¿Qué es la optimización de recursos? Técnicas y Mejores Prácticas

La optimización de recursos es clave para entregar un proyecto exitoso. Los recursos, por supuesto, son todo lo que se utiliza para ejecutar el proyecto, incluidos los recursos humanos y no humanos. Las técnicas de gestión de recursos mantienen un proyecto a tiempo.

Para tener los recursos correctos en el momento correcto, los gerentes de proyecto deben comprender las técnicas de optimización de recursos. Veamos cómo la optimización de recursos beneficia la disciplina general de la gestión de proyectos, incluidas algunas prácticas recomendadas al gestionar su proyecto y su cartera de proyectos.

¿Qué es la optimización de recursos?

La optimización de recursos es un término general que cubre una amplia gama de métodos que se emplean en la gestión de proyectos para hacer coincidir los recursos del proyecto con el cronograma del proyecto. Está involucrado en la asignación y gestión de recursos de la manera más eficiente posible. Estos recursos pueden ser cualquier cosa, desde materiales y equipos hasta mano de obra.

Para que cualquier organización tenga éxito y siga siendo competitiva en su industria, la optimización de recursos es fundamental, ya que ayuda a que las empresas y los proyectos funcionen sin problemas. Conocer los recursos disponibles y programarlos de manera eficiente es esencial para que cualquier organización cumpla con sus objetivos estratégicos dentro de un marco de tiempo y presupuesto.

Algunas de las formas en que funciona la optimización de recursos son administrando la carga de trabajo de los recursos humanos alineando las tareas del proyecto con los plazos y los recursos disponibles. Esta es una forma en que una organización puede mantenerse dentro del presupuesto. Otras técnicas de optimización de recursos incluyen nivelación de recursos, suavización de recursos y asignación inversa de recursos.

El software de administración de proyectos lo ayuda a aprovechar al máximo sus recursos y administrarlos para que estén disponibles cuando los necesite. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado con funciones de administración de recursos que lo ayudan a hacer coincidir sus recursos con el cronograma de su proyecto. Cuando incorpore a su equipo, configure su disponibilidad, incluidos PTO, vacaciones y feriados globales, para simplificar la asignación. Luego cambie al gráfico de carga de trabajo codificado por colores y vea fácilmente quién está sobreasignado. Equilibre la carga de trabajo directamente desde ese gráfico para que los equipos sigan trabajando de manera más productiva. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante la optimización de recursos en la gestión de proyectos?

La optimización de recursos es importante en la gestión de proyectos porque ayuda a los proyectos a aumentar la productividad y el rendimiento. Eso significa que se pueden cumplir los cronogramas del proyecto y se mantienen los presupuestos del proyecto. Las partes interesadas siempre observan el progreso para asegurarse de que cumple con sus expectativas para el proyecto, lo que incluye alcanzar hitos y no gastar en exceso.

Otro problema en la gestión de proyectos es la moral del equipo. Si su equipo no está contento, no trabajarán bien juntos ni serán lo más productivos posible, lo que afectará negativamente su línea de tiempo y presupuesto. Una forma de mantener contentos a los equipos es no sobrecargarlos, sino mantenerlos asignados a su capacidad. Esto permite a los gerentes de proyectos sacar el máximo provecho de su equipo sin agotarlos, lo que no solo afecta el proyecto sino también la retención de los empleados.

Al planificar un proyecto, los gerentes de proyecto buscarán la ruta crítica para saber qué tareas deben completarse para entregar el proyecto con éxito. Conocer la ruta crítica conduce a una mejor priorización de tareas. La optimización de recursos ayuda a los gerentes de proyectos a asegurarse de que cuentan con los recursos necesarios para completar estas tareas críticas sin tener que hacer ajustes a su cronograma o presupuesto.

