Cómo medir la utilización de recursos para un proyecto

Cada equipo de proyecto necesita recursos para completar las tareas. Necesitan herramientas, equipos, materiales y más para hacer el trabajo. La gestión de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto es fundamental para el éxito, y medir la utilización de los recursos es el primer paso para hacerlo.

Aquellos que tienen la tarea de administrar un proyecto y entregarlo con éxito deben saber cómo mantener la productividad de sus equipos y aprovechar al máximo la utilización de los recursos. Uno de los aspectos más importantes de esto es la planificación adecuada y garantizar que haya suficiente tiempo y capacidad para que los equipos de proyecto hagan lo que se les pide.

En otras palabras, los gerentes de proyecto deben perfeccionar la habilidad crucial de la gestión de recursos. Sus recursos son más que solo el equipo, y cada recurso juega un papel en hacer avanzar el proyecto sin obstrucciones. Sin embargo, cuando se habla específicamente del tiempo de su equipo, se trata de la utilización de recursos.

¿Qué es la utilización de recursos?

En la gestión de proyectos, la utilización de recursos es una medida de cuántas horas facturables se asignan a un trabajador. Por lo tanto, conocer la utilización de sus recursos es muy importante para comprender sus costos y tomar decisiones como ajustar el plan, el presupuesto o el cronograma de su proyecto.

La utilización de recursos es la forma en que los gerentes de proyectos descubren cuánta capacidad tiene su equipo durante un período de tiempo y determinan cuáles de sus recursos están infrautilizados o sobreutilizados. Les da a los gerentes una ventana sobre cuántas horas dedica su equipo al proyecto. La utilización de recursos difiere de la asignación de recursos, y es importante entender esa diferencia.

La utilización de recursos puede ser abrumadora sin las herramientas de gestión de recursos adecuadas. Para medir la utilización de los recursos, los gerentes de proyecto usan software equipado con funciones de seguimiento del tiempo, administración de tareas y planificación de recursos, como hojas de tiempo y diagramas de Gantt. ProjectManager tiene las herramientas ideales para medir, rastrear y administrar la utilización de recursos. Comience gratis.

Utilización de recursos frente a asignación de recursos

La asignación de recursos es la forma en que un gerente de proyecto elige a su equipo y asigna recursos para las tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto incluye cualquier reasignación y cambio en la carga de trabajo de su equipo a medida que surjan las necesidades.

Sin embargo, la utilización de recursos es más estratégica porque mide la eficacia de sus recursos. Idealmente, organizará su proyecto con asignación de recursos e impulsará su éxito midiendo la utilización de recursos y optimizando la forma en que está utilizando el tiempo de su equipo. Ambos procesos funcionan de la mano, por lo que es fundamental que tenga una herramienta sólida de planificación de recursos que pueda ayudarlo a medir la efectividad.

Tipos de utilización de recursos

Aunque solo existe una definición de utilización de recursos, existen diferentes enfoques para medirla que se utilizan para diferentes propósitos en la planificación de recursos. Estos son los tipos de utilización de recursos más utilizados.

Utilización general

Al medir la utilización general de recursos, los gerentes de proyecto agregan el tiempo que un miembro del equipo dedica a todas las actividades estratégicas, facturables y no facturables que se le asignan y lo compara con su tiempo total disponible. Esto ayuda a determinar si el tiempo del miembro del equipo se está utilizando por completo y cómo podría utilizarse mejor.

Utilización facturable

Las horas facturables son horas de mano de obra que se cobran a un cliente una vez que se completa el trabajo. Por lo tanto, la utilización de recursos facturables se calcula cuando un cliente o administrador de proyectos necesita determinar la cantidad de horas facturables de un trabajador, excluyendo las horas no facturables y las actividades estratégicas. Este método de utilización de recursos es muy útil para medir y comparar el desempeño de los empleados.

Utilización no facturable

Todas las actividades que no se consideran facturables se clasifican como no facturables. Este método se usa cuando los gerentes de proyecto necesitan evaluar qué tan eficiente es la utilización de sus recursos. Una alta utilización no facturable puede ser una señal de que el equipo está dedicando demasiado tiempo a tareas no críticas.

