RFP: una guía rápida para la solicitud de propuestas (plantillas incluidas)

Una vez que se aprueba un proyecto, es probable que la ejecución requiera bienes y servicios fuera del alcance de la organización que administra el trabajo. El proceso de solicitud de ofertas de proveedores y contratistas externos se realiza a través de un documento llamado solicitud de propuesta o, más comúnmente, RFP.

Es a través de este canal que los gerentes de proyecto reúnen a las partes interesadas y toman una decisión sobre a quién contratar para el proyecto. La mejor manera de familiarizarse con este proceso es mediante el uso de una plantilla de RFP, que le permite completar los espacios en blanco para producir una RFP completa. A continuación, le proporcionaremos algunas plantillas de RFP que puede usar, pero primero, entendamos mejor de qué estamos hablando.

¿Qué es una RFP?

Una solicitud de propuesta (RFP) se utiliza para buscar proveedores y contratistas que puedan suministrar al proyecto de una empresa los productos y servicios necesarios que quedan fuera de lo que la organización solicitante puede proporcionar internamente. La RFP, entonces, es un documento para obtener ese trabajo y permitir que los proveedores y contratistas presenten ofertas por el trabajo.

La RFP proporciona una descripción general del proyecto para brindar a las empresas licitadoras una descripción clara de lo que se necesita y cómo pueden ayudar a lograr esos objetivos. Explicará el proceso y los términos del contrato para guiar a los licitadores. La mayoría de las organizaciones realizan negocios utilizando RFP, y los gobiernos casi siempre realizarán sus negocios de esta manera.

Después de enviar varias RFP, tendrá una selección de partes interesadas que pueden entregar los bienes y servicios que necesita y que mejor se adapten a sus necesidades, tanto por las habilidades que ofrecen como por la forma en que satisfacen las demandas de su presupuesto.

Las RFP no son solo una forma de simplificar la búsqueda de proveedores y contratistas que cumplan con los criterios de su proyecto; también detallan el alcance del trabajo y cuál será el pago por los bienes y servicios. Tener esto claramente establecido en la RFP ayuda a evitar errores de comunicación en el futuro sobre la compensación, las fechas de entrega y más.

¿Cuál es la diferencia entre una RFP, RFI y una RFQ?

Hay tantos tipos diferentes de formularios de solicitud que puede ser un poco confuso diferenciarlos. Por ejemplo, existe una solicitud de información (RFI), que se utiliza cuando una empresa sabe lo que quiere de un postor, pero requiere más detalles. Por lo tanto, las RFI son documentos menos largos porque se preocupan más por aclarar la información proporcionada por un proveedor o contratista.

Otro documento comercial que a menudo se confunde con una RFP es la solicitud de cotización (RFQ). Estos documentos son, nuevamente, menos detallados y, en cambio, se enfocan únicamente en cuánto quiere el proveedor o contratista por su bien o servicio. La RFQ también puede solicitar información sobre cómo el proveedor o contratista cumplirá con sus requisitos.

En resumen, las RFI y las RFQ son en realidad subconjuntos de una RFP, que es una convocatoria de propuestas de alto nivel para resolver un problema comercial o una necesidad del proyecto. Por lo general, es mucho más detallado y formal, con reglas estrictas de adquisición, incluido el contenido, el cronograma, etc. Los tres documentos a menudo se usan juntos, en alguna combinación o incluso a veces de forma independiente.

RFP en Gestión de Proyectos

Las RFP son particularmente importantes en el espacio de gestión de proyectos, ya que ayudan a mantener a los gerentes de proyectos organizados y los ayudan a tomar decisiones comerciales cruciales. Cada RFP describe diferentes opciones de proveedores completas con detalles sobre precios, pasos en el proceso, términos del contrato y más.

