¿Qué es un calendario de recursos en la gestión de proyectos?

La gestión de un proyecto requiere más que la planificación y el presupuesto, también requiere la programación. Si bien los entregables vencen en puntos específicos de la línea de tiempo de su proyecto, lograr que esos entregables se completen a tiempo requiere programar sus recursos humanos con un calendario de recursos.

Para hacer eso, es importante saber qué es un calendario de recursos, cómo se usa en la gestión de proyectos y cómo el software de gestión de proyectos puede ayudar a que el proceso de programación sea más eficiente.

¿Qué es un calendario de recursos?

Un calendario de recursos es una herramienta para asegurarse de que su equipo de proyecto esté disponible para trabajar cuando los necesite para ejecutar la tarea. Muestra quién está disponible y cuándo para que el director del proyecto pueda asignarles tareas.

Tener los días de trabajo disponibles para tu equipo es importante, pero también lo es tener un perfil de cada miembro del equipo. El perfil ayuda con los calendarios de recursos al permitir que el administrador del proyecto vea rápidamente quién puede hacer qué. En otras palabras, el perfil muestra habilidades y experiencia.

En lugar de rastrear los recursos a mano, el software de administración de proyectos lo ayuda a administrar sus recursos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le permite realizar un seguimiento de los recursos en tiempo real. Los gerentes de proyecto pueden ver cuántas tareas ha asignado su equipo con nuestro gráfico de carga de trabajo. Si ha sobreasignado a alguien en su equipo, reasigne sus tareas directamente desde el gráfico de carga de trabajo. Mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo los hace más productivos y mantiene la moral alta. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuál es el propósito de un calendario de recursos en la gestión de proyectos?

Un calendario de recursos es una herramienta esencial para los gerentes de proyectos, ya que les permite planificar con anticipación sabiendo que el miembro del equipo que asignaron está disponible para ejecutar la tarea cuando se espera.

Esto puede no parecer significativo, pero si está trabajando incluso en un proyecto algo complicado, necesita saber que los recursos están disponibles cuando los necesita. Más que eso, por lo general hay múltiples dependencias que complican aún más la programación. Administrar sus recursos a un alto nivel es clave para entregar con éxito el proyecto.

De hecho, un gerente de proyecto puede planificar sus recursos y encontrar que el proyecto no es factible. Es mejor saber esto en la etapa de planificación que después de haberse comprometido con el trabajo. Lo último que desea es descubrir en la fase de ejecución que no está equipado para manejar el proyecto debido a limitaciones de recursos.

Pero eso no significa necesariamente dejar de lado el proyecto. Los gerentes de proyecto tienen opciones; pueden ajustar el alcance del proyecto, el cronograma, la asignación de recursos y el costo para encontrar un camino viable a seguir. Pero sin usar un calendario de recursos, esto es casi imposible.

El calendario de recursos no es solo una herramienta para asignar tareas de manera más efectiva, sino que también ayuda a realizar un seguimiento tanto del equipo como de los empleados. Una característica de un calendario de recursos incluye partes de horas que rastrean la cantidad de tiempo que cada miembro del equipo dedica a las tareas. También hay gráficos de carga de trabajo para equilibrar la carga de trabajo del equipo y mantenerlo productivo. Los diagramas de Gantt son útiles para realizar un seguimiento de los costos de los recursos y mantenerlo dentro del presupuesto.

Otro propósito del calendario de recursos es que es útil si está administrando un programa o una cartera de proyectos que comparten recursos. El calendario de recursos ayuda al administrador del programa o de la cartera a identificar los recursos compartidos, lo que les facilita la planificación de varios proyectos.

¿Qué debe incluirse en un calendario de recursos?

