Cómo hacer una matriz de asignación de responsabilidades para un proyecto (plantilla incluida)

El recurso más importante que empleará para entregar el proyecto es la gente. Tienen que encajar en el cronograma y mantener el presupuesto del proyecto. Definir cuáles son sus roles y responsabilidades al ejecutar tareas y cumplir con los objetivos del proyecto es una parte importante del control del proyecto.

¿Cómo puedes coordinar a todas las personas que están involucradas en un proyecto para que sepan lo que están haciendo y no impidan que otros hagan lo que se les ha asignado? El uso de una matriz de asignación de responsabilidades puede ayudar. Una matriz de asignaciones le da a su proyecto un equipo que hace las cosas.

¿Qué es una Matriz de Asignación de Responsabilidades en la Gestión de Proyectos?

Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM, por sus siglas en inglés) es un gráfico de gestión de proyectos que se utiliza para identificar y definir a las distintas personas y organizaciones y delinear cada uno de sus roles al trabajar en tareas o entregar una parte del proyecto.

Los gerentes de proyecto usan una matriz de asignación para aclarar qué hacen los equipos multifuncionales dentro de los límites del proyecto y sus numerosos procesos. A veces, se requiere una matriz de asignación de responsabilidades al responder a una solicitud de propuesta (RFP).

La matriz de asignación de responsabilidades también puede denominarse matriz RACI, que significa responsable, responsable, consultado e informado.

• Responsable: anota quién es el responsable de ejecutar la tarea, que luego se le asigna.
• Responsable: señala quién tiene la autoridad para tomar decisiones y cómo se delega ese poder en todo el equipo del proyecto.
• Consultado: señala quién puede ofrecer información sobre la tarea, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas.
• Informado: señala quién está actualizado sobre qué en términos de progreso y desempeño, así como cuándo y cómo se difunde esta información.

Esto crea un mapa de conexiones entre las actividades y los miembros del equipo del proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, puede haber varias matrices de asignación utilizadas para varios niveles de proyecto.

¿Por qué crear una matriz de asignación de responsabilidades?

La matriz de asignación identifica de qué es responsable cada miembro del equipo, lo que significa no solo cuáles son sus funciones, sino también cómo participan en el proyecto. Algunos tendrán tareas definidas, otros ofrecerán ayuda con el trabajo, mientras que hay algunos que están designados como tomadores de decisiones. Todos estos grupos tienen una identidad y una función dentro del proyecto para ayudar a guiarlo hacia un final exitoso.

Una comunicación clara conduce a proyectos más eficientes. Una matriz de asignaciones facilita una mejor comunicación entre los miembros del equipo y brinda transparencia al crear un sistema para asegurarse de que todos estén actualizados y siempre en la misma página. Las comunicaciones complicadas pueden atascar un proyecto con demasiadas reuniones sin sentido e interacciones confusas en las que las personas intentan entender lo que se supone que deben hacer. El uso de la matriz de asignación de responsabilidades ayuda, pero lo ideal es tener un software de gestión de proyectos que conecte a los equipos en tiempo real.

ProjectManager administra la información del proyecto al permitir que los equipos adjunten archivos directamente a las tareas, y nuestro almacenamiento de archivos ilimitado mantiene los documentos importantes del proyecto al alcance de su mano en cualquier lugar y en cualquier momento. Comentar las tareas puede ahorrar tiempo y etiquetar a otros en el equipo del proyecto crea un proceso de comunicación que evita las trampas de los despidos o reuniones innecesarias.

¿Cuándo se debe crear una matriz de asignación de responsabilidades?

La matriz de asignación de responsabilidades se crearía al inicio del proyecto. Querrá que todos los miembros del equipo del proyecto sepan cuál es su posición en cuanto a su participación antes de comenzar a ejecutar las tareas.

Por mucho que su uso sea una medida preventiva, puede ser utilizado prescriptivamente. Si está muy metido en el proyecto y las cosas no se mueven según lo planeado, podría haber un embotellamiento en la comunicación. Si los miembros del equipo no están informados o malinterpretan lo que se supone que deben hacer, el uso de una matriz de asignación de responsabilidades podría deshacer esos nudos en el canal de comunicación.

Si hay un problema con el liderazgo que anula las sugerencias sobre cómo avanzar en el proyecto y esto se considera un problema, es probable que las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto deban perfeccionarse. La matriz de asignación de responsabilidades define quién tiene la autoridad para tomar decisiones y su uso o revisión puede determinar si las personas adecuadas están en ese puesto.

De hecho, cualquiera de las definiciones podría necesitar un nuevo examen en cualquier fase del proyecto. Tal vez las tareas se están retrasando. Esto podría deberse a que los miembros del equipo no saben qué tareas les pertenecen. Cada vez que se produce un retraso, volver a la matriz de asignación es un buen primer paso, incluso si pasó por el proceso como debería hacerlo durante la etapa de planificación del proyecto.

Cómo crear una matriz de asignación de responsabilidades

La elaboración real de una matriz de asignación de responsabilidades no es tan difícil como lograr que todos se acuerden de cuáles son sus roles y responsabilidades.

Por lo tanto, desea incluir a su equipo en el proceso, obtener su opinión y, finalmente, aceptar sin gastar demasiado tiempo y energía en el proceso. Siga estos pasos para asegurarse de que todos estén de acuerdo y tendrá una asignación de responsabilidad exitosa.