Es a través de estas RFP que los gerentes de proyecto pueden analizar la información para determinar el mejor camino a seguir en nombre de su organización. Depende del gerente del proyecto seleccionar la RFP que mejor se alinee con el proyecto y sus objetivos para elegir el proveedor ideal para el proyecto.

Los gerentes de proyectos de RFP no solo son pensadores críticos y líderes de equipo, sino que también están orientados a los detalles, son pacientes y estratégicos para actuar como defensores de su organización.

El proceso de RFP: cómo crear una RFP

No existen reglas establecidas para crear una RFP, ya que pueden variar de una empresa a otra, de una industria a otra y de organizaciones con y sin fines de lucro. Sin embargo, comparten un objetivo común y, por lo general, el proceso de RFP abordará estos puntos pertinentes.

1. Crear límites del proyecto

Antes de que el bolígrafo toque el papel, hable con los superiores de su organización sobre las limitaciones del proyecto, como cuál es el presupuesto más alto que aprobarían, la flexibilidad de los plazos, qué requisitos son imprescindibles y así sucesivamente.

2. Identificar a las partes interesadas

Una RFP es un asunto complicado que requiere un conocimiento profundo del proyecto y la organización. Identifique a las partes interesadas clave y seleccione un grupo representativo que esté abierto a reunirse con quien usted asigne para supervisar el proceso para que puedan usarlo como caja de resonancia.

3. Entrevistar a las partes interesadas

Una vez que haya identificado a las partes interesadas, y mientras está en el proceso de averiguar quién puede estar disponible para cualquier pregunta, también pídales que definan las necesidades del proyecto. Sus respuestas informarán no solo el proceso de RFP sino todo el proyecto.

4. Redactar la RFP

La redacción de una RFP se puede ayudar con el uso de una plantilla de RFP, a la que proporcionaremos enlaces a continuación. Generalmente se estructuran de la siguiente manera.

• Antecedentes organizacionales
• Breve descripción del proyecto
• Requisitos y objetivos del proyecto
• Presupuesto del proyecto
• Hitos y plazos
• Más información y/o preguntas
• Datos de contacto y plazo de presentación

5. Crear criterios de puntuación

Antes de enviar la RFP, revísela una vez más, pero esta vez clasifique la importancia de las respuestas que recibe de los proveedores y contratistas que respondieron. Este es un buen método para seleccionar un grupo más pequeño de candidatos calificados.

6. Envíe la RFP

Naturalmente, el objetivo de este proceso es ponerlo en manos de posibles proveedores y contratistas. Por lo tanto, debe encontrar el mejor lugar para publicar su RFP para que llegue a las personas adecuadas. Es útil emplear consultores para que lo guíen a través de esta fase.

7. Revisar las respuestas

Después de la fecha límite para las presentaciones, recopile todas las respuestas y haga una lectura rápida para tener una idea de las soluciones propuestas. A continuación, puede aplicar el sistema de puntuación que desarrolló anteriormente.

8. Investigación

Es posible que obtenga algunas respuestas que ofrecen una solución con la que no está familiarizado. Es importante investigar y ver si estos pueden ser viables, incluso si no están en su radar. Otra parte de la investigación incluye hacer un trabajo de antecedentes sobre los proveedores y contratistas que respondieron para tener una mejor idea de a quién podría estar contratando para trabajar.

9. Seleccione un proveedor o contratista

Elija el proveedor o contratista que se ajuste a sus criterios; luego haga una verificación de antecedentes para rastrear su historial de trabajo en proyectos anteriores. Esto iniciará una negociación, ya que una propuesta es solo eso. Puede aceptarse tal cual, o puede requerir un poco de ida y vuelta. Una vez que todos estén en la misma página, firme un contrato.

Ejemplos de RFP

Hemos sido generales en términos de RFP, pero de hecho hay varios tipos diferentes que hablan de una industria o etapa específica del desarrollo del proyecto. Estos son algunos ejemplos de RFP, pero hay muchos otros, y los RFP pueden variar en estilo según la organización y la industria.

