo real y los muestra automáticamente en gráficos y cuadros fáciles de leer. Puede realizar un seguimiento del tiempo, los costos y más. Simplemente haga clic en el tablero para obtener una vista de alto nivel de su proyecto o cartera.

Si desea más detalles de los que están disponibles en el tablero en tiempo real, es fácil generar una serie de informes sobre el estado del proyecto, el estado de la cartera, la variación, las hojas de tiempo y más. Cada informe es personalizable para que pueda filtrar los datos para mostrar solo lo que desea ver. Además, todos los informes se pueden compartir fácilmente en una variedad de formatos para mantener informadas a las partes interesadas.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, administrar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real. Además de la gestión de recursos, hay funciones de gestión de tareas y gestión de riesgos en una plataforma colaborativa que conecta equipos entre departamentos y zonas horarias. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestra herramienta. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.