Si parece que un calendario de recursos hace mucho, bueno, lo hace. Los recursos incluyen todo lo que necesita para realizar el proyecto, como personas, equipos, materiales, etc. Eso es mucho para administrar, pero un calendario de recursos es una herramienta multifacética que está diseñada para manejar esas variadas responsabilidades. Lo siguiente es lo que se incluye en un calendario de recursos, todo lo cual debe estar al alcance de la mano de un gerente de proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Información de los miembros del equipo

Cuando incorpore a su equipo, asegúrese de agregar su información al calendario de recursos. Puede ser información de contacto general, como números de teléfono móvil, si necesita comunicarse con ellos en caso de emergencia. Pero también querrá crear un perfil de sus habilidades y experiencia, ya que esta información es crucial al decidir a quién asignar qué tarea.

Materiales, equipos y otros recursos tangibles

Si bien su equipo es su recurso más valioso, no es su única consideración. Es probable que haya materiales, equipos y otros recursos tangibles que deben tenerse en cuenta. Querrá anotar sus costos, pero también su disponibilidad o cuándo sus proveedores podrán enviarlos para asegurarse de que el equipo tenga lo que necesita cuando lo necesita.

Calendario

Identificar sus recursos es solo el comienzo de su gestión. Ahora, es el momento del calendario. El calendario de recursos debe indicar cuándo se necesitarán los recursos en el proyecto. Esa es la única forma en que todo estará donde debe estar en el momento adecuado. Los calendarios de recursos pueden ser diarios, semanales o mensuales, según el proyecto y el administrador del proyecto.

Información sobre la carga de trabajo diaria

Un calendario de recursos a menudo toma las asignaciones y la programación de sus recursos humanos y crea información sobre la carga de trabajo. Este es un gráfico que muestra la asignación de cada miembro del equipo. Es una herramienta fundamental que le permite equilibrar la carga de trabajo de su equipo para aumentar la productividad sin agotarlos.

Calendario de recursos frente a calendario de proyectos

Por supuesto, el calendario de recursos no es el único calendario utilizado en la gestión de proyectos. También hay un calendario de proyectos. ¿Pero son lo mismo? Ambos se desarrollan durante la fase de planificación de un proyecto. Ya hemos señalado que un calendario de recursos muestra la disponibilidad y es útil cuando los recursos se comparten entre diferentes proyectos e incluyen recursos humanos y no humanos.

Un calendario de proyectos te ayuda a identificar los días de trabajo y los turnos de tu equipo. Sin transparencia en el tiempo libre pagado (PTO), días festivos y días laborales de su equipo, es imposible programar su proyecto correctamente. Un cronograma de proyecto se puede componer de tantos calendarios de proyecto como necesite, todos los cuales se pueden actualizar según sea necesario.

Como puede ver, tanto el calendario de recursos como el calendario de proyectos son similares pero no son lo mismo. Los calendarios de recursos son más dinámicos que los calendarios de proyectos, ya que los cambios en el calendario de recursos pueden ser frecuentes. El calendario del proyecto es más fijo ya que los días festivos y los fines de semana no necesariamente cambian.

Beneficios de usar un calendario de recursos

El calendario de recursos es una parte integral de su programa de recursos y de un plan de gestión de recursos más amplio. Se desarrolla a lo largo de la fase de planificación de un proyecto y establece la forma en que todo se coordinará para cumplir con los plazos de entrega. ¿Cuáles son los beneficios de usar un calendario de recursos? Aquí están algunos ejemplos.

Mejor programación de recursos

Programar sus recursos es clave para cumplir con su horario. El calendario de recursos permite a los administradores de proyectos programar con anticipación en los casos en que todos los recursos necesarios para completar una tarea estén alineados. No tener ni un solo recurso cuando es necesario va a retrasar el proyecto y sumar costos.

Carga de trabajo equilibrada para su equipo

Como se señaló anteriormente, la carga de trabajo de su equipo es un acto de equilibrio. Usted quiere que trabajen a su máxima capacidad para ser lo más productivos posible, pero no sobrecargados de tareas para que se agoten y la moral del equipo se desmorone. Un calendario de recursos permite a los administradores de proyectos ver de un vistazo a quién se le asigna qué y, si hay un desequilibrio, pueden reasignarlo para igualar la carga de trabajo.

