¿Qué es la carga de recursos y por qué es importante en la gestión de proyectos?

Lo has escuchado innumerables veces; los equipos son el recurso más valioso de los proyectos. Ellos hacen el trabajo. Pero un gerente de proyecto tiene que conectar a cada miembro del equipo con ese trabajo. La carga de recursos es un proceso para mantener a los miembros del equipo totalmente comprometidos durante todo el proyecto.

Es importante poder equilibrar la carga de recursos en todo el equipo. La carga de recursos en la gestión de proyectos lo ayuda a evitar la sobreasignación, lo que puede erosionar la moral y debilitar la productividad. Pero primero, hablemos sobre qué es la carga de recursos y exploremos la carga de recursos frente a la nivelación de recursos.

¿Qué es la carga de recursos?

La carga de recursos es la cantidad total de horas asignadas que le ha asignado a su equipo dividida por la cantidad de horas que tiene para hacer el trabajo. Puede ver la carga de recursos por día, semana, mes o proyecto.

El problema con la carga de recursos es que es fácil sobreasignar miembros del equipo. Por ejemplo, si tiene un miembro del equipo completamente ocupado y tiene que intervenir para ayudar o reemplazar a otro miembro del equipo por cualquier motivo, entonces ese miembro del equipo está sobreasignado.

Esta es una forma en que los proyectos se desvían, pierden una fecha límite o gastan más allá del presupuesto del proyecto. La carga de recursos analiza el trabajo que debe realizarse y lo divide por la capacidad total del recurso, como una jornada laboral de ocho horas. Asegúrese de tener en cuenta las reuniones, los días festivos, el tiempo de vacaciones e incluso los descansos durante el día.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo con la carga de recursos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que le permite ver las horas disponibles de su equipo, incluidas las vacaciones globales para trabajadores remotos. Puede monitorear esto en un gráfico de carga de trabajo en tiempo real que está codificado por colores para que sea fácil de leer de un vistazo. Si sobreasigna a alguien, puede reasignar recursos directamente desde el gráfico de carga de trabajo. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Carga de recursos frente a nivelación de recursos

Es fácil confundir la carga de recursos con la nivelación de recursos. Son similares en muchos aspectos, pero difieren en cuanto a lo que priorizan. Ambos, por supuesto, se ocupan de la gestión de recursos, pero se centran en diferentes recursos.

Como cubrimos, la carga de recursos se trata de su equipo, empleados o mano de obra. A cada trabajador se le asigna una tarea o un porcentaje del proyecto hasta que estén reservados al 100 por ciento. Esto permite a los gerentes de proyecto asignar sus equipos y saber si necesitarán contratar a más miembros del equipo para completar todo el trabajo del proyecto.

La carga de recursos se refiere principalmente a la mano de obra. La nivelación de recursos también está relacionada con los recursos, pero también con el tiempo, como en las fechas de inicio y finalización de los proyectos y presupuestos. La nivelación de recursos funciona para equilibrar horarios y presupuestos con recursos, desglosando las cosas en tiempo y recursos disponibles. Se utiliza en proyectos que están presionados por el tiempo.

En resumen, la carga de recursos le permite calcular la cantidad de trabajo que espera que complete cada miembro del equipo durante un período de tiempo en función de su disponibilidad y capacidad. Es la utilización de recursos. La nivelación de recursos se trata de asegurarse de que la asignación de recursos sea del tamaño correcto según la prioridad, el cronograma del proyecto, los hitos y el presupuesto. La carga de recursos se fija en las fechas de inicio y finalización del proyecto y la nivelación de recursos se puede ajustar para responder a los conflictos de recursos.

Cómo crear un gráfico de carga de recursos

Use un gráfico de carga de recursos para ver cómo se asigna el trabajo del proyecto en todo el equipo. Es un documento simple similar a una hoja de cálculo básica. Lo mejor de todo es que puedes construir uno en tres pasos.

1. Comparar miembros del equipo con tareas

Usando una matriz, comience enumerando todos los miembros de su proyecto horizontalmente en la parte superior. Luego, en el lado izquierdo, enumere todas las tareas que son necesarias para completar el proyecto.

2. Calcula las horas dedicadas a las tareas

Averigüe cuánto tiempo toma cada miembro del equipo en sus tareas por semana. Ahora calcule cuánto tiempo dedican a cada una de las tareas de su proyecto. Haga esto para todos en el equipo del proyecto.

3. Compare las horas reales con la utilización objetivo

Tome los datos de programación de recursos que recopiló y compárelos con su utilización objetivo. Esto lo ayudará a determinar cuántas horas al día desea que los equipos trabajen en sus tareas.

La importancia de la carga de recursos en la gestión de proyectos

Sin recursos, su proyecto es solo un plan. La carga de recursos lo ayuda a la hora de asignar sus equipos asegurándose de que tengan suficiente trabajo pero no demasiado. Muy pocas asignaciones y no está trabajando a su máxima capacidad, lo que lo ralentizará. Eso significa estar atrasado y probablemente sobrepasar el presupuesto.

En el otro lado de la moneda, puede sobreasignar sus recursos. Si hace esto, es poco probable que sus equipos sean productivos y se retrasen en el cronograma. Incluso si pueden seguir el ritmo, no es sostenible. Su equipo sufrirá agotamiento, lo que sacará a muchos de ellos del proyecto, o no podrá retener a los miembros del equipo. De cualquier manera, es un problema que ocurre cuando los gerentes de proyecto pasan por alto las limitaciones de recursos.

