¿Qué es un documento RFP en marketing, negocios y diseño de sitios web y cómo puedo escribir uno?

No importa en qué tipo de empresa trabaje, comenzar un proyecto desde cero nunca es fácil. Pero una vez que da luz verde a su proyecto a gran escala, como una campaña de marketing, diseño de sitio web o iniciativa de cambio de marca, puede abordar el siguiente paso: seleccionar el socio adecuado para ayudarlo a llevarlo a cabo. Para hacer esto de la manera menos dolorosa y más completa, necesitará escribir un documento RFP.

Al contrario de lo que pueda pensar inicialmente, escribir una RFP no tiene por qué ser difícil ni tedioso. Y por suerte para ti, preparamos todas las mejores prácticas y pautas. Si sigue nuestras instrucciones, su RFP hará el trabajo por usted: cada socio potencial sabrá exactamente lo que está buscando y usted podrá determinar fácilmente si son los adecuados para su marca y proyecto.

¿Qué es una RFP, de todos modos?

RFP es la abreviatura de "solicitud de propuesta". Básicamente, una RFP es un documento que las empresas redactan y envían a posibles proveedores de servicios o proveedores cuando necesitan subcontratar un proyecto. En él se describen detalles sobre la empresa emisora ​​y el proyecto en cuestión.

Por lo general, una RFP incluye detalles sobre el alcance del proyecto, los plazos y los entregables, las garantías existentes y el presupuesto disponible. Este documento luego se entrega a una variedad de posibles socios. Si bien algunas empresas envían sus RFP en copias impresas, la mayoría se distribuye por correo electrónico.

Si los proveedores están interesados ​​en trabajar en el proyecto, responderán enviando sus propuestas. De esta manera, la empresa cliente puede comparar lo que los diferentes proveedores pueden ofrecerle y elegir quién considere que tiene el mejor valor para su proyecto.

¿Por qué las empresas necesitan una RFP?

Desde la perspectiva de la empresa emisora, redactar una RFP puede parecer nada más que una carga de trabajo excesiva. ¡Au contraire!

Elegir la empresa de subcontratación adecuada a menudo puede marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y un proyecto fallido. El resultado directo de invertir tiempo en la creación de una solicitud de propuesta bien redactada es la calidad de las respuestas que obtendrá. Por lo general, una RFP también incluirá un conjunto de pautas para el formato de la respuesta con la que los proveedores deben responder. Esto, a su vez, hace que comparar diferentes contratistas que ofrecen un servicio similar sea una tarea mucho más sencilla.

Además, una descripción completa del proyecto ayudará al proveedor de subcontratación a comprender exactamente lo que necesita. A juzgar por las descripciones y los plazos incluidos en una RFP, podrán determinar con precisión si pueden cumplir con sus requisitos. Esto puede salvarlo de un posible desastre con contratistas que prometen demasiado, no cumplen con los plazos y abandonan el proyecto en el último minuto. Con un proyecto completamente descrito frente a ellos, será menos probable que los socios potenciales subestimen sus necesidades o sobrestimen su propia capacidad para satisfacerlas. Y más adelante, esto puede hacer o deshacer su proyecto.

Finalmente, echemos un vistazo a la importancia de una RFP desde otra perspectiva. Por supuesto, el propósito principal de una RFP es obtener información sobre los proveedores entre los que puede elegir. Sin embargo, los proveedores también deben manifestar interés en trabajar con usted. Después de todo, una asociación es una vía de doble sentido. Al escribir y distribuir una solicitud de propuesta, también puede presentar su empresa y la identidad de marca a otras empresas con las que podría trabajar. Escribir una solicitud de propuesta completa y bien organizada asegurará que usted deje una buena primera impresión y les informe sobre su misión y valores fundamentales.

Documentos RFP: conceptos básicos

Básicamente, su RFP constará de tres partes distintas: su empresa, proyecto e información administrativa.