• RFP de marketing: cuando una agencia de marketing está creando sus materiales de marketing, ya sea un estudio de caso o una campaña, a menudo empleará talento a través de uno de estos.
• Branding RFP: La creación de una marca para una organización requiere pautas, y la organización tendrá ciertas expectativas, que se describen en este tipo de RFP.
• RFP de diseño: esta RFP está dirigida a artistas gráficos para desarrollar anuncios impresos, web, móviles u otros.
• RFP de sitio web: cuando está creando un sitio web, necesita contratar desarrolladores web y otros talentos específicos relacionados con el diseño web, quienes responderán a este tipo de RFP.
• RFP del gobierno: cualquier trabajo realizado para una agencia gubernamental requiere una RFP que describa los requisitos específicos asociados con esa oficina.
• RFP sin fines de lucro: cuando se trabaja con una organización sin fines de lucro, existen criterios diferentes a los de una empresa con fines de lucro, que se detallarán aquí.
• RFP de finanzas: las RFP en finanzas suelen ser cuestionarios formales que los inversores envían a las empresas de servicios financieros para ayudarlos a elegir el socio financiero adecuado.
• RFP de construcción: las organizaciones pueden obtener detalles adicionales y comprender mejor cómo lograr sus objetivos a través de RFP, lo que en última instancia les ayuda a elegir el mejor proveedor.
• Solicitud de propuestas de adquisiciones: las solicitudes de propuestas suelen ser uno de los primeros pasos en el proceso de adquisiciones y ayudan a las empresas a elegir el proveedor que cumple con su lista de criterios. Las RFP en adquisiciones a menudo siguen una solicitud de información (RFI).
• RFP de Bienes Raíces: En bienes raíces, los agentes elaboran RFP en nombre de sus inquilinos para delinear puntos importantes y términos económicos para cada acuerdo.

Plantillas de RFP

Las plantillas RFP vienen en todas las formas y tamaños. Los más simples son quizás solo unas pocas páginas, pero pueden expandirse a docenas. Hay algunos que tienen portadas y presentaciones llamativas, mientras que otros son documentos básicos, solo los hechos.

Lo que es adecuado para usted depende del proyecto y su organización o tal vez solo de una preferencia personal. Los siguientes son algunos sitios que ofrecen plantillas RFP para descargar. Visítalos y mira si hay uno que funcione para ti.

• hubspot
• PlantillaLAB
• sopa tecnica
• Punto de referencia de CRM
• microsoft

RFP es un proyecto: intente usar software para administrar el proceso

Una RFP, incluso con una plantilla de RFP para guiarlo, no es nada que se pueda armar rápidamente. Implica investigación y un desglose completo del proyecto por delante. De hecho, es un proyecto dentro de un proyecto. Entonces, tiene sentido que el software de gestión de proyectos como ProjectManager pueda ayudarlo a medida que crea su RFP.

Planifique su RFP con nuestro diagrama de Gantt interactivo, que programa todas sus tareas en una línea de tiempo. Establezca hitos en la línea de tiempo para dividir su trabajo en segmentos más manejables, como la entrega de la descripción del proyecto, las metas, los objetivos y el presupuesto.

Nuestros tableros kanban son una herramienta visual que muestra su flujo de trabajo y lo ayuda a evitar cuellos de botella al mantener los recursos alineados con la capacidad. Realice todos los pasos en el proceso de RFP y haga de cada una una tarjeta kanban, que tenga espacio para describirla, etiquetarla por prioridad y más.

Una vez asignado, observe cómo se mueve de una columna a otra indicando en qué parte del proceso se encuentra. Los miembros del equipo pueden comentar a nivel de tarea si tienen preguntas y etiquetar a otros miembros del proyecto para incorporarlos a la conversación según sea necesario. La colaboración ayuda a todos a trabajar de manera más productiva.

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