Utilización Estratégica

Las organizaciones tienen objetivos a largo plazo que forman parte de sus planes estratégicos. Para lograr esos planes, necesitan ejecutar proyectos y programas estratégicos. La utilización de recursos estratégicos mide la cantidad de horas que los miembros del equipo dedican a esas actividades estratégicas.

Ahora que hemos aprendido acerca de los diferentes tipos de utilización de recursos, podemos usar fórmulas de utilización de recursos para medirlos.

Fórmula de utilización de recursos

Hay muchas fórmulas que calculan la utilización de recursos. Se utilizan para obtener diferentes conocimientos e incluso puede crear uno para satisfacer sus necesidades de gestión de recursos. La fórmula de utilización de recursos más utilizada es la fórmula equivalente a tiempo completo (FTE):

Utilización de recursos = Horas asignadas del trabajador / Total de horas disponibles del trabajador * 100

Esta fórmula calcula el porcentaje de utilización de recursos de cada miembro del equipo o del equipo en su conjunto en función de la relación entre su tiempo total disponible y las horas que han trabajado. Para medir los diferentes tipos de utilización de recursos, simplemente cambie el valor de horas asignadas del trabajador a horas facturables, no facturables y estratégicas.

Cómo medir la utilización de recursos

Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan software de gestión de proyectos equipado con funciones de gestión de recursos y seguimiento del tiempo para medir, realizar un seguimiento y gestionar la utilización de sus recursos en cualquier momento. Estos son algunos pasos generales que puede seguir para medir la utilización de recursos con la ayuda de software como ProjectManager.

Relacionado: Mejor software de gestión de recursos de 2022

1. Definir horas facturables y no facturables

El primer paso para medir con precisión la utilización de recursos es definir las actividades facturables y no facturables que ejecutará su equipo. Una vez que defina eso, puede calcular la utilización general, la utilización facturable y la utilización no facturable.

2. Determinar las horas disponibles de cada miembro del equipo

Ahora deberá determinar las horas disponibles para cada miembro del equipo en función de sus contratos, que pueden ser de tiempo completo, de medio tiempo o de precio unitario, entre otros. Ahora tiene la información que necesita para asignar trabajo y usar hojas de tiempo para realizar un seguimiento de la utilización de los recursos.

3. Use hojas de tiempo para medir la utilización de recursos

Las hojas de tiempo son una herramienta esencial para medir la utilización de recursos porque le permiten documentar el tiempo de su equipo, usar fórmulas de utilización de recursos y medir su utilización general de recursos.

4. Utilice la fórmula de utilización de recursos

En función de sus necesidades, puede elegir medir la utilización de recursos facturables, no facturables o estratégicos. Simplemente use las fórmulas de utilización de recursos anteriores para medir su utilización de recursos.

5. Determinar la productividad de los empleados

Con base en su análisis de utilización de recursos, puede determinar qué trabajadores están sobreasignados, subasignados y cuáles de ellos tienen un rendimiento bajo en función de un análisis comparativo entre pares y el trabajo que han realizado en términos de entregas.

¿Por qué es importante la utilización de recursos?

Debería quedar claro por qué la utilización de recursos es fundamental para ejecutar un proyecto, pero no está de más profundizar en los beneficios de dicho proceso. Por un lado, utilizar sus recursos es clave para mantenerse productivo en su proyecto. Si su equipo está sobrecargado, no se desempeñarán a su nivel óptimo.

La utilización de recursos también proporciona visibilidad de su proyecto. Cuanta más transparencia y mejor controle su proyecto, menos probable será que se salte pasos importantes. Esto le permite detectar riesgos antes de que se conviertan en problemas que puedan distraerlo.

Todo esto significa que obtendrá más por su dinero, o en términos comerciales, ROI. Si se asegura de que sus recursos no se sobrecarguen o utilicen en exceso, entonces trabajará de manera más eficiente y agregará dinero a su balance final.

Finalmente, el proceso de utilización de recursos brinda a los gerentes de proyecto las herramientas para trabajar de manera más ágil. Tienen la flexibilidad de reprogramar sus recursos rápidamente, lo que significa que pueden evitar problemas o desenredarse de problemas rápidamente. Mantiene el proyecto en marcha.