Tu compañía

La primera parte incluirá información sobre su empresa. Piense en ello como una sección Acerca de nosotros que le servirá como una introducción única a su negocio. No solo se presentará como un socio potencial, sino que también ayudará al vendedor a comprender su misión, su público objetivo y los resultados deseados al mismo tiempo.

El proyecto

Como sugiere el nombre, la segunda parte incluirá información exhaustiva sobre el proyecto en el que necesita ayuda. Si bien es una buena idea incluir un resumen del proyecto en la primera página del documento, guarde los detalles principales para esta sección.

Por ejemplo, si su objetivo es crear un nuevo sitio web para su empresa, la información que debe incluir será específica del campo del diseño web. Sin embargo, ampliaremos las minucias específicas del proyecto que debe incluir en las RFP para diseño web, marketing y diseño de logotipos más adelante en este artículo. Sin embargo, la información de la empresa y el material administrativo son universales para todos los temas de RFP.

Información administrativa

La última parte contendrá información administrativa sobre el proyecto, como cómo responder a la RFP, qué debe incluir la propuesta y cómo funcionará el proceso de evaluación de la propuesta. Si completa esta parte a fondo, le resultará más fácil comparar las propuestas que reciba.

Dígale a los socios potenciales quién es usted

Así como es importante para usted comprender mejor a las agencias potenciales y las empresas de subcontratación, ellos necesitan saber quién es usted y qué pretende lograr su marca, ¡y qué mejor manera de averiguarlo que a través de su propia presentación! Asegúrese de presentarse y dejar una buena impresión en todo el documento de solicitud de propuesta.

Sin embargo, asegúrese de no aburrir a sus lectores contando la historia de su empresa con un detalle insoportable. Comience con una introducción básica a su servicio o producto. Esto debe ser breve, pero lo suficientemente largo como para pintar la imagen de quién es usted. Y lo más probable es que ya tenga un fragmento de texto como este escrito en otro lugar.

Una gran cosa para incluir, especialmente si está buscando un sitio web, logotipo o servicios de marketing, es un rasgo único de su negocio. Algo que te hace destacar de la competencia es probablemente lo mismo que querrás acentuar.

Además, amplíe ligeramente su misión y los valores de su empresa. Esto le dará algo de contexto al proyecto que está iniciando, así como la motivación detrás de él. Si tiene suerte, esto le asegurará que encuentre un candidato perfecto que tenga valores similares. Y quién sabe, ¡tal vez termine con una asociación que se extienda más allá de los objetivos temporales del proyecto!

Finalmente, hable de sus clientes. Trate de no ser demasiado amplio: definir el grupo demográfico hará que sus socios comprendan exactamente a quién deben dirigirse. Exponga los intereses o cualidades que los miembros de su audiencia tienen en común y por qué eligieron su marca sobre sus competidores. Si corresponde, mencione su edad promedio, sexo, ubicación geográfica, antecedentes económicos y culturales. Aborde esta parte de manera cuidadosa y completa, utilizando varias métricas, para asegurarse de que las decisiones se basen en información, en lugar de en preferencias personales o "una corazonada".

Qué incluir en un documento RFP

La pieza central y más importante de su RFP es la sección de detalles del proyecto, que mencionamos brevemente antes. La información que incluya variará según la naturaleza de su proyecto, pero todas las descripciones de proyectos de RFP tendrán algunos elementos universales.

Asegúrese de escribir sobre el propósito de este proyecto y los resultados que espera lograr. Toque los problemas subyacentes que busca resolver. Esto ayudará a que los profesionales con los que trabaje eventualmente lo ayuden a encontrar soluciones buenas y sostenibles; solo asegúrese de que sepan que está dispuesto a escuchar sus opiniones y sugerencias profesionales.

Además, también deberá incluir estándares de marca y calidad, entregables, un cronograma esperado (incluidas las fechas de inicio y finalización), los términos de pago y otros detalles, términos y condiciones contractuales.

Ahora, echemos un vistazo a la información específica que necesitará incluir al escribir un documento RFP para una campaña de marketing, un proyecto de diseño de sitios web y una iniciativa de diseño de logotipos.

