Pronóstico de recursos en la gestión de proyectos: una guía rápida

Antes de comprometerse con un nuevo proyecto, hay ciertas cosas que debe saber. ¿Vale la pena el costo de la devolución? ¿Puedes hacerlo correctamente antes de la fecha límite? ¿Tienes los recursos? La previsión de recursos es la forma de responder a esa última pregunta.

Los recursos son todo lo que necesita para ejecutar el plan del proyecto. Desde su equipo hasta las herramientas que necesitan, materiales, equipos, software, espacio de oficina, etc. ¿Quiere saber por qué la previsión de recursos es tan importante? Sigue leyendo.

¿Qué es la previsión de recursos en la gestión de proyectos?

La previsión de recursos es una forma de estimar la cantidad de recursos necesarios para entregar su proyecto con éxito. Es una herramienta utilizada por los gerentes de proyecto y sus equipos para ver si tienen los recursos que necesitan para completar las tareas asignadas en un proyecto.

Como se señaló, los recursos pueden significar muchas cosas. Sin embargo, el recurso más valioso en cualquier proyecto son las personas que hacen que ese proyecto suceda. Cuando se habla de pronóstico de recursos, la mayoría de los gerentes de proyecto buscan cómo asignar su equipo al observar su capacidad, carga de trabajo y niveles de utilización.

Eso significa tener la capacidad de ver quién tiene la tarea de qué tareas y si el equipo está compartiendo esa carga de trabajo de manera justa. Si solo tiene unos pocos recursos que soportan el peso del equipo, es probable que estas personas se agoten y su moral se deteriore. Esta no es la manera de retener a su fuerza laboral o de terminar su proyecto a tiempo.

Existen soluciones de software de gestión de proyectos que abordan la previsión de recursos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que captura la capacidad en tiempo real para ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre cómo asignar sus recursos. Nuestro gráfico de carga de trabajo está codificado por colores para que pueda ver de un vistazo quién está sobreasignado y luego equilibrar la carga de trabajo desde esa vista para mantener la productividad de los equipos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Previsión de recursos frente a planificación de recursos

La previsión de recursos se utiliza en la planificación de recursos. No puede planificar sus recursos si no sabe de qué recursos dispone. Estos dos aspectos de la planificación de proyectos están conectados y se informan entre sí.

La planificación de recursos es cómo se organizan los recursos que un proyecto necesita para llegar a su finalización. Como hemos mencionado, los recursos son amplios y cubren muchas categorías. La previsión de recursos identifica estos recursos y si pueden satisfacer las necesidades del proyecto durante un período de tiempo específico.

El plan de recursos describe exactamente lo que necesita en términos de recursos. Lo hace primero dividiendo los recursos en recursos almacenables, como en efectivo en recursos no almacenables, que incluyen su equipo, equipo, etc. El cronograma del proyecto y su presupuesto influirán en gran medida en la previsión de recursos.

Previsión de recursos frente a gestión de recursos

La gestión de recursos es donde residen la previsión y la planificación de recursos. La gestión de recursos es la práctica más amplia de planificar, programar y asignar recursos para un proyecto, programa o cartera. El propósito de la administración de recursos es obtener el máximo valor de sus recursos al tener el recurso correcto disponible en el momento correcto para el trabajo correcto.

La previsión de recursos es un aspecto importante de la gestión de recursos, ya que tiene en cuenta la planificación de recursos. Una forma de ver estas prácticas integradas es como una muñeca rusa donde una está dentro de la otra. La gestión de recursos necesita la previsión de recursos para comprender qué recursos están disponibles y si van a ser suficientes para cumplir con las actividades del proyecto.

Sin la previsión de recursos (y la planificación de recursos), la gestión de recursos no podría cumplir su mandato de optimizar y asignar recursos a las iniciativas adecuadas. Esto es cierto ya sea que se aplique a un proyecto, un programa o una cartera de proyectos. La gestión de recursos trabaja para reducir el desperdicio y la duplicación para optimizar y automatizar los procesos para agregar eficiencia.

Beneficios de la previsión de recursos

Ahora que sabe cómo la gestión de recursos se compone de planificación y previsión de recursos, veamos cómo la previsión de recursos beneficia al proyecto. La más obvia es que les permite a los gerentes de proyectos saber con qué están trabajando y cómo usar esos recursos de manera efectiva para terminar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Cuando se trata de su equipo, la previsión de recursos le permite ver a quién necesita para completar el proyecto con éxito y muestra los vacíos que podría tener que llenar. La previsión de recursos le indica qué habilidades necesita y le facilita concentrarse en el talento necesario para lograr sus objetivos.

El uso de la previsión de recursos lo ayuda a equilibrar la oferta y la demanda al asegurarse de que tiene los recursos que coinciden con la carga de trabajo que necesita. Le dice a quién necesita en su equipo para los próximos proyectos. Sin la previsión de recursos, podría gastar de más o terminar superando el cronograma porque calculó mal los recursos necesarios para completar las tareas en cuestión.