Técnicas de optimización de recursos

Ya hemos mencionado tres de las técnicas de optimización de recursos más comunes: nivelación de recursos, suavización de recursos y asignación inversa de recursos. Cada uno es importante y vale la pena definirlo y proporcionar más detalles para comprender cómo funcionan.

Nivelación de recursos

La nivelación de recursos es cuando la fecha de inicio y la fecha de finalización se ajustan para permitir que un proyecto termine con los recursos que tiene. Esto ayuda a encontrar un equilibrio entre la demanda y la disponibilidad de un recurso y evita quemar a su equipo. Los gerentes de proyecto usan esto para asignar tareas con los recursos adecuados, como un miembro del equipo que esté calificado para hacer ese trabajo en particular.

Esto ayuda con el uso de recursos y reduce los déficits al tiempo que aumenta la eficiencia de los recursos de un proyecto. Puede ayudar a evitar la sobreasignación y ayuda a generar resultados de calidad. Sin embargo, puede resultar en el retraso de otros proyectos, gastar demasiado en su presupuesto y puede requerir que asigne recursos adicionales.

Suavizado de recursos

La suavización de recursos se utiliza cuando se trata de limitaciones de tiempo. También llamada programación con restricciones de tiempo, la suavización de recursos mantiene los requisitos dentro del presupuesto y evita utilizar más recursos de los asignados para el proyecto. Para ello, se debe tener acceso a la carga de trabajo de los recursos humanos. Esto ayuda a entregar a tiempo de manera rentable, pero requiere priorizar algunas tareas y retrasar otras.

Asignación inversa de recursos

La asignación inversa de recursos comienza con su última tarea o la más crítica y funciona hacia atrás desde su programación, que es de donde recibe su nombre. Querrá utilizar esta técnica de optimización de recursos cuando haya una fecha límite fija o las tareas críticas deban realizarse en una fecha determinada. Esto le permite determinar las fechas de inicio de los recursos necesarios.

Relacionado: 15 plantillas de hojas de cálculo de Excel para el seguimiento de tareas, costos y tiempo

Beneficios de la optimización efectiva de recursos

Administrar los recursos siempre es preferible a no hacerlo, pero existen beneficios específicos asociados con la optimización efectiva de los recursos. Por un lado, ayuda con la programación de recursos para que tenga recursos con los conjuntos de habilidades adecuados para las tareas. También ayuda con la previsión de la demanda respondiendo rápidamente a la demanda cambiante de los clientes.

La optimización eficaz de los recursos ayuda a los directores de proyectos a programar mejor sus recursos humanos. Este proceso no solo se puede simplificar, sino que también garantiza que tenga la cobertura adecuada, lo que evita erosionar la moral y reducir la productividad.

También hay ahorros de costos al equilibrar la carga de trabajo e identificar y eliminar los recursos que no está utilizando. Además, cuanto mejor conozca sus recursos, mejor podrá planificar proyectos, cronogramas y presupuestos futuros. Lo que es más importante, obtiene transparencia en todos sus proyectos, lo que genera confianza, una mejor comprensión y, al hacerlo, un mayor éxito.

También obtendrá visibilidad de las habilidades de su equipo. Las herramientas de software como ProjectManager brindan una descripción general de los conjuntos de habilidades de su equipo, así como su disponibilidad. Esto permite a los gerentes de proyecto obtener una vista previa de los posibles miembros del equipo y seleccionar aquellos con los conjuntos de habilidades que se alinearán con el trabajo del proyecto por delante.

Mejores prácticas de optimización de recursos

Para ganar eficiencia en su organización, sin importar la industria en la que trabaje, querrá aprovechar la optimización de recursos. Aquí hay algunas cosas a considerar para ofrecer una estrategia exitosa de optimización de recursos.

1. Mida su capacidad de recursos

Para programar correctamente los recursos, primero debe identificarlos. El proceso de asignación debe comenzar conociendo los recursos que están disponibles para ser asignados y luego asegurarse de que ninguno de ellos esté sobreasignado más allá de su capacidad. Esto requiere hacer una estimación precisa de sus recursos antes del proyecto. Luego, si es necesario, el director del proyecto puede solicitar recursos adicionales para llenar los vacíos en su plan de recursos o prepararse para posibles carencias o excesos.

