Identificación y superación de las limitaciones de recursos en la gestión de proyectos

Los recursos son lo que necesita para ejecutar el plan de su proyecto: personas, equipos y materiales. Administrar esos recursos es parte de cómo entrega un proyecto exitoso.

Cada tarea en su plan de proyecto tendrá recursos del proyecto como personas, tiempo y un presupuesto adjunto. Por lo tanto, debe conocer su disponibilidad para programarlos. Esa es una restricción de recursos, y los gerentes de proyecto deben aprender a administrar esas restricciones para que el proyecto siga avanzando.

¿Qué son las limitaciones de recursos en la gestión de proyectos?

Una restricción de recursos es cualquier limitación y/o riesgo asociado con los recursos del proyecto. La identificación de estas restricciones de gestión de recursos es una actividad esencial de planificación de recursos que se produce durante la fase de planificación del proyecto. Las restricciones de recursos son obstáculos que pueden descarrilar su proyecto y evitar una entrega exitosa.

Las restricciones impactan cada aspecto del ciclo de vida del proyecto. De hecho, las restricciones más comunes en la gestión de proyectos se conocen como la triple restricción; tiempo, costo y alcance. Los proyectos tienen un presupuesto (costo), una fecha límite (tiempo) y el gerente del proyecto debe saber exactamente qué incluirá el proyecto (alcance).

Gestionar los recursos de su proyecto y tener las herramientas para asignar rápidamente lo que se necesita es lo que hace el software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software basado en la nube que le permite organizar, rastrear y asignar recursos para igualar la capacidad. Administre sus recursos con diagramas de Gantt en línea que funcionan a la perfección con nuestras funciones de administración de recursos. ¡Pruebe ProjectManager gratis hoy!

El impacto potencial de las limitaciones de recursos

Las restricciones de recursos se asocian más a menudo con el costo. El presupuesto del proyecto determina la experiencia y las habilidades del equipo que reúne, así como los recursos no humanos que puede adquirir.

Es por eso que la disponibilidad es un componente tan importante de las limitaciones de recursos. Sin administrar la disponibilidad de recursos y la asignación de recursos durante un proyecto, puede encontrarse rápidamente con excelentes materiales, pero sin un equipo para usarlos. (O un equipo de expertos que no tiene el equipo que necesita para ejecutar sus tareas).

Por lo tanto, el costo, la disponibilidad y el acceso están estrechamente relacionados con la gestión de las limitaciones de recursos en un proyecto. Esto tiene un impacto especial en un proyecto cuando el gerente del proyecto es responsable de equipos que están distribuidos geográficamente, lo que puede complicar aún más el proceso de administración de recursos.

Ejemplos de restricciones de recursos

Las restricciones son factores que limitan o restringen el uso de un recurso. Las restricciones de recursos son variadas, pero por lo general comparten una cosa en común; costo. Las personas, los lugares y las cosas cuestan dinero, ya sea por salario, alquiler o compra.

Si está trabajando en un proyecto de construcción y necesita alquilar equipo pesado en marzo para cavar una zanja, pero toda la maquinaria está bajo contrato hasta el verano, eso es una limitación de recursos. Debe identificar y resolver estas restricciones en la fase de planificación del ciclo de vida de un proyecto.

En el ejemplo anterior, el director del proyecto consideraría la posibilidad de reservar equipos, tal vez seleccionando una empresa de alquiler alternativa. De cualquier manera, deben tomar estas decisiones mucho antes de que se empiece a trabajar en el proyecto. Esas decisiones se documentan en un plan de gestión de recursos, que es un documento de planificación del proyecto que define cómo se gestionarán los recursos del proyecto. Si no lo hace, es una forma segura de no cumplir con el cronograma y gastar más de su presupuesto.