Plantillas de gestión de recursos

Tenemos docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas para ayudarlo a administrar sus proyectos. Aquí hay tres plantillas que son muy útiles para medir la utilización de recursos y pueden ayudarlo con sus necesidades de administración de recursos.

Plantilla de plan de gestión de recursos

Nuestra plantilla de plan de administración de recursos gratuita es una gran herramienta para documentar las horas de trabajo de su equipo y realizar un seguimiento de ellas en una línea de tiempo. Puede personalizarlo según sea necesario y luego usarlo como un archivo de Excel descargable o importarlo a ProjectManager para que usted y su equipo puedan acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento.

Plantilla de matriz RACI

Una matriz RACI es una herramienta ideal para obtener una visión general de las responsabilidades de los miembros de su equipo, definiendo sus responsabilidades, rendición de cuentas y roles en el proyecto. Nuestra plantilla de matriz RACI gratuita es un excelente lugar para comenzar con su proceso de análisis de utilización de recursos.

Plantilla de tablero

Los tableros son una excelente manera de monitorear la salud de su proyecto desde una perspectiva de alto nivel. Con nuestra plantilla de tablero de administración de proyectos, puede monitorear los costos, la carga de trabajo y las tareas, lo que la convierte en una excelente herramienta para realizar un seguimiento de la utilización de los recursos.

Cómo ProjectManager calcula la utilización de recursos por usted

Usar diferentes ecuaciones para calcular la utilización de recursos lleva tiempo. ¿No sería genial si hubiera una herramienta que hiciera esos cálculos automáticamente para que no tengas que hacerlo tú? ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que hace precisamente eso.

Tenemos un conjunto completo de herramientas de gestión de proyectos que se integran entre sí, lo que le permite compartir datos y permanecer dentro del mismo programa para gestionar su proyecto. Una característica esencial es nuestro software de administración de recursos que asigna recursos y le permite realizar un seguimiento de sus costos mientras brinda visibilidad a la disponibilidad de su equipo. Incluso puede equilibrar su carga de trabajo, todo desde una sola herramienta.

Datos en tiempo real

Así es como funciona. Debido a que nuestro software está basado en la nube, todos sus datos están actualizados, lo que lo ayuda a tomar decisiones con información en tiempo real. Siempre puede ver quién está trabajando en qué con nuestra página de gestión de equipos. Allí, obtiene una lista de los miembros del equipo con detalles sobre sus tareas, fechas de vencimiento y su progreso.

Antes de que pueda saber quién está haciendo qué, para poder asignarles tareas, debe determinar su disponibilidad. Puede configurar esto en la página de gestión del equipo, que le permite determinar los días laborables, las vacaciones y el tiempo libre pagado de su equipo. Esto se puede hacer si su equipo está en el sitio o distribuido en cualquier parte del mundo, con nuestra función de vacaciones globales.

Diagrama de Gantt en línea

Una vez que haya bloqueado la disponibilidad de su equipo, puede asignar los recursos en el diagrama de Gantt en línea. Desde esta vista de proyecto también puede asignar tareas a los miembros del equipo al ver cuántas horas tienen para hacer su trabajo. Tenga en cuenta si están sobreasignados o sub-asignados. Incluso obtenga estimaciones sobre los costos de los recursos.

Funciones sólidas de administración de recursos

El pan y la mantequilla de nuestro software de utilización de recursos es la página de carga de trabajo. Aquí, obtiene un gráfico codificado por colores de la carga de trabajo de cada miembro del equipo y si tienen demasiadas o muy pocas tareas asignadas. No se necesitan ecuaciones de utilización de recursos. Lo mejor de todo es que si desea equilibrar su carga de trabajo para aumentar la productividad y evitar el agotamiento, simplemente reasignar directamente desde la página de carga de trabajo. No se preocupe si está administrando muchos equipos, puede filtrar la página por proyecto, equipo o fecha.

Hay mucho más que ProjectManager puede hacer para agregar eficiencia a su proyecto. Tenemos hojas de tiempo que se actualizan automáticamente a medida que los equipos trabajan en las tareas. Puede realizar un seguimiento de sus horas. También hay un tablero en tiempo real para vistas de alto nivel del progreso e informes con un solo clic para profundizar en los datos. Planifique, supervise e informe con una sola herramienta. Vea cómo puede ayudarlo a ser más productivo al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.