En otras palabras, la previsión de recursos proporciona una mayor eficiencia, lo que genera mayores beneficios. Esto se debe a que genera más ingresos al saber qué conjuntos de habilidades necesita para adaptarse a las tendencias futuras del mercado. También hace que la planificación de recursos sea más flexible para que pueda cambiar a medida que cambia la demanda.

Sugerencias de previsión de recursos

Entendemos qué es la previsión de recursos, cómo encaja en la planificación de recursos y la gestión de recursos más grandes, y por qué es beneficiosa para los proyectos. Exploremos cómo hacer pronósticos de recursos para aprovechar estos beneficios.

Comience con una comprensión completa de qué habilidades serán necesarias para el proyecto. Esto significa conocer el plan del proyecto y los entregables. A partir de esto, puede crear los perfiles de los miembros del equipo que necesita para cumplir con los objetivos del proyecto. Esto le informa de las listas de trabajo o, en el caso de un programa o cartera, el inventario de habilidades desarrollado por la oficina de gestión de proyectos (PMO).

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A continuación, vaya más allá de las habilidades para comprender las fortalezas y debilidades de su equipo. Revise su desempeño en proyectos anteriores y cree un gráfico que mapee su nivel de habilidad, la calidad de su trabajo y la rapidez con que completan las tareas. Es posible que deba invertir en capacitación para llevarlos al nivel que necesita para el proyecto o buscar reclutas fuera de su organización. Asegúrese de comunicarse con sus gerentes y otros gerentes de proyecto para obtener una perspectiva sobre estos posibles miembros del equipo.

Los datos históricos también son útiles para la previsión de recursos. Los proyectos antiguos deben archivarse y estar disponibles para su revisión para que pueda ver cómo se usaron esos recursos y si se utilizaron por debajo o por encima de la media. Revisar las lecciones de pronósticos de recursos anteriores es una excelente manera de evitar viejos errores.

Tenga en cuenta que debe hacer coincidir el recurso correcto con la tarea correcta. Esto se lleva a cabo después de que haya reunido a su equipo y esté analizando todo el proyecto. Recuerde, no haga suposiciones basadas en títulos de trabajo y tenga cuidado de no subestimar las necesidades de tiempo o recursos.

No se olvide de las tasas de deserción. El rendimiento de su empresa y las tendencias de contratación tendrán un impacto en los recursos que atraiga. Conocer el mercado le da una ventaja cuando se trata de reclutar talento. Mirar las tendencias pasadas puede ayudarlo a pronosticar a dónde irán los recursos en el futuro.

ProjectManager ayuda con la gestión de recursos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que planifica, gestiona y realiza un seguimiento de los recursos en tiempo real. Nuestras funciones de gestión de recursos le permiten crear perfiles de los miembros de su equipo, realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento y equilibrar su carga de trabajo para mantenerlos productivos.

Planifique, administre y realice un seguimiento de los recursos en tiempo real

Los diagramas de Gantt son excelentes para la planificación de proyectos y la organización de tareas, recursos y costos en una línea de tiempo. Una vez que establece una línea de base, ese plan se captura y se puede usar para comparar su uso real de recursos en el proyecto. Esta información se comparte en nuestra herramienta a medida que evolucionan los proyectos. Utilice el panel en tiempo real para obtener una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto, incluida la carga de trabajo y el porcentaje completado. No se requiere configuración como con los productos inferiores, y está listo para funcionar cuando usted lo esté.

Realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas con hojas de horas seguras

Desde la página del equipo, puede obtener una descripción general de la distribución de tareas en sus proyectos y ampliar el perfil de un miembro específico del equipo. Para ver el rendimiento de cada miembro, puede crear un informe personalizado en su parte de horas y ver el tiempo que han iniciado sesión en sus tareas. Ahora sabe si necesita reasignar recursos para cumplir con su horario. Nuestras hojas de tiempo seguras también agilizan la nómina y se bloquean una vez enviadas.

Hay otros informes que son totalmente personalizables para brindarle una vista completa del proyecto, lo que le permite concentrarse en los detalles que desea ver. Los informes también se pueden compartir fácilmente para mantener actualizados a los interesados. Puede ver la disponibilidad de su equipo, incluidos los días festivos globales, para facilitar la asignación de recursos para las tareas. No se puede predecir el futuro, pero ayudamos a que la previsión y la gestión de los recursos sean más precisas.

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de sus recursos en tiempo real. Más allá de las sólidas funciones de administración de recursos, existen herramientas de administración de tareas y riesgos que ayudan a mantener la productividad de los proyectos. Únase a los equipos de Siemens, Nestlé y Avis que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.