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Cómo escribir una RFP para proyectos de diseño de sitios web

Ya sea que su empresa ya esté presente en la red mundial o simplemente haya decidido digitalizarse, elegir al diseñador y desarrollador web adecuado es algo que debe tener en un lugar destacado en su lista de prioridades. Después de todo, su sitio web es tanto una tarjeta de presentación digital como una útil herramienta de marketing digital. A través de él, la mayoría de los clientes potenciales interactuarán con su empresa y, por lo tanto, tener un sitio web excelente y funcional le asegurará una excelente primera impresión.

En primer lugar, especifique el propósito principal del sitio web. ¿Será un sitio web de comercio electrónico o un espacio informativo? ¿Preferiría que genere nuevos leads o que informe a los inversores? ¿Qué tipo de interacciones deberían tener sus clientes con él? ¿Quién es tu público objetivo y a quién quieres atraer? ¿Está creando un sitio web B2B (Business to Business) o B2C (Business to Consumer)?

Lo más probable es que su sitio web tenga varios usos: primario, secundario y tal vez incluso terciario. Hay varios tipos de sitios web y los desarrolladores y diseñadores a menudo se especializan. Defina sus necesidades lo mejor que pueda para encontrar un profesional que conozca su nicho.

Si ya tiene un sitio web, proporcione un enlace. Explique exactamente lo que le gusta y lo que no le gusta de él; escribir sobre sus elementos buenos y malos. Nunca puedes ser demasiado detallado sobre las formas en que te sirvió bien y las maneras en las que te decepcionó.

No olvide informar a las empresas de diseño y desarrollo de sitios web qué garantías y materiales ya tiene. Por ejemplo, esquemas, wireframes, funcionalidades y piezas de software que ya posee pueden reducir en gran medida el precio final. Además, no dude en pedir opiniones y sugerencias a los profesionales de diseño y desarrollo web con los que se está comunicando. Se tomó el tiempo para describir el propósito del sitio web y el público objetivo en detalle, y querrá una empresa que pueda brindar información invaluable.

Si necesita comenzar desde cero o necesita cambiar radicalmente su sitio web existente, también deberá determinar en qué plataforma construir el sitio web. Las plataformas como WordPress, Magento y Drupal tienen ventajas y desventajas, según el tipo de sitio web que necesite. Si tiene una preferencia fuerte, detalle eso en su RFP. Por el contrario, si desea que una agencia sugiera una plataforma, hágale saber.

Haga una lista de las características que debe tener su sitio web. Luego, divida la lista en las características que necesita absolutamente y las que están en su lista de deseos. La creación de una lista organizada dará como resultado que los proveedores proporcionen un desglose completo del costo de los elementos de la lista, lo que (nuevamente) facilitará el proceso de comparación.

Finalmente, haga su propia investigación para determinar qué incluyen sus competidores y otras marcas de moda en sus sitios web. Esto podría inspirarlo a incluir ciertas funcionalidades importantes en su RFP que de otra manera no habría pensado.

Una vez que su RFP esté lista, puede consultar nuestra sección Listado de agencias para encontrar algunas empresas increíbles de diseño y desarrollo web y su información de contacto.

Cómo escribir una solicitud de propuesta para campañas de marketing

Ha dominado los procesos de elaboración de un producto o prestación de un servicio, pero asegurarse de llegar a los clientes potenciales y persuadirlos para que actúen es otra cosa. Ya sea que necesite mejorar el compromiso con la marca, promover un producto o servicio específico o simplemente desea expandir su negocio, a menudo es una buena idea contratar una agencia de marketing para campañas específicas o orientación estratégica general.

Lo primero que deberá incluir en su RFP es un breve resumen de su problema particular. Especifique lo que le molesta de su posición de mercado particular. ¿Está lidiando con tasas de retención bajas o alcanzó un estancamiento con sus ventas? ¿Atrae nuevos clientes potenciales y, si lo hace, cuántos convierte con éxito en oportunidades? ¿Tu marca es consistente? ¿Su comunicación actual resuena con su audiencia? Además, cuénteles un poco sobre sus competidores. ¿Qué te hace destacar?