Mantenga la productividad de sus equipos

La carga de recursos es una técnica que le ayuda a mantener los equipos trabajando a plena capacidad para entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. En términos de planificación, la carga de recursos es un componente clave de un cronograma y presupuesto realistas. Permite a los gerentes comprender qué recursos necesitarán para el proyecto y cuánto es probable que cuesten.

La carga de recursos no solo ayuda a saber cuántos miembros del equipo y costos. También es fundamental determinar los materiales y equipos que serán necesarios para el proyecto. No solo qué, sino también cuándo los necesitará. Todo lo cual es clave para una correcta planificación del proyecto.

Plantillas gratuitas de gestión de recursos

Debe quedar claro que la carga de recursos es importante. Pero es solo una pequeña parte de su plan de gestión de recursos más amplio. La gestión de recursos es toda la planificación, programación y asignación de sus recursos, que incluyen equipos, dinero, tecnología, materiales, equipos, todo lo que necesita para ejecutar el proyecto.

La gestión de recursos informa casi todos los aspectos de su proyecto. Toca la planificación y la programación, por supuesto, pero también la disponibilidad y las habilidades de su equipo, la utilización de recursos, la capacidad y la priorización al asignar y mucho más. Tener un plan de gestión de recursos sólido no solo conduce a tener lo que necesita cuando lo necesita, sino que también eleva la moral. Un equipo feliz es un equipo productivo.

ProjectManager tiene excelentes herramientas de administración de recursos y las abordaremos en un momento. Sin embargo, si no está listo para actualizar, permítanos informarle sobre las plantillas descargables gratuitas que tenemos en nuestro sitio. Hay plantillas de gestión de proyectos para cada fase de su proyecto. Aquí hay algunos que se relacionan con la gestión de recursos.

Plantilla de plan de recursos

La carga de recursos es parte de su planificación general de recursos. Es donde identifica y organiza sus recursos, ayudándole a saber lo que necesitará para completar el proyecto. Nuestra plantilla de plan de recursos gratuita para Excel le permite planificar los recursos junto con el cronograma y el presupuesto de su proyecto.

Plantilla de presupuesto del proyecto

El presupuesto del proyecto es lo que paga por los recursos de su proyecto. Ya sea que los recursos informen su presupuesto o viceversa, debe tener ambos en cuenta al planificar el proyecto. El uso de nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel es una herramienta poderosa para hacer estimaciones precisas de los costos del proyecto, incluidos los recursos.

Plantilla de horario de trabajo semanal

Cuando está cargando recursos, tiene una mejor idea de cómo asignar sus recursos y mantenerlos funcionando a su máxima capacidad. El uso de nuestra plantilla gratuita de horario de trabajo semanal para Excel le permite organizar el horario de trabajo semanal de su equipo para administrar mejor su flujo de trabajo y la carga de trabajo para mantenerlos productivos.

ProjectManager y carga de recursos

Nuestras plantillas de proyectos gratuitas son excelentes para la gestión de recursos y la gestión de proyectos, pero se topará con un muro que solo el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a despejar. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que lo ayuda con la carga de recursos y le brinda acceso a la disponibilidad en tiempo real y la carga de trabajo de su equipo en tiempo real y los reasigna rápida y fácilmente para evitar cuellos de botella.

Obtenga una vista de alto nivel de los recursos

Para reasignar los recursos de manera inteligente, debe monitorear su proyecto en tiempo real. Nuestro panel de control en vivo le brinda una descripción general del proyecto cuando lo desee. No hay ninguna configuración que lo retrase como con los productos inferiores. Puede ver el estado, el porcentaje de tareas completadas, el costo, la carga de trabajo y más, todo de un vistazo con tablas y gráficos coloridos. Ser capaz de rastrear estas métricas en tiempo real conduce a una toma de decisiones más perspicaz.

Asignar y rastrear recursos en diagramas de Gantt

Antes de que pueda monitorear sus recursos, necesita planificarlos. La carga de recursos ayuda, pero el uso de nuestros diagramas de Gantt interactivos le permite hacer coincidir los recursos con los miembros del equipo mientras realiza un seguimiento del costo y el cronograma. Todo esto se hace en línea, por lo que es fácil compartirlo con su equipo y las partes interesadas. Puede vincular dependencias para evitar demoras y establecer una línea de base para ver cómo están sus recursos reales en comparación con su plan, reasignándolos según sea necesario para cumplir con el cronograma.

Por supuesto, eso no es todo. Tenemos notificaciones automáticas para mantenerlo actualizado sobre los cambios o comentarios agregados a las tareas. Las hojas de horas realizan un seguimiento del trabajo de su equipo y tenemos herramientas de informes rápidas, personalizables y detalladas que le brindan más datos; además, son fáciles de compartir con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que empodera a los equipos y brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para planificar, administrar y realizar un mejor seguimiento de su trabajo en tiempo real. Más que solo la administración de recursos, también hay funciones para administrar sus tareas y riesgos. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

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Si todavía está interesado en la administración de recursos, ha venido al lugar correcto. ProjectManager no es solo un software superior, es el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. No solo obtiene plantillas gratuitas, sino también publicaciones regulares en blogs, libros electrónicos completos, documentos técnicos y más. Aquí hay una muestra de ese contenido relacionado con nuestro tema.

• Guía de planificación de recursos
• Gestión de recursos: procesos, herramientas y técnicas
• Cómo medir la utilización de recursos para un proyecto
• Cómo hacer una estructura de desglose de recursos (RBS)
• ¿Qué es un histograma de recursos en la gestión de proyectos?