Mejore el seguimiento de recursos

Sus recursos pueden distribuirse entre diferentes equipos, lo cual es otro beneficio del calendario de recursos. Ofrece un lugar centralizado para realizar un seguimiento de los recursos de su proyecto o cartera para una visibilidad completa.

Hacer un calendario de recursos con ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con funciones de gestión de recursos que incluyen un calendario de recursos. Nuestras herramientas de recursos están integradas en un conjunto completo de funciones de gestión de proyectos que permiten a los directores de proyectos planificar, monitorear e informar sobre cada fase de sus proyectos. Todo esto se puede hacer en tiempo real para una gestión de recursos más eficaz.

Crear calendario de disponibilidad de recursos

Para crear visibilidad sobre la disponibilidad de su equipo, lo primero que debe hacer después de incorporarlos es seleccionar la opción de vacaciones en el menú desplegable de su avatar. La ventana emergente de días festivos permite a los usuarios seleccionar los días festivos y las horas de trabajo personales, nacionales y globales. Ahora ya sabes quién está disponible al programar. Los días festivos aparecerán en amarillo en la página de carga de trabajo.

A medida que comience a asignar tareas, aparecerá una ventana emergente como en el diagrama de Gantt, que muestra la disponibilidad en tiempo real para cada miembro del equipo. A medida que se realizan las asignaciones, los miembros del equipo saben en qué están trabajando. A medida que actualizan sus horarios, esa información se refleja instantáneamente en todo el software.

Equilibre su carga de trabajo

Puede asegurarse de que las tareas de su equipo estén equilibradas visitando la página de carga de trabajo. Todos los ajustes de vacaciones que haya realizado se reflejarán en el gráfico de carga de trabajo. El desglose codificado por colores de las horas de los miembros del equipo facilita ver quién está de vacaciones y quién necesita más o menos tareas.

Si hace clic en el nombre de un miembro del equipo, verá un menú desplegable de todas sus tareas. También puede filtrar el gráfico para mostrar todas las tareas u ocultarlas. Otras opciones de filtrado incluyen rango de fechas, proyectos específicos o el uso de la barra de búsqueda. Equilibrar la carga de trabajo es fácil; haga clic en el cuadro y una ventana emergente le permitirá reasignar la tarea a otro miembro del equipo.

Ver recursos en el panel e informes en tiempo real

El panel es una descripción general de alto nivel del progreso y el rendimiento de su proyecto. Se actualiza automáticamente en tiempo real y muestra seis métricas del proyecto, incluido el gráfico de carga de trabajo, que le brinda una descripción general de la asignación de su equipo. Es un gráfico de barras con codificación de colores para mostrar el trabajo completado, pendiente y atrasado. A diferencia de otras herramientas de administración de recursos, nuestro tablero no requiere configuración.

Para profundizar en los datos, utilice nuestros informes personalizables. Hay ocho informes diferentes, desde hojas de tiempo hasta disponibilidad, carga de trabajo y variación, así como el estado del proyecto y el estado de la cartera. Puede filtrar los informes para ver solo durante un cierto rango de fechas, por ejemplo, para ver las hojas de tiempo, la carga de trabajo y la disponibilidad para programar mejor sus recursos.

También tenemos diagramas de Gantt robustos para planificar su horario y recursos. Puede agregar costos de recursos planificados y usar datos en tiempo real para realizar un seguimiento de los costos de recursos reales una vez que establezca una línea de base. Esto le permite generar un informe de variación del proyecto o realizar un seguimiento de sus costos de recursos humanos y no humanos en el Gantt. Tiene el control para mantener los recursos bajo control durante todo el ciclo de vida del proyecto.

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• Plantilla de plan de recursos
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