Especifique sus objetivos comerciales y escriba sobre lo que le gustaría lograr con su estrategia de marketing. ¿Le gustaría ampliar su base de clientes o tiene un objetivo más específico en mente, como alcanzar las ventas objetivo para un producto individual? ¿Es simplemente aumentar el conocimiento de la marca su principal objetivo o necesita redefinir su marca? ¿Necesitaría repensar su contenido y la forma en que se comunica con su público objetivo? ¿Qué métricas aplicará para indicar el éxito? Describir sus problemas y metas en detalle ayudará a la agencia a comprender exactamente cómo pueden ayudarlo.

Además, decida si le gustaría ejecutar una campaña local o global y si alguna iniciativa debe ser digital o física. Por supuesto, esto depende de la naturaleza de su producto, la demografía y el presupuesto.

Debe especificar si necesita ayuda para definir su estrategia de marketing, lanzar una campaña publicitaria, utilizar los medios a su favor o desarrollar la identidad y el diseño de su marca. Después de esto, puede enumerar exactamente lo que tiene en mente. Describa el alcance de sus necesidades de marketing. ¿Espera producir material impreso en papel y cómo debe distribuirse? ¿Necesita crear un sitio web y cuentas de redes sociales? ¿Requerirán optimización multimedia o de motores de búsqueda?

Además de enumerar los entregables y los resultados que necesita, debe informar a las agencias lo que ya tiene. Mencione si posee algún material fotográfico y de video, y si está actualizado. Bríndeles una descripción general de su presencia en línea, vinculando a su sitio web y cuentas de redes sociales. Describe el contenido que tienes. Mencione si tiene campañas publicitarias en curso y describa los resultados que produjeron.

Por último, tómese un tiempo para describir su audiencia actual y su audiencia objetivo. Cuente lo que sabe acerca de sus clientes existentes y analice el tipo de cliente que le gustaría obtener. ¿Qué le gustaría que hiciera una persona cuando conozca su empresa por primera vez? Defina quiénes son, dónde viven y cómo se comunica con ellos a nivel emocional. Si necesita aprender más sobre sus clientes y desarrollar su interacción con ellos, especifique esto en su RFP.

Después de detallar esta información, explore las principales agencias de marketing que pueden ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales.

Cómo escribir una solicitud de propuesta para proyectos de diseño de logotipos y marcas

Si necesita definir (o redefinir) el aspecto visual de su empresa, necesitará un logotipo y una solicitud de propuesta específica de la marca. Para estas solicitudes de propuesta, es particularmente importante proporcionar una presentación exhaustiva de la empresa cuando necesite abordar la marca visual. Después de todo, un logotipo está destinado a representar completamente a una empresa.

Muchas agencias de diseño utilizan un libro de marca específico de la empresa para crear un logotipo y una identidad coherentes. Pero espere, ¿qué es realmente un libro de marca y realmente lo necesita?

Básicamente, un libro de marca (también llamado "guía de estilo") es un conjunto de características que definen su marca. Se utiliza como guía para el desarrollo de cada producto, comunicación y campaña de marketing que lanza su empresa. La creación de un libro de marca le asegurará evitar inconsistencias en el estilo, la calidad y el carácter en todo el alcance de su negocio.

Un libro de marca siempre incluirá su logotipo, pero también suele contener una paleta de colores aprobada, una familia de fuentes, una tarjeta de presentación y un diseño de membrete, diseño del sitio web, tono de redacción, imágenes aprobadas e incluso estilo de ilustración y otros elementos gráficos que utiliza su marca. En la mayoría de los casos, algunos elementos del libro de marca se desarrollan al mismo tiempo que el logotipo. Sin embargo, usted no tiene que llegar a todos ellos al mismo tiempo, así que asegúrese de especificar lo que necesita!

Si ya tiene un logotipo y un libro de marca, pero desea hacer algunos cambios más pequeños, resuma eso. Proporcione el material que tiene actualmente, luego explique lo que le gusta y lo que no le gusta de ellos. Haga sugerencias sobre lo que le gustaría que cambiara. Si ya tiene una idea de lo que quiere, descríbalo.