1. Identifique a todos los participantes involucrados en el proyecto, desde los miembros del equipo hasta las partes interesadas y todos los demás.
2. Enumere todos los entregables asociados con el proyecto. Usa una estructura de desglose del trabajo para asegurarte de no perderte ninguno.
3. Reúnase con los miembros del equipo sobre cómo ejecutar las tareas para crear los entregables. Cada tarea necesita ser discutida en términos de responsabilidad y autoridad del equipo.
4. Redacte la matriz de asignación de responsabilidades utilizando una tabla con las tareas del proyecto enumeradas en la columna de la izquierda. En la parte superior, agregue el nombre de todos en el proyecto.
5. Cuando las tareas se reúnan con el miembro del equipo del proyecto, asigne si es responsable, responsable, consultado o informado.
6. Cuando esté completa, comparta la matriz de asignación de responsabilidades con el equipo del proyecto y las partes interesadas y celebre una reunión si es necesario para asegurarse de que todos entiendan su parte en el proyecto. Si está trabajando en un espacio compartido, imprima una copia y publíquela.

Plantilla de matriz de asignación de responsabilidad gratuita

El uso de una plantilla RACI es un atajo que configura a su equipo y al proyecto para el éxito. ProjectManager es más que un software galardonado que organiza tareas, equipos y proyectos para agilizar el trabajo y aumentar la productividad, también es el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos.

Entre los cientos de publicaciones de blog, guías y videos tutoriales, hay docenas de plantillas gratuitas que pueden ayudarlo en cada fase del ciclo de vida de su proyecto. El uso de nuestra plantilla RACI gratuita lo ayudará a guiar mejor a todos los equipos del proyecto, permitiéndoles saber cuál es su posición en relación con el proyecto y cuál es su nivel de responsabilidad y rendición de cuentas.

Úselo al comienzo del proyecto para evitar retrasos y desenredar cualquier nudo comunicativo que impida que el proyecto avance según lo planeado. Para mantener su proyecto encaminado, descargue nuestra plantilla RACI gratuita y obtenga una ventaja inicial en la creación de una matriz de asignación de responsabilidades viable.

Mejores prácticas

Usar nuestra plantilla RACI gratuita es un buen comienzo, pero debe asegurarse de completarla correctamente. Una matriz de asignación de responsabilidades es tan buena como el esfuerzo puesto en crearla. Estas son algunas de las mejores prácticas para aplicar cuando esté en el proceso de crear su matriz de asignación.

• Involucrar al equipo: Ellos son los que estarán ejecutando el trabajo. Desea su opinión y aceptación para evitar errores costosos o preguntas que consumen mucho tiempo sobre lo que no se aclaró al comienzo del proyecto.
• Identifique cada tarea: identifique todas las tareas requeridas para alcanzar su entrega final. Una vez que tenga esa lista completa, asegúrese de que solo haya una persona en el equipo que sea responsable.
• Actualice su RACI regularmente: asegúrese de que cada uno nuevo esté claramente marcado como la versión más reciente y se distribuya a todos los miembros del equipo. Habrá momentos en los que querrá revisar la matriz de asignación de responsabilidades o los cambios en el personal requerirán una edición.
• Comparta la responsabilidad de manera viable: una persona no debería tener que asumir la mayor parte de las responsabilidades del proyecto y desea otorgar autoridad a todo el equipo del proyecto y no solo entre el equipo de alta dirección.
• Optimizar tareas: los gerentes pueden usar la matriz RACI para ver si se han asignado demasiados miembros del equipo a una tarea. Tal vez estos trabajadores podrían distribuirse para una mayor productividad. Podría haber demasiadas personas listadas como consultadas, lo que ralentiza el proceso. La matriz de asignación es infinitamente útil.

Cómo ProjectManager lo ayuda a administrar mejor los proyectos

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que conecta a todos en tiempo real para facilitar la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes sobre el proyecto. Funciona para dar a todos los miembros del equipo del proyecto un trabajo y el conocimiento de dónde tienen autoridad y cuándo consultar a otros, además de definir el proceso de presentación de informes.

Miremos a las personas que son responsables, por ejemplo, el equipo que ejecuta el proyecto. Una vez invitado al software, puede compartir el plan del proyecto, asignarles tareas, agregar instrucciones detalladas, agregar una fecha límite y una etiqueta de prioridad y más. Luego, los equipos pueden colaborar adjuntando archivos e imágenes a las tareas y comentando en tiempo real para trabajar mejor juntos.

Quienes necesiten mantenerse informados sobre el proyecto también pueden hacerlo al ser invitados al proyecto y compartir planes y cronogramas con ellos. Las partes interesadas pueden mantenerse actualizadas con las funciones de informes que pueden generar informes sobre la variación, el costo, el tiempo y más del proyecto con un solo clic. Luego compártalos como un PDF. Los informes incluso se pueden filtrar rápidamente para centrarse en los datos que les interesan a las partes interesadas.

La matriz de asignación de responsabilidades puede ayudarlo a reasignar sus recursos cuando las cosas no avanzan según lo planeado. Utilice nuestro software para obtener más información. Las funciones de administración de recursos incluyen un gráfico de carga de trabajo codificado por colores para que sea fácil ver quién tiene demasiadas tareas y quién puede asumir más trabajo. Luego, simplemente puede reasignar esos recursos desde la página de carga de trabajo para ayudar a su equipo a trabajar de manera más productiva.

ProjectManager lo organiza, mantiene a su equipo enfocado en sus tareas y a las partes interesadas al tanto. Obtenga eficiencia en todos los aspectos del ciclo de vida de su proyecto con un diagrama de Gantt en línea para programar el trabajo y tableros kanban, una función de flujo de trabajo visual que proporciona transparencia en la producción. Todo eso y está en una plataforma colaborativa para mantener a todos conectados. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.