2. Seguimiento de la utilización de recursos

La optimización de recursos es solo el primer paso. Para mantener la utilización de recursos, necesita monitorear sus recursos, preferiblemente en tiempo real. Esto se puede hacer con una variedad de herramientas de gestión de proyectos, como paneles, informes y otras funciones de gestión de recursos. Capturan el uso de recursos y brindan a los gerentes de proyecto una vista de su desempeño real, que luego pueden comparar con su desempeño planificado.

3. Utilice un software de gestión de recursos

La mayoría de estas mejores prácticas para la optimización de recursos requieren el uso de software de gestión de recursos. Querrá uno en línea que pueda brindar datos en tiempo real para ayudarlo a tomar decisiones más perspicaces a medida que administra sus recursos. También debe tener capacidades de informes que le muestren la carga de trabajo, la variación y más, así como un tablero para proporcionar una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento cuando lo necesite.

Cómo ProjectManager ayuda con la optimización de recursos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que proporciona a los directores de proyectos datos en tiempo real y conecta equipos entre departamentos o zonas horarias. Nuestro software tiene funciones de administración de recursos que lo ayudan a incorporar equipos y realizar un seguimiento de su carga de trabajo en tiempo real. También puede monitorear la carga de trabajo, el costo, el tiempo y más en paneles en tiempo real que ilustran estas métricas en gráficos y cuadros fáciles de leer siempre que necesite una vista de alto nivel del proyecto. No hay una configuración que consume mucho tiempo como con las herramientas ligeras. Es plug-and-play.

Mida los costos de mano de obra con hojas de tiempo

Administrar las hojas de tiempo de su equipo puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los costos de mano de obra. Los equipos pueden registrar horas en cualquier lugar, ya sea con una conexión a Internet o con nuestra aplicación móvil. A medida que esas horas se actualizan en todo el software, las hojas de tiempo se actualizan automáticamente. Puede agregar tareas de diferentes proyectos, copiar la hoja de tiempo de la semana anterior si está haciendo las mismas tareas e incluso completar automáticamente las hojas de tiempo según sea necesario. Nuestras hojas de horas son seguras y, una vez que se envían a un administrador para su aprobación, se bloquean y no se pueden cambiar. Puede generar un informe de parte de horas para ver qué porcentaje de las tareas de los miembros del equipo se completan para saber si el proyecto va por buen camino.

Programar recursos con múltiples vistas de planificación

Por supuesto, antes de que pueda monitorear sus costos de mano de obra, debe planificarlos. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos, lo que significa que puede programar su proyecto en poderosos diagramas de Gantt que vinculan las cuatro dependencias de tareas para evitar demoras e incluso filtrar por la ruta crítica. Una vez que haya planificado sus tareas, costos y recursos, establezca una línea de base para realizar un seguimiento de la variación del proyecto en tiempo real. El plan de Gantt se puede compartir y utilizar fácilmente en múltiples vistas de proyectos. Los equipos tienen la opción de ejecutar su trabajo en tableros kanban, listas de tareas, calendarios o una vista de hoja para tener las herramientas más adecuadas para sus trabajos.

Nuestro software le permite planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus recursos en tiempo real, ya sean recursos humanos o no humanos. Pero ese es solo un aspecto de lo que nuestra herramienta puede hacer. Contamos con funciones de administración de tareas y administración de riesgos que lo ayudan a mantenerse productivo y evitar costosas demoras que pueden retrasarlo.

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa le permite compartir archivos, comentarios y más en cualquier lugar y en cualquier momento. Únase a los equipos de Avis, Siemens y Nestlé que ya utilizan nuestra herramienta para gestionar con éxito sus proyectos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.