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Sugerencias para gestionar las limitaciones de recursos

Ahora que entendemos las limitaciones de recursos, analicemos algunas de las mejores prácticas para usar. Seguir estos consejos de administración de proyectos puede ayudarlo con la administración general de sus recursos:

• Sea estratégico: antes de administrar cualquier cosa, debe desarrollar una estrategia y asegurarse de que se alinee con la estrategia corporativa. Esto requiere saber lo que está tratando de lograr, cómo determinará el éxito y qué lo ayudará a lograr sus objetivos.
• Conozca los requisitos del proyecto: conozca sus plazos, hitos, objetivos, presupuesto y competidores clave. La recopilación de requisitos vale la pena el tiempo y el esfuerzo adicionales que se requieren para configurar su proyecto para el éxito.
• Tenga un plan de contingencia: puede identificar y prepararse para las limitaciones de recursos, pero siempre habrá problemas de administración de recursos que surjan de la nada. No dejes que te deje de lado. Ten un Plan B, C o D para lo inesperado. Es posible que no sepa lo que sucederá, pero debe tener un plan de contingencia para saber cómo responderá.
• Seguimiento del tiempo: los recursos, al igual que los proyectos, están limitados en el tiempo. Debe saber cuánto tiempo los necesitará y realizar un seguimiento de la utilización de los recursos. Esto es muy útil cuando se trata de un trabajo repetitivo. Es posible que no estés asignando la cantidad de tiempo adecuada.
• Priorizar: no todas las tareas son iguales y, por lo tanto, no todos los recursos se distribuirán de manera uniforme. Tómese el tiempo para priorizar su trabajo. Defina la diferencia entre urgente e importante, y conozca el esfuerzo requerido para que pueda asignar recursos a su agenda adecuadamente.
• Utilice el software de gestión de recursos: tener un software de gestión de recursos que planifique y rastree sus recursos le ahorra tiempo y esfuerzo. Quiere funciones que le proporcionen datos en tiempo real y que faciliten la reasignación de recursos cuando sea necesario.

Cómo hacer una programación con recursos limitados

Sin una programación con recursos limitados, las restricciones de recursos son solo abstractas. La programación con recursos limitados se ocupa de escenarios en los que los recursos son limitados y le permite idear formas de asegurarse de completar las tareas a tiempo.

Completar proyectos con limitaciones de recursos requiere la resolución de problemas. Se necesita un gerente de proyecto creativo para observar el proyecto y determinar cómo cambiar los recursos para abordar las limitaciones. Para hacer esto, los gerentes de proyecto deben equilibrar los recursos de triple restricción, por lo que esto podría significar tomar del presupuesto, el cronograma o el alcance. Cualquiera que sea la restricción que se utilice, el resultado final debe ser un proyecto que continúe cumpliendo con su fecha límite y presupuesto.

Los proyectos pueden fallar o no completarse si no puede resolver las limitaciones de recursos. La programación con recursos limitados suele ser un acto de equilibrio. Si no puede contratar suficientes personas para fabricar un producto y satisfacer la demanda, entonces puede buscar materiales más baratos o reducir el inventario.

Por supuesto, existen riesgos para la calidad de su entrega y la satisfacción de su base de clientes. Debe tener en cuenta todos estos resultados al hacer y ajustar los horarios.

Cómo ayuda ProjectManager con las limitaciones de recursos

Obviamente, administrar las limitaciones de recursos y crear cronogramas con limitaciones de recursos requiere una gran flexibilidad. Necesita más que una hoja de cálculo para administrar todos esos cambios. ProjectManager es un software basado en la nube que brinda a los gerentes de proyecto una mayor comprensión de sus limitaciones de recursos para que puedan responder de manera rápida y efectiva.

Crear un plan de recursos en un diagrama de Gantt

Lo primero que debe hacer es organizar todos sus recursos, y la mejor manera de obtener estos datos complicados en una página es con los diagramas de Gantt interactivos de ProjectManager. Úselo para enumerar sus tareas y agregarles costos de recursos planificados. Las dependencias se pueden vincular y establecer hitos.

Administre sus recursos en tiempo real

Las personas son su recurso más importante y, a menudo, son las más difíciles de administrar. Las funciones de administración de recursos de ProjectManager lo ayudan a administrar su equipo de manera más efectiva. En primer lugar, puede establecer su disponibilidad. Luego, cuando les asigne tareas, use el gráfico de carga de trabajo codificado por colores. Puede reasignar su trabajo directamente desde el gráfico para ayudarlos a trabajar de manera más productiva.

Vea el progreso de su equipo en tableros Kanban

Obtén transparencia en el flujo de trabajo de tu equipo con los tableros kanban. Permiten que el equipo administre su trabajo pendiente mientras que los gerentes obtienen visibilidad del trabajo de su equipo. Pueden ver los próximos bloques y reasignar recursos para mantener el trabajo del equipo.

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