Alternativamente, si desea un diseño de logotipo completamente nuevo desde cero, mencione los tipos que imagina actualmente. ¿Le quedaría mejor una marca denominativa que un logotipo pictórico? ¿Funcionaría una combinación? ¡No dude en solicitar al profesional del diseño que lo ayude a decidir después de haber elegido a su socio profesional!

Si ya tiene una idea del estilo en el que le gustaría su logotipo, explíquelo lo mejor posible. Describe los colores que te gustaría, elige las formas geográficas que creas que se ajustan a tu marca y siéntete libre de agregar un dibujo que hayas hecho tú mismo, ¡incluso si es torpe! Muchas agencias que trabajan con los clientes para diseñar una identidad eficaz utilizan esto como inspiración en el futuro. También debe especificar si le gustaría recibir múltiples ideas de diseño para elegir. Pero tenga cuidado, ¡esto aumentará el costo!

Finalmente, explique cómo se utilizará el logotipo. ¿Estará impreso en su producto? ¿Sobre qué materiales o tonalidades se colocará? ¿Puede predecir el tamaño en el que se utilizará con mayor frecuencia, tan pequeño como una impresión en bolígrafos o tan grande como vallas publicitarias? Con base en esta información, los diseñadores sabrán exactamente qué ofrecerle. ¡Especificar la forma en que se usará su logotipo al principio lo preparará para el éxito!

Aún mejor, estas principales agencias de diseño de logotipos y marcas pueden ayudarlo a descubrir una identidad de marca exitosa.

La respuesta correcta a una solicitud de propuesta

Para facilitar el proceso a ambas partes, es beneficioso incluir información detallada y concreta sobre los detalles administrativos.

En primer lugar, indique exactamente lo que espera ver en una propuesta. Para asegurarse de tener suficiente información para evaluar a los encuestados, necesitará un conjunto estandarizado de datos provenientes de cada socio potencial. Pídales que describan un posible cronograma del proyecto y calculen el presupuesto por artículo. Mencione si desea recibir resúmenes de proyectos anteriores similares o experiencia y conocimientos técnicos enumerados. También puede solicitar biografías profesionales o portafolios de personas que manejarían su proyecto. Finalmente, crea un conjunto de preguntas relacionadas con el proyecto para evaluar su comprensión y creatividad.

Especificar exactamente cómo debe verse una propuesta hará que su proceso de selección sea rápido e indoloro. Describa el formato en el que le gustaría enviar la propuesta (por ejemplo, un archivo .doc, PRD o una copia impresa). Indique una fecha límite para la presentación de propuestas y mencione cuándo los solicitantes pueden esperar tener noticias suyas a más tardar. También puede decirles si prefiere que las posibles entrevistas sean en persona, por teléfono o por videoconferencia (aunque esta información también se puede guardar para una fecha posterior). Por último, incluya toda la información de contacto de su empresa.

RFP? ¡Pan comido!

Aunque pueda parecer una tarea aterradora de abordar al principio, crear una RFP completa no es realmente difícil. Una vez que decida exactamente qué necesita su marca para tener éxito, redactar una RFP es un proceso sencillo. Lo que es mejor, existen herramientas fáciles de usar para ayudarlo a crear su RFP; por ejemplo, pruebe Nusii y PandaDoc para comenzar.

Ahora, sabe exactamente lo que necesita incluir en su solicitud de propuesta. El resultado final debe ser un documento de unas pocas páginas. Con suerte, la versión final será una descripción general completa del proyecto que proporcionará toda la información necesaria.

Si sigue los puntos que enumeramos anteriormente, seguramente encontrará encuestados que se adapten bien a su proyecto, lo que le dejará con una decisión difícil: ¿cuál de estas increíbles agencias debería elegir? De todos modos, sin lugar a dudas, un documento de solicitud de propuesta bien escrito será el comienzo de una hermosa amistad.

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